Projecto

7 советов по тайм-менеджменту, которые помогут сразу

Современный темп работы и жизни может показаться просто нереально сложным для поколений, рождённых полвека-век назад. Но это не значит, что для достижения успеха в прошлом нужно было меньше работать. Нет. Достаточно вспомнить знаменитую фразу Л. Кэрролла про бег на месте, высказанную устами Кролика из Зазеркалья. А ведь книга была написана в далёком 1871 году.

Сегодня ничего не поменялось: нужно много успевать и мало ошибаться. Изменилась лишь структура задач и научный подход к их организации.

Ниже приведены наши советы для повышения эффективности управления вашим личным и рабочим временем (это и есть тайм-менеджмент).

1. Не отвлекайтесь

Срабатывает тот самый принцип: «Вижу цель, не вижу препятствий». Если вы соберёте все свои силы и направите их на что-то конкретное, то добиться нужного результата будет проще. Но у эффективной концентрации есть свои правила.

В качестве отвлекающих факторов стоит рассматривать только мелкие задачи, которые не связаны с основной (не могут повлиять на результат). Например, к отвлекающим факторам можно смело отнести общение на личные темы в социальных сетях и мессенджерах, пересылка мемов и другие действия, которые никак не связаны с рабочим процессом. Они просто крадут ваше время.

Если задача мелкая, но влияет на результат работы по основному проекту, то это совсем не «отвлекающий фактор», а просто ещё одна подзадача, о которой ни в коем случае нельзя забывать. Её тоже нужно поставить в график и сделать.

2. Не тяните до последнего (делайте заранее)

Один из самых дельных советов. Не нужно торопить события или работать на опережение. Нет, нужно просто стараться выполнить порученную работу немного раньше, чтобы не попасть прямо на дедлайн. В противном случае у вас не остаётся места для манёвров.

Например, если вы допустили мелкие ошибки, то у вас просто не будет времени на их исправление. Страдает качество результата и, как следствие, портится отношение к вам как к исполнителю и как к профессионалу (специалисту).

Чтобы прийти к такому эффекту, нужно вести планомерную работу: что-то делать быстрее, где-то называть сроки с запасом (по возможности), а лучше всего закладывать запас времени на этапе первоначального планирования.

Сохранение динамичного темпа крайне важно. Как во время бега на большие дистанции. Если вы выдохнетесь сразу, то окажетесь в числе последних финишировавших, если вообще дойдёте до финиша.

3. Научитесь говорить нет

Лишняя работа – равно лишние проблемы и уменьшение времени на реализацию основных задач. Не крадите у себя драгоценные ресурсы. Научитесь отказываться от работы, которую должны делать не вы.

Главное запомнить между ситуациями «Помоги мне» и «Сделай за меня» очень большая разница.

4. Планируйте перерывы

Плотный график, большая нагрузка и ответственность – иногда кажется, что мир без вас рухнет. Чтобы нивелировать эффект накопившейся усталости и правильно сбалансировать свои силы, нужно выделять время для отдыха.

Если простым способом сделать этого не получается, например, у вас плавающий график без времени на перерывы и перекуры, то отдых нужно внести в свой личный план/график принудительно.

Как раз в эти интервалы можно решать какие-то личные вопросы и совершать действия, не связанные с работой (ведение личной переписки, звонки близким, просмотр новостной ленты и т.п.).

5. Всё записывайте

В плотном графике легко что-то забыть и упустить из виду. Если у вас внутри компании нет специального программного обеспечения, отвечающего за корпоративную переписку, за постановку и контроль задач, проектов, идей и т.п. – используйте записную книжку, стикеры или любые другие подручные материалы.

Но если записка была сделана спонтанно, на первом попавшемся клочке бумаги, нужно предусмотреть время для переноса такой информации в более удобный формат. Иначе она просто потеряется и забудется.

6. Дробите сложные задачи

«Разделяй и властвуй!» – эта истина стара как мир. Не нужно пытаться объять необъятное. Так вы всё равно ничего не успеете. Дробите задачи в списке до такого уровня, который позволяет реализовать их в течение хотя бы одного рабочего дня.

Не менее эффективно показывают себе схемы с разбивкой на интервалы от 15 минут до часа-двух. Но так очень быстро можно приблизиться к формату микроменеджмента, что само по себе подразумевает слишком низкую степень свободы (в итоге может упасть мотивация и продуктивность).

7. Используйте планировщик задач и рабочий календарь

Идеальное решение – задействовать профильный софт. Он поможет автоматизировать многие проекты, вовремя оповестить о приближающихся делах и задачах, проконтролировать сроки, согласовать дальнейшие действие и т.п.

Всю эту рутину можно и нужно делегировать программе.

Для малых и средних организаций мы рекомендуем платформу Projecto, которая обеспечивает:

Ознакомиться с демонстрационной версией сервиса можно здесь.

Exit mobile version