Google Tasks – это один из сервисов, входящих в пакет услуг и web-приложений Workspace для представителей бизнеса и для обычных физических пользователей от компании Google, крупнейшей IT-корпорации планеты.
Фактически это облачный (SaaS) сервис для работы с задачами и списками, который гибко, а главное просто интегрируется с другими инструментами от Google: Календарь, Документы, Контакты, Keep (записные книжки) и т.п.
Функционал списков максимально простой, но это не значит, что Задачами Google нельзя пользоваться для планирования или организации работы компаний/команд.
Основная фишка сервиса – полная кроссплатформенность. Напоминания по задачам всегда будут у вас под рукой: в браузере, в смартфоне или планшете, на ПК, Mac, Linux и т.д.
Ниже подробно разберём, чем заменить Google Tasks при организации систем управления проектами.
Какие функции и возможности обеспечивает Google Tasks?
Google Tasks – это элементарный таск-менеджер, но в простоте как раз и кроется особенная сила. Основные технические возможности сервиса можно описать следующим образом:
- Данные по спискам и задачам хранятся в надёжной облачной инфраструктуре. Доступ к ним можно получить практически с любых своих устройств. Единственное условие – наличие интернет-подключения.
- Разработаны официальные и неофициальные клиенты для всех популярных платформ: мобильные (Android, iOS), настольные ОС (Windows, Linux, Mac OS), а также расширения для браузеров.
- Задачи можно разделять по спискам. Списков может быть любое количество.
- Внутри списка задачи могут иметь иерархическую структуру, но только до 2-х уровней (задачи и подзадачи к ним).
- К каждой задаче можно добавить подробное описание и сроки реализации.
- Сроки могут привязываться к конкретной дате и времени, плюс, можно задействовать периодичность.
- Есть встроенная система сквозного поиска (по заголовкам, названиям списков и по содержимому/описанию).
- Тесная интеграция с Календарём Google. Единый интерфейс, который может работать параллельно другим web-сервисам Google (управление задачами открывается в специальной боковой панели).
- Система дополнений, обеспечивающих гибкую настройку и расширение базового функционала (в том числе интеграция с внешними сервисами и приложениями: Trello, Todoist, Gmail, Evernote, Zapier и др.).
К минусам Google Tasks можно отнести:
- Всё завязано на облачную инфраструктуру фактически западного сервиса. Да, закон о персональных данных корпорацией Google соблюдается. Но аккаунт поисковика – это единая точка входа для многих сервисов. И если вы не выполните условия хотя бы в одном, доступ может быть блокирован во всех приложениях и сервисах одновременно.
- Интерфейс действительно слишком прост. Только списки и только задачи.
- Сервис различает две версии списков – для личного пользования и для корпоративных аккаунтов (со специальной подпиской на пакет услуг и приложений Google Workspace). В личной версии нет никаких назначений ответственных, никакого выбора контактов, сложных оповещений и т.п. Это просто личный To-Do-список.
- Уведомления могут отправляться на любые Android-смартфоны (через связанные аккаунты, даже установка отдельного приложения не требуется). Но из-за собственных политик в отношении экономии энергопотребления уведомления будут отображаться не в назначенное время (по таймеру), а, например, при взятии телефона в руки. Задача к тому моменту уже может быть неактуальной.
- Задачи с назначением исполнителей есть только в корпоративных подписках. Например, функционал можно найти в групповых чатах Chat (ранее Meet).
- Сервис завязан только на продукты Google. Если вы их не используете в работе, то Tasks будет сложно интегрировать со сторонними сервисами.
- Создать подзадачи ниже второго уровня невозможно.
- Из статусов есть только «выполнено» или «не выполнено».
- Вариантов фильтрации очень мало: только список избранного, сортировка по времени и по недавним отметкам.
- Оплата корпоративной версии Google Workspace больше недоступна в Российской Федерации.
- Реальный перечень интеграций весьма скудный, точно нет прямого обмена данными с CRM, с внешними системами уведомлений и т.п. Всё только через сервисы-коннекторы, которые требуют своей платной подписки (как Zapier).
- Никаких систем отчётов, аналитики и обратной связи по исполнению задач.
Наиболее выгодная альтернатива Google Tasks на российском рынке
Google Tasks имеет смысл использовать только в составе корпоративных пакетов Google Workspace, которые предполагают облачный диск, почту на своём домене, набор офисных приложений, коллективные чаты, видеоконференции, миниатюрные сайты, конструкторы web-форм и прочие полезные бизнес-сервисы.
Но этот пакет слабо подходит под потребности российского бизнеса, особенно малого. Именно по этой причине он не нашёл в России особой популярности. Плюс, цены на подписки слишком велики и полностью отсутствует бесплатная версия (использование тех же сервисов, но для личных задач не в счёт).
Даже IT-команды не проявили должного интереса к Google Workspace в целом и к Google Tasks в частности.
Логично, что для управления задачами и проектами внутри российской инфраструктуры стоит использовать профильный российский продукт или сервис.
Лучшая комбинация – облачный сервис с возможностью оплаты по количеству лицензий, например, Projecto.
Преимущества Projecto
- Сервис подходит как для работы небольших IT-команд, так и для крупных корпоративных внедрений.
- Серверы расположены в РФ, никаких проблем с законодательством и соблюдением требований к хранению персональных данных не будет.
- Оплата в рублях, цены стабильные и меняются/пересматриваются редко, возможны расчёты с использованием счётов юрлиц.
- Много профильных инструментов уже есть внутри системы – конструктор организационной структуры, карточки сотрудников, рабочие календари, система напоминаний и уведомлений, и т.п.
- Есть функциональные мобильные приложения, которые ничем не уступают по возможностям браузерной версии.
- Данные обязательно бэкапятся. Есть система импорта и экспорта.
- Работа с проектами, задачами и их делегирование выстроена как положено: назначение ответственных, коллективная приёмка результата, система отчётов, сравнение загрузки (просмотр календарей сотрудников), разовые и повторяющиеся мероприятия, любая сложность и подчинённость задач, возможность мотивированного отказа сотрудников, учёт графика отпусков и пр.
- Никаких жёстких лимитов по дисковому пространству.
- Встроенная система документооборота.
- Оперативная техподдержка, к которой можно обратиться в любое время дня и ночи в удобном вам формате (по телефону, по почте или в мессенджере).
- Разные варианты отображения проектов и задач – канбан, календарный вид, списки, таблицы, диаграмма Ганта.
- Удобный поиск с фильтрацией результатов.
Всё это и многое другое можно проверить в работе совершенно бесплатно – в демо-режиме.
Если вам нужна полноценная версия сервиса без сброса данных, можно заказать бесплатный тест на месяц (данные можно будет бесшовно перенести в полноценную версию).
Сравнение функционала Google Tasks и Projecto
| Google Tasks | Projecto | |
| Место установки | Облако (SaaS) | Облако (SaaS) |
| Техподдержка (в РФ) | В основном только справочный раздел | Есть, круглосуточная |
| Отображение задач/событий | СписокКалендарь | СписокКалендарьКанбан-доскаДиаграмма Ганта |
| Мобильные приложения | Есть (функционал слабый) | Есть (по возможностям равноценны web-версии + система аудиозаметок и некоторые другие возможности) |
| Десктопные приложения | Да, от сторонних разработчиков | Mac-клиент |
| Интеграции | API (готовые интеграции в специальном маркетплейсе + базовые возможности Chat, Gmail, Календарь) | Перенос данных из календарей, 1С: ЗУП и SoGo – по запросу |
| Встроенный чат/обсуждения | Нет, в виде отдельного сервиса | Чаты прикрепляется к каждому типу сущности (задачи, проекты, события и т.п.) |
| Хранилище файлов | У Google Tasks нет своего хранилища, оно идёт в комплекте с подпиской на Google Workspace, в тарифах последней всегда есть ограничения | Есть (объём не ограничивается) |
| Составление структуры компании (конструктор оргструктуры) | Нет | Есть (специальный конструктор) |
| Раздел для работы с документами | Нет | Есть +конструктор карточек документов |
| Коллегиальное принятие результатов | Нет | Есть |
| Отчёты по статусу задач/проектов | Нет | Есть (готовые фильтры и отчёты, система запроса обратной связи по текущему статусу задач, выгрузка данных) |
| Бесплатный тариф | Только для личного использования (что сводит на нет использование в команде) | Нет |
| Стоимость подписок в месяц | От 5,4 до 18 $/месяц за каждое рабочее место. Цена зависит от выделяемого дискового пространства, уровня техподдержки и некоторых других особенностей. | От 288 до 400 руб. за одного пользователя (чем больше рабочих мест, тем заметнее выгода). |
Если вам нужен адекватный инструмент для эффективного управления проектами (для постановки задач, контроля сроков, рассылки своевременных уведомлений, правильной визуализации дел и списков, и т.д.), то логично сразу начинать работу с такого решения, как Projecto.
Если вам нужны только списки для контроля личных задач, то тут вполне сможет справиться Google Tasks. На статус профильной BPM-системы сервис никак не подходит. Слишком мало возможностей.