Asana – это американский web-сервис для повышения производительности команд, а также для автоматизации ряда бизнес-процессов и обеспечения коммуникаций в проектах. Инструмент работает только в виде облачного (SaaS) решения.
Согласно наиболее подходящему варианту перевода с санскрита «асана» – это сидячая поза, удобная и устойчивая.
Изначально платформа использовалась для обслуживания внутренней деятельности компании Facebook (запрещена в России, признана экстремисткой). В 2008 году она называлась Tasks. Позже разработчики покинули материнскую компанию и основали самостоятельный продукт – Asana, который вышел в публичный релиз только в 2011 году. Примечательно, что официальное приложение для мобильных появилось лишь в 2015 году.
Благодаря большому объёму инвестиций продукт быстро набрал обороты: были открыты офисы в разных регионах мира, а интерфейс переведён на множество языков, включая русский.
Продукт рассчитана на малый и средний бизнес и может использоваться не только для управления проектами, но и для выстраивания бизнес-процессов, обсуждения вариантов дизайна, подсчёта бюджета и продаж, а также для нужд маркетинга (функционал CRM). Есть некоторые функции для работы HR-отделов и служб.
Всё это было бы неплохо, если бы компания не решила покинуть рынок РФ.
В настоящее время платформу Asana невозможно оплатить с российских банковских карт или со счетов юридических лиц. А так как базовый функционал сильно ограничен в возможностях, применение платформы для обслуживания реальных проектов оказалось под вопросом.
Куда мигрировать из Asana? На российском рынке существуют альтернативные BMP-системы, познакомим вас с лучшей из них. Но для начала разберемся, что именно будем заменять.
Какие функции и возможности обеспечивал сервис Asana?
Asana – это классический таск-менеджер, то есть инструмент для работы с задачами. Вокруг них и выстроен весь функционал:
- Многоуровневая структура задач (не более 3-х уровней).
- Разные варианты представления – канбан-доска, список с настраиваемыми полями, календарь, хронология (сетевой график со связями между задачами).
- Внутри проекта можно устанавливать контрольные точки – вехи удобные для отслеживания общего прогресса.
- По каждой задаче можно назначить исполнителя и конкретные сроки, включая дату начала.
- Вложения можно загружать прямо в систему, а можно задействовать внешние облачные хранилища (например, Google Drive, One Drive). Внутреннее файловое хранилище никак не ограничивается по размеру, есть только требования к максимальному размеру отдельного файла.
- Есть механизм web-форм, которые создаются с помощью специального конструктора. Их можно встраивать в сайт или открывать по прямой ссылке. Формы могут использоваться для сбора обратной связи, постановки задач и оформления заявок. К примеру, когда у исполнителя есть интересная идея, которую стоило бы конвертировать в задачу.
- Реализован механизм добавления комментариев к точкам на изображениях (макетах дизайна, скриншотах, графиках). Каждое новое примечание может быть оформлено в виде подзадачи.
- Проекты можно запускать на базе готовых шаблонов. В библиотеке более 50 вариантов готовых наборов для быстрого старта.
- Продвинутая система отчётов и мониторинга. Всё можно тонко настроить под себя.
- Есть API и огромный набор готовых интеграций с внешними сервисами. И это не только файловые хранилища, но и мессенджеры, CRM-системы, браузеры, почтовые клиенты, инструменты для дизайнеров и т.п.
- Набор базовых полей можно изменять и дополнять разными типами данных. Например, сюда можно добавить финансовую информацию или примечания.
- Встроенный конструктор рабочих процессов и правил автоматизации.
- Система согласования задач. Возможность отслеживания рабочей загрузки коллектива.
- Продвинутые правила разграничения прав доступа.
- Общение внутри команды можно разделить по группам пользователей и по проектам.
- Готовые мобильные приложения и приложения для настольных операционных систем.
К минусам Asana можно отнести следующие моменты:
- Слишком сложный и перегруженный элементами интерфейс. Корпоративное внедрение с большой вероятностью потребует услуг сторонних компаний, занимающихся настройкой и адаптацией продукта под нужды клиента. А это дополнительные расходы и увеличенное время на запуск.
- Количество уровней подчинённости задач жёстко ограничено. Вы не сможете «ветвить» подзадачи бесконечно. Всего 2 уровня вниз — и не более. Причём последний уровень – это простой список.
- Купить лицензию можно только с привязкой к пакетам пользователей. Часть учётных записей будет просто «простаивать», если итоговое количество сотрудников и количество лицензий не будет совпадать.
- Мобильные приложения сильно ограничены по функционалу. Это скорее терминал для отслеживания уведомлений по текущим задачам. А настольные программы бессмысленны, так как без интернет-подключения они всё равно не работают. Из преимуществ – только убранные рамки браузера (если говорить о полноценном web-интерфейсе).
- Функции системы разнесены по тарифам. То есть, чтобы получить недостающую функцию, нужно повысить тариф.
- У сервиса существует полностью бесплатный тариф, но пользоваться им для рабочих целей не получится – ограничено количество участников и недоступны многие важные технические возможности.
- В перечне готовых интеграций — только популярные западные сервисы. Нет ни одного решения, востребованного в РФ.
- Оплатить услуги сервиса из РФ невозможно. А даже если бы такая возможность была, цены здесь заметно выше рыночных – начиная примерно с 11 USD за 1 пользователя (и это при условии оплаты на год вперёд).
Наиболее выгодная альтернатива Asana на российском рынке
Asana – это комплектный и гибко настраиваемый инструмент для команд и проектов любого уровня. Но у гибкости есть своя цена – сложность. И именно эта сложность не даёт того самого быстрого и простого внедрения внутри реальных предприятий.
Получается, что вам потребуются посредники для обслуживания SaaS-решения – компании-интеграторы.
Если нужно готовое рабочее решение, которое не требует отдельных услуг внедрения, выбирайте российский сервис Projecto.
Вы получите все самые необходимые функции для управления работой проектов и контроля задач. Плюс на Projecto можно переложить ряд других вспомогательных функций, таких как ведение карточек сотрудников, хранение и согласование внутренних документов и реквизитов контрагентов.
Преимущества Projecto
☑️ Стабильные и адекватные цены в рублях.
☑️ Никаких проблем с оплатой, возможен расчёт с юридическими лицами по выставленным счётам.
☑️ Лицензии можно купить строго по нужному количеству рабочих мест.
☑️ Данные компании и пользователей хранятся на территории РФ. А само программное решение внесено в Реестр российского ПО.
☑️ Полнофункциональные мобильные приложения, которые ничем не уступают по возможностям web-интерфейсу.
☑️ При постановке задач сотрудники могут от них отказаться, указав мотивированную причину.
☑️ Уровень вложенность подзадач может быть любым. Причём система автоматически выстраивает дерево связей. При делегировании задач сотрудник может изменить описание и другие атрибуты, чтобы задача была максимально конкретизирована для исполнителя.
☑️ Имеется готовый конструктор организационной структуры компании.
☑️ В вашем распоряжении — все самые удобные варианты отображения задач и проектов (канбан, сетевой график, списки, календарь).
☑️ Не нужно доплачивать за отдельные функции. Все возможности платформы клиент получает сразу без градации по тарифным планам.
☑️ Есть система разграничения прав доступа.
☑️ Поиск и фильтрация результатов с разбивкой на группы объектов (задачи, проекты, документы и т.п.). Теги, избранное, примечания и другие элементы для дополнительной фильтрации контента.
☑️ Встроенный конструктор карточек документов и качественная система учёта и согласования документов.
☑️ Обратную связь по проекту можно запросить в любой момент.
☑️ Результат работы может принимать целая коллегия.
☑️ При увольнении сотрудника его задачи поможет перераспределить специальный скрипт.
☑️ Техподдержка на русском языке (телефон + мессенджер).
И это только часть возможностей Projecto.
Сравнение функционала Asana и Projecto
| Asana | Projecto | |
| Отображение задач/событий | Список, Календарь, Канбан-доска, Хронология (аналог диаграммы Ганта)(для доступа к отдельным вариантам отображения нужен соответствующий тарифный план) | Список, Календарь, Канбан-доска, Диаграмма Ганта (деления на тарифы нет, все функции вы получаете сразу) |
| Шаблоны рабочих пространств | Есть (большой выбор готовых вариантов, 50+) | Нет (адаптация не нужна) |
| Мобильные приложения | Есть | Есть |
| Десктоп-приложения | Windows и Mac-клиенты | Mac-клиент |
| Интеграции | 100+ внешних сервисов (почти все ориентированы на западный рынок) + API | Перенос данных из календарей, 1С: ЗУП и SoGo – по запросу |
| Встроенный чат/обсуждения | Есть | Есть |
| Хранилище файлов | Есть (объём не ограничивается) | Есть (объём не ограничивается) |
| Составление структуры компании (конструктор оргструктуры) | Нет | Есть |
| Раздел для работы с документами | Нет (только работа с вложенными файлами) | Есть + конструктор карточек документов |
| Коллегиальное принятие результатов | Нет | Есть |
| Отчёты по статусу задач/проектов | Есть (фильтры, цели и портфели, внешние системы аналитики) | Есть (в виде гибких фильтров и отдельной системы запроса обратной связи) |
| Бесплатный тариф | Есть, с существенными ограничениями | Нет |
| Стоимость подписок в месяц | От 10,99 до 30,49 USD за пользователя (купить можно только пакетами с определённым количеством рабочих мест) | От 288 до 400 руб. за пользователя (купить можно любое количество лицензий) |
Как можно заметить, у Projecto есть свои «пробелы» в реализации. Например, сервис не имеет API и готовых интеграций с внешними сервисами. Другой вопрос, насколько они будут востребованы в работе вашей команды.
Тем не менее Projecto – самая достойная альтернатива Asana на российском рынке для малого бизнеса и небольших проектных команд.
Отсутствующие шаблоны для настроек – это скорее плюс, чем минус. Именно благодаря готовой структуре и типовым статусам задач можно добиться наиболее простого внедрения на предприятии.
Несмотря на то, что у Projecto нет бесплатного тарифа, вы можете попробовать платформу в действии совершенно бесплатно. Для этого можно:
- воспользоваться демо-аккаутом системы. Здесь данные сбрасываются каждый день.
- или бесплатно оформить подписку на 30 дней. Если вам всё понравится, данные будут перенесены в рабочую версию без потерь.