Чтобы оптимизировать деятельность и безошибочно выявить сильные и слабые стороны команды, необходимо ввести такой формат отчетности, как фото рабочего времени.
Это не значит, что работник должен делать снимок своего рабочего процесса. Фотографирование подразумевает поминутную фиксацию деятельности в виде специальной таблицы или графика. Такой формат контроля возможен с использованием специальных программ для трекинга.
Какие задачи решает фото рабочего дня сотрудника
Главным преимуществом такого способа отчетности является улучшение эффективности менеджмента и работы персонала. Руководители проектов наглядно видят, кто из коллег прилагает достаточно усилий и качественно выполняет свои обязанности, а кто халтурит и часами не пребывает на рабочем месте.
Фотографирование позволяет:
- держать под контролем деятельность сотрудников;
- выявлять сильные и слабые стороны во взаимодействии между структурными единицами;
- анализировать, на каких этапах возникают трудности, и оперативно находить решение;
- дисциплинировать работников и повышать их самоотдачу.
Виды фотографий рабочего дня
Менеджерам приходится следить за деятельностью не одного сотрудника, а целого отдела. Помимо индивидуальной, выделяют несколько видов фото рабочего дня сотрудников.
- Групповая
Позволяет изучить согласованность работы над командным проектом. Отследить, где возникли проблемы и почему срываются сроки. Применить меры для улучшения эффективности совместной деятельности. - Комплексная
С помощью этого способа менеджеры анализируют деятельность нескольких отделов в целом. Так можно отследить эффективность компании в целом. - Самофотография
Сотрудник самостоятельно выполняет подсчет и анализ своего рабочего времени. Такой формат развивает в работниках самодисциплину и сокращает время проверки эффективности менеджерами.
Методы получения фотографий рабочего времени
Существует 3 основных метода получения данных, каждый из которых обладает своими особенностями.
Самофотографирование
Сотрудник сам отмечает и записывает свои действия в течение дня. В таком случае необходимо прикладывать скриншоты, фотографии или документы, для доказательства достоверности данных. Однако подобный метод может негативно сказаться на самом процессе работы. Заполнение табличек и документов будет отвлекать работника от прямых обязанностей.
Пример фото рабочего дня менеджера по продажам в таблице:
| Начало работы | Завершение работы | Вид деятельности | Затрачено |
| 8:10 | 9:00 | Обзвон клиентов для обсуждения дальнейших действий по проекту | 50 минут |
| 9:05 | 11:10 | Заполнение отчетности по закрытым проектам. | 2 часа 5 минут |
| 11:15 | 12:00 | Перерыв на обед. | 45 минут |
| 12:15 | 14:25 | Обучение нового персонала. | 2 часа 10 минут |
| 14:30 | 15:00 | Обсуждение правок клиента. | 30 минут |
Привлечение сторонних специалистов
Для отслеживания рабочего трафика компании нанимают специальных людей, в чьи обязанности входит мониторинг деятельности сотрудников и целых отделов. Такой подход позволяет провести объективное исследование эффективности. Однако есть риск недостоверных данных. Наибольшая активность сотрудников может проявляться в момент наблюдения, а по окончанию отчетности снизиться до следующий проверки.
Автоматизированные системы контроля
Чтобы не задействовать сторонних людей для проведения анализа эффективности, компании используют специальные приложения и программы для трекинга деятельности. Они интегрируются в процесс работы и автоматически проводят учет трудовой деятельности.
Такие программы собирают, анализируют и оформляют результаты в графики для наглядности. Руководство, обладая данными, может в короткие сроки определить проблемные места рабочего процесса: на что стоит обратить внимание и какие трудности возникают при выполнении проектов индивидуально и в командах.
Как работать с фотографией рабочего времени
Самым удобным и точным способом фиксации фото рабочего времени сотрудника являются специальные программы, например, Projecto. Система делает за вас всю работу по контролю за исполнением обязанностей. Необходимо только провести установку и определить формат анализа эффективности.
С новым функционалом Projecto у сотрудников есть возможность самостоятельно добавлять события в календаре, отмечать их начало и завершение и фиксировать, сколько времени ушло на выполнение поставленных задач: по сути проводить самофотографирование. Опираясь на полученную информацию, работодатель может:
- проанализировать готовые данные,
- сделать выводы, не тратя время на непосредственное наблюдение,
- сообщить работникам результаты,
- принять меры по улучшению или поддержанию эффективности компании.
Интегрируя Projecto в свою работу, вы сокращаете время на заполнение лишней отчетности: система все сделает за вас. Освободившиеся часы можно направить на достижение результата или поддержание концепции work-life balance в компании.