Представьте себе картину, когда все должностные лица компании правильно отрабатывают свои должностные обязанности, вследствие чего ресурсы планируются и тратятся без остатков, нет переработок и невовремя сделанных проектов/задач… Это что-то из области научной фантастики. Жак Фреско бы позавидовал такой идиллии.
Что будет, если ресурсное планирование будет работать как должно
- Топ-менеджеры и собственники бизнеса будут владеть всегда актуальной картиной производства, например, будут в курсе всех перемещений продукции, имеющихся остатков, резервов, планируемых отгрузок и т.п.
- Картина по утилизации неиспользованных/неликвидных ресурсов будет отражать истинное положение дел. Например, никто не будет прятать брак или не будет утаивать что-то в отчётах, «забывать» рассказать об остановившейся линии, снижении качества продукции и повышении количества отказов.
- Запросы на краткосрочную или долгосрочную потребность в ресурсах всегда будут правильными (без перерасхода или недобора).
- Каждый проект в портфеле будет строго соответствовать запланированной рентабельности, причём по каждой отдельной сущности: по отделу/службе, по выделенным проектам/задачам, по всей компании в целом или по отдельным филиалам.
- В человеческих ресурсах тоже будет полный порядок. Нагрузка равномерно распределена, нет сотрудников, которые ничего не делают, болеют, уходят в отгулы, все полностью вырабатывают свою норму часов (то есть нет ни переплаты, ни недоплаты), максимально эффективны и не требуют вложений в обучение, переквалификацию и т.п.
- И при этом у компании достаточно ресурсов для запланированного роста. Расширение происходит без потерь, без срыва сроков, всё строго по плану.
Если эти пункты прочтёт топ-менеджер любой компании, крупной или малой, то у него будет примерно такое выражение лица.
А всё потому, что это всё на практике нереально. Иногда даже создаётся впечатление, что планы создаются только для того, чтобы их нарушать… Вместе с тем, без построения планов никогда не получится достигнуть целей. Поэтому приходится мириться с имеющейся ситуацией и искать оптимальный баланс.
Какие именно ресурсы нужно планировать?
Если максимально коротко – то любые или все. К ресурсам предприятия и любого проекта в целом можно отнести:
- Материальное обеспечение (здания, техника, производственные линии, запчасти и оборудование, транспорт, вычислительная техника, расходные материалы и т.п.).
- Программное обеспечение (разовые лицензии и подписки, средства на покупку контента, защищённого авторскими правами).
- Человеческие ресурсы (квалифицированные сотрудники и время их работы, а также средства и время на их переквалификацию, тестирование, поддержание морального духа и мотивации, управление их талантами и т.п.).
Соответственно, планирование ресурсов производства или проекта – это процесс формирования полного списка всех ресурсов предприятия, необходимых для полноценной работы с указанием их объёмов и качественных характеристик, а также процесс сбора обратной связи и анализа потребления выделенных ресурсов, чтобы их расходование было максимально эффективным (контроль расходования).
Требования к инструментам планирования ресурсов
Инструменты планирования, они же планировщики – это обычно программные продукты, обеспечивающие удобный и быстрый ввод информации, её поиск, систематизацию, накопление и наглядный анализ.
Так как планировать в нашем случае нужно ресурсы, то профильные программные продукты (планировщики ресурсов) должны обеспечивать удобную и качественную работу непосредственно с информацией о ресурсах предприятия.
Итак, какие требования могут быть предъявлены к такому классу ПО:
- Удобство использования. Это комплексная и достаточно субъективная оценка, которая складывается из различных факторов: интуитивно понятный интерфейс (по своей структуре и навигации схожий с другими программными решениями для бизнеса, например, с офисными пакетами), доступность документации, порог входа, время отклика на действия пользователя и т.п.
- Базовый функционал и соответствие его тематике. Это все те функциональные возможности, которые присутствуют в программе без дополнительных интеграций и при минимальном внедрении на объекте. Естественно, все они должны быть выстроены вокруг ресурсного планирования.
- Дополнительные интеграции. Всё это касается не общего списка потенциальных возможностей, а преимущественно возможностей взаимодействия с уже имеющимся корпоративным софтом. То есть это всё то, что позволяет бесшовно включить новую программу или сервис в текущую (сложившуюся) инфраструктуру.
- Гибкость настройки. Понятно, что в большинстве случаев программы будут использоваться «как есть». Но лучше всего, когда софт можно максимально точно настроить под клиента и под особенности его бизнеса/внутренних процессов. В этом случае работа ПО будет максимально эффективной.
- Стоимость владения. Тут стоит отметить, что оценивать нужно не просто по ценам на покупку лицензий. Некоторые виды ПО требуют создания необходимых технических условий, которые, в свою очередь, будут предполагать: покупку и обслуживание специальных вычислительных ресурсов (серверов), оплату внедрения и детальной настройки под клиента, услуги обучения работы персонала, дальнейшее сопровождение и возможность обновления, и т.п. Всё это – расходы, и далеко не маленькие, если говорить о корпоративном ПО.
Если говорить непосредственно о ПО для планирования, то тут есть ряд требований:
- Необходимы продуманные функции коллективной (групповой) работы.
- Исчерпывающие возможности для составления планов (списков ресурсов) по разным направлениям деятельности, а также для указания числовых и качественных характеристик ресурсов.
- Встроенные возможности для анализа эффективности использования ресурсов (в виде самостоятельных сущностей и в связке с другими показателями деятельности компании/производства).
- Отдельный модуль или раздел для управления и учёта человеческих ресурсов. Это наиболее сложный функционал, который должен уметь считать заработную плату, мотивирующую/стимулирующую составляющую, распределять рабочую нагрузку, учитывать сферы ответственности и т.п.
Итак, общие вводные требования и данные обозначены, осталось привести конкретный список инструментов.
Инструменты ресурсного планирования российского производства (от российских разработчиков и команд) – ТОП-5
Мы изучили несколько десятков планировщиков и ниже предлагаем ознакомиться со списком лучших инструментов, подходящих для использования на территории РФ.
1. Projecto.pro – простая и доступная система для управления проектами
Формат размещения: SaaS (в готовом облаке).
Стоимость: от 288 до 400 руб./рабочее место в месяц.
Дисковое пространство: без явных лимитов.
Платформа Projecto.pro идеально подходит для управления небольшими и средними компаниями, IT-командами, может быть внедрена в производственных компаниях, плюс, система будет интересна проектным офисам и отделам маркетинга.
Из коробки умеет обслуживать все самые необходимые функции: планирование, делегирование, заполнение карточек сотрудников, рассылка уведомлений, сквозной поиск, хранение файлов и документов (это практически полный аналог корпоративной СЭД), составление наглядной схемы со структурой компании, ведение и согласование календарей, обсуждение задач и проектов, планов. У Projecto есть функциональные приложения для мобильных, которые ничем не уступают по функционалу основной версии сервиса.
Обучение сотрудников для внедрения не понадобится, либо будет минимальным.
2. Мегаплан – комбинированный сервис со встроенной CRM
Формат размещения: SaaS (в готовом облаке) или коробка (аренда с установкой на ваш сервер).
Стоимость: от 329 до 1399 руб./рабочее место в месяц.
Дисковое пространство: хранилище до 1 Тб.
Мегакомбайн для крупных и средних компаний. С одной стороны, имеет массу гибких настроек. Например, здесь можно за счёт дополнительных полей реализовать практически любой, даже очень сложный функционал. Что-то есть уже из коробки, например, работа с выгрузкой товарного каталога, учёт остатков, интеграции с IP-телефонией, своя CRM-система и воронка продаж, система отчётов, управление бизнес-процессами, финансовый учёт, интеграции с продуктами 1С, видеосовещания, просмотр нагрузки коллег и т.п.
Но, с другой стороны, даже наличие готовых шаблонов настройки не сильно спасает ситуацию. Вам с большой вероятностью придётся кого-то нанимать для внедрения этой платформы конкретно на вашем предприятии.
К слову, коробочное решение предполагает регулярное обновление лицензий и мало чем отличается от подписки. Единственное преимущество – возможность установки на ваш сервер.
3. Битрикс-24 – система в формате «Всё в одном»
Формат размещения: SaaS (в готовом облаке) или коробка (аренда с установкой на ваш сервер)
Стоимость: от 1990 до 13990 руб./месяц за всех пользователей.
Дисковое пространство: хранилище до 1 Тб.
Битрикс-24 – это изначально CRM-система, которая задумывалась как сопутствующий продукт для CMS «1С-Битрикс: Управление сайтами». Оба продукта можно арендовать в виде коробки с установкой на ваш сервер, но сразу стоит отметить, что вариант рассчитан скорее на крупный, чем на малый или даже средний бизнес.
Облачные редакции отличаются по функционалу и по доступному дисковому пространству. Если о софте говорить как о планировщике ресурсов, то здесь есть всё необходимое: учёт времени и оценка задач, инструменты планирования, встроенные отчёты, различные форматы отображения задач, всё для коммуникаций, мобильные приложения для сотрудников, огромное количество интеграций (есть даже возможность постановки задач голосом через привычного вам голосового ассистента).
Как и в случае с Мегапланом, придётся капитально вложиться во внедрение (из-за сложности настройки под специфику конкретного клиента).
4. YouGile – пока российский сервис планирования работы проектов
Формат размещения: SaaS (в готовом облаке) или коробка (аренда с установкой на ваш сервер).
Стоимость: от 278 до 555 руб./месяц за пользователя.
Дисковое пространство: без явных лимитов.
YouGile – небольшой и пока малоизвестный сервис планирования и обслуживания управления проектами. Изначально сервис подгонялся под требования IT-команд, предпочитающих гибкие методологии (Agile). Но сейчас это просто комплексный таск-менеджер.
Из ключевых возможностей для управления ресурсами стоит отметить: назначение ответственных, стикер-секундомер (для учёта фактического времени реализации отдельной задачи) и стикер обратного отсчёта (как аналог приближающегося дедлайна), хранение файлов и документов, распределение сотрудников по отделам и службам.
Коробочная версия, как и в случае с аналогами от конкурентов, арендуется. То есть нельзя купить полностью безлимитную лицензию.
Почему «пока российский сервис»? На сайте крайне сложно найти упоминание о происхождении компании и информацию о размещении серверов. А если принять во внимание .com-домен и тщательный перевод на английский, то можно предположить, что в планах есть переориентация на зарубежные рынки.
5. Yandex Tracker – бизнес-решение для планирования от российского поисковика
Формат размещения: SaaS (в готовом облаке).
Стоимость: от 185 до 258 руб./месяц за пользователя.
Дисковое пространство: без явных лимитов.
Yandex Tracker является составной частью крупной облачной платформы Yandex Cloud. Умеет работать самостоятельно, в формате таск-менеджера, или в связке с дополнительными бизнес-сервисами, в частности с системой Yandex Wiki и Yandex Forms.
Помимо интеграции по API и классических возможностей управления, Tracker может предложить функциональный визуальный конструктор связанных задач в формате диаграмм Ганта. В графическом режиме вы сможете спланировать выделяемое время на задачу, её сроки начала и завершения, ответственных, влияние и связи с другими задачами.
Tracker также обеспечивает удобную работу с документами проектов и может применяться в HR-отделах/службах. Более сложные опции можно добавить за счёт системы дополнительных (локальных или глобальных) полей.
Выводы и рекомендации
Нужно понимать, что таск-трекеры и другие инструменты ресурсного планирования – это лишь средства, призванные помочь руководителю и ответственным сотрудникам структурировать и визуализировать данные для анализа, перевести их в читаемый и понятный для остальных вид.
Но ни одно из таких средств не сможет сделать работу за вас. Все обозначенные в самом начале статьи проблемы никуда не уйдут, но при правильном планировании и контроле их можно значительно минимизировать. И в этом как раз и заключается основная цель существования системы менеджмента (управления).