Projecto

Как оптимизировать рабочий процесс в праздники

Выходные выходными, но в некоторых отраслях недопустимы ситуации, когда бизнес останавливает свою работу. Особенно остро этот вопрос встаёт при сильно разросшемся количестве нерабочих дней, например, за счёт присоединения к субботе и воскресенью дополнительных выходных, как это бывает на майские праздники или на Новогодние каникулы.

Ниже разберём, какие работы можно остановить без каких-либо проблем, какие подразделения и службы стоит оставить в строю, а также как наладить коммуникации и рабочие процессы на время отсутствия руководителей и/или сотрудников главного офиса.

Сначала о требованиях законодательства

Трудовой кодекс РФ категоричен в вопросе работы на праздники – для большинства сотрудников и категорий деятельности предприятий работа на выходных и праздниках запрещена – это оговаривается статьёй 113.

Но в то же время, эта же статья оговаривает список исключений, в рамках которых вы можете вызвать человека с выходного или праздника. В большинстве случаев вызов может быть связан с возникновением непредвиденных ситуаций: природные или техногенные катастрофы, угроза порчи имущества предприятия, введение чрезвычайного положения. Но есть и другие ситуации: например, работа творческих специальностей, специалисты которых задействованы в проведении культурно-массовых мероприятий, обслуживании выставок, концертов и т.п.

Самый большой пласт исключений – это работы, остановка которых невозможна по производственным причинам. И уже в эту категорию деятельности попадают все, кто задействован в сфере оказания услуг, продаж, пожаротушения, охраны, строительства и т.п.

Конечно, туда же можно включить специалистов технической поддержки, системных администраторов и других сотрудников, которые обслуживают клиентов и продукт (программный или аппаратный).

Работа в праздники или в положенный выходной оплачивается в двойном размере.

Чтобы у вас не было вопросов от трудовой инспекции, выход работника в праздничный день (в свой выходной) нужно правильно оформить – с письменным согласием.

Но это всё теория, которая слабо связывается с практикой оптимизации работы на праздники.

Ниже непосредственно о налаживании рабочих процессов.

Планирование работы на праздники в торговых предприятиях

Основная проблема – минимизация штата, обеспечивающего работу наиболее важных функций, задействованных в непрерывной деятельности компании/продукта.

Например, если у вас web-сервис (интернет-магазин) или розничные продажи, обслуживание оптовых покупателей и т.п., то у вас должны быть строго распределены:

  1. Штатные единицы, которые обеспечивают исполнение критических функций, чтобы бизнес-процессы не останавливались (касается непрерывно функционирующих предприятий). Например, специалисты поддержки, продавцы, кассиры, работники склада, менеджеры первого звена и т.п.
  2. Единицы, которые вызываются на работу в случае непредвиденных обстоятельств и проблем у лиц из первого списка. Например, снабженцы, специалисты по охране труда, системные администраторы и т.д.
  3. Работники, которые полноценно отдыхают на праздник – бухгалтерия, сотрудники офиса (логисты, менеджеры товарных категорий) и другие.

Руководитель предприятия оформляет приказ, который официально закрепляет предлагаемую схему работы, и доводит его до подчинённых.

Клиенты компании тоже должны знать, на что они могут рассчитывать, а на что нет. Поэтому нужно организовать оповещение клиентов с помощью классических объявлений на входе (для оффлайн-магазинов), с помощью рассылок (email, SMS, Telegram), с помощью постов в социальных сетях и т.п. Всё зависит от вашего формата работы и от того, где именно представлена ваша основная целевая аудитория.

В объявлении нужно указать:

Очень часто в праздничные дни проводятся многие маркетинговые кампании – скидки и акции. При этом сами маркетологи обычно уходят на положенные им официальные выходные и в организации акций уже не участвуют.

Именно поэтому еще до того, как менеджеры уйдут на выходные, нужно проверить правильность новых (будущих) цен, отсутствие отрицательной маржинальности, наличие рекламных материалов на местах и другие моменты. Если что-то пойдёт не так уже во время акции, то вызвать менеджера с законного выходного будет сложно.

Работа топ-менеджеров и мидлов в праздники

Очень многое зависит от того, с какой категорией клиентов работает ваше предприятие. Если продажи розничные, то вполне логично ожидать наплыва посетителей. Соответственно, многие управленцы (директор магазина, его заместители, руководители отделов и т.п.) будут полезны на рабочем месте.

Но если у вас в клиентах преимущественно юридические лица и оптовики, то логично на период праздников оставить максимум одного дежурного сотрудника, который сможет решить типовые вопросы без дирекции (администрации). 99% юрлиц не станут обращаться к вам за услугами и/или товарами на официальных праздниках и выходных.

Собственно, во многих торговых предприятиях часто можно встретить дежурного менеджера, который отвечает за решение спорных ситуаций вне зависимости от того, праздничный сегодня день или будний.

Это удобно и экономически обоснованно, поскольку, как говорилось выше, вызов любого работника в его выходной или в официальный праздник должен оплачиваться в двойном размере.

Получается, что любой топ-менеджер в праздничные дни может обойтись компании в два раза дороже (и это при том, что у управленцев и так самые высокие зарплаты по сравнению с рядовыми исполнителями).

Как закрыть вопрос эффективного управления при реальном отсутствии «топов» (и даже «мидлов»)?

Для этого нужно, чтобы в компании (в командах или в соответствующих подразделениях) использовался профильный софт – для контроля и планирования задач, например, как Projecto.

Чем будет полезен Projecto для оптимизации работы в праздники

  1. В любой момент времени рядовые специалисты будут видеть стоящие перед ними задачи и смогут отслеживать сроки исполнения, сверять чек-листы, отправлять выполненные задачи на контроль, помечать их как исполненные и т.п.
  2. Топ-менеджеры могут держать руку на пульсе даже в свои выходные дни. Благодаря наличию удобного мобильного приложения, работа и оперативный контроль за состоянием дел будет у них буквально в кармане.
  3. В случае проблем руководители получат моментальные уведомления и смогут выдать указания по исправлению ситуации (если ситуация легко решается без личного вмешательства).
  4. Владельцы бизнеса могут контролировать общий ход дел и лично убедиться в том, что всё в норме – в любое время дня и ночи. Projecto работает круглые сутки без праздников и выходных.
  5. А ещё Projecto обеспечивает единое пространство для предметного общения при любом формате работы (все вместе в одном офисе, сотрудники на удалёнке, разрозненные подразделения в разных регионах и т.п.).

Чтобы было понятнее, просто посмотрите демо-версию Projecto – здесь.

Итак, максимально кратко. Для оптимизации работы в праздничные дни нужно определить списки тех, кто будет работать (первая группа), и тех, кто будет отдыхать (вторая группа). Но самое важное – убедиться в том, что в работе первой группы не будет проблем из-за того, что вторая группа будет «вне доступа». Плюс, нужно трезво оценить бюджет мероприятия, так как, если у вас не непрерывно действующее предприятие, оплата труда на праздники автоматически увеличивается вдвое.

Exit mobile version