Выходные выходными, но в некоторых отраслях недопустимы ситуации, когда бизнес останавливает свою работу. Особенно остро этот вопрос встаёт при сильно разросшемся количестве нерабочих дней, например, за счёт присоединения к субботе и воскресенью дополнительных выходных, как это бывает на майские праздники или на Новогодние каникулы.
Ниже разберём, какие работы можно остановить без возникающих проблем, какие подразделения и службы стоит оставить в строю, а также как наладить коммуникации и рабочие процессы на время отсутствия руководителей и/или сотрудников главного офиса.
Сначала о требованиях законодательства
Трудовой кодекс РФ категоричен в вопросе работы на праздники – для большинства сотрудников и категорий деятельности предприятий работа на выходных и праздниках запрещена, это оговаривается статьей 113.
Но помимо этого, в той же самой статье оговаривается список исключений, в рамках которых вы можете вызвать человека с выходного или праздника. В большинстве случаев вызов может быть связан с возникновением непредвиденных ситуаций: природные или техногенные катастрофы, угроза порчи имущества предприятия, введение чрезвычайного положения. Но есть и другие ситуации: например, работа творческих специальностей, специалисты, которые задействованы в проведении культурно-массовых мероприятий, обслуживании выставок, концертов и прочие.
Самый большой пласт исключений – это работы, остановка которых невозможна по производственным причинам. И уже в эту категорию деятельности попадают все, кто задействован в сфере оказания услуг, продаж, пожаротушения, охраны, строительства и не только.
Конечно, туда же можно включить специалистов технической поддержки, системных администраторов и других сотрудников, которые обслуживают клиентов и продукт (программный или аппаратный).
Работа в праздники или в положенный выходной оплачивается в двойном размере.
Чтобы у вас не было вопросов от трудовой инспекции, выход работника в праздничный день (в свой выходной) нужно правильно оформить – с письменным согласием.
Но это всё теория, которая слабо связывается с практикой оптимизации работы в праздники.
Ниже непосредственно о налаживании рабочих процессов.
Планирование работы на праздники в торговых предприятиях
Основная проблема – минимизация штата, обеспечивающего работу наиболее важных функций, задействованных в непрерывной деятельности компании или продукта.
Например, если у вас web-сервис (интернет-магазин), розничные продажи или обслуживание оптовых покупателей, то у вас должны быть строго распределены:
- Штатные единицы, которые обеспечивают исполнение критических функций, чтобы бизнес-процессы не останавливались, это касается непрерывно функционирующих предприятий. Например, специалисты поддержки, продавцы, кассиры, работники склада, менеджеры первого звена.
- Единицы, которые вызываются на работу в случае непредвиденных обстоятельств и проблем у лиц из первого списка. Например, снабженцы, специалисты по охране труда, системные администраторы.
- Работники, которые полноценно отдыхают на праздник – бухгалтерия, сотрудники офиса (логисты, менеджеры товарных категорий) и другие.
Руководитель предприятия оформляет приказ, который официально закрепляет предлагаемую схему работы, и доводит его до подчинённых.
Клиенты компании тоже должны знать, на что они могут рассчитывать, а на что нет. Поэтому нужно организовать оповещение клиентов, например с помощью классических объявлений на входе (для оффлайн-магазинов), с помощью рассылок (email, SMS, Telegram) или с помощью постов в социальных сетях. Всё зависит от вашего формата работы и от того, где именно представлена ваша основная целевая аудитория.
В объявлении нужно указать:
- График работы, если он меняется: например, будет сокращённый день.
- Функции и возможности, которые будет недоступны. Например, не работает отдел продаж, который обслуживает только юридических лиц.
- Период, в течение которого действуют обозначенные ограничения: например, указать, с какого числа предприятие вернётся к нормальной работе.
Очень часто в праздничные дни проводятся многие маркетинговые кампании – скидки и акции. При этом сами маркетологи обычно уходят на положенные им официальные выходные и в организации акций уже не участвуют.
Именно поэтому еще до того, как менеджеры уйдут на выходные, нужно проверить правильность акционных цен, отсутствие отрицательной маржинальности, наличие рекламных материалов на местах и другие моменты. Если что-то пойдёт не так уже во время акции, то вызвать менеджера с законного выходного будет сложно.
Работа топ-менеджеров и мидлов в праздники
Очень многое зависит от того, с какой категорией клиентов работает ваше предприятие. Если продажи розничные, то вполне логично ожидать наплыва посетителей. Соответственно, многие управленцы (директор магазина, его заместители, руководители отделов) будут полезны на рабочем месте.
Но если у вас в клиентах преимущественно юридические лица и оптовики, то логично на период праздников оставить максимум одного дежурного сотрудника, который сможет решить типовые вопросы без администрации. 99% юрлиц не станут обращаться к вам за услугами и/или товарами на официальных праздниках и выходных.
Собственно, во многих торговых предприятиях часто можно встретить дежурного менеджера, который отвечает за решение спорных ситуаций вне зависимости от того, праздничный сегодня день или будний.
Это удобно и экономически обосновано, поскольку, как говорилось выше, вызов любого работника в его выходной или в официальный праздник должен оплачиваться в двойном размере.
Получается, что любой топ-менеджер в праздничные дни может обойтись компании в два раза дороже при том, что у управленцев и так самые высокие зарплаты по сравнению с рядовыми исполнителями.
Как закрыть вопрос эффективного управления при реальном отсутствии «топов» и даже «мидлов»?
Для этого нужно, чтобы в компании, в командах или в соответствующих подразделениях использовался профильный софт для контроля и планирования задач, например, как Projecto.
Чем будет полезен Projecto для оптимизации работы в праздники
- В любой момент времени рядовые специалисты будут видеть стоящие перед ними задачи и смогут отслеживать сроки исполнения, сверять чек-листы, отправлять выполненные задачи на контроль, помечать их как исполненные и не только.
- Топ-менеджеры могут держать руку на пульсе даже в свои выходные дни. Благодаря наличию удобного мобильного приложения работа и оперативный контроль за состоянием дел будет у них буквально в кармане.
- В случае проблем руководители получат моментальные уведомления и смогут выдать указания по исправлению ситуации, если она легко решается без личного вмешательства.
- Владельцы бизнеса могут контролировать общий ход дел и в любое время дня и ночи лично убедиться в том, что всё в порядке. Projecto работает круглые сутки без праздников и выходных.
- А ещё Projecto обеспечивает единое пространство для предметного общения при любом формате работы (все вместе в одном офисе, сотрудники на удалёнке, разрозненные подразделения в разных регионах и прочее.).
Чтобы было понятнее, просто посмотрите демо-версию Projecto – здесь.
Итак, максимально кратко. Для оптимизации работы в праздничные дни нужно определить списки тех, кто будет работать (первая группа), и тех, кто будет отдыхать (вторая группа). Но самое важное – убедиться в том, что в работе первой группы не будет возникать проблем из-за того, что вторая группа будет «вне доступа». К тому же нужно трезво оценить бюджет мероприятия, так как, если у вас непрерывно действующее предприятие, оплата труда на праздники автоматически увеличивается вдвое.