С прошлого года бизнес перевел сотрудников на удаленный формат. Для тех, кто никогда не сталкивался с дистанционной работой, такое решение стало вызовом. Одно дело — проводить привычные продуктивные часы на рабочем месте и знать, где начинаются и заканчиваются границы отдыха от деятельности. Другое — объединять домашние дела с выполнением задач, теряться во времени и не понимать, как же все успеть.
В этой статье мы рассмотрим положительные и отрицательные моменты перевода на дистанционный формат. Какими приложениями пользоваться и как не испортить режим. Например, использование Projecto сократит трату времени на составление плана, организацию деятельности сотрудников и проверку выполненных задач.
Сразу отметим, что организация работы в удаленном режиме применима к тем специалистам, кто не привязан к стационарному месту работы:
- дизайнер, верстальщик;
- иллюстратор, художник;
- копирайтер, редактор, корректор;
- разработчик, программист;
- специалист службы поддержки;
- преподаватель английского, переводчик;
- оператор колл-центра, онлайн-консультант, менеджер продаж.
Преимущества организации удаленной работы в компании
Возможности интернета позволяют находиться в любой точке мира. Вы можете выполнять все необходимые дела в приложениях и специальных программах. Однако, некоторые до сих пор скептически относятся к такому формату, считая ее “ненастоящей работой”.
Давайте рассмотрим, какие преимущества есть у организации удаленной работы в офисе:
- Экономия времени
Работая в удаленном режиме, сотрудник может встать с кровати и уже через 5 минут приступить к своим обязанностям. Не нужно вставать за 3 часа до начала рабочего дня, можно уделить время себе и полноценно подготовиться к выполнению задач. А главное — экономия на транспорте, будь то поездка на автобусе или покупка бензина для авто. - Нет территориальных ограничений
Удаленный формат позволяет не только нанимать сотрудников из разных уголков планеты, но и самим работникам путешествовать и не беспокоиться о сокращении — главное всегда иметь стабильную связь, выполнять свои обязанности и не срывать сроки. - Спокойная обстановка
В комфорте своей квартиры вы можете организовать рабочий процесс в полной тишине или включить музыку для лучшей концентрации. В офисе вы окружены посторонним шумом, разговорами, прочими отвлекающими факторами. - Боязнь заразиться
Это еще одна причина выбора удаленки. Теперь простое ОРВИ — причина попроситься работать из дома. Кто не воспользуется возможностью защитить свое здоровье и не находиться рядом с больными коллегами?
Основные проблемы при переходе на дистанционный формат.
- Невозможность грамотно организовать процесс выполнения поручений
Сотрудникам, не привыкшим к удаленному формату бывает сложно сразу перестроиться к самостоятельной организации рабочего процесса;
- Мешают домашние дела и члены семьи
Семейным людям особенно сложно дается переход на дистант. Домашних порой бывает сложно уговорить не мешать выполнять задачи;
- Нет необходимой техники
Не каждый сотрудник и не все компании могут позволить себе приобрести необходимую технику;
- Вероятность потери или утечки данных
Работая из дома, сотрудники могут использовать незащищенные соединения, что грозит утечкой или потерей данных;
- Неудобный и непонятный интерфейс рабочих программ.
Как сотруднику грамотно организовать свою работу на удаленке
Определите для себя границы
Вы можете начать одновременно выполнять рабочие и домашние обязанности. Важно понять, что вы дома не потому что начался отдых и можно заниматься посторонними делами, мыть посуду, гулять с собакой, смотреть на фоне телевизор. Вы все еще на своем рабочем месте, но чуть дальше от офиса. Сформируйте график, поставьте себе временные рамки, в которых вы обычно работаете и придерживайтесь его так, словно никакой удаленки нет. В первое время даже рекомендуют придерживаться привычной утренней рутины и одеваться так, как подобает корпоративным правилам. Это создаст необходимую атмосферу, и вы морально подготовитесь к деятельности.
Перерывы тоже важны
Вам может казаться, что перерывы не нужны, ведь вы и так отдыхаете, когда захотите. И это снова вопрос самоорганизации. Подумайте, ведь физически вы не сможете сидеть за столом без движения и перерывов 9 часов.
Надо грамотно распределять свое время, чтобы дать своему мозгу необходимый отдых и возможность полноценно погружаться в работу.
Придерживайтесь установленных часов
Сюда же можно добавить работу вне официальных часов. Когда весь коллектив продолжает работать с 8 до 17 часов, а вы раскачиваетесь к обеду и завершаете деятельность поздно ночью. Работать по ночам — плохая идея, когда ваши обязанности пересекаются с коллегами и вы нужны в фиксированные часы.
Необходимые программы и техника
Убедитесь в том, что у вас установлены все необходимые программы и техника. Вам потребуется гарнитура для связи, приложения для трекинга выполнения задач и для совместной работы. Техникой и всеми необходимыми приложениями работника должно обеспечить начальство. Корпоративные аккаунты, групповые чаты в Zoom. Если у вас дома стоит один старенький компьютер на всю семью, руководство должно обеспечить вас корпоративным ноутбуком с установленными программами. Так работодатель будет уверен, что каждый на связи, и сможет быстро решать возникающие вопросы.
Бояться общения в мессенджерах не стоит. Вопрос, ради которого собирают всех на планерку, можно решить парой четко сформулированных предложений в чате. Для кого-то такой вид общения может показаться отрицательной чертой, но таким образом сотрудники научатся четко формулировать мысли, передавать задачи быстрей и понятней.
Качество, а не количество
Главная особенность организации удаленной работы — это их контроль с помощью трекингов. С помощью программ для трекинга работодатель может следить за активностью без вторжения в личное пространство, наблюдать за ходом выполнения задач и сразу оставлять комментарии.
Однако, следует помнить, что важно не то, сколько сотрудник просидел на рабочем месте, а сколько сделал за отведенное время. Можно 24 часа подряд быть подключенным к трекеру и делать занятой вид, а можно подключаться периодами и по фактам отчитываться о проделанной работе. Планы выполнены — работники вас не ненавидят.
Введите систему отчетности в начале и конце дня. Вместо ежеминутного контроля за работниками, дайте им самим распоряжаться временем и составлением приоритетности задач. Помните, что все мы взрослые люди и можем нести ответственность за свою работу в любых условиях.
Актуальные программы для организации удаленной работы сотрудников
Трекеры и программы для постановки задач:
- Slack — программа для совместной работы онлайн. В ней можно создавать частные и групповые каналы. Интерфейс Slack может на первый взгляд показаться сложным, но если разобраться, можно получить доступ к удобной многопрофильной программе с большим количеством интеграций.
- Все сервисы Google — для работы с таблицами, документами, презентациями. В них можно делать изменения, наблюдать за прогрессом и вносить правки в реальном времени.
- Next Cloud — платформа для работы онлайн и трекинга выполнения задач, ее основное преимущество — возможность установки на собственный хостинг и предотвращение утечки данных с рабочих серверов.
- Projecto — программа для совместной деятельности. В нее входит набор инструментов, которые пользователь может ставить как ему необходимо.
Программы для общения и видеосвязи:
- Discord — позволяет поддерживать общение по видеосвязи, создавать групповые чаты и персональные каналы, настраивать разрешения для участников и распределять их по назначениям.
- Zoom — поддерживает видеосвязь, позволяет транслировать свой экран, в нем удобно проводить конференции и брифинги.
- MSTeams — инструмент для корпоративных видеозвонков, с его помощью можно контролировать весь рабочий процесс и просматривать документы в реальном времени.
- Skype — программа для видеосвязи и обмена файлами.
Как организовать удаленную работу бизнеса онлайн с помощью Projecto:
Для успешного перехода на дистанционный формат, установите Projecto на компьютеры и мобильные устройства. Вы можете выбрать два режима: общий и корпоративный. Зарегистрируйте своих сотрудников, создайте рабочие чаты и команды. Начните выполнять задачи и пользоваться всеми преимуществами Projecto:
- Нестандартная структура
Располагайте страницы по приоритету и настройте персональный главный экран. - Офлайн режим
В Projecto есть возможность полного перехода в режим офлайн. При подключении сети все данные синхронизируются. - Интеграция с мобильными устройствами
Получите доступ к документам и планированию задач с любого устройства. - Безопасность данных
Ваши персональные данные будут защищены согласно регламенту GDPR, базы копируются каждый час, используются только проверенные соединения.
Важные моменты, которые нельзя упускать при переходе организации на дистанционную работу
Документация и условия работы
Организовывая удаленную работу предприятия, сразу отметим важность правильного оформления трудового договора. Сотрудник на удаленном формате имеет точно такие же права, как и обычный. Командировки, отпуски, полноценная заработная плата. Все это никак не зависит от того, работаете вы в офисе с утра до вечера или выполняете задачи, сидя в домашнем кресле.
Защита данных
Работодателям стоит учесть и вопрос информационной безопасности. При организации удаленного места работы, данные на устройствах работников не подвергаются угрозе утечки так, как это может произойти во время работы в кафетерии или библиотеке. Подберите подходящее облачное хранилище, чаще меняйте пароли, используйте корпоративные аккаунты с защитой данных или программы, позволяющие не переносить данные на сторонние хостинги.
Мы рассмотрели основные правила при переходе на дистант. Придерживаясь всех этих аспектов, вы сможете продолжать работать без снижения показателей и потери прибыли.