Projecto

Как правильно сформулировать цель и задачи

Как правильно сформулировать цель и задачи

Казалось бы, нет ничего проще — вот цель, вот задачи, которые нужно реализовать для достижения необходимого результата. Заносим всё в план и поехали к стадии исполнения… Но всё может пойти не так буквально с самого начала. Кто будет реализовывать задачу? Какие инструменты и материалы для этого могут потребоваться, не сдвинутся ли сроки по другим проектам, в которых участвуют исполнители, кто и как будет принимать результат, что в конечном итоге можно и нужно получить, какие могут быть форс-мажоры? И еще огромное количество возникающих вопросов. 

Ниже постараемся рассказать, как формулировать цели и задачи так, чтобы потом не было мучительно больно и не нужно было всё переделывать с нуля.

О методиках постановки целей

Для начала стоит отметить, что существует невероятное множество устоявшихся и не очень методик планирования и ведения проектов: матрица Эйзенхауэра, метод Парето, OKR (по ключевым показателям/результатам), декомпозиция (разложение сложных задач на простые), графоаналитический метод (сюда можно отнести сетевые графики) и прочие. Но всё это относится больше к планированию. А что общего между планом и целями/задачами?

Если коротко, то всё. Одно не может существовать без другого.

Но главное — не методика планирования, а выбор правильной стратегии действий. Дело в том, что каждая из моделей эффективна в своей нише.

Соответственно, сначала нужно определиться с масштабом работ, степенью детализации плана и временного промежутка, который он охватывает.

В зависимости от времени охвата планы (как и задачи) могут быть:

В соответствии с этими планами и должны коррелироваться цели и задачи.

Например, как нужно ставить задачи по развитию предприятия на ближайшие 5-10 лет?

Раз это стратегическое планирование, то задачи и цели здесь могут быть общими, без сильной детализации. Не факт, что эти цели будут реализованы на все 100%. И это будет нормально, ведь стратегия отражает общие тенденции, общее направление развития предприятия. А значит, и задачи должны быть соответствующими плану. Не нужно планировать наращивание вывоза бытового мусора для отдела, если вы даже не можете предположить хотя бы примерный объём отходов на ближайшие 3-5 лет.

Если вам нужно сформулировать список задач на день, то здесь уже речь о другом. Тут важна высокая детализация и конкретика. Точно не стоит писать невыполнимые пункты. То есть те задачи, которые вы даже физически не успеете выполнить за этот день. Это должны быть только те цели, которые возможно достигнуты в заданном временном промежутке. Примеры задач на день: закончить составление отчёта, провести переоценку конкретной группы товаров и прочее.

Важно понимать, что отдельные задачи могут быть частью чего-то большего. Тогда вам нужно формулировать выполнение глобальных проектов в рамках оперативного планирования с привязкой к небольшому промежутку времени.

Например, в стратегическом плане задача звучит как «Наращивание оборотов сбыта на 10% по итогам 3-х лет». Тогда в ежемесячном планировании это будет преобразовываться в перечень конкретных мероприятий: увеличение персонала отдела сбыта на 1 специалиста, затем его обучение и адаптация, потом наращивание клиентской базы. Параллельно будут наращиваться объёмы производства, если они не покрывают спрос отдела сбыта для выполнения плана. А в ежедневном списке задач у менеджеров будет стоять пункт обзвона по спящим клиентам или запуск рекламной кампании в конкретной рекламной сети.

SMART-планирование

Большое количество небольших проектов и команд придерживаются принципов SMART (в реальности это типовые задачи любого руководителя, переформатированные в бизнес-процесс, об этом ниже).

Методология SMART гласит, что задачи должны быть:

Есть даже конструктор задач по SMART: глагол (действие), существительное (объект, на который это действие направлено), число (ключевой показатель, который нужно получить или достичь), временные рамки (период, в течение которого действие должно быть завершено). Опционально можно прямо в задаче коротко описать цель — рассказать, для чего это действие делается.

Чтобы не повторяться, максимум подробностей вы можете найти в нашем отдельном материале «Как работать по SMART?».

Цели по SMARTER

SMARTER – это методика, которая предусматривает расширение принципов SMART ещё двумя критериями:

То есть при постановке задач и целей нужно учитывать, что результат надо будет оценивать с определённой периодичностью, ведь не все задачи строго однонаправленные и могут иметь чёткие критерии выполнимости.

На практике методика мало чем отличается от простого SMART-подхода.

Другие методики постановки целей

Как и упоминалось выше, методов постановки задач, применяемых в разных проектах, множество. Например:

Своя методика

Никто не запрещает формулировать задачи и цели по какой-либо своей уникальной методике. Как бы вы её ни назвали, какие бы принципы не поставили во главу угла, главное, чтобы методика не противоречила здравому смыслу и актуальной теории менеджмента.

И вот тут кроется главный секрет.

Что в итоге, так как правильно формулировать задачи?

Если бегло пройтись по принципам всех обозначенных методик, можно выяснить, что они во многих аспектах совпадают. Просто подводные камни, которых не видно сразу, начинают появляться по мере углубления в теорию, стоящий за той или иной методикой.

А в реальности все они описывают одно и то же, но разными словами.

В теории менеджмента на управленцев возлагаются следующие задачи:

Заметьте, как они перекликаются с тем, что упоминается во всех обозначенных методиках. Многие из этих функций просто включаются в состав задач при постановке. Исключаются только: планирование (ведь это функция непосредственно того, кто придумывает задачу) и выбор подчинённого с доведением задачи до него.

В том же SMART-подходе при постановке задачи менеджер сразу обозначает, что он хочет от подчинённого, когда и с какими показателями (для простоты контроля и анализа).

От себя вы можете добавлять всё что угодно:

Дополнительные критерии будут зависеть только от особенностей вашей деятельности (от предметной её части) и сложившегося менталитета в коллективе (тут смешиваются используемые модели поведения управленцев, их  профессионализм и эмоциональные модели подчинённых).

Итак, чтобы задача была выполнена так, как вы этого хотите, нужно её максимально конкретизировать. Из мечты её нужно превратить в реальную практическую модель: сроки, ключевые показатели, цели и т.п. Вы можете даже визуализировать её и сказать подчинённому: «Хочу вот так».

А чтобы ничего не потерялось в процессе исполнения и не сломалось, если над работой задействовано много людей, нужно правильно расставить точки контроля и проверять результат в динамике – по мере его появления. И вот в этом вам может помочь Projecto.

Exit mobile version