Техника тайм менеджмента, или планирования времени, позволяет улучшить результативность труда, распрощаться с вечным авралом и даже плавно войти в рабочий ритм после периода удаленной работы. Всё это достигается путём чёткого планирования и постановки приоритетов в задачах.
Звучит просто, но часто сама необходимость сконцентрироваться на решении сразу нескольких проблем вызывает состояние ступора, а затем и прокрастинацию, то есть постоянное откладывание решения всех задач на потом, даже если решить их нужно было ещё вчера. Это тупиковый путь и для рядового сотрудника, и в особенности для руководителя.
Помочь навести порядок в голове с дальнейшим внедрением его в рабочий процесс помогут специальные пособия, написанные коучами, психологами, руководителями и даже состоявшимися миллионерами. На рынке их сотни, но мы выбрали лучшие — ниже наш топ-10 книг, в которых отечественные и иностранные авторы учат читателя секретам тайм-менеджмента.
Иван Абрамовский «Качай продуктивность»
Повышенные нагрузки и необходимость решать одновременно несколько задач в любой период времени — норма для современного руководителя. И тут важно уметь сосредоточить ресурсы, свои и подчинённых, на том, чтобы достичь результатов в максимально короткий срок с минимально возможными усилиями. И желательно без стресса, иначе эмоциональное выгорание не заставит себя долго ждать.
Книга Ивана Абрамовского, которую он также называет «самоучителем для руководителя», подскажет, как шаг за шагом стать более продуктивным. Это своего рода тренажер для менеджеров, которые хотят добиться успеха в работе. Похоже на обучающую компьютерную игру, и это делает изучение книги не скучной обязанностью, а приятным и полезным приключением. А технологии и методики, которые в ней даны, можно использовать на практике.
Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»
Мировой бестселлер, в котором автор учит искусству высвобождения ресурсов и повышения продуктивности без стресса. Методика, которую он предлагает использовать, называется Getting Things Done (GTD). Её смысл заключается в том, чтобы заранее распланировать и не держать в голове то, что можно куда-то записать. В те годы, когда вышло первое издание книги, это были ежедневники, календари и бумажные органайзеры. Сегодня список инструментов, которые могут избавить руководителя от необходимости запоминать массу важной информации, существенно расширился за счет электронных приложений, например, появились облачные решения для управления делами и проектами, такие как Projecto.
Дэвид Аллен предлагает начать с составления списка задач, данные по каждой из них собираются, обрабатываются и структурируются. После чего определяется приоритетность задачи, и она вносится в план. Теперь до наступления часа Х о задаче можно забыть, высвободив ресурсы для другой, более приоритетной. Методика одинаково хорошо работает в любой среде: и личной, и профессиональной.
Глеб Архангельский «Тайм-драйв»
Книга, которая учит успевать жить и работать, выдержала несколько десятков изданий, и не зря. По сути, это пошаговая инструкция, как всё успеть. И подходит она для всех: от руководителей до домохозяек, которые хотят организовать своё время и успевать жить полноценной жизнью.
Автор советует убрать из своей жизни «пожирателей» времени, использовать «якоря» для решения неприятных, но неизбежных задач, прибегать к ритуалам и определять «бюджет времени» на каждый план.
Брайан Трейси «Выйди из зоны комфорта»
Автор книги — миллионер, у которого когда-то не было за душой ни гроша. А уже к 40 годам появился первый миллион. И произошло это благодаря тому, что Трейси научился отбрасывать второстепенные задачи, сосредотачиваясь только на первоочередных. В основе книги — 21 практический метод, как к этому прийти. Каждый из них был опробован самим автором.
Вряд ли каждый, кто прочтет книгу, сможет заработать свой собственный миллион. Но повысить свою эффективность точно удастся.
Во главу угла положено грамотное планирование — «каждая минута, потраченная на планирование задачи, экономит 10 минут на её выполнение». При этом предлагается вычленить из всего пула задач 20 % первоочередных, отбросив остальные 80 %, и сосредоточиться на их решении. Планирование автор рекомендует вести в календарях, ежедневниках или специальных программах. Незначительные задачи стоит отбросить, а существенным посвятить всё своё время — это и будет залогом вашего успеха.
Керри Глинсон «Работай меньше, успевай больше»
Глинсон обещает, что, используя предложенную им технологию, читатель сможет высвободить до 1 месяца свободного времени в год. Главный принцип — делать всё сразу же. Надо позвонить? Звоните! Надо провести собрание? Проводите! И так во всём, от личных дел до рабочих. Если придерживаться этой простой системы, в день будет оставаться минимум один свободный от любых дел час. Но только при условии, что делать всё сразу войдёт у вас в привычку.
Для начала автор (который, кстати, разработал программу для повышения эффективности менеджеров среднего и высшего звена) советует завершить все незавершенные дела, навести порядок в бумагах, а затем браться за решение задач по одной, не отвлекаясь на все остальные. То есть, взявшись за выполнение одного дела, нельзя отвлекаться на другие, пока оно не будет сделано. Что логично.
Дональд Рос «Не делай это. Тайм-менеджмент для творческих людей»
Руководство для тех, кому труднее всего сосредоточиться на решении конкретной проблемы — то есть творческих людей. Когда разные идеи возникают в голове одновременно, попытки их реализации обречены на провал. Это приводит к хаосу в жизни и на работе. Фантастические задачи обычно невозможно воплотить в жизнь, и их бросают, потратив колоссальные силу и энергию, но так и не получив ничего взамен.
Автор учит, как отделять главные задачи от второстепенных и сосредотачиваться на решении первых. Для этого придется говорить «нет» некоторым идеям и планам, и тогда энергию можно будет направить в нужное русло.
Франческо Чирилло «Метод Помидора»
Книга описывает основные принципы методики, которую автор разработал, ещё будучи студентом колледжа. Её смысл заключается в том, чтобы разделить периоды напряженной работы и отдыха, добавив обязательный 5-минутный перерыв через каждые 25 минут напряжённого труда. Такой подход позволяет решать сложные задачи более эффективно.
Чирилло также рассказывает, как вычленять главные задачи из числа рутинных, систематизировать рабочие процессы и укладываться в сроки без стресса.
Джулия Моргенстерн «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью»
Автор, как она сама признается, когда-то была очень неорганизованным человеком, и в целом её это устраивало. Переломный момент наступил с рождением дочери — Джулия поняла, что без внесения толики порядка в свою жизнь она просто сойдет с ума. Организованность — это не дар свыше, это навык, который можно и нужно развивать. В результате человек получает возможность владеть ситуацией и быть готовым к любым сюрпризам.
Путь от хаоса к порядку автор советует начать с организации окружающего нас пространства, поскольку, зная, где что лежит, человек может сэкономить на поисках до двух часов ежедневно. Далее идёт выделение первоочередных целей, разработка оптимального плана, сортировка задач по важности и делегирование полномочий. Становясь организованным и пунктуальным, человек делает собственную жизнь спокойной и предсказуемой, убирая из неё стрессогенные факторы.
Джен Яргер «Всё! Доводи до конца»
Кинга посвящена проблеме прокрастинации, то есть патологической склонности откладывать все дела, что приводит к существенным проблемам в жизни. Автор рассказывает, в чём кроются причины такого психологического состояния, и учит, как от него избавиться. Человек может быть хозяином своего времени. Но для этого необходимо освоить технику саморегулирования и приучить себя планировать важные дела на день, месяц, год вперёд.
В книге есть практические материалы — упражнения для закрепления пройденного, примеры заполнения ежедневников успешных людей и не только.
Доминика Деграндис «Визуализируйте работу. Как выявить расхитителей времени и оптимизировать процессы»
Книга написана одним из ведущих мировых специалистов по Канбан. Автор считает, что продуктивность можно увеличить при помощи техник визуализации, и рассказывает, как использовать их в ИТ-компаниях.
Незапланированная работа тормозит запланированную, а попытки решить много задач одновременно — это верный путь к тому, чтобы выполнить меньше задач, чем было нужно. Доминика предлагает вычленять «расхитителей времени» и давать зелёный свет только тем задачам, которые на данный момент наиболее важны. И нужно не забывать всё это визуализировать.
Ну вот наш топ-10 лучших книг по тайм-менеджменту и закончился. Осталось теперь только найти время, чтобы прочитать хотя бы одно из этих произведений…