Рассказываем, зачем вести учёт рабочего времени сотрудников и как это делать правильно, а главное – что вам может в этом помочь.
Принципы и особенности организации рабочего времени, учёта отработанных часов и/или дней – важные факторы мотивации персонала в любой компании.
Кто-то предпочитает свободный график, кто-то определяет строгий внутренний распорядок дня с привязкой к стандартной рабочей неделе. От этих принципов зависит эффективность работы всех членов трудового коллектива.
Цели и задачи организации рабочего времени
Правильная (рациональная) организация работы на предприятии включает в себя организацию рабочего времени, рабочего места, графика работы, отдыха, перекуров, выходных и т.п. Это очень важная часть общего тайм-менеджмента любой организации (от англ. Time Management, «управление временем»).
К чему приводит рационально спланированная политика управления:
- Растёт продуктивность каждого отдельного сотрудника благодаря распределению времени на вверенные обязанности.
- Снижается общий уровень затрат, оптимизируются расходы на заработную плату.
- Нормализуются трудовые отношения, улучшаются взаимоотношения между отдельными членами коллектива. Фактически руководитель может регулировать состав смен и их пересечение между собой, ротацию кадров между разными сменами, взаимозаменяемость сотрудников, наставничество и другие детали.
- У управленца появляется возможность более детального и точного планирования деятельности своей службы или отдела.
- Труд строго нормирован, и сотрудники могут планировать свои личные дела с привязкой к выходным и к своему свободному времени.
- Упрощается расчёт заработной платы. К тому же, всегда можно сверить график явок и отработанные часы с тем, что было учтено в официальном табеле при расчётах.
Понятно, что все форс-мажорные обстоятельства предусмотреть невозможно. Но в большинстве случаев руководитель может выстроить графики так, чтобы усилить наиболее напряжённые дни и нивелировать отсутствие отдельных сотрудников на эпизодической основе (семейные проблемы, случаи болезни и т.п.), суметь мобилизовать необходимые ресурсы и решить проблему нехватки кадров.
Хотя такие навыки приходят не сразу. Теория менеджмента говорит, что профессиональные управленцы получаются только после того, как кто-то провалит вверенный ему проект, восстановит его, сдаст… и так несколько раз, пока не придёт просветление.
Нормативные акты и требования законодательства по организации рабочего времени и времени отдыха
Должный порядок ведения учёта, организации труда, режим рабочего времени, продолжительность рабочего дня, важные нормы, обязанности работодателя и работников, а также иные нюансы определяет Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), этому посвящён весь четвёртый раздел (статьи с 91 по 105).
В нем определяются:
- Обязанности и правила ведения табеля учёта рабочего времени.
- Нормальная и сокращённая продолжительность, неполный рабочий день, гибкий график.
- Организация суммированного и несуммированного учета рабочего времени.
- Другие правила учета рабочего времени в организации.
- Пункты, которые должны быть предусмотрены (оговорены) в трудовом договоре.
- Права на перерывы, отпуск и другие виды отдыха.
- Освобождение от работы на время обучения с сохранением оплаты труда.
- Количество смен, которое может отработать сотрудник предприятия без нарушения требований к продолжительности рабочего дня.
- Условия планирования внутреннего трудового распорядка и т.п.
На самом деле, в ТК ещё много всего определяется и предписывается к исполнению как работодателям, так и работникам.
Если отбросить требования к тому, как должно быть организовано рабочее время сотрудников младше 18 лет, инвалидов и других специальных категорий работников (например, беременных и лиц, воспитывающих детей в одиночку), то общие требования законодательства таковы – количество рабочих часов не должно превышать 40 в неделю.
При нормированной рабочей неделе (5 рабочих дней) получается по 8 часов в день. Но если график сменный, гибкий или ненормированный, то продолжительность рабочего дня может меняться в соответствии с положениями отдельных (дополнительных) соглашений к трудовому договору. Главный принцип всё равно остаётся прежним – нельзя сделать рабочими более 40 часов в неделю.
Заметьте, привязки к месяцу нет. Но если пересчитать на конкретное количество дней в месяце, получается около 160-176 рабочих часов (примерно 21-22 рабочих дня, то есть 4 календарные недели + один или два дня). Остальное время работник должен отдыхать.
Заработная плата может привязываться к почасовой или посменной оплате, к произведённому объёму работ (сдельная оплата). Но чаще всего используется расчёт по времени.
Именно поэтому учёт и правильное ведение табеля – ключевой момент для расчёта оплаты. Для этого нужно знать начало и конец рабочего дня, количество таких дней в неделе и месяце.
Помимо ТК РФ, к нормативной базе можно отнести требования Кодекса об административных правонарушениях, некоторые федеральные законы (например, «Об обязательном социальном страховании…» 255-ФЗ, «О бухгалтерском учёте» 402-ФЗ), постановления Правительства, Госкомстата и другие законодательные акты.
Кто ведёт учёт рабочего времени сотрудников в организации
Планирование, управление и эффективная организация рабочего времени – это всегда функция руководителя. Но при этом внутренний порядок и методы организации рабочего времени на производстве, в бюджетном учреждении или на любом другом предприятии не должны противоречить правилам организации рабочего времени, оговоренным в трудовом законодательстве.
Лицо, ответственное за заполнение и организацию учёта рабочего времени сотрудников, закрепляется соответствующим приказом руководителя. Обычно это начальник отдела или службы. Так как именно он может в должной мере контролировать фактическую явку своих подчинённых и учитывать в зависимости от условий и порядка учёта рабочие часы, дни или недели, отработанные подчиненными.
В любом случае табель (форма 0504421) принимается представителями бухгалтерии (главным бухгалтером), которые рассчитывают бюджет на оплату труда.
Обратите внимание: с 2013 года обязанность вести унифицированные формы учёта отменена, соответствие внутренних форм унифицированным является необязательным условием при разработке внутренних документов. Предприятие вправе устанавливать свои формы и порядок их ведения, период и продолжительность внутренней отчётности ответственных лиц. Главное, чтобы эти документы и принципы не противоречили требованиям законодательства.
Какой может быть организация учёта использования рабочего времени на предприятии
Виды учёта, которые устанавливаются Трудовым кодексом:
- Поденный. В течение каждого рабочего дня сотрудник отрабатывает одно и то же количество рабочих часов. Соответственно, для расчётов зарплаты бухгалтеру нужно знать только количество отработанных дней.
- Понедельный. Такой учёт применяется в тех случаях, когда сотрудник отрабатывает в разные дни недели разное время, но общее количество часов за неделю всегда одно и то же.
- Суммированный. Из-за отсутствия чёткой периодичности количество рабочих часов по разным дням и неделям в месяце не совпадает. В таком случае их проще посчитать общей суммой по итогам месяца.
Поденный и понедельный расчёт ещё называют несумированными.
Практика применения разных графиков работы такова, что универсальных стандартов нет. Но наиболее популярными являются:
- пятидневка;
- шестидневка;
- сменный график.
К менее популярным можно отнести ненормированные рабочие дни, гибкий (плавающий) график и разделение рабочего дня на части. Сменные графики согласуются с профсоюзом, а для ненормированных рабочих дней нужно согласие работников. Всё это оговорено в Трудовом кодексе и в КоАП. За нарушения предусмотрены серьёзные штрафы предприятию и ответственным сотрудникам.
Программы для организации рабочего времени
Крупные предприятия стараются минимизировать риски ошибок при организации рабочего времени, при планировании графиков работы и при учёте явок/уходов своих работников.
Для этого могут вводиться специальные программно-аппаратные комплексы – СКУД (системы контроля и управления доступом). Они решают одновременно несколько задач:
- идентификация персонала при пересечении территории предприятия,
- контроль явки и перемещений внутри (например, частота и длительность перекуров, обеденного времени и т.п.),
- составление отчётности
- и обеспечение доказательной базы на случай проблем и разбирательств с сотрудниками, которые не желают эффективно работать.
СКУД обходятся достаточно дорого и сложно вводятся в эксплуатацию. Их могут позволить себе только средние и крупные компании. Малый бизнес обычно выбирает более доступные производственные решения – только с программной реализацией.
Например, в качестве систем организации рабочего времени могут использоваться:
- CRM-системы,
- специальные модули в комплекте с бухгалтерским софтом.
Реже:
- тайм-трекеры (устанавливаются на рабочие места сотрудников),
- таблицы (ведутся в любом удобном редакторе).
У каждого из таких решений свои задачи, цели, специфика, недостатки и преимущества.
Чем вам может помочь Projecto?
Вне зависимости от того, какая методика организации рабочего времени применяется на вашем предприятии, в Projecto можно агрегировать все данные рабочего процесса внутри календарей.
Календари могут быть:
- Личными, объединяют события только одного пользователя системы и приглашённых им участников (при желании).
- Рабочими, предназначены для создания событий, общих для определённой группы лиц, например, для отдела или службы.
- Корпоративными, доступны всем без исключения лицам в компании.
Вместо календаря вы можете создать поездку или ресурс, они отображаются особым образом в списке календарей.
События календарей можно просматривать в режиме сетки за неделю или сразу за весь месяц. Нужный период легко переключается специальными стрелками по бокам.
С помощью чекбоксов вы сможете скрыть ненужные календари, и тогда их события перестанут показываться в общей сетке.
Если добавить к своим календарям выбранного пользователя, то активируется режим сопоставления. Таким способом удобно согласовывать задачи и события разных сотрудников.
С помощью календаря можно наглядно представить все свои:
- задачи (повторяющиеся и неповторяющиеся);
- события;
- поездки.
Организация рабочего времени будет занимать минимум вашего внимания. Вы сможете быстрее согласовывать свои действия и планы с другими участниками коллектива, переходить к нужным проектам, документам, профилям, настраивать повторяющиеся события, организовывать напоминания и не только.
Больше подробностей о работе с календарями можно найти в нашей официальной документации – здесь.