Улучшение личной и коллективной эффективности включает в себя такой важный процесс, как организация рабочего дня. Тема планирования и time-management охватывает множество факторов деятельности предприятия: от доставленной вовремя документации до прибытия вовремя на переговоры, от которых зависит годовая прибыль фирмы.
Организация рабочего времени включает в себя:
- процессы планирования трудовой деятельности персонала;
- качественное распределение времени между работой и отдыхом.
- улучшение личной и коллективной эффективности;
- принципы достижения поставленных целей и выполнения задач вовремя.
Для грамотной организации периодов труда и отдыха сотрудников рассмотрим, что из себя представляет режим работы и как правильно планировать свою деятельность.
Режим рабочего времени
Это официальный график работы, который прописывается в трудовом договоре или должностной инструкции. Ориентируясь на этот документ, сотрудник может планировать, как организовать свою работу и отдых. Выделяют несколько видов режима работы:
- Нормированный
Обычный установленный график с пятидневной рабочей неделей, восьмичасовым рабочим днем и обязательными перерывами на обед. Подходит для рядовых сотрудников с четко прописанными обязанностями, которые укладываются в конкретные временные рамки. - Ненормированный
Такой график подходит для сотрудников, чьи обязанности подразумевают частые переезды, командировки, работу сверх привычных часов, например, в выходные, и выполнение нестандартных обязанностей. - Гибкий
Представляет собой неполный рабочий день. Использовать такой распорядок удобно, когда сотрудник совмещает деятельность с другой работой или учебой. Однако это не означает, что работодатель может ставить совершенно любые временные рамки и вызывать работника в любой момент. Законодательство РФ предусматривает, что при гибком графике также определяется необходимое количество отработанных часов и временной промежуток, когда сотрудника можно вызывать на работу. - Сменный
В таком случае в договоре необходимо прописать график смен сотрудников и дать им заранее с ним ознакомиться. При необходимости работы в ночные смены выплаты производят в двойном размере.
Способы учета рабочего времени сотрудников
Каждое учреждение выбирает удобную для своего формата работы методику учета. Существует несколько основных способов проверки эффективности персонала:
- Ежедневный
Учет работы ведется каждый день по отработанным часам, из которых и складывается заработная плата. Таким образом проще всего проводить расчет эффективности работника. Рассматривая деятельность по часам, можно увидеть в какой момент работа выполняется лучше всего, когда возникают проблемы. Так работодатель выявляет сильные и слабые стороны сотрудника. - Еженедельный
Учет проводится по истечении рабочих дней, если не была превышена прописанная законом норма на 40-часовую рабочую неделю. В ином случае добавляются данные об отработанных сверхурочных, после чего рассчитывается заработная плата. - Суммированный
График отчетности выбирается индивидуально, но он не должен превышать более 3 месяцев. Для такого формата характерна заработная плата по фиксированной ставке с дополнительными выплатами в случае работы в сверхурочное время. Необходима организация суммированного учета рабочего времени для того, чтобы отметить все необходимые показатели труда.
Управление рабочим временем в организации
Чтобы руководство могло точно знать на каком этапе находится работа и какой объем выполняет каждый сотрудник, необходимо ввести учет рабочего времени. Кроме стандартного бумажного табеля существует еще несколько методов, как это сделать эффективно: таблицы и документы, контроль прибытия на рабочее место по карточкам, программы трекеры и CRM-системы.
Рассмотрим каждый из них подробней:
- Таблицы и документы Google
Самый простой метод. Можно создать один шаблон и использовать его в течение всей работы. С его помощью удобно отслеживать на каком этапе находится проект. Однако такой метод становится неудобным, когда дело доходит до учета времени, затраченного на выполнение задач. Большую роль тут играет человеческий фактор, из-за чего может возникать множество ошибок. - Контроль посещений при входе.
Этот метод можно назвать устаревшим и неэффективным. Многие компании работают удаленно, либо проводят учет эффективности не по факту присутствия сотрудника, а по выполненным задачам. Сюда можно отнести карточки-доступа для кабинетов. Они позволяют отслеживать присутствие сотрудников на рабочем месте по минутам. Однако такой метод недостаточно эффективный, крайне затратный и может навредить работе компании, в случае выхода из строя. С ним также нельзя отследить качество работы, только факт присутствия. - Программы трекеры.
Такая форма ведения отчетности по выполнению задач позволяет получить полную картину эффективности сотрудников. Это называется “фото рабочего дня” или “фиксация рабочего времени” — с его помощью работодатель может отслеживать по часам активность работников. Однако здесь тоже стоит обратить внимание на человеческий фактор. Сотрудник может забыть включить программу или наоборот — оставить ее включенной на всю ночь, что создаст некорректное восприятие его эффективности. - CRM-системы.
С применением таких систем можно контролировать весь процесс работы и выполнение отдельных задач без вреда для бюджета. Работа выполняется непосредственно в системе. Руководство всегда может зайти в систему и посмотреть время работы, на каком этапе находится проект и в каком объеме трудится каждый сотрудник. Такой метод предусматривает и контроль за качеством выполненной работы — начальство может просмотреть загруженные в задачу файлы и документы. Примером такой системы является Projecto, функционал которого позволяет объединить несколько методик ведения отчетности рабочего времени.
Кто организовывает рабочее время в организации
Вне зависимости от выбора формата ведения отчетности ответственность за нее несет сам директор организации. Он назначает человека, который будет непосредственно заниматься составлением итогов по полученным данным.
Что входит в обязанности ответственного за учет рабочего времени в организации:
- фиксирует или проверяет правильность внесенных данных о времени прибытия на рабочее место;
- подтверждает наличие документов об уважительных причинах отсутствия сотрудника на рабочем месте;
- проверяет отчеты сотрудников по выполненным задачам и времени их выполнения;
- составляет итоговый отчет по пропускам и эффективности труда работников.
Организация учета рабочего времени сотрудников с Projecto
С помощью Режима просмотра календарной сетки можно отмечать важные события и задачи по дням, неделям и месяцам. Разными цветами выделены мероприятия определенных типов календарей пользователя: личные, корпоративные и рабочие.
В режиме просмотра задач за месяц у некоторых событий можно увидеть только название, у других — время начала. Уже завершенные события отмечаются статусом “Состоявшиеся” и, нажав на значок глаза, пользователь может их скрыть.
События недели можно расписать по часам и четко планировать выполнение задач на несколько дней вперед.
Сотрудники также могут синхронизировать календарные сетки и организовывать совместное рабочее время над проектом, планировать встречи и ставить дедлайны.
В секции “На весь день” отображаются:
- документы и задачи, у которых в этот день стоит срок сдачи;
- письма требующие ответа или напоминания по ним;
- информация по отчетам, которые необходимо сдать в этот день.
В отображенных событиях можно отслеживать время затраченное на их выполнение. Так руководство сможет вычислить в каких моментах разработки проекта возникли проблемы и как их предотвратить в будущем.
Используя все эти функции системы Projecto сотрудники и руководители четко видят поставленные задачи, цели и сроки их выполнения, могут планировать свою работу и отдых, синхронизировать деятельность и измерять эффективность.