Сотрудники, независимо от их квалификации, также являются ресурсами компании, которым можно и нужно управлять. Руководители могут планировать штатные расписания, эпизодические усиления за счёт наёмных специалистов (фрилансеров и субподрядчиков), распределять обязанности для минимизации издержек, планировать фонд оплаты труда (ФОТ) и прочее.
Ниже расскажем об основных особенностях управления потребностью в персонале.
Определения и термины
Планирование потребности в персонале – это часть общего процесса планирования, которая заключается в составлении списка необходимых сотрудников компании или проекта для выполнения будущих задач и функций, например, в случае расширения или запуска новых проектов.
В отличие от штатного расписания, потребность наименее предсказуема, поскольку необходимость в расширении числа работников, как правило, возникает спонтанно – даже если развитие компании, создание новых проектов или расширение идут по плану, всё равно крайне сложно предсказать, что или кто конкретно может понадобиться.
Планирование потребностей в специалистах может быть:
- Долгосрочным (стратегическим). В этом случае планы на сотрудников и штатные расписания составляются на длительный период (примерно около 5 лет). Обычно такие планы строятся на основе стратегий компании. Наиболее эффективное долгосрочное планирование потребности в персонале реализуется за счёт составления программы по подбору специалистов.
- Краткосрочным (оперативным, тактическим, ситуативным). Управление персоналом и планирование потребностей осуществляется на короткий период, связанный с выполнением текущих задач и планов. Краткосрочные планы могут учитывать текущие показатели деятельности компании или проекта, имеющийся бюджет, сезонность спроса и ротации кадров, а также другие факторы, складывающиеся на рынке труда и на рынке в целом.
Что влияет на планирование кадровой политики
К наиболее значимым факторам можно отнести:
Внешние факторы
- Ситуация на рынке труда, включая уровень безработицы, избыток или недостаток специалистов с нужной квалификацией, средний уровень заработной платы, кадровые политики конкурентов и многое другое.
- Различные политические и экономические факторы. Они могут стимулировать отток квалифицированных кадров из страны или, наоборот, поощрять приток, они же могут создавать определённые риски и задавать общие тенденции.
- Изменения и положения в действующем трудовом законодательстве. Этот фактор можно отнести к политике, проводимой государством в сфере труда.
- Возможности обучения/получения квалификации, которые зависят от учебных программ, от количества и расположения основных учебных учреждений, от актуальности и качества учебных программ, от навыков учителей, тренеров, преподавателей и прочего.
- Общие тенденции и спрос на определённые профессии.
Влиять на внешние факторы конкретная организация не может (или может, но несущественно), но учитывать их в кадровом планировании нужно обязательно.
Внутренние факторы
- Объём и структура производства. Напрямую связаны с размером предприятия, а также с размером штатного расписания. Сюда можно включить инвестиционные программы, планы сбыта, места расположения производственных мощностей, главных и дополнительных офисов и др.
- Размер бюджета для оплаты труда. Это общие финансовые возможности предприятия, свободные средства, долговые обязательства, инвестиции и не только. Бюджет ФОТ должен быть оптимальным и строго соответствовать проводимым кадровым политикам. Например, за счёт повышения заработных плат можно привлекать лучших специалистов в отрасли, но при этом значительно вырастут расходы предприятия, что не может не сказаться на стоимости продукции.
- Структура связей между специалистами, распределение должностных обязанностей.
- Источники новых кадров — насколько стабилен приток новых сотрудников, как осуществляется обучение, получение квалификации, стажировка и прочее.
- Полнота функционала и обязанностей HR-специалистов (отдела кадров). Только при качественно проработанной системе набора, тестирования, обучения и доквалификации можно добиться хороших показателей найма.
- Текучесть кадров. Сюда входят как естественные факторы, такие как выход на пенсию, декретные отпуска, так и другие причины, включая внеплановые увольнения, травмы на производстве, профессиональное выгорание, карьерный рост и многое другое.
В отличие от внешних факторов, на внутренние можно оказать влияние, чтобы повысить привлекательность организации или проекта для соискателей и улучшить процессы найма, корпоративного обучения, ротации и увольнения.
Как провести оценку потребности в персонале
Обычно выделяют два основных подхода:
- количественная оценка;
- качественная оценка.
Количественная оценка не анализирует требования к соискателям и к их квалификации. Она максимально простая и позволяет понять, сколько дополнительных сотрудников потребуется для выполнения задач, для ускорения работы или реализации проекта. Оценка носит примерный характер.
Качественная оценка, в свою очередь, более конкретна. Она отвечает на вопрос «Кого конкретно нужно нанимать?». При планировании качественной потребности необходимо сформулировать требования к опыту и квалификации нового персонала, которые должны соответствовать его будущим должностными обязанностями.
Как планировать / управлять потребностью в персонале
Планирование числа сотрудников, которые могут потребоваться для расширения, реализации новых проектов или задач, обладает довольно простой структурой. Ничего инновационного здесь нет:
- Описываются все основные и дополнительные задачи нового проекта.
- По каждой задаче составляется перечень необходимых функций и прописывается планируемый объём реализации.
- В соответствии с объёмом и сроками рассчитывается количество сотрудников (исходя из стандартного рабочей нагрузки).
- При расчёте следует учитывать, что разные функции могут выполняться одним и тем же сотрудником.
- Наиболее важные функции, требующие особой квалификации, целесообразно выделять отдельно, чтобы учитывать их при расчете квалифицированны кадров.
- Отдельно выносятся функции и объём работ, который можно делегировать (отдать на аутсорсинг – партнёрам или фрилансерам).
- В расчёты обязательно закладываются риски и резервы (например, на случай подмены, болезни, отпуска и прочего).
- На выходе вы получаете примерную численность персонала, необходимую для реализации обозначенных задач. Изучив рынок труда и использовав средний уровень заработных плат, можно посчитать относительно точный бюджет (ФОТ).
Но недостаточно рассчитать число (качественно или количественно) и бюджет. Необходимо провести большой объём работы для того, чтобы сотрудники:
- Приходили – для этого потребуются реклама, входная фильтрация (различные анкетирования, собеседования, тестирования), а также мероприятия, такие как прохождение медкомиссии, ознакомление с трудовым договором, его подписание.
- Оставались как можно дольше – здесь важна система наставничества, правильная система мотивации (и как итог – достойный уровень заработной платы), корпоративное обучение, ротация по должностям, система поощрений и справедливых взысканий, формирование команд и тимбилдинги.
- Правильно увольнялись – без обид и с максимальной выгодой для компании (могли порекомендовать будущим соискателям), чтобы после себя могли оставить преемников (касается в основном руководителей) и порядок в делах.
Поскольку резкое увеличение числа сотрудников может привести к нарушению функций контроля, крайне важно рассчитать норму управляемости и подготовить управленческий кадровый резерв.
Поэтому многие компании в ожидании роста предпочитают заранее подготавливать управленцев из числа рядового персонала. С одной стороны, это приводит к стабильности системы (благодаря преемственности традиций и ценностей), а, с другой стороны, благоприятно влияет на образ компании в глазах соискателей (благодаря возможности карьерного роста).
Как правило, кадровое планирование (в том числе и план потребности в персонале) осуществляется последовательно, в соответствии со следующими этапами:
- Анализ стратегических планов компании или организации (для согласования нового штатного расписания со стратегией).
- Прогнозирование потребности (непосредственно расчёт и планирование).
- Оценка имеющихся трудовых ресурсов.
- Подготовка резервов (переобучение, доквалификация и т.п.).
- Реализация планов.
- Анализ и корректировка (в случае необходимости).
Выводы и рекомендации
Любой процесс планирования связан с обработкой большого объёма данных. Для снижения рисков потери информации и повышения качества планирования необходимо применять средства автоматизации и специальные информационные системы – BPM-софт, к которым и относится облачный сервис Projecto.
С помощью автоматизированных систем можно получить лучшую детализацию и визуализацию проектов, задач, мероприятий, ответственных и т.п.
Здесь также можно хранить документы, обсуждения, переписку с партнёрами и прочие данные, необходимые для обслуживания предприятия и для принятия управленческих решений.