Деловое общение — важная часть рабочего процесса. Оно имеет строгую этику, преследует конкретные цели и, как правило, придерживается одного из перечисленных ниже форматов:
- Деловая беседа — обсуждения двух или более коллег на тему возникшего рабочего вопроса;
- Собрание — коллективное обсуждение возникших трудностей в процессе деятельности;
- Переговоры — подразумевают под собой необходимость прийти к согласию двух сторон;
- Дискуссии — “мозговой штурм”, в который вовлечены все сотрудники для поиска неординарных решений проблемы.
Для эффективного ведения бизнеса и дел в компании необходимо устраивать периодические деловые совещания. Такие собрания позволяют на месте разобраться с трудностями и определить дальнейший вектор движения организации. Удобнее всего это делать в специальных программах для ведения отчетности, например, Projecto. С его помощью можно составить повестку дня совещания и хранить все данные в одном месте.
Необходимость проведения делового совещания
Проведение деловых совещаний требуется в нескольких случаях:
- при необходимости обменяться важной информацией
- для выявления мнений и альтернатив
- для анализа возникающие сложные ситуации
- для принятия решения в общих вопросах.
Чтобы провести совещание, которое принесет максимальную пользу, руководители должны подготовиться. Нужно определить, есть ли острая необходимость в проведении собрания, можно ли решить возникшие вопросы по телефону. Если проведение встречи необходимо, далее определяют, кто из сотрудников будет присутствовать и какие темы нуждаются в обсуждении.
Менеджеры определяют цели проведения собрания и какие задачи необходимо решить в процессе. Основные цели и задачи:
- поддержание политики компании
- анализ проведенной деятельности и назначение новых задач
- решение серьезных вопросов, требующих обсуждения
Всем участникам заранее высылается повестка проведения — официальный документ, в который входит следующая информация:
- тема совещания
- цель проведения
- список обсуждаемых вопросов
- время начала и конца встречи
- место, где будет проходить обсуждение
- список участников
- регламент докладов.
Правила проведения совещаний
Обсуждение не должно проходить впустую. Все вопросы должны решаться оперативно, а сотрудники максимально вовлекаться в процесс работы. Руководству необходимо следовать нескольким основным правилам организации деловых собраний:
- Четко распланируйте повестку и распределите отвечающих.
- Старайтесь не сводить разговор к сторонним темам.
- Избегайте лишней эмоциональности.
- Отвечающие должны предоставить максимально понятную для всех информацию. Если в речи присутствуют профессиональные термины, необходимо их разъяснить или заменить.
- Руководство высказывает свое мнение в самом конце совещания, чтобы не влиять на решение сотрудников.
Виды совещаний
Исходя из формы и тематики проведения, а также приглашенных лиц, выделяют несколько типов собраний:
- по направленности
- по масштабности
- по регулярности проведения
- выездные и местные
Тщательно спланированное совещание будет эффективным. Однако при возникновении непредвиденных обстоятельств, может потребоваться проведение оперативного собрания, чтобы моментально разобраться в появившейся проблеме.
Есть несколько способов решения вопросов на внезапном совещании:
- принятие решения после высказывания всех точек зрения;
- решение принимается в пользу наиболее подходящего;
- руководство нашло решение вопроса и высказывает его с целью утверждения другими сотрудниками.
Классификации совещаний
Собрания классифицируются по формам проведения:
- Диктаторские
Для такой формы характерна односторонняя коммуникация от лица руководства. Начальник собирает подчиненных, высказывает свою точку зрения и раздает указания. В таком случае четко сохраняется иерархия, а решения принимаются максимально оперативно. - Автократичные
Такой формат имеет общие черты с диктаторским. Руководитель задает вопросы, сотрудники отчитываются четко по назначенной повестке. Количество присутствующих ограничено. - Сегрегативные
Начальство выбирает, кто из участников собрания будет предоставлять отчет или отвечать на вопросы на повестке. - Дискуссионные
Решения принимаются сотрудниками, выбранными для участия, обычно не более 15 человек. Все высказывают свою позицию свободно. В таком случае ответственность за принятие решений полностью ложится на участников, и все погружаются в обсуждение. - Произвольные
Такие совещания проводятся для решения текущих вопросов по теме проекта. Они не имеют определенной повестки и организатора. Участие в них принимают те сотрудники, чья деятельность напрямую связана с текущим проектом.
Ошибки в проведении делового совещания
Во время проведении деловых мероприятий руководство может допустить несколько основных ошибок:
- не определена главная тема
- участники не подготовлены к обсуждению
- вынесение на обсуждение вопросов разного объема и содержания
- рассмотрение внезапно возникших вопросов, не вписанных в изначальную повестку.
Как сделать повестку дня для совещания
Для проведения эффективного собрания необходимо придерживаться четкого планирования и расставленных приоритетов. Оформить повестку дня совещания можно по образцу Projecto.
Составляйте списки участников, делегируйте обязанности и формируйте важные цели. Projecto предлагает придерживаться удобного шаблона для проведения коллективных обсуждений:
- Оформите список целей и задач совещания.
- Распишите основную повестку.
- Назначьте участников.
- Установите время и контролируйте регламент.
Projecto позволяет хранить все необходимые данные о проведенных обсуждениях: записи документов, кто присутствовал, какие задачи были поставлены по итогу и какие выводы сделаны. Интегрируйте Projecto в работу своей компании, и все встречи будут приносить максимальную пользу.