Так сложилось, что многие предприятия среднего и крупного бизнеса работают преимущественно с продуктами Microsoft. Полный офисный пакет устанавливается практически на все рабочие места сотрудников там, где это нужно и не нужно. Ведение календаря руководителя осуществляется с помощью Outlook, который входит в состав того же офисного пакета.
С одной стороны, это универсальное решение для компаний любого уровня, а с другой – это монструозный инструмент, в котором очень сложно разобраться не только пользователям, но и системным администраторам. Одна только организация файлового хранилища для всех писем – сплошная головная боль.
Но есть более внятные и простые реализации для удобного ведение календаря руководителей и сотрудников. Как раз о таком мы расскажем в этой статье.
Что нужно для организации рабочего времени руководителя?
Давайте рассмотрим, какие задачи должен решать профильный программный комплекс внутри предприятия. Обычно такой софт применяется исключительно для работы начальников, директоров, глав департаментов и прочих представителей высшего менеджмента, так как именно они занимаются:
- планированием своих действий и действий подчинённых сотрудников на день, неделю, месяц, квартал, год;
- постановкой задач и целей;
- контролем их исполнения и проверкой соответствия плану;
- составлением расписаний смен и отпусков, графиков выходных;
- ведением учёта количества отработанных дней и часов, на основе которых начисляется заработная плата.
Управление временем – наиболее важная обязанность любого руководителя. Плюс на управленцах лежат другие задачи, в том числе оценка эффективности труда, найм и увольнение подчинённых, ведение отчётов, контроль брака или просрочки, если деятельность подразделения касается производства или продаж, этапов производственного процесса и не только.
Как не «закипеть» от всех этих обязанностей и делать всё вовремя? Правильно, нужно автоматизировать всё, что только можно. Идея не нова. Основная проблема заключается в поиске наиболее подходящих для этого инструментов.
Какие инструменты могут быть
Первый формат работы с задачами и планированием – по старинке в блокноте или записной книжке. Кому-то действительно так удобнее. Обдумал, записал, зарисовал, наполнил объект материальной вселенной и… забыл. А это уже проблема. Наибольшее количество провалов руководителей любого уровня происходит из-за задач, про которые благополучно забыли. Ведь блокнот не может сам о себе напомнить: пожужжать в кармане уведомлением со смартфона, позвонить вам на телефон с претензиями или пиликнуть всплывающим окном на рабочем компьютере.
Второй вариант – офис-менеджеры. Лучше человека может быть только правильно обученный человек. Офис-менеджеры (секретари, помощники руководителя) могут частично разгрузить своего босса. Запланировать совещание, согласовать детали его проведения, разослать всем уведомления, позаботиться о других важных моментах и прочее. Правда, у офис-менеджеров часто много и других задач, поэтому они и сами прибегают к использованию программных средств планирования. Да и позволить себе нанять такого помощника могут далеко не все руководители.
Наконец, наиболее популярная категория инструментов – менеджеры задач или программы-органайзеры. Обычно это офлайн ПО или частично standalone софт, который устанавливается на рабочее место руководителя и помогает ему во многих вопросах. Как раз к таким органайзерам относится Microsoft Outlook.
Плюсы таких программ:
- Они помогают планировать дела и сопоставлять их с графиком работы сотрудников и управленца.
- Могут автоматически уведомлять о приближающемся событии специальным сообщением или письмом на указанный адрес.
- Обеспечивают согласование общих мероприятий: встреч, видеоконференций.
- Хранят всю необходимую информацию о выполненных и запланированных действиях. Вы их не потеряете и не забудете, сможете использовать для составления отчётов и проставления оценок.
- Часто помогают с документооборотом. Тот же Outlook – это почтовая программа. С его помощью вы сможете отправить сообщение или задачу нужному сотруднику или целому списку получателей, приложить необходимые файлы (презентации, документы, таблицы), получить обратную связь.
Минусы классических органайзеров:
- Часто однобокое исполнение. Например, одни программы работают только с календарём, другие – только с задачами одного сотрудника. У них нет комплексной структуры и полной связности составных элементов.
- Такой софт нужно устанавливать на ПК, что подразумевает под собой дорогостоящее оборудование, соответствующий инструктаж по работе и мерам безопасности, необходимость регулярно его обновлять, следить за проблемами совместимости, тестировать перед внедрением и прочее.
- Большая редкость, если такое программное обеспечение умеет интегрироваться с личными устройствами сотрудников. Поэтому уведомления привязываются только к рабочему месту к ПК или ноутбуку, которые не возьмёшь с собой в дорогу.
- Высокая стоимость. Даже не столько стоимость, сколько капитальные расходы. Чтобы запустить все рабочие места, нужно приобрести комплект лицензий сразу на всех, не считая стоимости оборудования. А это серьёзный бюджет.
Максимальное удобство ведения рабочего календаря могут обеспечить только профильные комплексные SaaS/IaaS-сервисы. Например, когда соответствующий софт работает в вашей инфраструктуре (на арендованном или на собственном сервере) или в инфраструктуре провайдера.
- Вы можете перейти на модель подписки (оплата будет производиться меньшими платежами, но чаще, по итогам отчётных периодов, например, за месяц-два-год). От капитальных вложений можно уйти совсем.
- Инструмент профильный, поэтому задачи руководителя и подчинённых решаются более комплексно. В системе смогут работать не только начальники, но и их подчинённые (они смогут принимать задачи в электронном виде, отчитываться по их исполнению и т.д.).
Руководители высшего звена могут отслеживать общие тенденции и более глобальные процессы, распределять задачи, добавлять новых исполнителей и предоставлять необходимые ресурсы. Контроль становится более прозрачным и наглядным.
- Наличие мобильных приложений и web-интерфейсов избавляет от необходимости обязательного оборудования мест каждого сотрудника.
- Не нужно ничего обновлять и тестировать. Сервис работает в готовом виде и с гарантированными ресурсами. Даже если вы выберете конфигурацию для установки на свой сервер, окружение будет обновляться централизованно.
Ведение календаря руководителя – пример с Projecto
Мы не говорим, что Projecto решит абсолютно все задачи. Нет, это невозможно даже в теории. Но наш сервис легко адаптируется под предприятия разного размера и комплексно закрывает многие задачи руководителей, которые касаются планирования, тайм-менеджмента, отчётности по задачам и контроля их выполнения. Здесь же можно вести календари сотрудников и управленцев по заданному образцу.
Projecto имеет готовые мобильные приложения, поэтому уведомления о предстоящих событиях и о новых задачах будут приходить моментально с гарантированной доставкой до получателя.
Вы можете арендовать нашу SaaS-инфраструктуру, а можете разместить ПО на своём сервере, если этого требуют ваши бизнес-процессы.
Итак, какие возможности по работе с календарями обеспечивает Projecto:
- Нет требований к обязательной установке клиентского ПО. Для доступа к интерфейсу нужен только современный браузер.
- Вы получаете наглядное отображение всех текущих, запланированных и состоявшихся событий (дел, задач, мероприятий) на день (раздел «Сегодня»), на неделю или на месяц.
- Мероприятия на весь день выводятся в отдельной области, чтобы не загромождать рабочее поле календаря. Так же отдельно выводятся командировки, чтобы руководитель мог учитывать физическое отсутствие конкретного сотрудника.
- Допускается несколько типов календарей: личный, рабочие (для нескольких участников) и корпоративные (сразу для всех). Соответственно, события при соотнесении с нужным календарём будут отображаться сразу у всех участников. В специальном меню вы можете скрыть показ событий из разных типов календарей, чтобы сконцентрироваться на чём-то одном.
- События могут быть повторяющимися или разовыми. Цикл повторения можно настроить очень гибко – под любые типы задач.
- Для более тонкой настройки к событиям можно добавлять участников, прикреплять проекты, теги, заметки, ресурсы, задачи, документы и файлы.
- Каждое событие можно обсудить в отдельном чате, поднять в приоритете и привязать к месту проведения.
- Чтобы никто ничего не пропустил, вы можете создать напоминания: по дате, на определённый период (перед событием) или с привязкой к дням недели/месяца. Уведомления будут отображаться в специальном меню, отправляться на почту или срабатывать в мобильном приложении.
- В истории легко отследить статус события: состоялось оно или нет, возможно, было отменено.
- У каждого события в календаре может быть своя повестка. Количество пунктов никак не ограничивается. Отдельные элементы списка можно перевести в статус приватных, преобразовать в задачи или отметить, как решённые для сохранения в истории.
- Есть возможность сопоставления календарей разных сотрудников. Для этого в окне выбора календарей необходимо добавить одного или нескольких пользователей.
- Для создания нового события достаточно кликнуть указателем на любой свободной ячейке со временем.
- Вы можете переносить события, просто зажав их и перетянув на новый слот времени.
Никакие интеграции вам не понадобятся просто потому, что весь нужный функционал уже есть внутри системы – от личных карточек сотрудников до автоматических отчётов и Канбан-доски.
Проще один раз увидеть в действии, чем сто раз услышать о возможностях. Поэтому настоятельно рекомендуем попробовать нашу демо-версию.