Учебники по нейронным сетям и ИИ приписывают такое свойство мозгу, которое позволяет принимать решения тем лучше, чем больше информации подаётся на вход. Но в реальности всё работает не так. Человеческому мозгу легко можно устроить аналог DDoS-атаки (отказ в обслуживании). Если задач и информации становится слишком много, начинаются ошибки и другие проблемы. Если цели будут откладываться или не будут достигаться, то упадёт мотивация. Психика любого человека – очень хрупкая вещь.
Поэтому, чем проще концепция работы, тем легче и правильнее принимаются решения. Сегодня расскажем об оригинальном подходе при расстановке приоритетов в делах – матрице Эйзенхауэра.
Немного истории
Метод распределения задач по срочности и важности приписывается генералу Эйзенхауэру. Сам метод упоминается практически на всех бизнес-тренингах, в купе с другими байками, историями и готовыми концепциями.
Дуайт Дэвид Эйзенхауэр – это американский офицер, родом из Техаса (сюда его предки мигрировали из Германии), участвовал в Первой и во Второй Мировой войне, а также в ряде других конфликтов. Фактически он больше проявил себя как политический деятель. Хотя ему довелось и поработать руками на заводе, а также поруководить юношеской футбольной командой.
Во время второй мировой войны он возглавлял союзные войска Европы и США, плюс, это он планировал и руководил операцией высадки в Нормандии. В итоге, в 1944 году он получил повышение до звания генерал армии (аналог фельдмаршала).
В целом по жизни он проявил себя как умелый лидер и дипломат, поэтому неудивительно, что метод приоритезации задач приписывают именно ему.
Однако, в реальности Эйзенхауэр лишь раз упомянул о принципе – во время выступления на Второй ассамблее Всемирного совета церквей в 1954 году. Сама цитата звучала так:
«У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными» (архив выступления).
Но что самое интересное, цитата принадлежала не Эйзенхауэру, а бывшему президенту колледжа, в котором он когда-то учился.
Позже цитата видоизменялась в разных источниках. Но так как реального автора найти не удалось, она стала приписываться самому Эйзенхауэру.
Со временем остался только сам принцип разбиения задач по двум критериям: срочность и важность. Так появилась матрица Эйзенхауэра (которой он, к слову, никогда не пользовался).
Принцип разделения задач в виде матрицы предложил Лотар Зайверт в своей книге «Ваше время — в ваших руках» (1984 г.). Идея многим понравилась. Следующим автором, который упомянул решение, стал Стивен Кови. Остальные подхватили.
Матрица Эйзенхауэра – что это
Матрица Эйзенхауэра (она же «квадрат» или «ящик») – это максимально упрощённый подход к расстановке приоритетов для задач и проектов по двум критериям: их срочность и важность.
На одной прямой координат отражается возрастающая срочность (по аналогии со временем на графиках), а на второй – возрастающая сложность.
Так как критериев деления всего два, то итоговых квадратов получается четыре (2 в степени 2):
- Несрочные и неважные.
- Несрочные и важные.
- Срочные и неважные.
- Срочные и важные.
Вот так это выглядит на бумаге:
Вариаций отображения матрицы огромное множество, но суть всегда одна.
Для каждой категории задач предусматриваются стандартные действия. Одни нужно делегировать, другие нужно выполнять самому или держать на максимальном контроле, а остальные – можно просто игнорировать (отложить в долгий ящик или «на потом»).
Матрица Эйзенхауэра проста в понимании и потому легко внедряется в любой проект, не менее эффективен инструмент и в распределении личного времени и задач.
Здесь не нужно знать высшую математику, не требуются какие-либо технические средства и т.п. Матрицу можно нарисовать в любом блокноте от руки и на основе простых критериев рассортировать задачи. Понимание категорий срочности и важности поможет расставить приоритеты и правильно отреагировать на обстановку.
Вместо графической сортировки вполне можно задействовать систему тегов. Например, так можно поступить в нашей BPM-системе Projecto.
Совокупность тегов срочности и важности будет определять подход к приоритетности.
Как работать с матрицей Эйзенхауэра (как выполнять распределение задач)
Рассмотрим работы с задачами по всем четырём блокам:
- Срочные и важные – это «самые-самые» задачи, они подразумевают максимальную ответственность и горящие сроки исполнения. Их можно охарактеризовать состоянием «пожар» или «кризис». Задачи из этого сектора нужно выполнять лично и немедленно (в максимально сжатые сроки). К таким срочным задачам можно отнести необходимость правки внезапно обнаруженного бага непосредственно перед сдачей проекта. Необходимость забрать ребёнка из детского сада. И т.п. Очень хорошо, когда в квадрате срочно-важных дел вообще нет пунктов. Но это может быть лишь в фантазиях или во время презентации проекта инвесторам. Обычно состояние срочности – это «нужно сегодня». Но внутри проектов могут быть свои критерии разнесения, особенно, если задачи занимают по несколько дней или даже недель.
- Важные, но несрочные – это наиболее «рабочий» сектор (квадрат). С одной стороны время ещё не поджимает, а с другой стороны, дела нужно сделать, иначе они перекочуют в сектор срочных. Такие дела можно делать лично или делегировать другим. Но при делегировании не стоит забывать об ответственности и своевременном контроле. Если что-то идёт не по плану, задача переносится в первый квадрат и далее приходит состояние «пожар». Когда в сектор важных, но несрочных дел попадают крупные задачи, их логично детализировать (разложить на мелкие составляющие, подробнее о декомпозиции задач).
- Срочные, но неважные – это квадрат рутины, дела, которые так и стремятся вас отвлечь от первых двух секторов. Уделяя личное время и внимание таким делам в проектах, вы ставите под вопрос исполнение более важных дел и обязанностей. По этой причине задачи из этого сектора логично делегировать подчинённым. Причём степень контроля может быть минимальной. Если делегировать не получается, то такие задачи лучше вообще не делать или уделять им внимание в последнюю очередь.
- Несрочные и неважные – это не более чем планы на далёкое будущее или просто какие-то пожелания/идеи. Задачи из сектора можно смело игнорировать. Если вы их не реализуете, никто и ничто не пострадает. Многие авторы вообще предлагают такие дела удалять. Но в реальных проектах пункты из этого сектора просто получают наименьший приоритет при исполнении (ими занимаются, когда закрыты задачи из предыдущих трёх секторов).
Предположим, у вас есть на входе список неких задач.
Вы определяете для каждой срочность и важность, а затем разносите по квадратам матрицы (или присваиваете соответствующие теги).
Готово – теперь у вас есть понимание того, какие задачи ставить в приоритет, какие делегировать, какие контролировать, а какие игнорировать.
По аналогии с матрицей Эйзенхауэра существует правило четырёх D:
- Do – бери и делай (прямо сейчас).
- Decide – решай (планируй время и нагрузку).
- Delegate – делегируй (перепоручай кому-то) или просто отложи, если не успеваешь.
- Delete – удаляй (брось и не делай).
Примерно так это выглядит на картинках:
Как можно понять из принципов каждого квадрата матрицы, разбивка по всем четырём секторам не может быть равномерной. В нормальных проектах она должна быть примерно такой:
Преимущества и недостатки матрицы Эйзенхауэра
К плюсам подхода можно отнести следующие моменты:
- Разбивка задач выполняется по наиболее значимым критериям – важность и срочность.
- Разложить задачи по приоритетам можно быстро и без посторонней помощи. Всё максимально просто и наглядно.
- Матрица подходит для многих ситуаций управления (именно поэтому она фигурирует на большинстве бизнес-тренингов).
- Метод не требует специальных программных или технических решений (достаточно листа бумаги или блокнота).
- Логика разбивки задач подходит в том числе для личных целей (не только для бизнеса и управления).
- Это один из самых эффективных способов визуализации срочности/важности задач.
- Матрица оптимальна для распределения задач на день/неделю (при краткосрочном планировании).
К минусам матрицы Эйзенхауэра можно отнести:
- Разнесение задач выполняется на основе субъективного мнения руководителя. А он может ошибаться, как и любой человек.
- Критерии важности и срочности нигде и никак не определены. Соответственно, кто-то может посчитать срочными и важными буквально все задачи.
- В определении приоритетности не участвуют другие критерии оценки задач (текущая загрузка исполнителей, необходимый объём времени, ресурсов и т.п.).
- Если дел много, то разбивка превращается в тяжёлый труд. Вся наглядность при этом пропадает, усложняя понимание приоритетов.
- Матрица неэффективна для длительного (в том числе стратегического) планирования.
- Без достаточного опыта в оценке задач будет слишком много ошибок.
Выводы и рекомендации
С матрицей Эйзенхауэра связано много домыслов и мифов. В реальности это не более чем средство визуализации приоритетности задач. Но зато это средство простое, понятное и потому эффективное.
Правильное представление входящего потока с целями, делами и задачами помогает выделить наиболее важные и срочные пункты.
Вместе с тем, матрица не подходит для стратегического планирования – максимум, для распределения приоритетов крупных дел (вех). Если в ячейках появляется много побочных пунктов – весь эффект структурированности пропадает. Хотя, матрицу Эйзенхауэра можно использовать как своего рода сито, позволяющее найти задачи, которые можно смело отодвинуть на задний план и не распалять на них свои силы.
Матрица легко сочетается с любыми методиками управления, а также с другими средствами оценки задач, такими как матица рисков, метод критического пути и пр.