Управление бизнес-процессами, протекающими в компании, требует их упорядочивания и стандартизации. Добиться этого позволяет отображение такого процесса в графическом виде на бумаге или экране.
Раньше такие схемы составлялись в произвольной форме с помощью прямоугольников и стрелок, которые кодировали различные аспекты бизнес-процесса, включая последовательность действий и ответственных за их выполнения работников. Но так как универсальных правил не существовало, схема была интуитивно понятна только её составителю, а после объяснения – ещё и специалистам той же компании. Но про универсальность в рамках отрасли говорить не приходилось.
Единый стандарт для символов (обозначений/значков) на схемах бизнес-процессов появился только с внедрением нотации BPMN.
Что такое нотация BPMN и в чём смысл её внедрения
Нотацией BPMN (Business Process Model and Notation) называют универсальный набор символов и моделей, с помощью которых можно графически изобразить любой бизнес-процесс. В модели есть обозначения этапов, действий и процедур — они требуются для воплощения бизнес-процесса в жизнь (один или несколько взаимосвязанных).
Стандарт разработала компания BPMI, объединяющая разработчиков программного обеспечения. Задачей было создать набор графических символов для описания бизнес-процессов на языке моделирования. В сотрудничестве с консорциумом OMG, который разрабатывает объектно-ориентированные технологии, в 2007 году появился стандарт BPMN версии 1.0, а в 2010 году – доработанный и оптимизированный BPMN 2.0
Сегодня стандарт BPMN 2.0 признан во всём мире и играет большую роль в согласованности бизнес-процессов и популярных программных продуктов для их автоматизации без необходимости программирования. В 2013 году была выпущена очередная улучшенная версия BPMN 2.0.2. Тогда же нотация стала международным стандартом ISO/IEC 19510:2013.
Основные элементы нотации BPMN 2.0
Диаграмма BPMN: элемент «событие»
События (events) — группа элементов, которые указывают на то, что происходит в рамках бизнес-процесса. Эти события влияют на ход процесса и, как правило, имеют причину (триггер) и следствие (результат).
События обозначаются кружками с дополнительными элементами, которые указывают на то, что это за событие: начало процесса, промежуточное событие, начало отсчёта времени, завершение процесса.
Диаграмма BPMN: элемент «действие»
Действие (activity) – любая запланированная активность в рамках бизнес-процесса. Бывает двух видов: задачи и подпроцессы.
- Задачи (task) – конкретные действия или этапы работы, которые необходимо выполнить. Это базовый тип активности в BPMN, за которым может крыться что угодно: от простых задач, выполняемых вручную, до сложных автоматизированных или специфичных процессов. На диаграмме задача обозначается как прямоугольник с закруглёнными углами.
- Подпроцессы (subprocess) – набор уточняющих задач с собственной логикой. Подпроцессы часто используются для моделирования сложных рабочих процессов и объединения задач в группы. Их значок – прямоугольник с дополнительным элементом «+».
Диаграмма BPMN: элементы «пул» и «дорожка»
Пул (pool) – участник бизнес-процесса. Это может быть компания, физическое лицо, отдел – все, кто вовлечён в процесс, а также крупная функция, например «маркетинг».
Графически изображается в виде прямоугольника, обведённого жирной линией. Внутри могут быть пометки (название участника), слева или сверху указывается название пула. В развёрнутом варианте внутри пула может быть расписана ещё целая модель – все внутренние элементы процесса, с задачами, шлюзами, потоками и т.п.
Дорожка (swimlane) – подразделы внутри пула. Они помогают разграничить зону ответственности, определить и отслеживать роли и обязанности участников процесса, а также взаимосвязь между задачами. С помощью дорожек можно выявлять потенциальные узкие места и проблемы в процессе.
Диаграмма BPMN: элемент «развилка» (шлюз)
Шлюзы (gateways) – это точки принятия решений, которые определяют последовательность действий, когда они сходятся или расходятся в рамках одного процесса. Изображаются как ромбовидные символы.
Шлюзы определяют ветвление, разделение, слияние и объединение дорожек. Один шлюз может иметь несколько входящих и исходящих потоков данных.
Виды шлюзов:
- Эксклюзивный шлюз: ромб со знаком Х. Используется для моделирования решений, из которых можно выбрать только одно.
- Параллельный шлюз: ромб со знаком +. Используется для распределения процесса на несколько параллельных потоков и для визуализации одновременного выполнения действий.
- Инклюзивный шлюз (он же неэксклюзивный шлюз): ромб со знаком 0. Используется для моделирования ситуаций, когда можно выбрать несколько путей – все сразу, несколько или всего один.
- Эксклюзивный событийный шлюз: ромб со знаком пятиугольника, вписанного в круг. Показывает альтернативные пути, которые определяются событиями (например, различными сообщениями или сигналами).
Диаграмма BPMN: элемент «поток»
Соединяющие элементы или потоки (connecting objects) – разного вида стрелки, которые соединяют остальные элементы диаграммы.
- Поток операций обозначается как сплошная линия со стрелкой. Указывает направление, в котором должен двигаться бизнес-процесс.
- Поток сообщений указывает на обмен информацией между разными пулами. Изображается в виде прерывистой линии со стрелкой с одного конца и кружком – с другого.
- Ассоциация используется, чтобы связать событие, действие или шлюз с артефактом (дополнительной информацией). Обозначается прерывистой линией.
Диаграмма BPMN: элемент «артефакт»
Артефакт используют для того, чтобы уточнить какую-то информацию, важную для понимания процесса, и визуально представлять объекты, не связанные с самим процессом. По сути, это заметки, проясняющие детали.
На диаграмме артефакты изображаются как прямоугольники, нарисованные пунктиром, или открытая скобка с текстом, к которой ведёт пунктирная линия.
Советы экспертов по построению диаграммы в нотации BPMN
При моделировании бизнес-процессов важно помнить, что цель BPMN – сделать схему наглядной и читаемой как аналитикам, так и конечным бизнес-пользователям. Эксперты рекомендуют начинать с выделения ключевых шагов процесса и только затем усложнять модель уточняющими деталями. Это позволяет избежать перегрузки диаграммы лишней информацией и быстрее донести основную логику/принципы.
«Часто компании стремятся отразить все исключения и редкие сценарии на одной схеме. Это ошибка: перегруженная модель становится непригодной для работы. Лучше сделать несколько уровней детализации и показать основу отдельно».
Игорь Соловьёв, бизнес-аналитик с 15-летним опытом
Старайтесь использовать стандартные элементы нотации и минимизировать их количество: события, задачи, шлюзы и потоки.
«В 80% случаев достаточно базового набора элементов! Когда в схеме появляются десятки редких символов, это сбивает с толку пользователей, которые должны работать с моделью».
Мария Кравцова, консультант по процессному управлению
Не менее важно уделить внимание визуальной читаемости: размещайте элементы на одной линии, избегайте пересечений стрелок и длинных кривых связей.
«Качественная BPMN-диаграмма воспринимается без дополнительных пояснений. Если вы вынуждены сопровождать схему устным рассказом и пояснениями, значит, её нужно упростить или разбить на подпроцессы».
Алексей Гончаров, эксперт по BPM-системам
Как построить диаграмму бизнес-процесса в нотации BPMN 2.0 – пошаговый алгоритм
Самое сложное – перейти от теории к действиям. Мало понимать, как устроена диаграмма и какие обозначения в ней используются. Нужно ещё уметь правильно её построить, но такой навык не приходит сразу. Возможно, вам потребуется несколько циклов создания и корректировки схемы, чтобы её можно было реализовать на практике в реальных бизнес-процессах.
Давайте разберём основные шаги по составлению диаграмм в нотации BPMN.
Шаг 1. Определите границы процесса. Сначала сформулируйте то, с чего процесс начинается (триггер) и чем завершается (результат). Это точки входа и выхода бизнес-процесса. Уточните, какие подразделения, системы или внешние контрагенты будут сюда вовлечены.
Шаг 2. Опишите участников и роли. Для этого выделите всех исполнителей (желательно привязываться к ролям: сотрудники, отделы, внешние организации и т.п.). Для этого в BPMN используют пулы (pools) и дорожки (lanes). Пример: «Клиент», «Отдел продаж», «Склад».
Шаг 3. Определите ключевые задачи. На этом шаге нужно перечислить основные действия в логическом порядке. В BPMN они отображаются как задачи (tasks). Каждое действие должно быть понятно и измеримо (например, «Проверить заявку», а не «Работать с клиентом»).
Шаг 4. Укажите события. Сформулируйте и обозначьте на схеме всё то, что запускает процесс (стартовое событие), его промежуточные события (сроки, сообщения, сигналы), а также событие завершение (выдача результата, закрытие заказа, оплата и пр.).
Шаг 5. Опишите логику выполнения. Добавьте шлюзы (gateways) для ветвлений: условия «да/нет», альтернативные сценарии, параллельные действия. Важно не путать бизнес-логику с техническими деталями – схема должна оставаться понятной.
Шаг 6. Добавьте потоки сообщений и данных. Используйте стрелки-потоки для обозначения последовательности действий. Сообщения (message flows) показывают обмен между разными пулами (например, клиент ↔ компания). Можно добавить объекты данных (документы, заявки, отчёты).
Шаг 7. Проверьте и упростите. Пройдитесь по схеме и убедитесь, что её можно прочитать слева направо или сверху вниз без запинок. Уберите лишние элементы. Хорошая BPMN-диаграмма легко воспринимается даже теми, кто не участвовал в моделировании.
Шаг 8. Валидация с участниками процесса. Даже при наличии достаточного опыта можно упустить важные детали и нюансы. Поэтому обязательно покажите схему экспертам и участникам процесса. Уточните, не упущены ли шаги, правильно ли определены роли и условия.
Только после всех согласований и предварительного тестирования используйте диаграмму как базис для автоматизации или регламентации.
Преимущества BPMN
- Документация всех шагов, которые требуется выполнить в рамках реализации бизнес-процесса, а также четкая система ответственности за каждый шаг. По сути, это связующее звено, которое объединяет всю команду.
- Понятность стандартизированных символов и моделей всем участникам процесса и использование этих диаграмм в процессе реализации проекта.
- Прозрачность коммуникации в процессе разработки и внедрения бизнес-процессов для нескольких компаний. BPMN-диаграммы понятны заказчикам, клиентам, исполнителям.
- Упрощение сложных бизнес-процессов за счёт исключения ненужных деталей и возможности сосредоточиться на основных элементах с целью визуализации.
- Оптимизация и понятная аналитика благодаря наглядной схеме действия – выявить проблемы и повысить производительность процесса становится легче и быстрее.
- Отслеживание изменений и наглядное понимание их эффективности участниками процесса, так как диаграммы BPMN представляют процессы в формате схем.
Предметные примеры внедрения BPMN
В сфере IT и разработки/сопровождения ПОBPMN-диаграммы могут способствовать стандартизации SLA, повышать прозрачность распределения задач между линиями поддержки и ускорять обработку инцидентов в сервис-деске.
Разберем разбор инцидента, когда пользователь сообщает об ошибке в системе. С помощью BPMN-модели можно спроектировать процесс реагирования на инцидент:
- создание тикета;
- классификация инцидента (критичность, область воздействия);
- ветвление реакций: что решается первой линией поддержки и когда нужна эскалация на вторую линию;
- решение, тестирование, закрытие тикета.
Результат – чёткий бизнес-процесс реагирования на инциденты.
В банковской сфере BPMN-диаграммы помогают ускорять принятие решений по кредитам (скоринг), повышают прозрачность процедур и снижают число ошибок при проверке данных.
Пример с ситуацией обработки кредитной заявки:
- получение заявки от клиента;
- автоматическая проверка данных в скоринговой системе;
- ветвление решений: одобрить, отказать или отправить на дополнительную проверку;
- уведомление клиента о результате.
Результат – сокращение времени обработки заявок и стандартизированный процесс рассмотрения.
В сфере государственных услуг BPMN-модели позволяют унифицировать процедуры, уменьшить число ошибок и сократить количество повторных обращений граждан.
Пример с ситуацией выдачи загранпаспорта:
- прием электронного заявления через портал Госуслуг;
- проверка документов;
- ветвление: документы корректны или требуется их дополнение;
- назначение визита для сдачи биометрии;
- изготовление и выдача паспорта.
Результат – единый и прозрачный процесс предоставления услуги, который можно масштабировать на всю страну.
В сфере производстваBPMN-диаграммы помогают повысить прозрачность закупок, сократить задержки и документировать логику согласований.
Пример с ситуацией заказа материалов для производственной линии:
- формирование запроса от цеха;
- проверка бюджета в финансовом отделе;
- выбор поставщика и сравнение предложений;
- согласование закупки у руководителя;
- размещение заказа и контроль поставки.
Результат – предсказуемый и контролируемый процесс закупок.
Частые вопросы – мини-FAQ по BPMN
BPMN 2.0 — что это такое?
BPMN 2.0 – это методология/стандарт графического проектирования бизнес-процессов. Он эффективен не только для построения схем, но и для последующей автоматизации (в основном на базе специальных программных решений). BPMN идеален для формализации частых и повторяющихся процессов/действий: заявки, заказы, согласования, обращения и т.п.
Можно ли использовать BPMN без технического бэкграунда?
Да, нотация универсальная, элементы стандартные и легко осваиваются. Они идеально подходят для простых и сложных схем. Зная обозначения, можно прочитать любой бизнес-процесс.
В чём отличие BPMN от UML или блок-схем?
UML и блок-схемы фокусируются на описании логики или программных структур, а BPMN – только на бизнес-процессах, с чётким разделением событий, ролей и взаимодействий.
Какие основные элементы нужно знать новичку?
События (круги), задачи (прямоугольники с закруглёнными углами), шлюзы (ромбы) и потоки (стрелки) – этих символов достаточно для построения и чтения базовых схем.
Как происходит автоматизация процессов по готовым BPMN-схемам?
Для этого требуются специальные BPM-системы, которые поддерживают исполнение моделей BPMN. Достаточно настроить интеграции и правила обработки событий – всё, бизнес-процесс будет реально работать. Естественно, участники должны выполнять положенные им действия и менять статус задач в BPM-системе.
Какие инструменты можно использовать для моделирования BPMN?
Технически никто не запрещает использовать универсальные графические редакторы и конструкторы диаграмм, например, Microsoft Visio, Draw.io (diagrams.net) и т.п. Часть из них мы рассматривали в материале про майнд-карты. Но такие схемы будут оставаться лишь графическим изображением.
Чтобы процесс заработал сразу, нужно специальное ПО и решения, такие как BPMN.io, Bonita BPM, Directum RX, Business Studio или Stormbpmn.
В таком софте есть не только специальный графический конструктор с набором готовых обозначений, совместимых с нотацией BPMN, но и все необходимые интеграции для реализации функций управления. По большому счёту, это системы управления проектами с low-code-подходом (вместо низкоуровневого программирования и детального описания бизнес-процессов нужно нарисовать диаграмму).
Как выглядит описание бизнес-процесса в BPMN?
Описание бизнес-процесса в BPMN строится с помощью стандартных символов и диаграмм. Оно отражает последовательность действий, участников и условия выполнения, что делает модель понятной даже без дополнительного обучения.
Какой тип диаграмм используется в BPMN?
В BPMN используется специальный тип диаграмм — процессные диаграммы. Они показывают события, задачи, шлюзы и взаимодействие участников. Такой формат помогает детально структурировать работу.
Что такое модель BPMN и зачем она нужна?
Модель BPMN — это графическое представление бизнес-процесса. Она помогает формализовать процесс, указать главный поток действий и определить правила взаимодействия. Такая модель применяется как основа для автоматизации.
Какой главный элемент в диаграмме BPMN?
Главный элемент диаграммы BPMN — это процесс. Именно он отражает основную логику действий, а все подпроцессы, события и потоки уточняют структуры.
Какие существуют правила применения BPMN-диаграмм?
Правила применения BPMN-диаграмм заключаются в том, чтобы использовать стандартные символы и нотации, выстраивать поток действий в логической последовательности и избегать перегруженности модели. Такое применение помогает строить процесс в наглядном формате, упрощает взаимодействие участников и становится основой для автоматизации в BPM-системах.
Заключение
Внедрять или не внедрять BPMN? Тут всё непросто. Дело в том, что BPMN-подход совместим только с компаниями, которые работают по принципам процессного управления. Из-за своих особенностей и высокого порога входа BPMN будет интересен только тем проектам, которые имеют сложные многошаговые бизнес-процессы и где важна не только высокая степень автоматизации, но и максимальная прозрачность.
Иными словами, речь о крупном бизнесе и о компаниях с холдинговой структурой. Хотя и для них вполне могут подойти простые системы управления на базе задач – в ситуациях, когда бизнес-процессы давно стандартизированы и не требуют регулярной переработки/адаптации.
То есть в большинстве ситуаций BPM-системы с возможностью построения BPMN-диаграмм будут просто избыточными и сложными в настройке/внедрении. Гораздо логичнее сделать ставку на такие решения, как Projecto.