Projecto

Как составить идеальный план проекта

Как составить идеальный план проекта

Один мудрый бизнес-коучер сказал, что между планом и идеей большая разница. Если идея существует только у вас в голове и может не реализоваться никогда, то план – это то, что при должных усилиях и правильной детализации легко воплощается в жизнь.

Идеальный план – это такой план, который позволяет реализовывать задачи максимально близко к задуманному (записанному на бумаге или озвученному).

Сейчас расскажем, как надо планировать идеально.

Используйте фреймворки

Здесь возникает логичный вопрос, «А что, так можно было?». Да, представьте себе, есть максимально подробные руководства, где всё уже разжёвано и разложено по полочкам. Тут можно написать простыню доводов, почему это круто и классно, но для малых и средних команд всё это сведётся к описанию «… что-то по-научному…».

В реальности фреймворки для управления проектами, такие как PMBoK, PRINCE2 или стандарт ISO 21500:20112, подойдут только для очень крупных и ответственных проектов. Одна только их доработка под себя займёт уйму времени. Плюс, все они «безыдейные», то есть никакого важного или ключевого замысла в них нет, это скорее свод правил, которые нужно учесть при планировании, чтобы что-то не упустить.

Следуйте плану

Как бы это странно ни звучало, но для качественного планирования нужно следовать плану… основных действий проектного планирования. А точнее, соблюдать этапы (или шаги, кому как удобнее).

Их не так уж и много:

  1. Поставьте основные и вспомогательные (дополнительные) цели.
  2. Сформируйте список задач, необходимых для реализации целей.
  3. Выявите, какие ресурсы (включая человеческие) вам понадобятся для выполнения задач.
  4. Привяжите работы и ресурсы ко временной шкале (так будет видно, кто и в какой момент свободен, будут минимизированы накладки и станет понятна взаимосвязь задач, а точнее — их влияние друг на друга).
  5. Выдайте распоряжения/задачи участникам проекта, поясните каждому его обязанности и роли, обозначьте ответственность и важность соблюдения сроков, обеспечьте исполнителей ресурсами.
  6. Расставьте контрольные точки и обязательно проверьте в них результат работы.
  7. Если есть отклонения, скорректируйте курс и другие задачи/работы.
  8. И так до момента завершения проекта или до выхода его на цикличную фазу поддержки/развития.

Вроде просто, но любителям всего «идеального» могут не понравиться фразы «контроль» и «корректировка». Да, к сожалению, в реальности ничего идеального не бывает.

Предусмотрите риски

Во-первых, если идея в основе проекта нова и не обкатана, то есть является всего лишь гипотезой, её обязательно нужно просчитать и обосновать рентабельность (реальность).

Во-вторых, никто не может гарантировать, что внешняя среда проекта будет стабильна. Может произойти всё, что угодно: возникнут юридические сложности, поставщики не отгрузят ресурсы, произойдут изменения в глобальной политике, начнется война, эпидемия, снежный буран…

Именно поэтому нужно принять превентивные меры. То есть, составить список всех потенциальных и не очень угроз и рассмотреть вероятность их возникновения. Плюс, по каждой проблеме нужно обозначить её критичность (степень влияния на ваш проект). Чем критичнее проблема, тем выше она должна быть в списке на составление мер противодействия.

Иными словами, вы должны хотя бы теоретически проработать отходные или обходные пути. Например, диверсифицировать средства на расчётных счетах на случай блокировки банка, проработать альтернативные пути поставок на случай ухудшения отношений с главным поставщиком, и т.п.

Чтобы вы понимали, из-за каких проблем чаще всего проваливаются проекты и стартапы, мы сделали отдельный материал – здесь.

Используйте профильный софт для планирования и ведения проектов

Так проще, удобнее и, конечно, надёжнее. Вы сможете «документировать» все свои наброски, идеи, чек-листы, доступные человеческие ресурсы, задачи, документы и другие сущности в одном месте, где всё будет под рукой.

Лучший российский сервис для таких задач – Projecto.

Полностью соответствует требованиям законодательства, оплата в рублях, без скачков курсов, предоставляются все необходимые закрывающие документы для бухгалтерии. Чем больше учётных записей, тем выгоднее подписка.

Но это только юридическая и финансовая сторона вопроса. А ведь Projecto еще и очень удобен:

Все эти и многие другие функции Projecto реально облегчают процедуры планирования и контроля, отлично визуализируют задачи и загрузку.

Вот демонстрационная версия системы, которая подтверждает всё, о чем мы сказали выше.

(ДЕМО)

Вместо выводов

Как бы вы ни старались, создать на 100% идеальный план невозможно, до какой бы степени детализации вы не дошли. С этим нужно смириться и сделать так, чтобы ваш план был «достаточным». То есть разработать его в балансе между тем, чего бы вам хотелось добиться, и тем, что вы в реальности сможете сделать.

А ещё лучше, чтобы оптимизировать бюджет и не остаться у разбитого корыта из-за неоправдавшихся ожиданий, спланируйте сначала не весь проект, а MVP-модель (минимальный жизнеспособный продукт).

Exit mobile version