Вопрос на самом деле очень интересный: что лучше — марать бумагу или оцифровать все свои задачи? Технически программные планировщики, безусловно, удобнее и функциональнее, поскольку они доступны всегда и везде. Но плюсы есть и у бумажных носителей, не просто так сотни тысяч менеджеров по всему миру продолжают их использовать. Давайте рассмотри все за и против и внесем ясность, что же лучше: электронные или бумажные планеры.
Доводы за использование бумажных блокнотов и записных книжек
- Высокая скорость записи. Руководителю проще и быстрее записать идею или задачу от руки. Её можно зарисовать и даже выделить особым способом. Например, написать крупно, обвести или подчеркнуть. Записывать новые задачи, пожелания и идеи можно буквально на лету – в процессе беседы или совещания. Цифровые решения (электронные планеры и даже мобильные приложения), напротив, любят вдумчивое клацанье по клавиатуре, нажатие разных кнопок, переходы по меню, поиск нужных списков… Даже если всё под рукой, невозможно быстро набрать текст с клавиатуры (особенно с виртуальной на смартфоне или планшете). В результате приходится перебивать и останавливать собеседника фразами: «Подождите, я записываю» или «Повторите, пожалуйста, я не успел». Такая ситуация знакома многим.
- Возможность быстрого и бесследного уничтожения записей. Думаете, это не важно? Отнюдь. В реальности это может иметь огромное значение, особенно когда речь идет о конфиденциальной и чувствительной информации. У бумажного блокнота нет резервной копии, облачного хранилища и истории событий. Всё, что из него будет вырвано, уничтожается сразу и навсегда.
- Гарантированный оффлайн-доступ. Запись в блокноте невозможно удаленно похитить или прочитать, блокнот нельзя заразить вирусом или трояном. Ежедневник не требует Wi-Fi подключения и стабильного канала доступа. Вам не придётся ждать, когда испорченный сетевой кабель починят или когда загрузится ваше рабочее место. Не потребуется помнить пароли или носить с собой аппаратные ключи для максимальной защиты. Достаточно просто взять блокнот с полки, и он готов к работе.
- Повышение престижности и узнаваемости. Качественный ежедневник придаёт руководителю уверенности и подчёркивает деловой стиль. Если организация позаботилась о брендировании всех блокнотов, то они дополнительно ещё и рекламируют компанию партнёрам, клиентам, конкурентам.
- Особое поле для творчества. Иногда идею или задачу проще зарисовать, чем записать. Где-то могут потребоваться нестандартные таблицы, схемы, графы, чертежи и прочее. Для творчества в электронном виде понадобятся специальные редакторы. Да и средства рисования не такие удобные, как ручка или карандаш. В бумажном блокноте любые зарисовки делаются быстро и понятно, минуя процедуры поиска и запуска профильного ПО, выбора пера для рисования, цвета и т.п.
- Особое удобство взаимодействия. Вы пробовали когда-нибудь писать стилусом на сенсорном экране? Ощущения сильно отличаются от взаимодействия с нормальной бумагой, ручкой или карандашом.
- Мизерная стоимость. У блокнота нет подписок, дополнений, предварительного корпоративного обучения и необходимости оборудования рабочего места (ПК, набор ПО, прокладка и оплата сетей коммуникаций и прочее – всё это не бесплатно). У него не заканчивается срок действия. Ежедневник покупается один раз и может храниться вечно. Покупка нового блокнота обходится в разы дешевле, чем покупка ноутбука, планшета или смартфона для установки электронного планировщика.
Доводы за использование электронных планеров и систем управления проектами
- Поиск и структурирование. Когда данные хранятся в электронном виде, их проще структурировать и искать. Например, можно задействовать систему дополнительных атрибутов: тегов, категорий, приоритетов, цветовых меток и прочего. Всё это позволяет быстрее находить информацию и фильтровать задачи, представлять данные в разном виде (строго под ситуацию и нужную цель).
- Большой объём хранимых данных. У электронного ежедневника нет конца страницы. Список задач и подзадач может быть бесконечным. Их не придётся переносить на другой разворот или сокращать, чтобы всё влезло. В бумажном блокноте никак не получится приложить рабочий файл, большой документ или детальную инструкцию на нескольких страницах. Для всего этого потребуется отдельная полка или даже целый архив.
- Прозрачность и контроль. Когда база данных с задачами хранится централизованно, её легче обрабатывать и контролировать. Например, вышестоящий руководитель не сможет посмотреть ваш бумажный блокнот удалённо и проверить, выполнена поставленная задача или нет. Ежедневники не умеют вести статистику или считать KPI и другие метрики.
- Безопасность данных и распределение прав доступа. Бумажный носитель легко потерять или испортить, его дублирование занимает массу времени и потому нецелесообразно. А ведь в блокноте руководителя могут быть чувствительные данные, которые легко подсмотреть. Электронную базу данных можно скопировать в один клик, но только при наличии соответствующих прав. Доступ к определённой информации можно не только отслеживать, но и распределять по должностям/рабочим учётным записям: кто может их просматривать и редактировать, а кто нет. В корпоративных сервисах доступ логируется, а история изменения задач автоматически сохраняется.
- Разные форматы отображения. Личные задачи обычно просто заносятся в список без структуры и иерархии. Но когда речь заходит о рабочих задачах, то им может потребоваться специальный вариант отображения и группировки (
группи… что?). Речь, например, о сетевых графиках, канбан-досках, майндкартах, таблицах с фильтрами и т.п. К тому же цифровые показатели и статистику можно ещё и визуализировать с помощью диаграмм, графиков и прочего. - Задачи всегда с тобой. Даже если планировщик установлен только на ПК, это всё равно удобно, так как сотрудник проводит за своим рабочим местом всё своё полезное время. А если он в движении, то всегда можно подумать о мобильной версии (приложении). Сейчас у каждого есть смартфон.
- Уведомления и напоминания. Ни один блокнот не сможет завибрировать или подать звуковой сигнал о предстоящем событии или дедлайне. В то время как в электронном планере всё можно настроить под себя: разовые и периодические напоминания, заранее и в точное время, на почту или в Telegram, в приложение в виде уведомлений… вариантов масса.
- Интеграции. Бумажную версию ежедневника не получится синхронизировать с онлайн-календарем, почтой, корпоративной ERP, CRM или иной системой. Блокнот не сможет посчитать время или ресурсы, которые вы или вся команда потратили на выполнение задачи. Вы не сможете быстро выгрузить данные и сохранить их в другом месте, отправить задачу сотруднику, проверить, принял он её или нет… А правильная система управления всё это может из коробки.
Так что выбрать: онлайн-планер или бумажный блокнот?
На самом деле единственно верного ответа нет и быть не может. Всё зависит от личных предпочтений, а также от ситуации применения. Например, если у вас творческий склад ума или вам нравится «осязать» идеи, планы, концепции, то в этом случае больше подойдёт бумажная (физическая) версия ежедневника. Электронный планер – это как электронная книга, он не пахнет типографской краской и нагоняет тоску. Только создаёт ненужную активность и никак не повышает мотивацию.
Конечно, всегда нужно прислушиваться к своим ощущениям и привычкам. Возможно, электронная версия конкретно в вашем случае будет удобнее и эффективнее.
Вместе с тем, если речь идёт о рабочем месте, например, о проекте или о крупной компании с большим количеством сотрудников, то софт будет являться частью общего информационного поля предприятия. Вам неизбежно придётся пользоваться тем инструментом, который установлен на рабочем месте, а его применение будет оговариваться должностными обязанностями. Планер выступает здесь средством продвинутой коммуникации. Он используется для постановки, контроля и централизованного распределения задач.
Мы, в свою очередь, рекомендуем комбинировать оба подхода:
- Бумажный ежедневник или блокнот идеален для оффлайн-встреч (собраний, подведений итогов, летучек, личных бесед и прочего). В него удобно быстро записать важную информацию, чтобы не забыть.
- А электронную систему (планер или BPM-сервис) следует использовать для вдумчивого переноса, структурирования и контроля задач. С такими данными удобнее работать в электронном виде.
Задумались о системе управления для своего проекта? Выбирайте Projecto. Минимум проблем при внедрении, приемлемые цены и отличный функционал.