Планирование задач для команды на первый взгляд выглядит просто, но когда дело доходит до практической реализации, нужно учесть многое.
Все наслышаны об эффективном планировании и о правильной постановке задач, о контроле… но когда речь заходит о практической реализации, то все советы и теория быстро разбиваются о вопросы «почему?», «а как?», «а где?» и т.п.
Такие вопросы возникают неизбежно, причём не только у новичков, но и у опытных руководителей. Ниже попытаемся детально разобраться, как обеспечивать решение задач в команде.
Совсем чуть-чуть теории
Когда говорят «команда», то подразумевают не просто рабочий коллектив. Это нечто большее. Каждый из участников обладает расширенным набором полномочий, обычно это профессионал своего дела. В инструкциях руководителя такие люди практически не нуждаются.
Но не только это делает команду командой. В эффективных коллективах все участники замотивированы и действуют сообща, что обеспечивает высокую слаженность и нацеленность на общий результат.
Самодостаточные команды не нуждаются в жёстком контроле и, тем более, в микроменеджменте. Каждый член коллектива знает свою роль и место, а также свои обязанности. Умеет применять профессиональные инструменты и знает, как организовать выполнение своей части работы.
Наличие и задачи руководителя команды фактически сводятся к роли гласного или негласного лидера, который задаёт общий темп и направляет действия в нужное русло. А ещё выступает в роли своеобразного связующего звена между всеми участниками коллектива.
Собрать свою собственную команду – это мечта каждого руководителя.
Наиболее часто командами работают web-агентства, коллективы разработчиков программного обеспечения и частные предприятия с небольшим штатом специалистов.
Заметьте, термин «команда» нередко применяется по отношению к игровым коллективам, прямо намекая на сплочённость их участников.
Что нужно для работы команд
Как и было сказано выше, команды состоят из профессионалов своего дела. Поэтому всё, что им нужно для слаженных действий это:
- Единая цель и достаточная мотивация.
- Эффективные и оперативные средства коммуникации (для синхронизации действий между отдельными участниками и для обсуждения стоящих задач).
- Инструменты для самоконтроля (это так называемая ретроспектива, то есть то, что позволит оглянуться назад и оценить результат своих действий, чтобы понять, что всё сделано правильно).
И если первый пункт (мотивация) – это заслуга руководителей (лидеров) и самих членов команд (самомотивация), то со вторым и третьим успешно помогают справиться технические средства. Наиболее эффективные инструменты автоматизации могут комплексно закрыть оба вопроса. Например, как Projecto.
Задачи эффективной команды и Projecto
Чтобы обеспечить правильную связность процедур планирования, постановки задач, контроля результатов и т.п., часто применяются планировщики. Обычно это программные решения. Но у таких программ всегда есть слабая сторона – обеспечение коммуникаций.
Projecto оптимально сочетает все необходимые функции в одном интерфейсе. Здесь могут работать не только крупные предприятия со сложными структурами, но и небольшие команды.
Что мы можем предложить.
Согласованность
Она же «синхронизация» или «связность». Чтобы все члены команды были на одной волне, им нужно постоянно общаться и быть в курсе всех событий, которые происходят в коллективе. Какие задачи ставятся и кому они поручаются, какие инструкции и документы нужно брать на вооружение, какие сроки сдачи проекта и вложенных подзадач, у кого какая сфера ответственности, кому с чем можно помочь, у кого какие вопросы и т.п.
Для всего этого в Projecto есть нужные сущности:
- Проекты и задачи.
- Календари сотрудников.
- Инбоксы для входящих уведомлений, новостей, деловой переписки и т.п.
- Заметки.
- Документы.
- Хранилище контактов.
- Сквозной поиск и систематизация информации.
- Чаты/обсуждения.
- И т.д.
Вы можете синхронизировать через Projecto все свои рабочие процессы (а иногда и личные, если соответствующий подход приветствуется в вашей группе/компании).
В любой момент времени сотрудник может обратиться к этой базе данных и уточнить свои текущие задачи, узнать, какие из них в приоритете, какие и кому были перепоручены, задать вопросы другим участникам команды (история переписки сохраняется), синхронизировать/сверить свои мероприятия с календарями других сотрудников и т.д.
Готовые мобильные приложения переведут вовлечённость на новый уровень – работа всегда будет рядом с сотрудником (с оперативными уведомлениями и оповещениями).
Цели и стратегия
Планирование работ над общим проектом в Projecto легко переносится в электронную плоскость:
- Ставьте задачи.
- Обсуждайте их.
- Корректируете.
- Перепоручайте.
- Снова обсуждайте.
- Дробите на мелкие задачи и подзадачи.
- Опять корректируйте.
- Принимайте результат сообща.
- И т.д.
Нет никаких лимитов и ограничений. Всё в ваших руках. Projecto только помогает вам.
Система легко адаптируется под команду любого размера.
Проактивность
Не нужно ждать, когда задача придёт сверху. Команда – это сообщество единомышленников. Предлагайте свои идеи, разрабатывайте документы, проявляйте любую другую активность.
Projecto обеспечит нужную гибкость коммуникаций и сохранит все ваши действия.
Главное – не забыть раздать соответствующие привилегии в настройках пользователей.
Ретроспектива/подотчётность
Были ли ваши действия успешными или привели к проблемам, кто и что стало причиной провала, где был допущен просчёт – с Projecto это будет выяснить очень легко.
Система хранит всю необходимую информацию для последующего анализа и выводов. Более того, даже если сотрудник спешно покинет команду или просто внезапно заболеет, все его данные и активность останутся с вами (задачи, переписка, документы и т.п.). Специальный мастер миграции позволит перераспределить повисшие в воздухе задачи.
Вместо заключения
Опытная команда с поставленной задачей – это ключ к успеху! Projecto позволяет превратить в команду любой рабочий коллектив. Руководителю останется только совсем чуть-чуть поработать, чтобы задать нужный темп и мотивацию.