Уже задумались о внедрении удалёнки у себя в команде? Если нет, то мы идём к вам =)
Формат удалённой работы во многом удобен не только сотрудникам, но и работодателям. В этом материале рассмотрим все плюсы и минусы удалёнки, а также расскажем о возможных подводных камнях.
Удалённая работа – нюансы законодательства
В Трудовом Кодексе описывается много разных форматов найма: полный и неполный рабочий день, сдельный труд, аутстаффинг (временное предоставление услуг труда) и пр. Но до 2020 года в нем ни слова не было об удалённом формате.
Ситуацию изменила пандемия и ФЗ-407 (вступил в силу с начала 2021 года). Так, дистанционную работу смогли разделить на виды: постоянную, периодическую (с чередованием удалёнки и офиса), экстренную (когда на удалёнку можно перевести принудительно, без явного согласия работника) и непостоянную (когда работа вдали от офиса осуществляется не более 6 месяцев подряд).
Чтобы обеспечить обмен документами без физического контакта, были доработаны законодательные акты, касающиеся ЭЦП (УКЭП). В качестве основания для увольнения добавился пункт, когда сотрудник более 2 дней не выходит на связь (без уважительных причин).
Удалёнщиков даже стало возможно отправлять в командировки (хотя технически одно удалённое место меняется на другое).
Вместе с тем, не забыли защитить и права сотрудников. Так, при переводе на удалёнку работодатель обязан предоставить набор необходимого оборудования или компенсировать расходы на его покупку. Если режим работы и отдыха никак не прописан в трудовом договоре или в дополнительных соглашениях к нему, то сотрудник вправе определить всё самостоятельно (по своему усмотрению).
А если время прописано чётко, то сотрудника нельзя беспокоить по рабочим вопросам вне обозначенных периодов (то есть звонить посреди ночи и что-то требовать).
Если кого-то из постоянных сотрудников переводят на удалённый формат, то работодатель не имеет права снижать заработную плату.
Удалёнка не лишает сотрудника права на ежегодный оплачиваемый отпуск и больничные.
Преимущества удалённой работы для сотрудников
- Существенно снижается уровень расходов на общественный транспорт, ведь на работу не нужно добираться через весь город. Ты встал с утра, поел и уже «на работе». Никуда ездить не нужно. Даже если посчитать примерно 40 поездок по 50 руб. – то получается около 2000 руб./месяц. На своем автомобиле с учетом стоимости бензина экономия будет не меньше.
- По той же причине значительно экономится время. Например, в городах-миллионниках дорога на работу может занимать до 30-60 минут только в одну сторону (по пробкам, на медленном общественном транспорте и т.п.), то есть, около 2 часов из времени бодрствования.
- Если нет специальных систем мониторинга рабочего времени, то у сотрудника на удалёнке гораздо больше свободы действий. Он в любое время может отвлечься, сделать мелкие дела по дому, просто отдохнуть (например, поспать в обед). Всё это позволяет больше успевать или, наоборот, больше отдыхать, снижая уровень стресса.
- Многие ради высокооплачиваемых мест переезжают в крупные города, соответственно, тратятся на съёмную квартиру (уровень расходов на жизнь в крупных городах обычно тоже выше). Если работа ведётся удалённо, то сотрудник может жить там, где жил изначально. Соответственно, каждый месяц можно экономить на квартплате. А это весьма существенно. Речь может идти примерно о 30-50% от доходов.
- Не нужно переживать о том, как вписаться в коллектив. Достаточно просто выполнять выданные задачи и сдавать вовремя результат. Контакты с коллективом будут осуществляться исключительно по рабочим вопросам.
- Начальник не стоит над душой и не лезет в работу, контролируя каждый шаг.
- Все задачи фактически выдаются в письменном виде, все обсуждения и уточнения остаются в истории переписки. Поэтому задачу сложнее забыть или потерять из виду.
- При желании и достаточном опыте можно эффективно совмещать работу и отдых (например, поездки на курорты, на праздничные мероприятия, путешествия и пр.). Плюс, параллельно немного упрощается решение многих бытовых вопросов: встретить детей из садика, посидеть с ними на больничном, порешать проблемы в госучреждениях (которые обычно не работают на выходных) и т.п.
- Можно выстроить свой собственный удобный график работы, чтобы труд был максимально эффективным, а не в формате «от звонка до звонка».
Недостатки (для сотрудников)
- Свободный график и отсутствие прямого (непосредственного) контроля со стороны руководства сильно расхолаживает. Это эффект так называемой прокрастинации, когда вместо рабочих задач сотрудник отвлекается на массу других факторов (посмотреть мемы, попереписываться с друзьями, порешать свои личные проблемы и т.п.) в угоду полезной нагрузке. Как итог, задачи реализуются заметно медленнее, сроки постоянно сдвигаются. А отдельные задержки могут повлечь за собой смещение всех последующих действий, затормозить работу других сотрудников (подробнее про Критический путь в проектах).
- Работать дома может быть достаточно тяжело. Слишком много отвлекающих факторов и помимо прокрастинации – дети, пришедшие домой после школы, домашние питомцы, требующие вашего внимания, соседи, уровень шума от телевизора, который смотрит супруг/супруга и пр. Всё это не позволяет сосредоточится на работе.
- Необходимость организации адекватного рабочего места – чтобы было тихо, чтобы не стыдно было созваниваться с коллегами по видеосвязи, чтобы всё нужное для работы было под рукой. В качестве выхода из ситуации можно рассмотреть коворкинг или аренду небольших офисов/отдельных помещений. Но тогда возрастает уровень дополнительных расходов.
- Для электронного документооборота понадобится усиленная ЭЦП. Это всегда платная опция, которая требует обновления каждый год. Плюс, нужно потратить время на оформление всех связанных процедур (найти удостоверяющий центр, съездить в него, написать заявление и т.п.).
- Не у всех и не всегда есть возможность работать удалённо. Кому-то это не позволяют рабочие навыки. Например, нет достаточного опыта работы с ПК или с новыми сервисами коммуникации, с системами управления и прочим софтом. Использование новых инструментов и программных решений может требовать дообучения, а также времени на адаптацию и пр.
- Недостаток «живого» общения может приводить к ожидаемому угасанию интереса и к снижению уровня мотивации (человеку становится банально скучно делать монотонную работу).
- Наоборот, может повыситься уровень стресса из-за того, что нужно быть постоянно на связи или онлайн. Например, для постановки задач, для контроля действий. Если компания использует средства программного контроля, то специальный софт и камера будут фиксировать практически все действия работника (как тот самый «Большой брат»).
- В целом удалёнка подходит не для всех должностей и видов работ.
- Особенно сложно обстоит процесс адаптации новых сотрудников (как и что делать, куда сдавать результаты, какого качества работы добиваться, кто может вносить правки и прочее, и прочее). Это погружение в работу будет ещё сложнее, если ранее вообще не было опыта удалённой работы.
Преимущества удалённой работы для работодателей
- Часто так бывает, что нужный специалист живёт в другом городе или вообще в другой стране. С форматом удалёнки найм и работа таких сотрудников становится проще. Не нужно брать на себя расходы на переезд квалифицированных кадров и доплачивать им за процесс адаптации на новом месте жительства.
- Сам по себе выбор становится гораздо шире (ведь специалистов становится потенциально больше). Собственно, на этом тоже можно сэкономить, если найти не менее опытного специалиста, но за пределами крупного мегаполиса.
- За счёт подбора более квалифицированных кадров можно повысить эффективность труда (зачастую опытные фрилансеры успевают делать гораздо больше, чем штатные сотрудники).
- Работа не будет останавливаться даже в самые тяжёлые времена, например, в период пандемии.
- Можно не переживать о том, что сотрудники тратят своё рабочее время неправильно (например, слишком часто ходят на перекуры, засиживаются на обеде или болтают где-нибудь вне зоны видимости камер на нерабочие темы). Главным мерилом работы становится результативность сотрудника (ему достаточно вовремя сдать выданный объём задач).
- Меньше внимания нужно уделять атмосфере в коллективе. Конфликты в удалённом формате – большая редкость. Да и решаются они гораздо проще, чем при личном контакте.
- Можно сэкономить на аренде офиса, например, взяв помещение поменьше.
- Не нужно заботиться об оборудовании рабочих мест, по крайней мере о комплексном, как того требуют положения о безопасности труда, и о многих других нюансах (контроль доступа, отслеживание рабочего времени, выдача отгулов по семейным обстоятельствам, расстановка камер наблюдения, найм службы безопасности и т.п.).
- Рабочие процессы можно организовать гораздо гибче, чем в оффлайн-формате. Например, можно значительно автоматизировать труд или процесс адаптации новичков.
Недостатки (для работодателей)
- Внедрение удалёнки может потребовать значительных расходов и кардинальной переделки сложившегося уклада работы (в том числе давно сформированных бизнес-процессов).
- Оценить практические навыки кандидатов на должности становится сложнее, так как много что можно подделать или присвоить/выдать за своё (чтобы повысить шансы на трудоустройство).
- Заметно усложняется контроль за сотрудниками. Прокрастинация может стать причиной срыва дедлайнов и дополнительных финансовых потерь. Многие сотрудники тяжело адаптируются к новому формату и не могут сконцентрироваться на рабочих задачах.
- Обратная связь может существенно увеличиться по времени. В отдельных задачах это может быть критично. Недоступность сотрудника в информационном поле может привести к полной остановке связанных процессов и задач. Руководитель не может просто прийти на рабочее место и лично спросить, как идут дела, на какой стадии процесс и т.п.
- Если применять специальные технические средства контроля и мониторинга, то, во-первых, можно получить больше негатива со стороны персонала, а во-вторых, потребуются существенные вложения в покупку софта, его внедрение и в обучение персонала/администраторов.
- Много «бумажной волокиты», пусть даже всё оформляется в виде электронного документооборота. Нужно разработать дополнительные соглашения к трудовому договору, продумать все юридические нюансы (график, форматы отчётности, каналы коммуникации и пр.), собрать подписи от сотрудников, издать приказ и т.д.
- Сотрудники могут заявить, что у них нет ПК или ноутбука, доступа в Интернет и пр. Тогда работодатель обязан взять на себя все соответствующие расходы по оборудованию рабочего места.
- Могут возникнуть проблемы с руководителями среднего звена. Им может потребоваться дообучение и адаптация к новым условиям. Формат удалёнки сильно отличается от работы в непосредственном контакте. Задачи должны ставиться чётче и понятнее, обязательно должен применяться промежуточный контроль (для отслеживания прогресса) и пр.
- Отдельные должности и обязанности никак не получится перевести на удалённый формат. Соответственно, это будет то самое «узкое место» в случае пандемии или иного шатдауна.
- Особые проблемы с обучением новичков. Формат наставничества при удалёнке почти нежизнеспособен.
Итоги
Реальность такова, что ожидания сотрудников, работающих на удалёнке, обычно не оправдываются. И вместо того, чтобы работать с комфортом где-то в стильном кафе с чашечкой ароматного кофе в Ницце (ну или в Сочи, в более актуальных условиях), работать приходится сгорбившись где-то в подсобке или на балконе, чтобы не отвлекаться на быт и на шумящих детей.
Работодатели воспринимают удалёнку скорее как одолжение или как вынужденную меру, так как не могут в полной мере контролировать своих сотрудников со всеми вытекающими последствиями.
Основная проблема удалёнки – правильная организация труда. Все основные моменты для решения этой проблемы мы рассмотрели в отдельном материале – Как правильно организовать работу в удаленном режиме.
Если коротко, то важно выстроить правильную систему мотивации и контроля. Всё взаимодействие по рабочим задачам нужно проводить через специальный софт (BPM-систему, как Projecto). Только в этом случае можно как-то контролировать общий прогресс и получать достаточную управляемость, прозрачность процессов: кто и чем занят, какие сроки, кто принимает результат, что в истории обсуждений, были ли корректировки, делегирования и пр.
Переход на удалёнку всегда требует активной цифровизации бизнеса и переформатирования сложившихся процессов. А справиться с этим могут не все. Поэтому, если у вас ещё нет удалённых сотрудников, распланируйте свои действия заранее, чтобы в случае новой пандемии не потерять компанию из-за своей недальновидности.