Уже задумались о внедрении удалёнки у себя в команде? Если нет, то мы идём к вам =)
Формат удалённой работы во многом удобен не только сотрудникам, но и работодателям. В этом материале рассмотрим плюсы и минусы удалёнки, а также расскажем о возможных подводных камнях.
Удалённая работа – нюансы законодательства
В Трудовом Кодексе перечислены различные форматы найма: полный и неполный рабочий день, сдельный труд, аутстаффинг (временное предоставление услуг труда) и другие. Однако до 2020 года удалённый формат там не упоминался.
Ситуацию изменила пандемия и ФЗ-407 (вступил в силу с начала 2021 года). Так, дистанционную работу смогли разделить на следующие виды:
- постоянную,
- периодическую (с чередованием удалёнки и офиса),
- экстренную (когда на удалёнку можно перевести принудительно, без явного согласия работника),
- непостоянную (когда работа вдали от офиса осуществляется не более 6 месяцев подряд).
Для обеспечения обмена документами без физического контакта были доработаны законодательные акты, касающиеся ЭЦП (УКЭП). В качестве основания для увольнения добавился пункт, когда сотрудник более 2 дней не выходит на связь без уважительных причин.
Теперь удаленных работников можно даже отправлять в командировки, хотя фактически одно удалённое место просто заменяется на другое.
Вместе с тем не забыли защитить и права сотрудников: при переводе на удалёнку работодатель обязан предоставить набор необходимого оборудования или компенсировать расходы на его покупку. Если режим работы и отдыха никак не установлен в трудовом договоре или в дополнительных соглашениях к нему, сотрудник вправе определить его самостоятельно.
Если время прописано чётко, то персонал нельзя беспокоить по рабочим вопросам вне установленных периодов, например, нельзя звонить ночью с требованиями.
При переводе на удалённый формат постоянных сотрудников работодатель не имеет права снижать заработную плату.
Удалёнка не лишает работников права на ежегодный оплачиваемый отпуск и больничные.
Преимущества удалённой работы для сотрудников
- Существенно снижается уровень расходов на общественный транспорт, на работу не нужно добираться через весь город. Проснулся, позавтракал и уже на работе, никуда не нужно ездить. Даже если посчитать примерно 40 поездок по 50 руб., получися около 2000 руб./месяц. На своем автомобиле с учетом стоимости бензина экономия будет не меньше.
- По той же причине значительно экономится время. Например, в городах-миллионниках дорога на работу может занимать до 30-60 минут в одну сторону (из-за пробок, медленного общественного транспорта), что составляет около 2 часов времени бодрствования.
- Если нет специальных систем мониторинга рабочего времени, то у сотрудника на удалёнке гораздо больше свободы действий. В любое время можно отвлечься, сделать мелкие дела по дому, просто отдохнуть (например, поспать в обед). Всё это позволяет больше успевать или, наоборот, больше отдыхать, снижая уровень стресса.
- Многие ради высокооплачиваемых мест переезжают в крупные города, но уровень расходов на жизнь в крупных городах обычно тоже выше (например, затраты на съёмную квартиру). Если работа ведётся удалённо, то сотрудник может жить там, где жил изначально. Следовательно, каждый месяц можно экономить на квартплате, что весьма существенно. Речь может идти примерно о 30-50% от доходов.
- Не нужно переживать о том, как вписаться в коллектив. Достаточно просто выполнять порученные задачи и вовремя сдавать результат. Контакты с коллективом будут осуществляться исключительно по рабочим вопросам.
- Начальник не стоит над душой и не лезет в работу, контролируя каждый шаг.
- Все задачи фактически выдаются в письменном виде, все обсуждения и уточнения остаются в истории переписки. Поэтому задачу сложнее забыть или потерять из виду.
- При желании и достаточном опыте можно эффективно совмещать работу и отдых (например, поездки на курорты, на праздничные мероприятия, путешествия). Кроме того, параллельно упрощается решение многих бытовых вопросов: встретить детей из садика, посидеть с ними на больничном, решить проблемы в госучреждениях (которые обычно не работают на выходных) и прочее.
- Можно выстроить свой собственный удобный график работы, чтобы труд был максимально эффективным, а не в формате «от звонка до звонка».
Недостатки (для сотрудников)
- Свободный график и отсутствие прямого контроля со стороны руководства негативно сказывается на концентрации внимания. Это эффект так называемой прокрастинации, когда сотрудник отвлекается на массу других факторов (например, смотреть мемы, общаться с друзьями, решать свои личные проблемы), вместо того чтобы выполнять рабочие задачи. Как итог, задачи реализуются заметно медленнее, сроки постоянно сдвигаются. Подобные задержки могут повлечь за собой смещение всех последующих действий, затормозить работу других сотрудников (подробнее про Критический путь в проектах).
- Работать дома может быть достаточно тяжело. Слишком много отвлекающих факторов и помимо прокрастинации – дети, пришедшие домой после школы, домашние питомцы, требующие вашего внимания, соседи, уровень шума от телевизора, который смотрит супруг/супруга и многое другое. Всё это сильно отвлекает и не позволяет сосредоточиться на работе.
- Необходимость организации адекватного рабочего места – чтобы было тихо, чтобы не стыдно было созваниваться с коллегами по видеосвязи, чтобы всё нужное для работы было под рукой. В качестве выхода из ситуации можно рассмотреть коворкинг или аренду небольших офисов, отдельных помещений. Но в таком случае возрастает уровень дополнительных расходов.
- Для электронного документооборота понадобится усиленная ЭЦП. Это всегда платная опция, которая требует обновления каждый год. Кроме того, необходимо потратить время на оформление всех связанных процедур (найти удостоверяющий центр, съездить в него, написать заявление и т.д.).
- Не у всех есть возможность работать удалённо, это касается в том числе рабочих навыков. Например, нет достаточного опыта работы с ПК или с новыми сервисами коммуникации, с системами управления и прочим софтом. Использование новых инструментов и программных решений может требовать дообучения, а также времени на адаптацию.
- Недостаток «живого» общения может приводить к ожидаемому снижению интереса и уровня мотивации, поскольку становится банально скучно делать монотонную работу.
- Уровень стресса может, наоборот, повыситься из-за того, что нужно быть постоянно на связи или онлайн. Например, для постановки задач, для контроля действий. Если компания применяет средства программного контроля, то специальный софт и камера будут фиксировать практически каждое действие работника (как тот самый «Большой брат»).
- В целом удалёнка подходит не для всех должностей и видов работ.
- Особенно сложно обстоит процесс адаптации новых сотрудников. Может возникать огромное количество вопросов: как и что делать, куда сдавать результаты, какого качества работы добиваться, кто может вносить правки… Погружение в работу будет ещё сложнее, если ранее опыта удалённой работы у сотрудника не было.
Преимущества удалённой работы для работодателей
- Часто так бывает, что нужный специалист живёт в другом городе или в другой стране. Формато удалёнки упрощает найм и работу таких сотрудников. Не нужно брать на себя расходы на переезд квалифицированных кадров и доплачивать им за процесс адаптации на новом месте жительства.
- Выбор сам по себе становится гораздо шире: специалистов становится потенциально больше. И если найти не менее опытного специалиста, но за пределами крупного мегаполиса, можно сэкономить на зарплате.
- За счёт подбора более квалифицированных кадров можно повысить эффективность труда (зачастую опытные фрилансеры успевают делать гораздо больше, чем штатные сотрудники).
- Работа не будет останавливаться даже в самые тяжёлые времена, например, в период пандемии.
- Не нужно переживать о том, как сотрудники тратят своё рабочее время (например, слишком часто ходят на перекуры, задерживаются на обеде или обсуждают нерабочие темы вне зоны видимости камер). Главным показателем работы становится результативность: достаточно вовремя выполнить установленный объём задач.
- Меньше внимания требуется уделять атмосфере в коллективе. Конфликты в удалённом формате – большая редкость. Да и решаются они гораздо проще, чем при личном контакте.
- Можно сэкономить на аренде офиса, например, взяв помещение поменьше.
- Нет необходимости заботиться об оборудовании рабочих мест, по крайней мере о комплексном, как того требуют положения о безопасности труда, и о многих других нюансах (контроль доступа, отслеживание рабочего времени, выдача отгулов по семейным обстоятельствам, расстановка камер наблюдения, найм службы безопасности и т.п.).
- Рабочие процессы можно организовать гораздо гибче, чем в офлайн-формате. Например, можно значительно автоматизировать труд или процесс адаптации новичков.
Недостатки (для работодателей)
- Внедрение удалёнки может потребовать значительных расходов и кардинальной перестройки сложившегося уклада работы, в том числе давно сформированных бизнес-процессов.
- Оценить практические навыки кандидатов на должности становится сложнее, поскольку многое можно подделать или выдать за своё для повышения шансов на трудоустройство.
- Заметно усложняется контроль над сотрудниками. Прокрастинация может стать причиной срыва дедлайнов и дополнительных финансовых потерь. Многие сотрудники тяжело адаптируются к новому формату и не могут сконцентрироваться на рабочих задачах.
- Обратная связь может существенно затянуться, что в некоторых задачах критично. Недоступность сотрудника в информационном поле может привести к полной остановке связанных процессов и задач. Руководитель не может просто прийти на рабочее место и лично спросить, как идут дела и на какой стадии процесс.
- Использование специализированных средства контроля и мониторинга может вызвать негативную реакцию со стороны персонала и потребовать существенные вложения на покупку софта, его внедрение и в обучение персонала и администраторов.
- Много «бумажной волокиты», пусть даже всё оформляется в виде электронного документооборота. Необходимо разработать дополнительные соглашения к трудовому договору, продумать все юридические нюансы (график, форматы отчётности, каналы коммуникации), собрать подписи от сотрудников, издать приказ и т.д.
- Сотрудники могут заявить, что у них нет ПК или ноутбука, доступа в интернет и прочее. Тогда работодатель обязан взять на себя все соответствующие расходы по оборудованию рабочего места.
- Может потребоваться дообучение и адаптация руководителей среднего звена к новым условиям. Формат удалёнки сильно отличается от работы в непосредственном контакте. Задачи следует ставиться чётче и понятнее, обязательно должен применяться промежуточный контроль (для отслеживания прогресса) и прочие тонкости.
- Отдельные должности и обязанности никак не получится перевести на удалённый формат. Это будет то самое «узкое место» в случае пандемии или иного шатдауна.
- Особые проблемы с обучением новичков. Формат наставничества при удалёнке почти нежизнеспособен.
Итоги
Реальность такова, что ожидания сотрудников, работающих на удалёнке, обычно не оправдываются. И вместо того, чтобы работать с комфортом где-то в стильном кафе с чашечкой ароматного кофе в Ницце (ну или в Сочи, в более актуальных условиях), работать приходится сгорбившись где-то в подсобке или на балконе, чтобы не отвлекаться на быт и на шумящих детей.
Работодатели воспринимают удалёнку скорее как одолжение или как вынужденную меру, поскольку не могут в полной мере контролировать своих сотрудников со всеми вытекающими последствиями.
Основная проблема удалёнки – правильная организация труда. Все основные моменты для решения этой проблемы мы уже рассматривали в отдельном материале – Как правильно организовать работу в удаленном режиме.
Если коротко, то важно выстроить правильную систему мотивации и контроля. Всё взаимодействие по рабочим задачам нужно проводить через специальный софт (BPM-систему, как Projecto). Только в этом случае возможно контролировать общий прогресс и получать достаточную управляемость, прозрачность процессов: кто и чем занят, какие сроки, кто принимает результат, что в истории обсуждений, были ли корректировки, делегирования и пр.
Переход на удалёнку всегда требует активной цифровизации бизнеса и переформатирования сложившихся процессов, но не все могут с этим справиться. Поэтому, если у вас ещё нет удалённых сотрудников, распланируйте свои действия заранее, чтобы в случае новой пандемии не потерять компанию из-за своей недальновидности.