Вы всё ещё не используете в своей работе программы для управления проектами? Вас не существует)
Где применяется такой софт: сложные или комплексные задачи, над которыми работает одновременно множество людей; там, где применяется планирование и строгое распределение ресурсов; где нужно отслеживать деятельность подчинённых, быстро ставить задачи, принимать коллегиальные решения, обсуждать дальнейшие действия и т.п.
Иными словами – везде, где есть более десятка сотрудников. В меньших конфигурациях руководитель может всё держать в голове или записывать на бумаге. Способствуют этому нормы управляемости.
В качестве программ-помощников руководителей обычно используются так называемые таск-менеджеры. Но бывает и другой софт, более комплексный – такой как Projecto.
Если с целями и задачами более-менее понятно, то остаётся детально проанализировать преимущества, которые даёт использование профильного ПО.
Преимущество 1. Растёт эффективность руководства
Нужно понимать, что у руководителя, как и у любого другого профильного специалиста, тоже могут быть свои инструменты. И чем они эффективнее, тем выше продуктивность того, кто с ними работает. Да, инструментом нужно уметь пользоваться, но мы же говорим об «эффективных» руководителях! В неумелых руках ни одна программа работать не будет.
Обычно эффективность – это комплексная оценка, которая складывается из нескольких составляющих. Многие из них мы рассмотрим ниже.
Преимущество 2. Растёт эффективность подчинённых
Отчасти этот показатель зависит от действий руководства. Но в случае с использованием профильного программного обеспечения для планирования и коммуникаций у рядовых сотрудников тоже появляются дополнительные бонусы, которые в целом повышают эффективность труда. Например, подчинённые в любой момент времени знают порученные им задачи, всегда могут задать вопросы касательно отдельных деталей, легко могут оценить объём предстоящей работы и т.п.
Преимущество 3. Полная прозрачность и контроль
Когда все задачи, ответственные за них исполнители, статус работы и текущий прогресс, персональные календари сотрудников и другая важная информация на виду у руководителя, то решения принимаются проще. Профильное ПО комплексно обслуживает процедуры взаимодействия на всех уровнях компании и обеспечивает максимальную доступность данных в любой момент времени. Высшее руководство сможет держать руку на пульсе буквально в любом рабочем вопросе.
Преимущество 4. Проще отчётность
Практически в любой компании так или иначе подводятся итоги деятельности: в отделах, службах, филиалах и т.п. Чаще всего срезы делаются за неделю, месяц и год. Но могут быть и более гибкие подходы к отчётности. Профильные программы обеспечивают сбор данных о состоянии и отчётность в режиме 24/7, без праздников и выходных. Главное, чтобы сотрудники своевременно вносили сюда соответствующую информацию: планы, закрытые задачи, свои ключевые показатели и т.п.
Преимущество 5. Пространство для общения и обсуждений
Понятно, что все сферы отношений между сотрудниками программа охватить не может. Но важные обсуждения, особенно те, которые влияют на принятые решения, на формирование задач и т.п., логично выносить в контролируемые групповые чаты или переводить в формат личной переписки. Так вы в любой момент времени сможете восстановить цепь событий, которые привели к тому или иному результату. А значит, сможете учесть эти данные в последующем или даже преобразовать их в руководящие документы. Немаловажным фактором является возможность сохранения деловой переписки при увольнении сотрудников.
Преимущество 6. Безопасность данных
Этот пункт частично затрагивает отдельные моменты предыдущего. Во-первых, компании нельзя терять доступ к базе клиентов (это ядро любой компании). Во-вторых, деловая переписка, незакрытые задачи, встречи и другие события могут нанести вред, если ответственный за них сотрудник заболеет, уволится или просто пропадёт. В-третьих, это может быть коммерческая тайна, то есть информация, разглашение которой, может дать конкурентам преимущество или привести к другим печальным последствиям. Если у вас нет специальных отделов или служб, ответственных за защиту информации, то профильный софт для управления проектами во многом поможет решить проблемы безопасности. Главное – правильно распределить права доступа и полномочия пользователей.
Преимущество 7. Автоматизация ряда процессов
Автоматизация и эффективность тесно связаны между собой. Но сейчас речь об автоматизации процессов управления. Софт для работы с проектами изначально разрабатывается с расчётом на то, чтобы снять лишнюю нагрузку на руководителей и автоматизировать их труд. С помощью программных средств легко формировать отчёты, реализовывать обмен документами и процедуры их согласования, комплексно реализовывать работу с уведомлениями и т.п. Набор возможностей зависит от конкретной реализации программ.
Преимущество 8. Гибкое планирование
Когда у вас всё под контролем, в базе данных есть все отделы, службы и их сотрудники, вы знаете кто и чем занят, легко поставить новую задачу. И сделать это так, чтобы ничего «не сломалось» из-за несостыковок, наложений и других проблем.
Правильные программные продукты обеспечивают получение обратной связи. Например, при постановке задач сотрудник может мотивированно отказаться, сообщив о причинах в специальном формате.
Преимущество 9. Сокращение затрат
Это общая тенденция для любых процессов, которые качественно спланированы, хорошо автоматизированы и получили нужное обеспечение. Комплексный охват процедур взаимодействия сотрудников между собой (включая вертикаль «начальник-подчинённый) и прозрачный контроль обеспечивают оптимизацию бизнес-процессов. А оптимизация бизнес-процессов – это всегда снижение затрат.
Преимущество 10. Снижение риска ошибок
Это наиболее важный фактор, из-за которого в организациях применяют системы автоматизации. Вместе с производительностью труда и снижением расходов вы получаете нечто большее – уменьшение числа ошибок. Так как ряд функций реализует софт, человеческий фактор уходит на второй план.
К менее очевидным плюсам относятся: возможность интеграции внешних систем, готовые схемы взаимодействия и бизнес-процессы, агрегирование информации о пользователях и их действиях, встроенная система уведомлений, аналитика и т.п.
Всё это и даже немного больше вы найдёте в нашем собственном продукте – системе Projecto.
В отличие от настольных систем, инструмент работает в облаке и имеет готовые мобильные приложения. А это значит, что поставленные задачи и уведомления будут гарантированно доходить до подчинённых в любое время и в любом месте.
Есть у Projecto и другие сильные стороны. Обо всех технических возможностях можно узнать в демо-варианте системы.