В этом материале подробно разберём, что же такое автоматизация рабочих процессов (рабочих, производственных, информационных и других) внутри предприятия, зачем она нужна и как её реализовать.
Начнём с определений.
Что такое автоматизация бизнес-процессов
Автоматизация бизнес-процессов компании (организации) – это перенос / передача части рутинных процессов и функций на отдельных участках предприятия в систему машинного (автоматического) труда и/или в информационные системы. Автоматизировать полностью все бизнес-процессы невозможно, но можно их существенно оптимизировать и ускорить.
Простой пример: токарь может выточить примерно 500 деталей за смену, в то время как специальная автоматическая линия производства может изготавливать до 5 млн. таких же деталей за тот же промежуток времени. Налицо существенное увеличение эффективности производственного цеха, уменьшение штата, снижение нагрузки на имеющихся специалистов и т.п.
Однако, стоимость закупки, наладки и обслуживания оборудования для такой линии может обойтись, например, в сумму от 500 млн. рублей (условно). Это дороже ручного труда человека в 500 раз. При этом, если объём продаж долгое время будет оставаться на прежнем уровне (из-за отсутствия должного спроса на продукцию фирмы), то получается, что вложения будут очень долго окупаться. Поэтому эффективность вложения денежных средств в такую систему будет низкой.
Итак, мы подняли сразу несколько вопросов: цели и способы автоматизации, используемые средства и коммерческое обоснование внедрения. Теперь на каждом моменте постараемся остановиться подробнее.
Для чего нужна система автоматизации бизнес-процессов
Любые комплексные действия внутри конкретной организации относятся к бизнес-процессам.
Автоматизация процессов управления или производства имеют одну и туже цель – это оптимизация затрат (повышение прибыли – как следствие).
Вместе с тем, с помощью автоматизации внутренних процессов организации (компании) можно повышать не только прибыль.
- С помощью систем автоматизации труда и производства можно легче, быстрее и эффективнее масштабировать бизнес.
- С помощью внедрения комплексных информационных систем можно снизить нагрузку на имеющийся персонал или уменьшить численность штата, повысить эффективность системы управления.
- Внедрение автоматических систем контроля поможет снизить или вообще исключить процент брака на производстве.
- Собственники и управляющий персонал могут получить более эффективные средства общего мониторинга, отчётности и т.п. Бизнес-процессы становятся проще (уходят лишние шаги и этапы контроля).
- В конечном счёте растёт качество обслуживания и степень удовлетворённости потребителей.
Со всех сторон одни плюсы. Минусы выражаются только в сложности внедрения рабочих программ автоматизация технологических процессов. Обычно это:
- крупные разовые расходы на покупку нового оборудования, программного обеспечения, переоборудования рабочих мест;
- время и средства на обучение персонала – для правильной работы с этим оборудованием и ПО;
- новые методы контроля (управленцев тоже нужно будет переучить);
- другие мероприятия по внедрению (доставка, установка, пуск, наладка, обслуживание и т.п.).
Таким образом, упрощая и ускоряя одни бизнес-процессы, вы параллельно создаёте новые. Без этого никак.
Чем отличается оптимизация бизнес-процессов и автоматизация процессов управления организацией?
Не стоит путать эти два понятия. Когда речь заходит об оптимизации каких-либо бизнес-процессов, это не значит, что они обязательно должны будут автоматизироваться. Наоборот, об автоматизации скорее всего никто даже не вспомнит. Обычно на выходе таких мероприятий получается уменьшенный штат и массовые увольнения.
К оптимизации прибегают, когда штат управляющих и рядовых сотрудников сильно разрастается, а топ-менеджеры и/или владельцы компании не могут разобраться, кто и чем занимается, в какой степени и какие должностные обязанности накладываются друг на друга и т.п.
Для оптимизации обычно привлекаются сторонние специалисты или профильные компании, которые исследуют текущие бизнес-процессы и предлагают мероприятия по их изменению с обоснованием.
Организация автоматизации бизнес-процессов – это непосредственно внедрение определённых управленческих инструментов. Например, CRM или ERP-систем, систем документооборота, тайм-менеджмента и т.п. То есть всего того, что сможет облегчить труд управленцев.
Например, автоматизация бизнес-процессов в строительной компании будет сводиться к покупке и установке программных комплексов «Галактика ERP», «Ланит-строительство», профильных CAD-систем и тому подобного софта.
Какие процессы предприятия можно автоматизировать
В первую очередь стоит делать ставку на автоматизации информационных процессов организации, так как они выступают в качестве своеобразного «ядра» для всего бизнеса в целом.
Не менее важна организация автоматизации системы управления процессами на линиях производства. Что стоит автоматизировать в первую очередь:
- Само производство (хотя наличием конвейерных линий и автоматики уже никого не удивишь).
- Процедуры контроля качества продукции и технологических процессов. Чем выше степень автоматизации, тем большее количество брака вы сможете отсеять (растёт качество продукции). Плюс, проще будет выявлять слабые места внутри производства (кто, где, когда и почему совершил ошибку). А данные можно будет передавать в специальные APC-системы. Они помогут оперативно корректировать деятельность предприятия, выступая своего рода «автопилотом» для бизнеса.
- Системы обучения линейного персонала. Это могут быть учебные интранет-порталы, специальный софт для тестирования и т.п. На выходе у вас будет всегда актуальная картина знаний и умений ваших рядовых сотрудников.
- Системы видеонаблюдения, охраны и пожаротушения. Тут цель внедренных технологий – повышение сохранности вашей продукции.
Обратите внимание, это не самый полных список того, что должно быть автоматизировано на предприятиях. На самом деле, логичным решением будет преобразовывать в труд машин любые рутинные операции (монотонные и повторяющиеся действия).
Средства автоматизации бизнес-процессов
В качестве основных информационных систем, о которых мы упомянули выше, можно рассматривать:
- CRM-системы. Это системы управления взаимоотношениями с клиентами. Вы можете автоматизировать сбор и обработку заявок, быстро и просто контролировать этапы сделок, проверять качество работы отдельных менеджеров/специалистов/сотрудников и т.п.
- Системы управления проектами. Как раз к таким инструментам и относится Projecto. Тут можно планировать структуру и деятельность предприятия, отдельных сотрудников. Легко поручить и проконтролировать задачи, отчитаться перед собственниками или перед вышестоящими руководителями и т.п.
- Системы электронного документооборота. Эффективны только для средних и крупных компаний. Применяются для согласования и актуализации большого перечня документов внутри компании.
- ERP-системы. Это комплексные программные продукты, которые позволяют управлять производством и другими ресурсами предприятия в электронном виде. Опять же, ERP будут полезны не везде (рассчитаны в первую очередь на производственные линии).
- Внутренние АТС. Сейчас вместо физических АТС всё чаще применяются облачные (виртуальные) АТС. Цель у них одна – обеспечение оперативной связи между сотрудниками предприятия.
- СКУД-системы. Предназначены для автоматизации контроля и учёта рабочего времени, явок сотрудников и обеспечения доступа персонала к выбранным зонам/помещениям внутри предприятия. Пригодятся только в компаниях с большим штатом.
- Бухгалтерский учёт и управление финансами. В большинстве случаев это профильный бухгалтерский софт, но он легко заменяется облачными услугами и сервисами.
В более крупных и сложных предприятиях возможно внедрение BPM и RPA-систем.
Как Projecto может помочь с оптимизацией и автоматизация бизнес-процессов в системе управления организацией
Projecto – это комплексное программное обеспечение для управления проектами. Софт может работать в готовом облаке (по модели SaaS) или на вашем сервере.
К основным возможностям продукта можно отнести следующие:
- Проработка (проектирование) будущей структуры предприятия.
- Планирование проектов и задач, в том числе с подзадачами и возможностью делегирования.
- Отчётность и коллегиальная приёмка результатов работ.
- Система рабочих и личных календарей, с возможностью сравнения и с наглядной структурой.
- Оперативные напоминания о приближающихся событиях. Единый центр уведомлений.
- Обмен файлами и документами. Ведение базы контрагентов.
- Детальное обсуждение задач, проектов, событий и других элементов.
- Ведение истории и журналирование.
- Учёт перемещений сотрудников и вся необходимая информация о персонале.
- Деловая переписка и объявления.
- Сквозной поиск и систематизация информации.
- Работа на своём домене.
- Готовые мобильные приложения.
- Наглядное представление информации (канбан-доска, диаграмма Ганта, календарный график), и экспортирование данных в удобных форматах.
И всё это по приемлемой стоимости. При размещении в нашем облаке программный комплекс будет полностью соответствовать Федеральному закону «О персональных данных» (дата-центры работают в РФ, гарантия доступности 99,98%, бэкапы создаются каждый час).