Автоматизация рабочих процессов

В этом материале подробно разберём, что же такое автоматизация процессов (рабочих, производственных, информационных и других) внутри предприятия, зачем она нужна и как её реализовать.

Начнём с определений.

Что такое автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов компании – это перенос части рутинных процессов и функций на отдельных участках предприятия в систему машинного (автоматического) труда и/или в информационные системы. Автоматизировать полностью все бизнес-процессы невозможно, но можно их существенно оптимизировать и ускорить.

Простой пример: токарь может выточить примерно 500 деталей за смену, в то время как специальная автоматическая линия производства может изготавливать до 5 млн. таких же деталей за тот же промежуток времени. Налицо существенное увеличение эффективности производственного цеха, уменьшение штата, снижение нагрузки на имеющихся специалистов и пр.

Однако стоимость закупки, наладки и обслуживания оборудования для такой линии может обойтись, например, в сумму от 500 млн. рублей (условно). Это дороже ручного труда человека в 500 раз. При этом, если объём продаж долгое время будет оставаться на прежнем уровне из-за отсутствия должного спроса на продукцию фирмы, то получается, что вложения будут очень долго окупаться. Поэтому эффективность вложения денежных средств в такую систему будет низкой.

Итак, мы подняли сразу несколько вопросов: цели и способы автоматизации, используемые средства и коммерческое обоснование внедрения. Теперь остановимся на каждом моменте подробнее.

Для чего нужна система автоматизации бизнес-процессов

Любые комплексные действия внутри конкретной организации относятся к бизнес-процессам.

Автоматизация процессов управления или производства имеют одну и туже цель – это оптимизация затрат и, как следствие, повышение прибыли.

Вместе с тем с помощью автоматизации внутренних процессов компании можно повышать не только прибыль.

С помощью систем автоматизации труда и производства можно легче, быстрее и эффективнее масштабировать бизнес.
С помощью внедрения комплексных информационных систем можно снизить нагрузку на имеющийся персонал или уменьшить численность штата, повысить эффективность системы управления.
Внедрение автоматических систем контроля поможет снизить или вообще исключить процент брака на производстве.
Собственники и управляющий персонал могут получить более эффективные средства общего мониторинга, отчётности и пр. Бизнес-процессы становятся проще, уходят лишние шаги и этапы контроля.
В конечном счёте растёт качество обслуживания и степень удовлетворённости потребителей.

Со всех сторон одни плюсы. Минусы выражаются только в сложности внедрения рабочих программ автоматизации технологических процессов. Обычно это:

крупные разовые расходы на покупку нового оборудования, программного обеспечения, переоборудования рабочих мест;
время и средства на обучение персонала – для правильной работы с этим оборудованием и ПО;
новые методы контроля (управленцев тоже нужно будет переучить);
другие мероприятия по внедрению (доставка, установка, пуск, наладка, обслуживание и пр.).

Таким образом, упрощая и ускоряя одни бизнес-процессы, вы параллельно создаёте новые. Без этого никак.

Чем отличается оптимизация бизнес-процессов и автоматизация процессов управления организацией?

Не стоит путать эти два понятия. Когда речь заходит об оптимизации каких-либо бизнес-процессов, это не значит, что они обязательно должны будут автоматизироваться. Наоборот, об автоматизации, скорее всего, никто даже не вспомнит. Обычно на выходе таких мероприятий получается уменьшенный штат и массовые увольнения.

К оптимизации прибегают, когда штат управляющих и рядовых сотрудников сильно разрастается, а топ-менеджеры и/или владельцы компании не могут разобраться, кто и чем занимается, в какой степени и какие должностные обязанности накладываются друг на друга.

Для оптимизации обычно привлекаются сторонние специалисты или профильные компании, которые исследуют текущие бизнес-процессы и предлагают мероприятия по их изменению с обоснованием.

Организация автоматизации бизнес-процессов – это непосредственно внедрение определённых управленческих инструментов. Например, CRM или ERP-систем, систем документооборота, тайм-менеджмента и т.п. То есть всего того, что сможет облегчить труд управленцев.

Какие процессы предприятия можно автоматизировать

В первую очередь стоит делать ставку на автоматизации информационных процессов организации, так как они выступают в качестве своеобразного «ядра» для всего бизнеса в целом.

Не менее важна организация автоматизации системы управления процессами на линиях производства. Что стоит автоматизировать в первую очередь:

Само производство (хотя наличием конвейерных линий и автоматики уже никого не удивишь).
Процедуры контроля качества продукции и технологических процессов. Чем выше степень автоматизации, тем большее количество брака вы сможете отсеять, а значит, растёт качество продукции. К тому же проще будет выявлять слабые места внутри производства: кто, где, когда и почему совершил ошибку. А данные можно будет передавать в специальные APC-системы. Они помогут оперативно корректировать деятельность предприятия, выступая своего рода «автопилотом» для бизнеса.
Системы обучения линейного персонала. Это могут быть учебные интернет-порталы, специальный софт для тестирования и т.п. На выходе у вас будет всегда актуальная картина знаний и умений ваших рядовых сотрудников.
Системы видеонаблюдения, охраны и пожаротушения. Тут цель внедренных технологий – повышение сохранности вашей продукции.

Обратите внимание, это не самый полных список того, что должно быть автоматизировано на предприятиях. На самом деле, логичным решением будет преобразовывать в труд машин любые рутинные операции — монотонные и повторяющиеся действия.

Средства автоматизации бизнес-процессов

В качестве основных информационных систем, о которых мы упомянули выше, можно рассматривать:

CRM-системы. Это системы управления взаимоотношениями с клиентами. Вы можете автоматизировать сбор и обработку заявок, быстро и просто контролировать этапы сделок, проверять качество работы отдельных менеджеров, специалистов и сотрудников.
Системы управления проектами. Как раз к таким инструментам и относится Projecto. Тут можно планировать структуру и деятельность предприятия, отдельных сотрудников. Легко поручить и проконтролировать задачи, отчитаться перед собственниками или перед вышестоящими руководителями.
Системы электронного документооборота. Эффективны только для средних и крупных компаний. Применяются для согласования и актуализации большого перечня документов внутри компании.
ERP-системы. Это комплексные программные продукты, которые позволяют управлять производством и другими ресурсами предприятия в электронном виде. Но ERP будут полезны не везде, они рассчитаны в первую очередь на производственные линии.
Внутренние АТС. Сейчас вместо физических АТС всё чаще применяются облачные (виртуальные) АТС. Цель у них одна – обеспечение оперативной связи между сотрудниками предприятия.
СКУД-системы. Предназначены для автоматизации контроля и учёта рабочего времени, явок сотрудников и обеспечения доступа персонала к выбранным зонам/помещениям внутри предприятия. Пригодятся только в компаниях с большим штатом.
Бухгалтерский учёт и управление финансами. В большинстве случаев это профильный бухгалтерский софт, но он легко заменяется облачными услугами и сервисами.

В более крупных и сложных предприятиях возможно внедрение BPM и RPA-систем.

Как Projecto может помочь с оптимизацией и автоматизация бизнес-процессов в системе управления организацией

Projecto – это комплексное программное обеспечение для управления проектами. Софт может работать в готовом облаке (по модели SaaS) или на вашем сервере.

К основным возможностям продукта можно отнести следующие:

Проработка (проектирование) будущей структуры предприятия.
Планирование проектов и задач, в том числе с подзадачами и возможностью делегирования.
Отчётность и коллегиальная приёмка результатов работ.
Система рабочих и личных календарей с возможностью сравнения и наглядной структурой.
Оперативные напоминания о приближающихся событиях. Единый центр уведомлений.
Обмен файлами и документами. Ведение базы контрагентов.
Детальное обсуждение задач, проектов, событий и других элементов.
Ведение истории и журналирование.
Учёт перемещений сотрудников и вся необходимая информация о персонале.
Деловая переписка и объявления.
Сквозной поиск и систематизация информации.
Работа на своём домене.
Готовые мобильные приложения.
Наглядное представление информации (Канбан-доска, диаграмма Ганта, календарный график) и экспортирование данных в удобных форматах.

И всё это по приемлемой стоимости. При размещении в нашем облаке программный комплекс будет полностью соответствовать Федеральному закону «О персональных данных» (дата-центры работают в РФ, гарантия доступности 99,98%, бэкапы создаются каждый час).