Автоматизация управления проектами: инструменты, преимущества, вызовы

Ранее мы уже затрагивали тему автоматизации управления проектами. В частности мы рассказывали о том как связана автоматизация и управление задачами на основе KPI (ключевых показателей эффективности), как автоматизируются рабочие процессы, а также как и с помощью чего автоматизируется работа с учётом задач.

Ниже поговорим о перечне инструментов, которые помогают эффективно управлять проектами, а также о том, какие вызовы они способны решать и в какой мере способны помочь руководителю проекта.

Начнём с обзора проблем современного рынка IT-решений (с вызовов).

Что изменилось на рынке автоматизации в 2023 году

Казалось бы, IT-индустрия самая инновационная и одновременно самая открытая сфера. Здесь сложно установить границы государств, а исходные коды вообще зачастую распространяются в открытом виде, что в теории должно стирать все условности и стимулировать к глобальному охвату у наиболее удачных продуктов.

Но всё это на поверку оказалось не так.

Выяснилось, что границы есть у бизнеса. И на компании, которые занимаются обслуживанием и продажами IT-решений, можно надавить, заставив их отказаться даже от перспективных рынков.

Именно так с российского сегмента ушли многие крупные зарубежные вендоры, предлагавшие инструменты автоматизации проектов: Atlassian (Jira, Trello, Confluence), Zoho, Monday (WorkOS), Slack (Salesforce), Basecamp, Worksection, Asana, Wrike, Google (со своим офисным пакетом и с планировщиком задач) и даже Microsoft (MS Project + целая плеяда бизнес-инструментов разного профиля).

Что примечательно, некоторые крупные российские проекты и проекты из стран СНГ, уже получившие признание на зарубежных рынках, тоже развернулись в пользу Европы и Америки, прихватив с собой команды разработчиков. Например, так поступили Planfix (из России) и GanttPro (из Белоруссии).

Как итог, на российском рынке появилось свободное место. По логике вещей свято место, пусто не бывает. Но и тут есть нюансы.

Сразу взять на себя обслуживание особенно крупных предприятий достаточно сложно. На адаптацию могут уйти месяцы, а иногда и годы. Плюс, импортозамещение для крупного бизнеса – это один подход, а продукты для малого и среднего бизнеса – это совсем другие требования и другие особенности внедрения.

В результате оставшиеся IT-вендоры стали тратить все свои усилия на обслуживание госпредприятий (госсектора) и крупных производств, оставив без внимания сегмент микробизнеса и малых предприятий. А последним занялись относительно новые и малые IT-команды. Для всех – это новые возможности и перспективы. Что из этого выйдет, покажет только время.

Но факт остаётся фактом – рынок поменялся и шанс восстановления его к исходному состоянию всё больше и больше стремится к нулю. Процесс изменений пока ещё не закончился – всё происходит прямо сейчас.

Так что имеем то, что имеем.

Какие конкретно системы автоматизации используются в управлении проектами (список инструментов)

Если говорить об общем управлении (о постановке и о контроле задач), то в проектах обычно применяются:

BPM-системы,
Task-трекеры,
Онлайн-календари,
Онлайн-доски задач (канбан, mind-карты, диаграммы Ганта, сетевые графики и т.п.).
Общие рабочие места (Workflow).
Корпоративные мессенджеры.

В IT-проектах также будут востребованы следующие узкоспециализированные инструменты:

Софт для работы со спринтами (специальные системы для Agile-команд).
Баг-трекеры.
Сервисы интегрированной аналитики (с автоматическими отчётами об ошибках).
Сервисы для создания и согласования макетов / вариантов дизайна.
Сервисы для хранения файлов (облачные хранилища).
Инструменты контейнеризации IT-инфраструктуры клиентов (оркестраторы с балансировкой нагрузки).

В управлении проектов, как и в любом другом бизнесе, при росте объёма рутины могут возникать дополнительные потребности. Например, могут пригодиться:

Софт для HR-специалистов (HRM-системы).
Корпоративные порталы и интранет-порталы (для информирования подчинённых, а также для их онлайн-обучения).
Сервисы рассылки уведомлений (SMS, email, мессенджеры).
Онлайн-редакторы документов и таблиц, презентаций.
Сервисы для проведения видеовстреч и конференций.
Инструменты корпоративной авторизации (включая аппаратные токены и устройства считывания).
Сервисы и софт для учёта финансов (бухгалтерское ПО).
Интеграции с онлайн-кассами.
Облачные ВАТС и голосовые ассистенты (голосовые меню).
Системы документооборота и онлайн-хранилища документов, EDMS-системы.
И т.д.

Например, у отделов маркетинга могут быть свои профильные инструменты:

Средства для управления репутацией в сети, парсеры или специализированные SERM-инструменты.
CRM-системы (системы для учёта и управления всеми контактами, сделками, коммуникациями).
Системы для проведения опросов и автоматического сбора мнений.
Инструменты для массового постинга в социальных сетях.
Чат-боты (например, для переписки с клиентами в чате на официальном сайте), сервисы-агрегаторы мессенджеров.
Системы триггерных рассылок.
Сервисы для проведения холодных обзвонов (для наращивания клиентской базы).
И т.п.

У производственных команд может быть свой особенный софт:

Учётные системы и складской учёт (ERP-системы).
Комплексные системы контроля качества.
Складские системы автоматизации и адресного хранения.
Системы автоматического проектирования (CAD-системы).
Автоматический контроль доступа (СКУД).
Гибкие производственные системы (FMS).
Системы маркировки товаров.
И т.п.

Более сложный подход – это внедрение комплексных систем или интеграция между собой имеющихся решений. В этом случае все информационные продукты смогут тесно взаимодействовать между собой и обмениваться важными данными.

Особенности малого бизнеса и IT-команд

Когда уровень внешнего финансирования стремится к нулю, как у микробизнеса, но автоматизировать управление обязательно нужно (ведь без этого падает эффективность, а значит, конкуренты получают шанс тебя обойти), проектные команды приходят к следующим решениям.

Нужно внедрить минимально функциональную техническую базу, которая будет включать в себя:

BPM-систему.
CRM-систему.
Облачное хранилище.
Корпоративный мессенджер.

Уже с этим набором можно обслуживать ключевые направления работы: планирование, коммуникации, хранение документов/контента.

Ещё лучше, когда система автоматизации может взять на себя работу сразу нескольких функций, например, работу с документами, внутреннюю переписку и обсуждения, рассылку уведомлений, контроль задач и исполнителей, ведение календарей и т.п.

Но решения «всё-в-одном» в определённый момент могут стать неподъёмными для внедрения, поэтому почти никогда не используются в реальности. Пусть IT-система выполняет ограниченный перечень функций, но делает это максимально качественно, чем пытается решить сразу все проблемы, добавляя при этом ещё больше проблем (на обучение, внедрение, обслуживание).

Что самое интересное, даже к «необходимому минимуму» малый бизнес приходит не сразу. Изначально вместо корпоративных мессенджеров и почты используются простые общие сервисы (Telegram, WhatsApp, Gmail и т.п.), вместо CRM заполняются простые таблицы, BPM-системы заменяются простыми плоскими списками дел (так называемые To-Do-List).

Понимание приходит только тогда, когда владелец бизнеса своими глазами увидит сколько полезного времени отнимают непрофильные решения. То есть либо «никогда», либо в момент роста спроса (например, в сезон), либо в момент роста самой компании.

Ситуация «никогда» может относиться как к стагнирующим компаниям, так к нишам, в которых даже теоретически невозможен рост (там просто такая модель заработка – чем проще и дешевле, тем лучше).

Какие преимущества даёт автоматизация управления проектами

Данные о клиентах, о сотрудниках, о финансах и о бизнес-процессах консолидируются в одном месте. Ими становится проще управлять.
Централизованные данные проще хранить, изменять, распространять/доводить до заинтересованных лиц, резервировать, защищать и т.п.
Сама по себе автоматизация снижает риск ошибок, которые часто допускают люди (автоматизированные системы никогда не спят и действуют строго по заранее определённой логике).
Доступ к наиболее важной информации становится оперативнее. При желании данные можно выгрузить или конвертировать в формат, подходящий для обработки в других информационных системах, например, в системах бизнес-аналитики (чтобы посмотреть на них под другим углом и повысить полезность).
Снижается уровень рутины. Соответственно освобождается время на другие более полезные действия.
Бизнес-процессы внутри компании приходят к единому стандарту, что положительно влияет на стабильность и предсказуемость работы.
Снижаются затраты (в долгосрочной перспективе).
Повышается прозрачность и эффективность процессов.

Как выбрать систему для автоматизации управления проектами?

Из-за того, что крупнейшие вендоры ушли с российского рынка, выбор стал меньше, но при этом появилось огромное количество новых продуктов и сервисов внутреннего российского производства. Все они имеют одно неоспоримое преимущество – они не подвержены санкциям.

Но есть и нюансы. Кто-то начал недавно, поэтому не знает всех нюансов управления бизнесом в разных сферах. Продукты могут быть откровенно «сырыми». Кто-то работает давно, но рассчитывает только на определённые ниши применения и т.п. В реальности процесс выбора проще не стал.

Мы предлагает свой собственный продукт автоматизации управления проектами – онлайн BPM-систему Projecto.

Projecto совмещает в себе сразу несколько дополнительных функций: кадровый софт (работа с карточками сотрудников), система документооборота (хранение, согласование, редактирование, обсуждение и т.п.), корпоративный мессенджер (деловая переписка и обсуждения), онлайн-календарь (с функционалом сравнения/сопоставления графиков), файловое хранилище. Для удобства есть полнофункциональные мобильные приложения, поддерживающие нативные уведомления на Android и iOS.