Канбан в проекте – применение доски в команде разработки

Опубликовано

Канбан (с японского 看板 «вывеска», «табличка», «шильдик») – это изначально японская производственная система, в которой поставка компонентов регулируется с помощью специальной карточки с инструкциями, отправляемой по производственной линии.

Немного истории

Изобрела и обкатала подход на практике компания «Тойота» в 1953 году. Уже с 1962 года принципы канбан-метода стали внедряться на всех заводах и производствах Toyota. Автор идеи – инженер-технолог Тайити Оно. Основной целью методики было сокращение избыточных товарных запасов (перепроизводства) на всех этапах бизнеса.

Принципы производственной системы канбан в свою очередь были подсмотрены в американских супермаркетах, которые для минимизации остатков продуктов на складах использовали сигналы пустых корзин. Закончился определённый товар? Пора сделать заявку поставщику. Он привезёт новую партию. При заказе количество можно увеличить в соответствии с прогнозируемым спросом. Но если спрос не оправдывает ожиданий, объём новых заказов постепенно снижается. И так до получения оптимального значения.

Как звучали правила канбан у «Тойоты»:

  1. При потреблении /исчерпании материалов сотрудник возвращает canban поставщику этих материалов.
  2. Объём изготовления новых материалов должен соответствовать поступающим запросам.
  3. Без входящего канбана (запроса) производить материалы запрещено.
  4. Канбан отправляется к потребителю вместе с произведёнными материалами (имеются в виду линии на производстве, потребитель – это тот, кто запросил производство материала).
  5. Отправка дефектных изделий/материалов запрещена.
  6. Строго ограничиваются/лимитируются запросы в ожидании обработки, чтобы оптимизировать эффективность работы.

Канбан здесь выступает в роли специального маркера или индикатора (обратной связи).

Бережливое производство

Метод управления канбан часто связывают с принципом «бережливого производства». Есть даже специальные методологии работы с товарными запасами по канбан: тарный и карточный.

Основные принципы работы канбан на производстве:

  • Табличка имеет свой цвет (обычно для обозначения отделов или участков производства). На ней указывается вся необходимая информация о товаре/продукции/заказе. Например, «Деталь 1, кол-во – 56 шт., цех N».
  • Канбан перемещается по производственной линии в одной таре с деталями или прикрепляется к изделию.
  • Должны быть выработаны определённые нормы для работы с каждой табличкой. Например, на одном рабочем месте одновременно должно находиться не более 2 табличек.
  • Должны быть сильно упрощены способы взаимодействия специалистов, между которыми передаются детали с канбан (например, отсутствуют акты приёма-передачи, проверки исправности и технического состояния и т.п.), а также общие процессы перемещения деталей/продукции.
  • Рабочая линия должна хорошо просматриваться, чтобы можно было легко оценить текущую стадию работы. Для реализации этого подхода склад обычно переделывают в некое подобие конвейера. А быстрому поиску необходимых частей/позиций помогает адресная система хранения.

Результат такого подхода:

  • Производство работает с тем, что есть (не запасает запчасти/детали впрок, снижает перепроизводство).
  • Конвейерная линия оптимизируется.
  • Снижается нагрузка на работников склада и объём ненужных перемещений.
  • Упрощается система взаимодействия рядовых сотрудников.
  • Производственные процессы становятся линейными (их легче контролировать и прогнозировать).

На многих современных производствах канбан-подход сохранился, только преобразован в электронный формат (интегрирован в системы ERP – программные средства для планирования ресурсов организации).

Эффективная разработка с использованием канбан

В свою очередь kanban очень понравился командам разработчиков, небольшим web-агентствам и даже крупным игрокам рынка, так как его методология позволяет гибко планировать работу отдельных участников коллектива и распределять нагрузки. При этом можно добиться сдачи проекта точно в срок (ну или очень близко к дедлайну).

Для визуализации канбан-подхода используется так называемая канбан-доска. О ней и её применении в проектах мы и поговорим ниже. А сейчас о самой методологии.

Технология канбан-управления проектами

Использование планирования канбан тесно связано с аджайл (agile) мышлением – проектный менеджмент. Полный манифест и все 12 принципов Agile можно изучить на официальном сайте проекта – здесь.

Принципы канбан в разработке (могут быть применимы и для других сфер, например, для PR-отделов, для маркетинга и т.п.):

  1. Визуализируйте поток.
  2. Ограничьте (определите) объём для одновременных потоков/задач.
  3. Управляйте потоками (имеется в виду своевременная смена статуса для отслеживания общего процесса).
  4. Обсудите/обозначьте правила работы с доской.
  5. Регулярно анализируйте деятельность.
  6. Улучшайте и оптимизируйте процессы.

Канбан-доска проектов

Главная задача внедрения канбан в проектах – простота визуализации и понимания всеми участниками, лёгкий контроль и возможность оперативного реагирования на изменения. Плюс, можно оптимизировать нагрузку на каждого члена коллектива.

Как это работает? Элементарно!

Доска задач канбан делится на несколько столбцов, каждый из которых соответствует статусу работы.

Самый простой пример канбан-доски для проекта: столбец «Запланировано» (сюда попадают все входящие задачи команды), столбец «В работе» (то есть задачи, находящиеся на исполнении в текущий момент) и столбец «Выполнено / Готово» (тут оказываются закрытые/сданные задачи).

Столбцов может быть больше. Но следует понимать, что вместе с дополнительными статусами может значительно возрасти сложность системы.

Для команд разработки наибольшее распространение получили статусы:

  • бэклог (все входящие задачи/дела);
  • разработка (задачи, которые находятся в работе у программистов или дизайнеров);
  • тестирование (задачи, которые перешли к тестировщикам);
  • на проверке (задачи, которые были отправлены на утверждение тимлиду или менеджеру проекта);
  • готово (закрытые задачи, протестированные и проверенные тимлидом/менеджером).

Формат табличек (стикеров) для задач может определяться индивидуально. Но обычно там как минимум фигурирует:

  • сама задача (её краткая формулировка);
  • исполнитель (это может быть отдел/служба или конкретный сотрудник);
  • уровень важности.

Так как элементов списков может быть очень много, тимлид или наделённые необходимым статусом сотрудники должны регулярно актуализировать статус задач. В работе должны быть только актуальные задачи (как на производстве – «без брака»).

Лучше всего, если каждой задаче будет присвоен вес (значимость/приоритетность), чтобы наиболее важные попали на исполнение первыми. Статус может присваивать лидер группы или сами участники в процессе коллективного обсуждения.

Количество задач, находящихся в работе, должно соответствовать объёму, который способен выполнить ответственный сотрудник или группа. Для наглядности общий лимит задач можно указывать в названии колонки. Это будет своего рода пропускная способность команды. Определить показатель можно только опытным путём (через несколько итераций значение само придёт к оптимальному).

Как происходит мониторинг задач по канбан-доске

Наиболее важный показатель эффективности работы с задачами – эффективность потока (Flow Efficiency).

Рассчитывается по формуле: 100% * активная работа / (активная работа + время ожидания)

Например, активная работа над задачей заняла 5 дней, а потом эта же задача зависла ещё на 3 дня, пока её не приняли (не закрыли). Эффективность потока составит 100% * 5 / (5+3) = 62,5% (37,5% времени задача простаивает).

При наработке достаточного опыта (завершённых задач) можно оценивать эффективность работы по среднему времени, которое уходит на работу с одной задачей. Общее время работы делится на количество задач. Это будет «эталон». Каждое отклонение в большую сторону – сигнал для принятия соответствующих своевременных мер.

Если количество задач в бэклоге растёт, а лимит задач в работе находится на пределе, то есть смысл или отказываться от части задач на входе, или нанимать дополнительных сотрудников (чтобы нарастить ресурс исполнения), или пересматривать эффективность работы над выданными задачами (уменьшать время их обработки).

Если все задачи стоят в колонке «на исполнение», то налицо проблемы с планированием – работа над задачами явно забуксовала (зависла). Нужно принимать меры и разбираться, почему задачи не закрываются/не меняют свой статус. Как вариант – неправильно выбран цикл итераций или неправильно распределены нагрузки между участниками команды.

Преимущества применения канбан в проектах

  • Обеспечивается максимально гибкое и простое планирование нагрузки.
  • Система легко адаптируется к смене приоритетов и к постановке новых задач.
  • Увеличивается вовлечённость отдельных членов коллектива, растёт их производительность.
  • Рабочий коллектив превращается в команду (все решения при канбан-подходе принимаются коллективом, тимлид здесь играет скорее роль организатора, а не линейного управленца).
  • Легко обнаруживаются узкие места.
  • Общий процесс легко визуализируется и отслеживается.

Недостатки

  • Канбан-подход сложно масштабировать на большие коллективы. Обычно он эффективен в группах до 10-15 человек. Увеличение масштаба допустимо только при разбивке задач по командам (а внутри каждой команды будет своя канбан-доска с большей детализацией).
  • Система не подходит для случаев, где требуется составление планов на большие промежутки времени. Она лучше всего себя показывает с небольшими и непродолжительными задачами.

Канбан и сервис Projecto

В системе Projecto канбан-доска будет иметь три статуса (столбца). Они не изменяются:

  • запланированные задачи;
  • задачи на проверке;
  • завершённые задачи.

Мы исходим из того, что канбан – это инструмент руководителя, и именно он контролирует общий процесс. Поэтому такие статусы будут для него наиболее информативны.

В каждой карточке задачи мы отражаем её реальный статус, сроки, проект, к которому она относится, кто ответственный, а также дополнительные статусы (обозначаются пиктограммами).

По мере изменения статуса задача сама перемещается по канбан-доске в соответствующий столбец.

Вместо канбан-формата вы можете выбрать отображение в виде диаграмм Ганта или в виде календарного графика.