Табель учета рабочего времени организации

Ранее мы рассмотрели вопрос организации учёта рабочего времени. Тема этой статьи – заполнение табеля учёта рабочего времени сотрудников на предприятии в 2021-2022 году.

Опытные кадровики и сотрудники бухгалтерии знают, что с 2013 года многие унифицированные формы первичного учёта, в том числе бланки по формам T-12 и T-13, переведены в разряд необязательных к применению. Поэтому работодатель может разработать и использовать свои формы учёта, а также обозначения к ним, и вести учёт рабочего времени так, как ему это удобно. Главное – исключить двойственность трактования и различные ошибки при заполнении.

На этих нюансах мы остановимся поподробнее.

Зачем нужен табель рабочего времени?

Табель – это внутренний документ компании, который позволяет реализовать сразу несколько важных функций:

учёт явок и неявок, соблюдения рабочего распорядка, графика смен и других регламентов;
учёт отработанных дней или часов, участвующих в расчётах при начислении заработной платы (в зависимости от текущих условий оплаты труда, принятых в организации или назначенных для конкретной должности);
ведение статистики по отделам и службам, по филиалам и по всему предприятию (для более правильного планирования работы в последующие отчётные периоды).

В идеале, для лучшего понимания статистики, должного уровня соблюдения внутренних норм и проверки эффективности планирования, желательно сверять исходный график работ, составленный руководителем подразделения на месяц, с табелем (где будут отражена фактическая явка сотрудников) за тот же период. Тогда картина будет более полной.

Унифицировать или не унифицировать табель

Вести или не вести учёт – этот вопрос можно даже не обсуждать. Такая обязанность закрепляется за работодателем в Трудовом кодексе (статья 91, часть 4 ТК РФ).

Каждая организация решает для себя, каким должен быть и как будет выглядеть её табель. Но зачем разрабатывать что-то своё, если нужные формы (чистые бланки) табеля учёта рабочего времени можно скачать в Excel совершенно бесплатно – они уже существуют. Это формы:

T-12 (код по ОКУД – 0301007), подходит для как для учёта, так и для расчёта зарплаты;
Т-13 (код по ОКУД – 0301008), подходит только для учёта дней и/или часов по итогам месяца.

Утверждены Госкомстатом ещё в 2004 году.

Фактически именно эти формы и используются во многих организациях. Табели учета рабочего времени для бюджетных организаций точно ведутся в таком формате – и являются обязательными.

Если на предприятии используется профильный софт, например, «1С: Кадровый учёт» и т.п., то нужные данные могут заполняться в электронном виде. И уже по итогам месяца преобразовываться в бумажный формат для официального утверждения уполномоченными лицами (подписания), а также подшивки и хранения в архиве.

Программное обеспечение, используемое для кадрового учёта, умеет автоматически формировать и распечатывать нужные бланки. Останется их подписать и учесть, передать в бухгалтерию для начисления оплаты.

Но не всегда унифицированные формы могут подойти под условия работы конкретного учреждения. Тогда логично адаптировать под свои нужды Т-12/Т-13, взяв одну из них в качестве примера, или разработать свой вариант документа, который будет содержать нужные параметры.

Чтобы он вступил в силу, нужно провести его введение соответствующим приказом руководителя.

Обозначения в табеле учета рабочего времени

В унифицированных формах вы можете использовать только те обозначения, которые для них разработаны. Например, для заполнения формы Т-12 могут использоваться буквенные символы или цифровые коды. Наиболее распространённые условные обозначения для ведения учетного табеля:

Я (сокращение от «явка», цифровой код 01) – соответствует обычному рабочему дню. Если учёт ведётся по количеству отработанных часов, а не только по дням, то буква «Я» проставляется в верхней графе, а в нижней указывается фактически отработанное время.
Н (сокращение от «ночь», цифровой код 02) – используется для обозначения ночных смен (+время, если ведётся учёт отработанных часов).
РВ (сокращение от «работа в выходные», код 03) – проставляется только для обозначения дней/явок, отработанных в выходные и праздничные дни.
С (сокращение от «сверхурочно», код 04) – для явок и дней/часов, отработанных сверхурочно.
К (сокращение от «командировка», код 05) – так обозначают дни, когда работник был в командировке.
ОТ (сокращение от слова «отпуск», код 09) – дни оплачиваемого ежегодного отпуска (внимательно отнеситесь к соблюдению норм законодательства).
ДО (сокращение от словосочетания «день отгула», код 16) – дни неоплачиваемого отпуска, например, по семейным обстоятельствам.
Б (сокращение от «болезнь», код 19) – дни оплачиваемого больничного, обязательно должны закрываться больничным листом.
ПР (сокращение от «прогул», код 24) – дни неявки, то есть отсутствия без уважительных причин или законных оснований.
В (сокращение от «выходной», код 26) – выходные, а также нерабочие праздничные дни.
НН (сокращение от «невыясненные неявки», код 30) – проставляются только для прогулов, по которым пока нет подтверждённых причин отсутствия. После получения необходимых документов обозначение меняется на правильное/соответствующее.

Это только наиболее часто употребляемые отметки в табелях. Полный список условных обозначений можно найти в описании формы Т-12 (ссылка приведена выше).

Если работодатель использует свой вариант формы, он может ввести свои условные обозначения для этой же информации.

Кто ведёт табель учёта?

Обычно это руководитель подразделения или его заместитель. Так как они лучше других могут контролировать фактически явки и неявки, отработанное время, причины отсутствия и т.п.

Но приказом руководителя компании эта функция может быть закреплена за любыми другими сотрудниками предприятия, например, кадровиками. Всё будет зависеть только от особенностей структуры компании и схемы подчинённости.

Как составить правильную схему, мы рассматривали здесь.

Утверждается табель бухгалтером, так как в большинстве случаев график явок и фактически отработанное время влияет на расчёты оплаты труда.

Сколько должен храниться табель?

Если деятельность сотрудников не связана с опасным или вредным производством, то табель может храниться 5 лет, а затем подлежит утилизации.

Основание – приказ Госархива от 2019 года №236 (пункт 402 Перечня).

Для вредных/опасных производств сроки хранения табелей существенно больше – до 50 лет (если делопроизводство табеля закончено до 2003 года – то до 75 лет).

Какая может быть ответственность за нарушения/отсутствие табеля

Как и многие другие проступки ответственных лиц, наказание определяется Кодексом об административных правонарушениях.

Отказ от ведения табеля обойдётся:

ответственным лицам компании – от 1000 до 5000 руб.;
ИП – аналогично;
для самой компании (штраф) – от 30 000 до 50 000 руб.

Повторные нарушения будут караться строже.

Как вносить правки (при необходимости)

Как правило, корректировки значений в табеле могут потребоваться по записям НН, когда у вас пока нет никаких подтверждающих документов от отсутствующего сотрудника. НН легко может переквалифицироваться в Б или в ОТ, и т.д. Но могут быть и другие ситуации, когда сведения подлежат замене.

Если речь идёт об обычных бумажных носителях, то все необходимые правки вносятся вручную:

неправильное значение/запись зачёркивается (исправлений может быть несколько), а рядом пишется правильное;
ниже или на любом свободном месте указывается «Исправлено», ФИО сотрудника, который внёс изменения, его роспись и дата.

Если табель ведётся в электронном виде, то по результатам внесённых в систему правок распечатывается и подписывается новый документ (табель). Чтобы в системе учёта документов можно было отследить изменения, логично присвоить дополнительный признак рядом с номером документа, например, «корр.».

Вместо выводов

Учёт отработанных часов и дней – очень чувствительная тема, так как от этого часто зависит расчёт зарплаты сотрудников.

Не вести такой учёт нельзя. Но вот формат табеля может быть гибким. Вместо унифицированных форм вы можете ввести в обиход свою собственную, которая будет максимально соответствовать особенностям вашего бизнеса. Плюс, вы можете задействовать для заполнения табеля системы автоматизации, в том числе, связанные со СКУД и другими комплексными решениями (программными, программно-аппаратными).

Сам табель – это важный документ, который после подписания должен храниться в архиве как минимум ещё 5 лет. За отсутствие или отказ от ведения табеля предусмотрены официальные штрафы, их могут выписать проверяющие органы. Санкции есть как для всей организации, так и для конкретного ответственного лица.