События и календари

Календарь Projecto

Помните обо всём, успевайте везде

Каким бы насыщенным ни был рабочий график, Projecto поможет организовать его с максимальной эффективностью. Планируйте личные и рабочие мероприятия в единой календарной сетке, назначайте встречи и следите за ходом выполнения задач.

Projecto будет хранить ваше расписание дел и напоминать обо всех важных событиях.

Наглядная индикация

События в Projecto можно распределять по календарям, каждому из которых соответствует свой цвет в календарной сетке. Количество календарей ограничено только вашими потребностями.

Статусы и особые состояния событий отмечаются особыми пиктограммами:

Редактирование на лету

Работать с календарём Projecto интуитивно легко и понятно. Чтобы создать новое событие, кликните по свободному месту в сетке или нажмите и растяните событие на нужное время:

События можно растягивать или перемещать на другие дни. При перетаскивании вы можете быстро сменить статус и откорректировать состав участников, либо создать новый повтор события.

А если вам требуется изменить остальные атрибуты или написать комментарий к событию - просто нажмите на него.

Настраиваемая приватность

Как и задачи, события могут быть приватными. Подробности по обычным событиям видит руководство, а приватные события видны исключительно вам и тем, кто непосредственно в них приглашён.

Сверяясь с вашим календарем, другие пользователи увидят, что вы заняты, но не увидят никаких подробностей.

Повестки совещаний

Чтобы все участники встречи могли заранее ознакомиться со всеми обсуждаемыми вопросами и подготовиться к событию, у него можно заполнить повестку.

В повестку можно добавлять:

Текстовые пункты

любые мысли и заметки, которые потом можно сконвертировать в задачи

Задачи

если нужно обсудить ход работы по конкретным делам

Документы

если совещание посвящено работе по договору

Согласование рабочего времени

Projecto учитывает занятость человека при добавлении его в события. Если приглашаемый пользователь будет находиться в отпуске или будет занят другим событием, вы сразу же это увидите.

Статусы событий

Как и у задач, у событий в Projecto бывает много статусов. Как и в случае с задачами, разбираться со статусами событий вам не придётся. Многие статусы меняются автоматически, например, при наступлении события или при работе с протоколом.

Переход в следующие статусы осуществляется вручную:

Состоялось

Если событие было проведено успешно и всё удалось обсудить

Отменено

Если событие решено не проводить или оно не состоялось

Режим месяца

Если нужно оценить занятость и запланировать дела на перспективу, удобнее будет использовать календарь в режиме месяца. Создание событий растягиванием, свободное перемещение между днями и все остальные функции календаря поддерживаются и в этом режиме.

Другой популярный кейс – отслеживание занятости переговорных комнат, бронирование проекторов, планирование загрузки времени водителей. Для этого в Projecto предусмотрены ресурсы, которые тоже могут быть личными, общими или корпоративными. Отличие ресурсов от календарей в том, что событие всегда относится к 1 календарю, но может быть связано с любым количеством ресурсов.

Общие календари и ресурсы

Иногда бывает нужно поделиться не отдельными событиями, а целым календарем – например, когда идёт работа по проекту и важно расписание на каждый день. Для этого в Projecto можно создавать общие или корпоративные календари. Общие видны ограниченному кругу участников, а корпоративные – всем сотрудникам компании.

Поездки и часовые пояса

Не все события в календаре относятся к одному и тому же часовому поясу, и Projecto об этом знает. Вы можете планировать события в разных часовых поясах и группировать их в поездки.

Сам календарь тоже легко переключить на любой интересующий вас часовой пояс – существующие события сместятся автоматически, а новые сразу привяжутся к правильному часовому поясу.

Повторы событий

Projecto поддерживает гибко настраиваемые повторы событий. Вы можете включить автоматический перенос событий на ближайший рабочий день при попадании на выходные, вручную создавать нужные повторы и удалять ненужные, а также переходить из свойств любого повтора к любому другому повтору.

Учёт посещаемости

В Projecto можно учитывать не только то, кто из участников события принял в него приглашение, но и фактическую посещаемость. Например, если согласившийся участник не пришёл на совещание, его можно отметить не явившимся – тогда он не сможет влиять на статус события.

Создание событий от имени руководителя

Как и в задачах, в событиях разрешено менять автора. Благодаря этому, помощники могут создавать события от имени своих руководителей, приглашая всех участников и заполняя все необходимые атрибуты.

Календари задач, документов и целей

В формате календаря можно просматривать не только события, но и многое другое. Например, вы можете включить отображение задач и целей проектов в дни, когда наступает их срок или по ним настроены напоминания. Аналогично вы можете узнавать о том, что срок касающихся вас документов подходит к концу.

Оповещения о прибытии других участников

Мобильные версии Projecto могут информировать остальных участников событий о прибытии к месту его проведения – так все будут в курсе того, кто уже на месте, а кто пока ещё не приехал.