Управление проектами

Управление проектами в Projecto

Планируйте, организуйте, ведите мониторинг и контроль

Планируйте проекты, выстраивайте процессы, координируйте работу и грамотно управляйте ресурсами с помощью понятных инструментов, встроенных в Projecto.

Структура проектов

Проекты в Projecto могут быть как личными, так и общими. В разделе "Проекты" пользователи видят только те проекты, в которых непосредственно участвуют. Каждый может систематизировать свой список проектов по-своему, используя группы.

Группы можно схлопывать/расхлопывать или менять местами.

Содержимое проекта

Всё, что собрано в проекте, показывается на вкладках внутри него. Это могут быть задачи, события, цели, документы и письма.

Участники проекта видят всё, что находится внутри (за исключением приватных элементов).

Управление по целям

Projecto не только позволяет отразить полный перечень целей проекта, но и привязать к ним задачи из проекта. Так команда проекта будет видеть, что именно требуется сделать для достижения цели, каковы перспективы достижения цели в срок и почему происходят отклонения от намеченного плана.

У целей тоже есть статусы – цели могут быть помечены как достигнутые, неактуальные или проваленные. У целей в завершающих статусах учитываются два срока: плановый и фактический.

Канбан-доски

Другой способ оценить состояние дел по проекту – канбан-доска, состоящая из трёх столбцов, по которым распределяются все задачи проекта:

По мере реализации проекта задачи должны постепенно перемещаться из левой колонки в правую. Если много задач остаётся в левой колонке – это повод для вопросов к их непосредственным исполнителям. Если много задач накопилось в средней колонке – это вопрос эффективности проектного менеджмента.

Графики Гантта

Задачи проекта можно представить и в виде классического графика Гантта:

Точкой отсчёта на графике будет дата создания каждой задачи, а точкой завершения – её срок. Цели проекта будут отображаться на таком графике в виде вертикальных вех.

Календарные графики проектов

Третий способ представления задач проекта – календарный график. Это большая таблица, в которой показана динамика выполнения задач в разбивке по месяцам года:

Такое представление подойдёт для проектов, в которых много повторяющихся задач, и нужно отследить результаты выполнения каждого повтора.

Если по задачам публиковались промежуточные или итоговые отчёты, они тоже будут видны на календарном графике.

Команда проекта

Для команды проекта предусмотрены три основные роли. Автор инициирует проект и принимает решение о его окончательном закрытии. Руководитель проекта, который может быть назначен автором, осуществляет оперативное управление работой по проекту и несёт основную ответственность за его реализацию. Участники проекта, приглашаемые автором или руководителям, видят всё неприватное содержимое и работают в рамках своих сфер ответственности.

Роли участников проекта можно переименовать, отразив направление работы человека или круг его обязанностей по проекту:

Типы проектов

Тип проекта, выбираемый автором при его создании, определяет настройки приватности его содержимого. Предусмотренные два типа покрывают большинство управленческих ситуаций:

Корпоративный

Всё его содержимое всегда видно всей компании, всем без исключения сотрудникам. У таких проектов есть автор и руководитель, но не бывает команды.

Личный

В личном проекте участники команды проекта видят все задачи, события и документы. Те, кто не входит в команду проекта, не узнают о нём.

Статусы проекта

Статус отражает общее состояние проекта и ход дел по нему. Проекты в Projecto распределяются по статусам на запланированные, проекты на согласовании, проекты в процессе, приостановленные, завершённые и проваленные.

Фильтрация проектов

Если вы хотите оставить на виду только проекты вашего авторства, проекты в определённом статусе или сделать выборку проектов за период, вам пригодится фильтр по проектам, вызываемый кнопкой рядом с полем поиска.

Одобрение закрытия проектов

В проекте может быть предусмотрен специальный тип участников – проектный комитет. Это пользователи, которые должны одобрить закрытие проекта (например, если финансовый директор должен визировать результаты).

Сторонние участники

В проект можно добавить и ограниченные аккаунты – например, генподрядчиков или представителей заказчика. Они смогут полноценно использовать Projecto, но будут видеть только тот проект, в который их позвали.