Бережливое управление проектами

Как можно понять из названия, бережливое управление проектами должно приводить к сбережению ресурсов и к их эффективному использованию внутри проекта. Но проблема в том, что в этом случае любую концепцию или методику управления можно назвать бережливой, ведь в конечном счёте все они нужны для таких же целей. Или нет? Ниже разберёмся, какие именно концепции управления проектами связывают с бережливым управлением и в чём их особенности.

Определение

Бережливое управление проектами – это концепция управления проектами любого типа, которая предполагает непрерывное стремление к уменьшению основных видов потерь (перепроизводства, ожидания, запасов, времени работы над задачами, расходов на найм сторонних специалистов и т.п.), а также к повышению ценности конечного продукта или услуги, производимых командой проекта.

Иными словами, бережливое управление – это когда вы сдаёте проекты максимально быстро и без потери качества.

Но какие именно методологии можно напрямую связать с бережливым управлением?

Традиционно к этой категории относят большинство «гибких» систем управления, которые ещё часто называют аджайл (agile). Правда, тут стоит оговориться: «большинство» не значит «все».

Наиболее яркие и известные всем методологии:

  • Канбан-система,
  • Lean Рroject Мanagement (LPM).

Хотя, сюда же можно отнести концепции:

  • Andon,
  • Six Sigma,
  • Кайдзен,
  • 5S
  • и др.

Несмотря на то, что канбан-подход был основополагающим, ведь именно с него началась эпоха «бережливого производства», в работе с проектами под бережливым управлением понимают подход Lean Рroject Мanagement.

«Lean» переводится на русский, как «худой», «бедный» или «скудный». Здесь везде предполагается отсутствие чего-либо лишнего.

Соответственно, в бережливом управлении следует концентрироваться только на самом необходимом.

Для концепции Lean Project Management даже разработан отдельный фреймворк – LeanPM. За его разработкой стоит болгарская компания Lean Project Management Foundation.

Принципы бережливого управления проектами

Поскольку в основе LPM так и остались принципы канбан-системы, не лишним будет их описать для понимания:

  • Производство должно концентрировать свои усилия только на ценности своего конечного продукта и ни на чём другом. Для этого нужно снижать потери, сокращать объём остатков продукции/запасов и выдавать качественный продукт с первого раза (опять же, чтобы снизить возможные потери из-за его переделки).
  • Нужно отдавать предпочтение сотрудникам, повышающим ценность продукта – поощрять их, обучать и способствовать их непрерывному совершенствованию.
  • Ценность нужно повышать (вытягивать). Для этого продукт должен соответствовать требованиям потребителей, его производство должно оптимизироваться, а спрос, как лучший маркер соответствия – повышаться.
  • Бережливому производству должна способствовать оптимизация и внешних факторов, в частности, налаживание договорённостей с поставщиками, поиск лучших логистических цепочек и т.п.

Всё это более чем актуально для применения внутри проектов любого типа.

Так будут звучать принципы бережливого управления проектами (Lean Project Management):

Исключение/минимизация потерь

Чтобы снизить потери, нужно сначала понять, чем конкретно ценен ваш продукт – в чём его ценность для конечного потребителя. И уже на основе исходных данных о ценности можно сформулировать список задач, функций и действий, необходимы для получения такой ценности. Все действия и задачи, которые не приводят к обозначенной ценности, можно смело считать потерями.

Примеры потерь на производстве:

  • Слишком большие запасы продукции на складах (перепроизводство).
  • Лишние операции и время на обработку продукции (например, ненужные перемещения на складах или по конвейерной линии).
  • Дефектные изделия (брак).
  • Время ожидания завершения каких-либо бизнес-процессов (из-за высокой бюрократизации – согласования, подписание ненужных бумаг, ведение лишней отчётности и т.п.).

Примеры потерь при разработке программного обеспечения:

  • Лишние функции приложений.
  • Излишние требования к функциям – с «запасом» или «на всякий случай».
  • Ненужные шаги разработки.
  • Лишние действия специалистов (поиск информации, изучение возможности применения различных фреймворков и т.п.).
  • Устранение багов и проблем в ПО, появившихся вследствие неправильного организованного процесса разработки и тестирования.
  • Длительные согласования и ожидания действий от вышестоящего руководства.
  • Время на длительную передачу проекта заказчику – с обучением его специалистов, с разработкой документации, созданием интерактивных справочных разделов и т.п.

Все эти и другие потери в проекте нужно исключать – для этого их нужно регулярно выявлять, а бизнес-процессы адаптировать/переделывать.

Делать хорошо с самого начала

Принцип выглядит просто и обманчиво понятно. На самом деле, чтобы проект получился качественным, логично провести достаточный объём подготовительной работы: изучить рынок, согласовать детали с клиентом, отстоять более логичные и удобные схемы реализации и т.п.

Здесь всегда могут получиться «крайние» состояния. Когда до момента разработки проекта команда так и не доходит, так как сильно углубляется в теоретическую подготовку, например, в разработку спецификации, в изучение рынка и т.п.

Или наоборот – проводит подготовительный этап слишком быстро и просто, не успев оценить важные моменты, которые окажут существенное влияние на развитие проекта в дальнейшем.

Нужна золотая середина, при этом во главе угла должны стоять интересы клиента/заказчика.

Идеальный выход для проектов с бережливым управлением – реализация прозрачной системы контроля на всех этапах работы, так, чтобы контроль осуществлялся непрерывно, без ожидания между разными стадиями.

Итог – система проверки качества должна быть встроена в производственные процессы.

Для этого логично использовать специальное программное обеспечение для управления проектами, такое как Projecto.

Поддержка тех, кто повышает ценность

Если команда проекта небольшая, вопрос полномочий и разграничения прав стоит не так остро. Но если команда многочисленная, из-за проблем в согласованиях, из-за нехватки каких-либо навыков, материалов и других проблем может сильно пострадать общий прогресс работы.

Идеальный бережливый проект – это когда полномочия на принятие решений распространяются вплоть до рядовых сотрудников. Но чем выше ответственность, тем выше должна быть квалификация и вовлечённость.

Именно поэтому нужно вкладываться в профессиональное развитие участников команды, повышать их кругозор и квалификацию, проводить обучение, ротацию и т.д.

Если этого не делать, неизбежно придётся повышать уровень контроля. А это порождает лишние бизнес-процессы: согласования, проверки, разработка документов, протоколов коммуникации и т.п.

Непрерывное совершенствование

Оптимизация бизнес-процессов в бережливом проекте должна быть возведена в ранг внутренней культуры. Если ваши подходы не будут меняться и адаптироваться к условиям рынка, вы очень быстро проиграете.

Проведение анализа результатов и корректировка будущих действий должны быть включены в состав цикла производства продукта/услуги.

Насколько эффективно бережливое управление проектами

Любая система управления эффективна, если она соответствует требованиям рынка и приводит к выработке конечного продукта.

Но нужно понимать, что внедрение любой системы управления – это сложный процесс, который зависит от множества факторов. В том числе на «приживаемость» бережливого управления могут повлиять:

  • Текущая система ценностей внутри предприятия.
  • Производимый продукт (он может требовать более жёсткого контроля).
  • Методы управления (авторитарный подход плохо совместим с бережливым управлением).
  • Уровень профессионализма рядовых сотрудников/специалистов.
  • Используемые программные системы управления проектами (они могут быть слишком сложными и требовать длительного обучения)
  • И т.д.

Но если факторы складываются в пользу LPM, то лучше внедрить именно эту методику.

Топ 10 методологий для ведения проектов

Проекты бывают разными, перед командами ставятся различные цели и задачи, они могут разрабатывать и поддерживать специфические продукты, и исходя из этого внутри команд применяются различные методологии управления/ведения проектов.

Современные практики управления проектами

Если у менеджера проекта нет опыта или системного подхода, то проект с большой вероятностью зайдёт в тупик, выбьется из выделенного бюджета или просто провалится. Найти грамотных управленцев в одночасье очень сложно. Поэтому на выручку приходят готовые, давно обкатанные и высоконадёжные методологии управления проектами. С ними существенно снижается риск прогорания. А работа подчиняется не законам хаоса, а законам логики.

Как правильно сформулировать цель и задачи

Казалось бы, нет ничего проще — вот цель, вот задачи, которые нужно реализовать для достижения необходимого результата. Заносим всё в план и поехали к стадии исполнения… Но всё может пойти не так буквально с самого начала. Кто будет реализовывать задачу? Какие инструменты и материалы для этого могут потребоваться, не сдвинутся ли сроки по другим проектам, в которых участвуют исполнители, кто и как будет принимать результат, что в конечном итоге можно/нужно получить, какие могут быть форс-мажоры? И т.д.

Лучшие книги по тайм менеджменту

Техника тайм менеджмента или «планирования времени» позволяет улучшить результативность труда, распрощаться с вечным авралом и даже плавно войти в рабочий ритм после периода удаленной работы. Всё это достигается путём чёткого планирования и расставления приоритетов в задачах.

Программа Buddy для адаптации сотрудников

Новая компания, незнакомая обстановка, новые люди и выстраивание отношений с нуля. Новичок часто приходит в уже устоявшийся коллектив, у которого свои традиции, системы ценностей, принципы поведения и т.д. Конечно, ему в таких условиях сложно – это всегда стресс.

Управление талантами (матрица 9-boxes)

Собрать свою команду – мечта любого управленца. Dream team. Но прийти хотя бы к близкому к идеалу результату получается лишь у немногих.

Один из самых важных факторов формирования дружного коллектива, тянущего проект или задачи в одном (общем для всех) направлении – это подбор кадров.