Документы и файлы

Документооборот Projecto

Хранение и согласование без лишних сложностей

Projecto подходит для хранения любых офисных документов и файлов – от сканов входящих писем до сложной проектной документации. Возможности файлового архива позволят удобно каталогизировать документы компании и управлять их приватностью.

Конструктор шаблонов

Основа документооборота – шаблоны. В Projecto шаблон представляет собой не только карточку документа, но и его реальное место хранения. Каждый шаблон – это папка, внутри которой могут быть не только документы, но и вложенные шаблоны. Разрешается создавать структуру любой сложности.

Шаблоны настраиваются в специальном конструкторе, где можно добавить любое количество полей разных типов:

Текст

однострочное поле для любых коротких фраз

Число

для ввода сумм

Дата

с выбором числа, месяца и года через дейтпикер

Селект

для выбора из предустановленного набора значений

Переключатель

для параметров, имеющих только два значения

Контрагент

для выбора из справочника организаций

Любые поля в карточке шаблона могут быть обязательными к заполнению или опциональными.

Работа с документами

Каждый документ может состоять из любого количества файлов. Если не предполагается дальнейшего редактирования, то содержимое можно автоматически объединить в один PDF-файл.

По любому документу можно назначить ответственных за работу и за хранение оригинала, а также гибко управлять наблюдателями-ознакомившимися. К примеру, можно настроить доступ к регламентам для всех сотрудников, которые относятся к определённому отделу.

С помощью переключателей в разделе "Документы" можно оставить на виду всё, что относится к определённому юр лицу либо к одному из отделов.

Согласование документов

Для каждого типа документов в Projecto можно настроить свой маршрут согласования. Он состоит из этапов, на каждом из которых документ поступает на согласование одному или нескольким людям. Участникам маршрута согласования можно назначить либо право на ознакомление, либо право вето.

Канцелярия

В списке шаблонов есть два особых шаблона: входящие и исходящие письма. Для писем используется свой набор статусов и полей в карточках, например, можно указать отправителей, получателей, тему, сведения об отправке и доставке. Можно также указать, что письмо требует ответа к определённому сроку и настроить напоминания об этом.

Быстрое прикрепление

Необходимо поделиться презентацией со всеми участниками события или отправить результаты выполнения задачи в файле? В Projecto это делается элементарно.

Во-первых, вы можете перетащить файл с компьютера прямо в чат, как в любом мессенджере:

Во-вторых, в чате можно нажать на кнопку-скрепку и выбрать файл с компьютера или ранее добавленные в Projecto документы:

В-третьих, с помощью универсального плюса в правом верхнем углу экрана можно добавить файл в Projecto, не прикрепляя его к задачам, событиям или проектам:

Создание заметок

Записывайте свои мысли, прикрепляйте любые документы и изображения, обменивайтесь ссылками и планами, обсуждайте и редактируйте их вместе с коллегами.

Редактор заметок поддерживает все базовые возможности форматирования, которые сохраняются и синхронизируются между платформами.

В большинстве случаев вам даже не придётся вспоминать о том, что нужно как-то управлять доступом к файлам и заметкам. Если вы прикрепляете документ к задаче, он становится виден всем, кто видит задачу. Если вы прикрепляете документ к событию, он становится виден всем, кто участвует в событии. Если вы прикрепляете документ к проекту... полагаем, дальше и так понятно.

Но если нужно расшарить файл или заметку персонально, вы можете сделать это в окне свойств документа. Для заметок можно также разрешить совместное редактирование с другими пользователями.

Аудиозаметки

Ещё один способ быстро надиктовать свежие мысли – аудиозаметки.

Запишите аудиозаметку

С помощью 3D Touch на иконке, долго нажатия на универсальный плюс или пункта "Записать аудио" в меню мобильной версии вы сразу попадаете на экран записи заметки. Надиктовав заметку, сохраните её и отложите в инбокс.

Прослушайте аудиозаметку

В мобильных версиях Projecto все аудиозаметки воспроизводятся при нажатии на них. В веб-версии достаточно нажать на иконку аудиозаметки в списке. Чтобы остановить воспроизведение, нажмите на иконку ещё раз.

Обработайте аудиозаметку

На основе аудиозаметки вы можете сразу же создать задачу или событие, причём ваша аудиозаметка автоматически добавится во вложения. А если аудиозаметка потеряла актуальность, её всегда можно убрать из инбокса.

Предпросмотр

Большинство файлов, которые можно загрузить в Projecto, поддерживают предпросмотр содержимого. Чтобы ознакомиться с содержимым любого скана, PDF или документа Microsoft Office, достаточно кликнуть по иконке файла в любом из списков: