Ведение календаря руководителя

Так сложилось, что многие предприятия среднего и крупного бизнеса работают преимущественно с продуктами Microsoft. Полный офисный пакет устанавливается практически на все рабочие места сотрудников, там, где это нужно и не нужно. Ведение календаря руководителя осуществляется с помощью Outlook, который входит в состав того же офисного пакета.

С одной стороны, это универсальное решение для компаний любого уровня, а с другой – это монструозный инструмент, с которым очень сложно разобраться не только пользователям, но и системным администраторам. Одна только организация файлового хранилища для всех писем – сплошная головная боль.

Но есть более внятные и простые реализации для удобного ведение календаря руководителей и сотрудников. Как раз о таком мы сейчас и расскажем.

Что нужно для организации рабочего времени руководителя?

Давайте рассмотрим, какие задачи должен решать профильный программный комплекс внутри предприятия. Обычно, такой софт применяется исключительно для работы начальников, директоров, глав департаментов и прочих представителей высшего менеджмента, так как именно они занимаются:

планированием своих действий и действий подчинённых сотрудников на один день, неделю, месяц, квартал, год и т.д.;
постановкой задач и целей;
контролем их исполнения и проверкой соответствия плана;
составлением расписаний смен и отпусков, графиков выходных;
ведением учёта количества отработанных дней и часов (на их основе начисляется заработная плата);
и т.д.

Управление временем – наиболее важная обязанность любого руководителя. Плюс, на управленцах лежат другие задачи, в том числе оценка эффективности труда, найм и увольнение подчинённых, ведение отчётов, контроль брака/просрочки (если деятельность подразделения касается производства или продаж), этапов производственного процесса и др.

Как не «закипеть» от всех этих обязанностей и делать всё вовремя? Правильно, нужно автоматизировать всё, что только можно. Идея не нова. Основная проблема – поиск наиболее подходящих для этого инструментов.

Какие инструменты могут быть

Первый формат работы с задачами и планированием – по старинке в блокноте или в записной книжке. Кому-то действительно так удобнее. Обдумал, записал, зарисовал, наполнил объект материальной вселенной и… забыл. А это уже проблема. Наибольшее количество провалов руководителей любого уровня происходит из-за задач, про которые благополучно забыли. Ведь блокнот не может сам о себе напомнить: пожужжать в кармане уведомлением со смартфона, позвонить вам на телефон с претензиями или пиликнуть всплывающим окном на рабочем компьютере.

Второй вариант – офис-менеджеры. Лучше человека может быть только правильно обученный человек. Офис-менеджеры (секретари, помощники руководителя) могут частично разгрузить своего босса. Запланировать совещание, согласовать детали его проведения, разослать всем уведомления, позаботиться о других важных моментах и т.п. Правда, у офис-менеджеров часто много и других задач, поэтому они и сами прибегают к использованию программных средств планирования. Да и позволить себе нанять такого помощника могут не все руководители.

Наконец, наиболее популярная категория инструментов – менеджеры задач или программы-органайзеры. Обычно это оффлайн ПО или частично standalone софт, который устанавливается на рабочее место руководителя и помогает ему во многих вопросах. Как раз к таким органайзерам относится Microsoft Outlook.

Плюсы таких программ:

Они помогают планировать дела и сопоставлять их с графиком работы сотрудников/управленца.
Могут автоматически уведомлять о приближающемся событии (специальным сообщением или письмом на указанный адрес).
Обеспечивают согласование общих мероприятий: встреч, видеоконференций.
Хранят всю необходимую информацию о выполненных и запланированных действиях. Вы их не потеряете и не забудете, сможете использовать для составления отчётов, проставления оценок и т.п.
Часто помогают с документооборотом. Тот же Outlook – это почтовая программа. С его помощью вы сможете отправить сообщение или задачу нужному сотруднику или целому списку получателей, приложить файлы (презентации, документы, таблицы и др.), получить обратную связь.

Минусы классических органайзеров:

Часто однобокое исполнение. Например, одни программы работают только с календарём, другие – только с задачами одного сотрудника и т.п. У них нет комплексной структуры и полной связности составных элементов.
Такой софт нужно устанавливать на ПК (а это дорогостоящее оборудование, соответствующий инструктаж по работе и мерам безопасности), регулярно его обновлять, следить за проблемами совместимости, тестировать перед внедрением и т.п.
Большая редкость, если такое программное обеспечение умеет интегрироваться с личными устройствами сотрудников. Поэтому уведомления привязываются только к рабочему месту (в ПК или к ноутбуку). С собой в дорогу их не возьмёшь.
Высокая стоимость. Даже не столько стоимость, сколько капитальные расходы. Чтобы запустить все рабочие места, нужно приобрести комплект лицензий сразу на всех, не считая стоимости оборудования. А это серьёзный бюджет.

Максимальное удобство ведения рабочего календаря могут обеспечить только профильные комплексные SaaS/IaaS-сервисы. Например, когда соответствующий софт работает в вашей инфраструктуре (на арендованном или на собственном сервере) или в инфраструктуре провайдера.

Вы можете перейти на модель подписки (оплата будет производиться меньшими платежами, но чаще, по итогам отчётных периодов, например, за месяц-два-год). От капитальных вложений можно уйти совсем.
Инструмент профильный, поэтому задачи руководителя и подчинённых решаются более комплексно. В системе смогут работать не только начальники, но и их подчинённые (они смогут принимать задачи в электронном виде, отчитываться по их исполнению и т.д.). Руководители высшего звена могут отслеживать общие тенденции и более глобальные процессы, распределять задачи, добавлять новых исполнителей и предоставлять необходимые ресурсы. Контроль становится более прозрачным и наглядным.
Наличие мобильных приложений и web-интерфейсов избавляет от необходимости обязательного оборудования мест каждого сотрудника.
Не нужно ничего обновлять и тестировать. Сервис работает в готовом виде и с гарантированными ресурсами (даже если вы выберете конфигурацию для установки на свой сервер, окружение будет обновляться централизованно).

Ведение календаря руководителя – пример с Projecto

Мы не говорим, что Projecto решит абсолютно все задачи. Нет, это невозможно даже в теории. Но наш сервис легко адаптируется под предприятия разного размера и комплексно закрывает многие задачи руководителей, которые касаются планирования, тайм-менеджмента, отчётности по задачам и контроля их выполнения. Здесь же можно вести календари сотрудников и управленцев по заданному образцу.

Projecto имеет готовые мобильные приложения, поэтому уведомления о предстоящих событиях и о новых задачах будут приходить моментально с гарантированной доставкой до получателя.

Вы можете арендовать нашу SaaS-инфраструктуру, а можете разместить ПО на своём сервере (если этого требуют ваши бизнес-процессы).

Итак, какие возможности по работе с календарями обеспечивает Projecto:

Нет требований к обязательной установке клиентского ПО. Для доступа к интерфейсу нужен только современный браузер.
Вы получаете наглядное отображение всех текущих, запланированных и состоявшихся событий (дел, задач, мероприятий и т.п.) на день (раздел «Сегодня»), на неделю или на месяц.
Мероприятия на весь день выводятся в отдельной области, чтобы не загромождать рабочее поле календаря. Так же отдельно выводятся командировки (чтобы руководитель мог учитывать физическое отсутствие конкретного сотрудника).
Допускается несколько типов календарей: личный, рабочие (для нескольких участников) и корпоративные (сразу для всех). Соответственно, события при соотнесении с нужным календарём будут отображаться сразу у всех участников. В специальном меню вы можете скрыть показ событий из разных типов календарей (чтобы сконцентрироваться на чём-то одном).
События могут быть повторяющимися или разовыми. Цикл повторения можно настроить очень гибко – под любые типы задач.
Для более тонкой настройки к событиям можно добавлять (приглашать) участников, прикреплять проекты, теги, заметки, ресурсы, задачи, документы и файлы.
Каждое событие можно обсудить в отдельном чате, поднять в приоритете и привязать к месту проведения.
Чтобы никто ничего не пропустил, вы можете создать напоминания: по дате, на определённый период (перед событием) или с привязкой к дням недели/месяца. Уведомления будут отображаться в специальном меню, отправляться на почту или срабатывать в мобильном приложении.
В истории легко отследить статус события: состоялось оно или нет, возможно, было отменено.
У каждого события календаря может быть своя повестка. Количество пунктов никак не ограничивается. Отдельные элементы списка можно перевести в статус приватных, преобразовать в задачи или отметить, как решённые (для сохранения в истории).
Есть возможность сопоставления календарей разных сотрудников. Для этого в окне выбора календарей необходимо добавить одного или нескольких пользователей.
Для создания нового события достаточно кликнуть указателем на любой свободной ячейке со временем.
Вы можете переносить события просто зажав их и перетянув на новый слот времени.

Никакие интеграции вам не понадобятся просто потому, что весь нужный функционал уже есть внутри системы – от личных карточек сотрудников до автоматических отчётов и канбан-доски.

Проще один раз увидеть в действии, чем сто раз услышать о возможностях. Поэтому настоятельно рекомендуем попробовать нашу демо-версию.