Личная карточка сотрудника

Опубликовано

Сотрудники отдела кадров даже в небольшой компании занимаются не только вопросами подбора персонала, но и его документальным сопровождением.

Несмотря на то, что ответственность кадрового рабочего не такая существенная, как у бухгалтеров или руководителей, как правило, именно он становится первым официальным сотрудником после генерального директора при создании нового юрлица.  В противном случае кто будет нанимать и оформлять того же бухгалтера?

Возвращаясь к теме карточек и личных дел сотрудников, стоит заметить, что учёт персонала – одна из важнейших задач в любой организации, будь она коммерческой или муниципальной.

Нужно ли вести личные карточки сотрудников (форма Т-2)

До настоящего времени оформление личных карточек сотрудников было обязательной процедурой. Обязывало к этому Постановление Правительства РФ, известное многим кадровикам под номером №225. Но с июля 2021 года в рамках перехода на цифровой формат трудовых книг был пересмотрен и подход к необходимости заполнения личных карт.

Так, Постановление №1250, принятое Правительством России 24.07.2021, отменило предыдущий документ (№225 от 2003 года), поэтому с 1 сентября 2021 года с работодателей сняли обязанность хранения и заполнения личных карточек сотрудников на специальных бланках. Хотя специалисты по кадрам могут продолжать это делать, если такой формат работы с первичной документацией им удобен.

Но есть ли в этом смысл? Опытные кадровики точно выдохнули с облегчением. Если раньше им приходилось вести сразу несколько форм учёта: трудовые книжки, личные дела и личные карточки сотрудников, то 2021 год расставил все точки i. Теперь на вопрос: «Обязательно ли вести личную карточку сотрудника?», ответ однозначный – не обязательно.

Но как быть с теми карточками, которые уже имеются на предприятии? Сам учёт никуда не делся, и скорее всего, теперь необходимо будет делать то же самое, но в электронном виде?

Раннее личные карточки и дела дублировали информацию, записанную в трудовой книжке, так как ее бумажная версия могла стать недоступной (например, при увольнении сотрудника). Поэтому и создавалась копия, чтобы данные можно было восстановить или подтвердить документально в любое время.

Стоит подчеркнуть, что электронные личные карточки сотрудников намного удобнее. Их невозможно потерять или испортить, нельзя подделать.

Вести карточку или нет – теперь каждая организация решает самостоятельно. Штрафовать за отсутствие записей  в бумажных формах Т-2, как и за отсутствие росписей в ознакомлении, после 1 сентября 2021 года никто не будет. Главное – своевременно оформить отказ от ведения бумажных форм соответствующим приказом.

Где хранятся личные карточки сотрудников

В облаке. Теперь вся информация хранится в единой государственной IT-инфраструктуре. Данные из электронных трудовых книг поступают в ПФР, а оттуда любой гражданин или уполномоченная организация (например, Госкомстат, Министерство труда и социальной защиты) могут запросить необходимые данные через систему ЕСИА.

Больше не нужно переживать о том, как выглядит форма личной карточки сотрудника, искать образец или пример того, как ее оформить, чтобы у проверяющих органов не возникло вопросов. Фактически этот документ упразднён.

Нужны ли карточки сотрудников современной организации

Тот факт, что личные карты работников стали необязательными, ни в коем случае не уменьшает их значимости.

На самом деле, наличие специальных карточек учета – отличная идея. Для любого учреждения, в котором более одного сотрудника, нужны удобные инструменты ведения картотеки по кадрам.

В электронном виде они будут или в бумажном, не так важно. Тут кому как удобно.

Ведь цель изначально была не в официальной отчётности или статистике. Каждая карточка – это своего рода досье на сотрудника, такое точно нужно было унифицировать. Она содержит:

  • паспортные данные и идентификаторы (ИНН, СНИЛС и т.п.);
  • отношение к военной службе, является ли он военнообязанным (мало ли, вдруг сотрудника призовут на сборы или этот человек «уклонист»);
  • знание иностранных языков (может быть полезно для командировок и встреч с иностранными партнёрами);
  • состав семьи;
  • стаж трудовой деятельности (общий и конкретно в вашей организации);
  • сведения о квалификации и образовании;
  • данные об отпусках (в том числе декретном или по уходу);
  • социальные льготы;
  • наличие прав на управление транспортными средствами;
  • награды и поощрения;
  • информация о приеме на работу и об увольнении (номер трудового договора; по какой статье уволен).

Достаточно потратить несколько минут на изучение, и вы сможете получить общий портрет конкретного сотрудника на основании этих сведений.

Как заполнять и вести личную карточку сотрудника в Projecto

Обратите внимание! Карточка сотрудника (профиль) созданы внутри информационной системы для удобства. Занесённые сюда данные не могут заменить официальную форму Т-2 (или формы Т-2 МС/ГС).

Вместе с тем вся необходимая информация о сотрудниках будет как на ладони. Это удобно и полезно, особенно, когда речь заходит о планировании, постановке задач и управлении командой.

А Projecto – лучший инструмент для управления проектами и задачами.

Какую информацию можно найти, посмотреть или записать в профиле сотрудника:

  • основную информацию – ФИО, логин, пол, дату рождения и начала работы в компании;
  • информацию о должности – из какого отдела и в каком статусе. Сотрудник может быть соотнесён одновременно с несколькими компаниями и несколькими должностями;
  • контактную информацию – телефоны (в том числе личные, внутренние и рабочие), email и физические адреса (места жительства).

По желанию кадровой службы, можно добавить ИНН сотрудника и другую персональную информацию. Видеть её смогут только специалисты кадровой службы и руководители сотрудника.

Профиль пользователя в Projecto

Когда кто-то из членов команды открывает профиль выбранного пользователя, он попадает на специальную страницу со сводной информацией о сотруднике. Как и было сказано выше, персональной информации здесь видно не будет (по крайней мере, всем незаинтересованным лицам).

После подтверждения аккаунта пользователь сможет загрузить изображение для аватара (или своё фото) и изменить пароль. Информацию о сотруднике и его контактные данные может вносить только специалист по кадрам или руководитель, для этого нужен соответствующий уровень доступа в системе Projecto.

На странице со сводной информацией о пользователе можно:

  • Скопировать ФИО сотрудника. Для этого есть специальная кнопка рядом с аватаром.
  • Посмотреть время последнего визита и тип устройства, с которого был выполнен вход (приложение для iOS или Android, облачная версия сервиса для ПК).
  • Написать ему письмо. Для этого достаточно кликнуть на строку с e-mail.
  • Позвонить на любой из указанных номеров телефона.
  • Узнать находится ли сотрудник в отпуске (например, в декрете).
  • Добавить примечание (будет видно только вам), теги (для ускорения поиска и фильтрации) и признак списка избранного.
  • Настроить оповещения о перемещениях пользователя внутри компании (при изменении должности/места работы) и о дне рождения.
  • Посмотреть историю изменений профиля.

Но что наиболее интересно для руководителя – он сможет найти все задачи, проекты, события, документы и заметки, с которыми связан конкретный пользователь. Для этого достаточно кликнуть по соответствующей иконке в нижней панели.

Если задач много или они очень сложные, вы сможете отфильтровать их по статусу, роли, времени и приоритетности, просмотреть в виде Канбан-доски или календарного графика.

Из того же интерфейса руководитель сможет перейти к постановке новой задачи.

Администратор может назначить или изменить текущие права пользователя (активируются флажками/переключателями):

  • возможность редактирования контактов,
  • доступ к системным настройкам,
  • создание корпоративных проектов,
  • возможность создания объявлений,
  • правка корпоративных календарей,
  • доступ к документообороту,
  • ограниченный аккаунт.

Сотрудникам HR и кадровикам понравится то, что в истории изменения профиля отображаются статусы о смене должности, почти как в личной карточке сотрудника. Например: «Сотрудник утвержден на должность «Аналитик» в отдел «IT-служба» 10.12.2010 г.». Это удобно и понятно.

Список сотрудников

Система Projecto обеспечивает сквозной поиск по аккаунтам, документам, задачам и другим параметрам.

Профили пользователей можно фильтровать по разным критериям: статус работы (активен, уволен), права доступа (кадры, календари, объявления и т.п.).

Можно скачать данные в формате PDF или сохранить как документ XLSX.

Сможет ли Projecto заменить профильный бухгалтерский или кадровый софт? Конечно, нет, у нас изначально другая задача!

В Projecto очень удобно работать с сотрудниками, отслеживать их продвижение по службе и оперативно просматривать основную информацию, нужную в первую очередь для управленцев. Всё в одно месте, и ничего лишнего.