Личная карточка сотрудника

Опубликовано

Если вы работаете в отделе кадров любой, даже очень небольшой компании, то голова у вас будет болеть не только о подборе персонала, но и о его документальном сопровождении.

Понятно, что ответственность у кадровиков не такая существенная, как у бухгалтеров или руководителей, но обычно при создании нового юрлица первым официальным сотрудником после генерального директора становится именно специалист по кадрам. А иначе кто будет нанимать и оформлять того же бухгалтера?

Но мы сейчас не об этом, а только о карточках и личных делах сотрудников. Учёт персонала – одна из важнейших задач в любой организации, будь она коммерческой или муниципальной.

Нужно ли вести личные карточки сотрудников (форма Т-2)

Отдел кадров и личная карточка сотрудника – это давняя история. До настоящего времени оформление личных карточек сотрудников было обязательной процедурой. Обязывало к этому Постановление Правительства РФ, известным многим кадровикам под номером №225. Но буквально с июля 2021 года, в рамках перехода на цифровой формат трудовых книг, был пересмотрен и подход к необходимости заполнения личных карт.

Так, Постановление №1250, принятое Правительством России 24.07.2021, отменило предыдущий документ (№225 от 2003 года), поэтому с 1 сентября 2021 года с работодателей снялась обязанность хранения и заполнения личных карточек сотрудников на специальных бланках. Хотя специалисты по кадрам могут продолжать это делать, если такой формат работы с первичной документацией им удобен.

Но есть ли в этом смысл? Опытные кадровики точно выдохнули с облегчением, так как фактически должны были вестись сразу несколько форм учёта: трудовые книжки, личные дела и личные карточки сотрудников. 2021 год расставил все точки.Теперь на вопрос «обязательно ли вести личную карточку сотрудника?» ответ однозначный – не обязательно.

Но как быть с теми карточками, которые уже имеются на предприятии? И ведь сам учёт никуда не делся, наверняка, теперь необходимо будет делать то же самое, но в электронном виде?

Тут нужно понимать, что личные карточки и дела, как правило, дублировали информацию, записанную в трудовой книжке. Но так как книжка в любой момент могла покинуть организацию (при увольнении сотрудника и переходе в другую организацию), то все записи дублировались в другой учетной документации компании. Ее приходилось заводить на всякий случай, чтобы при желании данные можно было восстановить или подтвердить документально.

Электронные личные карточки сотрудников намного удобнее. Их невозможно потерять или испортить, нельзя подделать и т.п.

Вести теперь карточку или нет – каждая организация решает самостоятельно. Штрафовать за отсутствие записей, как и за отсутствие росписей в ознакомлении, после 1 сентября 2021 года в бумажных формах Т-2 никто не будет. Главное – своевременно оформить отказ от ведения бумажных форм соответствующим приказом.

Где хранятся личные карточки сотрудников

В облаке. Теперь вся информация хранится в единой государственной IT-инфраструктуре. Данные из электронных трудовых книг поступают в ПФР, а оттуда любой гражданин или уполномоченная организация (например, Госкомстат, Министерство труда и социальной защиты и т.п.) могут запросить необходимые данные через систему ЕСИА.

Теперь вам не нужно переживать о том, как выглядит форма личной карточки сотрудника, искать образец/пример того, как она заполняется, как её оформить, чтобы не было вопросов у проверяющих органов и т.п. Фактически этот документ упразднён.

Нужны ли карточки сотрудников современной организации

Тот факт, что личные карты работников стали необязательными, ни в коем случае не уменьшает их значимости.

На самом деле, наличие специальных карточек учета – отличная идея. Для любого учреждения, в котором более одного сотрудника, нужны удобные инструменты ведения картотеки по кадрам.

В электронном виде они будут или в бумажном, на самом деле не так важно. Тут кому как удобно.

Ведь цель изначально была не в официальной отчётности или статистике. Каждая карточка – это своего рода досье на сотрудника, такое точно нужно было унифицировать. Она содержит:

  • паспортные данные и идентификаторы (ИНН, СНИЛС и т.п.);
  • отношение к военной службе, является ли он военнообязанным (мало ли, вдруг сотрудника призовут на сборы или этот человек «уклонист»);
  • знание иностранных языков (может быть полезно для командировок и встреч с иностранными партнёрами);
  • состав семьи;
  • стаж трудовой деятельности (общий и конкретно в вашей организации);
  • сведения о квалификации и образовании;
  • данные об отпусках (в том числе декретном или по уходу);
  • социальные льготы;
  • наличие прав на управление транспортными средствами;
  • награды и поощрения;
  • информация о приеме на работу и об увольнении (номер трудового договора; по какой статье уволен).

Достаточно потратить несколько минут на изучение, и вы сможете получить общий портрет конкретного сотрудника на основании этих сведений.

Как заполнять и вести личную карточку сотрудника в Projecto

Обратите внимание! Карточка сотрудника (профиль) созданы внутри информационной системы для удобства. Занесённые сюда данные не могут заменить официальную форму Т-2 (или формы Т-2 МС/ГС).

Вместе с тем, вся необходимые информация о сотрудниках будет как на ладони. Это удобно и полезно, особенно, когда речь заходит о планировании, постановке задач и управлении командой.

А Projecto – лучший инструмент для управления проектами и задачами.

Какую информацию можно найти, посмотреть или записать в карточке (профиле) сотрудника:

  • основную информацию – ФИО, логин, пол, дату рождения и начала работы в компании;
  • информацию о должности – из какого отдела и в каком статусе. Сотрудник может быть соотнесён одновременно с несколькими компаниями и несколькими должностями;
  • контактную информацию – телефоны (в том числе личные, внутренние и рабочие), email и физические адреса (места жительства).

По желанию кадровой службы, можно добавить ИНН-сотрудника и другую персональную информацию. Видеть её смогут только специалисты кадровой службы и руководители сотрудника.

Профиль пользователя в Projecto

Когда кто-то из членов команды открывает профиль выбранного пользователя, он попадает на специальную страницу со сводной информацией о сотруднике. Как и было сказано выше, персональной информации здесь видно не будет (по крайней мере, всем незаинтересованным лицам).

После подтверждения аккаунта пользователь сможет загрузить изображение для аватара (или своё фото) и изменить пароль. Информацию о сотруднике и его контактные данные может вносить только специалист по кадрам или руководитель (нужен соответствующий уровень доступа в системе Projecto).

На странице со сводной информацией о пользователе можно:

  • Скопировать ФИО сотрудника. Для этого есть специальная кнопка рядом с аватаром.
  • Посмотреть время последнего визита и тип устройства, с которого был выполнен вход (приложение для iOS или Android, облачная версия сервиса для ПК).
  • Написать ему письмо. Для этого достаточно кликнуть на строку с e-mail.
  • Позвонить на любой из указанных номеров телефона.
  • Узнать находится ли сотрудник в отпуске (например, в декрете).
  • Добавить примечание (будет видно только вам), теги (для ускорения поиска и фильтрации) и признак списка избранного.
  • Настроить оповещения о перемещениях пользователя внутри компании (при изменении должности/места работы) и о дне рождения.
  • Посмотреть историю изменений профиля.

Но что наиболее интересно для руководителя – он сможет найти все задачи, проекты, события, документы и заметки, с которыми связан конкретный пользователь. Для этого достаточно кликнуть на соответствующей иконке в нижней панели.

Если задач много или они очень сложные, вы сможете отфильтровать их по статусу, роли, времени и приоритетности, просмотреть в виде канбан-доски или календарного графика.

Из того же интерфейса руководитель сможет перейти к постановке новой задачи.

Администратор может назначить или изменить текущие права пользователя (активируются флажками/переключателями):

  • возможность редактирования контактов,
  • доступ к системным настройкам,
  • создание корпоративных проектов,
  • возможность создания объявлений,
  • правка корпоративных календарей,
  • доступ к документообороту,
  • ограниченный аккаунт.

Что понравится сотрудникам HR и кадровикам – в истории изменения профиля отображаются статусы о смене должности, почти как в личной карточке сотрудника. Например: «Сотрудник утвержден на должность «Аналитик» в отдел «IT-служба» 10.12.2010 г.». Это удобно и понятно.

Список сотрудников

Система Projecto обеспечивает сквозной поиск по аккаунтам, документам, задачам и другим параметрам.

Профили пользователей можно фильтровать по разным критериям: статус работы (активен, уволен), права доступа (кадры, календари, объявления и т.п.).

Можно скачать данные в формате PDF или сохранить как документ XLSX.

Сможет ли Projecto заменить профильный бухгалтерский или кадровый софт? Конечно, нет, но у нас изначально другой путь!

В Projecto очень удобно работать с сотрудниками, отслеживать их продвижение по службе, оперативно просматривать основную информацию, нужную в первую очередь для управленцев. Всё в одно месте и ничего лишнего.