Делегирование задач сотрудникам и контроль выполнения

Правила делегирования задач в команде определяются в первую очередь стилем управления и имеющимися навыками подчинённых. Мы предлагаем универсальный инструмент для перепоручения задач другим исполнителям, актуальный для компаний любого размера и направления. Всё в одном месте и с максимальной автоматизацией.

Но об этом немного позже, для начала расскажем обо всех тонкостях «человеческого» и «электронного» делегирования. Делегируй и не бойся!

Постановка задач, делегирование ответственности и полномочий подчинённым – одни из главных функций любого руководителя.

Делегировать не надо бояться

Каждый менеджер должен поставить запятую в нужном месте. Руководители без опыта ставят запятую перед последним словом, так как боятся отпустить ситуацию и переложить часть ответственности на подчинённых, поскольку исполнение задачи чужими руками всегда ведёт к ухудшению результата и увеличению числа ошибок.

Теория менеджмента гласит, что у сотрудника фактически могут быть только личные проблемы и задачи. На этом фоне главное отличие руководителей в том, что они могут делать проблемы компании своими личными (переводить их в соответствующий статус для себя) и решать их как свои собственные. Но как решать? Если менеджмент будет все стоящие перед ним задачи реализовывать собственными руками, то он:

во-первых, ничего не успеет, банально из-за нехватки необходимых ресурсов/рук исполнителей;
во-вторых, сделает что-то не так или очень плохо просто потому, что не имеет соответствующей узкой квалификации. Например, менеджер не сможет сварить сваи, ведь он не имеет навыков и опыта сварщика, а рабочий – эффективно управлять цехом, и это нормально, каждый должен заниматься своим делом;
в-третьих, а зачем тогда вообще подчинённые?

Достижение любого результата в компании – это общий для всех процесс. По сути, компанию нужно рассматривать как единую целостную систему. Работая вместе, специалисты могут выполнять разные задачи, которые не под силу отдельно взятым сотрудникам, даже если у них очень хороший уровень знаний и опыта.

В целом у руководителя гораздо больше функций:

планирование,
постановка задач,
обеспечение исполнителей необходимыми ресурсами,
мотивация,
координация действий
и контроль.

Выпускники институтов менеджмента могут добавить сюда ещё много других пунктов, например, разработку стратегии, работу с кадрами, подготовку новой смены управленцев. Но на практике они «размываются» по вертикали власти внутри крупных компаний и делегируются на соответствующие отделы или даже целые службы. Что никогда не получится убрать из обязанностей руководителя, так это контроль. Всё остальное можно и нужно ДЕЛЕГИРОВАТЬ.

Правильное делегирование задач руководителем

Основные задачи делегирования:

освобождение времени ответственного за задачу лица для других, более важных и профильных для него действий. Иными словами – борьба с рутиной. Например, когда одной из базовых задач менеджеру вменено обучение новых сотрудников отдела, он может организовать систему наставничества. Тогда обучением будут заниматься наиболее опытные сотрудники с соответствующими навыками. Конечно, для реализации такого подхода необходимо сочетание нескольких факторов: правильная мотивация наставников (она не всегда может быть финансовой), официальное закрепление статуса, передача части ответственности за результат. В любом случае контроль должен остаться на руководителе;
параллельная работа нескольких исполнителей над одной и той же задачей для ускорения достижения цели. Тут даже никакие примеры не нужны. Все и так понимают, что один человек не поднимет автомобиль, а вот 20-30 человек сделают это, не напрягаясь. Хотя всегда возможны «узкие места», когда увеличение количества специалистов не может придать нужного «ускорения»;
повышение квалификации и мотивации сотрудников. Чем шире становится круг задач работника, тем больше у него формируется профессиональных навыков. Он может развивать не только основные, но и вспомогательные скиллы. С помощью правильного делегирования легко воспитать подрастающую смену управленцев или просто самодостаточный коллектив профессионалов, то есть слаженную команду, а это мечта любого менеджера;
проверка основных и дополнительных навыков персонала, исполнительности отдельных членов коллектива.

Возможность делегировать задачи ограничена не только полномочиями руководителя, но и его опытом. Последний фактор даже важнее, чем документальное подтверждение всех его доступных функций, прописанных в его должностных обязанностях.

Управленец не может не делегировать задачи. Но он должен действовать в рамках своей компетенции, норм права и концепций, принятых внутри конкретной организации. Перепоручение задач может носить демократический стиль, тогда делегирование будет «продаваться» сотруднику или согласовываться с ним, иногда возможен вариант рекомендаций или советов. При авторитарном стиле управления преобладает приказной и жёстко документированный способ делегирования с обязательной отчётностью, часто с промежуточным контролем.

Эффективность обозначенных методов оставим на усмотрение топ-менеджеров каждой отдельно взятой компании. Здесь не может быть явных фаворитов или универсальных решений. Слишком много факторов и различных вводных условий.

Как выбрать сотрудника для делегирования задачи и построить диалог

Каким бы ни был стиль управления и формат делегирования, это все же бизнес-процесс. А значит, он должен подчиняться определённым правилам и принципам. Какие-то из них могут быть явно выраженными, какие-то – менее заметными. Но в любом случае процедура делегирования подразумевает следующие этапы (обратите внимание на прямое совпадение с функциями руководителя):

формирование списка задач на исполнение («Что делать», функция планирования);
назначение исполнителя, исходя из его профессиональных навыков и соответствующих личных качеств («Кто должен делать», функция постановки задачи);
предоставление инструкций и соотнесение с вознаграждением за результат («Как и почему должен делать», функция мотивации);
обеспечение сотрудника всем необходимым для выполнения задачи («С помощью чего», функция обеспечения);
проверка результата по качеству, количеству и другим параметрам, оговоренным при постановке задания (функция контроля и своевременная координации, если результат отличается от нормы).

Так же стоит уделить особое внимание тому, как ни в коем случае не стоит поступать при делегировании задач. В лучшем случае это будет неэффективно, в худшем — приведет к серьезным последствиям.

❌ Нельзя передавать сотруднику невыполнимые задачи, это снизит его мотивацию и ваш авторитет.

❌ Нельзя выбирать исполнителей, которые не справятся с порученными функциями, от этого пострадает конечный результат. Время будет потрачено впустую.

❌ Нельзя вменять на исполнение сотруднику действия, не оговоренные его должностными обязанностями. Это может закончиться печально, представители Трудовой инспекции не дадут соврать, плюс, такие действия могут наказываться весомыми штрафами как для руководителя, отдавшего распоряжение, так и для всей организации.

Нельзя выделить идеальные фразы при делегировании задач, к каждому сотруднику нужен индивидуальный подход. Но правильно подобранные выражения – половина успеха. Разговор стоит начинать только после подготовки в виде планирования, выбора подходящего исполнителя и продумывания мотивации. Тот, кто ставит задачу, должен обязательно осветить все нюансы новой функции, включая порядок исполнения, условие предоставления ресурсов, помощь коллег. Это поможет избежать ситуации, когда задача реализуется не так, как было задумано.

Алгоритм делегирования задач в Projecto

Сервис Projecto не сможет сделать вместо вас все рутинные задачи, но он поможет максимально их автоматизировать и существенно облегчить процедуру контроля.

Projecto – это лучший инструмент для любых управленцев.

После того как вышестоящий руководитель или вы сами себе поставили задачу в соответствующем разделе (подробнее о проектах и задачах), её можно перепоручить другим исполнителям. Нет ничего проще:

Для этого воспользуйтесь кнопкой «Перепоручить задачу» в блоке с окном свойств конкретной задачи.
Найдите с помощью формы поиска или просто выберите из списка нужного сотрудника (возможен множественный выбор).
Оставьте поле с резолюцией «как есть» или поменяйте формулировку так, как это нужно будет для исполнения задачи конкретным сотрудником.
Нажмите кнопку «Добавить участников».
Готово.

Обратите внимание, вы можете поручить задачу разным исполнителям с разными резолюциями и сроками, тут нет никаких ограничений. Чтобы структуру и сроки сложных задач было проще отслеживать, достаточно воспользоваться специальной кнопкой «Структура задачи».

Что и как делать с задачами в Projecto, можно подробно ознакомиться в разделе с мануалами здесь.