Projecto

Делегирование задач сотрудникам и контроль выполнения

Правила делегирования задач в компании/команде определяются в первую очередь стилем управления и имеющимися навыками подчинённых. Мы предоставляем универсальный инструмент для их делегирования/перепоручения задач другим исполнителям, работающий «как сервис». Всё в одном месте и с максимальной автоматизацией.

В этом материале расскажем обо всех тонкостях делегирования «человеческого» и «электронного». Делегируй и не бойся!

Постановка задач, делегирование (передача) ответственности и полномочий подчинённым – одни из главных функций любого руководителя.

«Делегировать не надо бояться»

Каждый менеджер должен поставить запятую в нужном месте. Руководители без опыта ставят запятую перед последним словом, так как боятся отпустить ситуацию и переложить часть ответственности на подчинённых, поскольку исполнение задачи чужими руками всегда ведёт к ухудшению результата и увеличению числа ошибок.

Теория менеджмента говорит о том, что у сотрудника фактически могут быть только личные проблемы/задачи. На этом фоне главное отличие руководителей в том, что они могут делать проблемы компании своими личными (переводить их в соответствующий статус для себя) и решать их, как собственные. Но как решать? Если менеджмент будет все стоящие перед ним задачи реализовывать собственными руками, то он:

Достижение любого результата в любой компании – это общий для всех процесс. По сути, компанию нужно рассматривать как единую целостную систему. Собираясь вместе, разные специалисты могут выполнять разные задачи, которые не под силу отдельно взятым сотрудникам, даже если у них очень хороший уровень знаний и опыта.

Вообще, у руководителя гораздо больше функций. Это: планирование, постановка задач, обеспечение исполнителей необходимыми ресурсами, мотивация, координация действий и контроль. Выпускники институтов менеджмента могут добавить сюда ещё много других пунктов, например, разработку стратегии, работу с кадрами, подготовку новой смены управленцев и т.п., но на практике они «размываются» по вертикали власти внутри крупных компаний и делегируются на соответствующие отделы или даже целые службы. Что никогда не получится убрать из обязанностей руководителя, так это контроль. Всё остальное можно и нужно ДЕЛЕГИРОВАТЬ.

Правильное делегирование задач руководителем

Основные задачи делегирования:

Возможность делегировать задачи ограничена не только полномочиями руководителя, но и его опытом. Последний фактор даже важнее, чем документальное подтверждение всех доступных функций руководителя, прописанных в его должностных обязанностях. Управленец не может не делегировать задачи. Но он, конечно, должен действовать в рамках своей компетенции, норм права и концепций, принятых внутри конкретной организации.

Правила делегирования задач в компании/команде определяются в первую очередь стилем управления и имеющимися навыками подчинённых. Это может быть демократический стиль, тогда делегирование будет «продаваться» сотруднику или согласовываться с ним, иногда возможен вариант рекомендаций или советов. При авторитарном стиле управления преобладает приказной и жёстко документированный способ делегирования с обязательной отчётностью, часто с промежуточным контролем.

Эффективность каждого из методов оставим на усмотрение топ-менеджеров каждой отдельно взятой компании. Здесь не может быть явных фаворитов или универсальных решений. Слишком много факторов и различных вводных условий.

Как выбрать сотрудника для делегирования задачи

Каким бы ни был стиль управления и формат делегирования, это – бизнес-процесс. А значит, он должен подчиняться определённым правилам и принципам. Какие-то из них могут быть явно выраженными, а какие-то – менее заметными. Но в любом случае процедура делегирования подразумевает следующие этапы (обратите внимание на прямое совпадение с функциями руководителя):

Нельзя передавать сотруднику невыполнимые задачи, это снизит его мотивацию и ваш авторитет. Нельзя выбирать исполнителей, которые не справятся с порученными функциями, от этого пострадает конечный результат. Время будет потрачено впустую. Нельзя вменять на исполнение сотруднику действия, не оговоренные его должностными обязанностями. Это может закончиться печально, представители Трудовой инспекции не дадут соврать, плюс, такие действия могут наказываться весомыми штрафами, как для руководителя, отдавшего распоряжение, так и для всей организации.

Пример идеального диалога с сотрудником при делегировании задач

Идеальные фразы при делегировании задач сложно подобрать. Любой руководитель должен понимать, что к каждому сотруднику нужен индивидуальный подход.

Правильно подобранные выражения – половина успеха. Примерный диалог, который можно взять за образец, может выглядеть так (подразумевается, что весь предшествующий бэкграунд, в виде планирования, выбора подходящего исполнителя и продумывания мотивации, уже проведён):

Руководитель: <Обращение к сотруднику>, с такого-то числа планируется новая обязанность <описывается делегируемая функция>.

Сотрудник: Хорошо, какова моя мотивация? Будет ли мне предоставлено всё необходимое для реализации этой функции?

Руководитель: <Описывает мотивацию сотрудника и порядок/условия предоставления ресурсов, будет ли помощь коллег и т.п.>.

Сотрудник: <Соглашается с поручением, при необходимости задаёт уточняющие вопросы>.

Если сотрудник в разговоре не интересуется всеми нюансами вверенной ему новой функции, то их обязан оговорить начальник/директор – тот, кто ставит задачу. Иначе она может быть реализована не так, как это задумывалось.

А далее обучение (при необходимости) и контроль, контроль…

Алгоритм делегирования задач в Projecto

Сервис Projecto не сможет сделать вместо вас все рутинные задачи, но он поможет максимально их автоматизировать и существенно облегчить процедуру контроля.

Projecto – это лучший инструмент для любых управленцев.

Когда вышестоящий руководитель или вы сами себе поставили задачу в соответствующем разделе (подробнее о проектах и задачах), её можно перепоручить другим исполнителям. Нет ничего проще:

  1. Для этого воспользуйтесь кнопкой «Перепоручить задачу» в блоке с окном свойств конкретной задачи.
  2. Найдите с помощью формы поиска или просто выберите из списка нужного сотрудника (возможен множественный выбор).
  3. Оставьте поле с резолюцией «как есть» или поменяйте формулировку так, как это нужно будет для исполнения задачи конкретным сотрудником.
  4. Нажмите кнопку «Добавить участников».
  5. Готово.

Обратите внимание, вы можете поручить задачу разным исполнителям с разными резолюциями и сроками, тут нет никаких ограничений. Чтобы структуру и сроки сложных задач было проще отслеживать, достаточно воспользоваться специальной кнопкой «Структура задачи».

Что и как делать с задачами в Projecto, можно подробно ознакомиться в разделе с мануалами здесь.

Exit mobile version