Организация онлайн совещаний

Ниже расскажем обо всех важных нюансах и подробнее разберем что же такое организация онлайн совещаний

Многие руководители старой закалки предпочитают личное общение и не доверяют современным интернет-технологиям. А зря. Формат онлайн-совещаний и конференций существует уже давно и доказал свою эффективность. Плюс, пандемия внесла свои коррективы, и теперь даже матёрые руководители на местах вынуждены переходить в онлайн-формат и осваивать удалёнку.

Этапы организации онлайн-совещаний

Как и любое другое мероприятие внутри компании, онлайн-конференция должна быть спланирована. Что это значит?

Изначально выбирается тема (повестка) общего сбора: для чего будет проводиться онлайн-конференция, какие цели вы преследуете, что должны получить в итоге.
Исходя из целей встречи, выбирается формат переговоров. О форматах мы поговорим ниже.
Для обеспечения выбранного формата взаимодействия выполняются все необходимые подготовительные мероприятия, связанные с технической реализацией (проверятся наличие соответствующего программного обеспечения на рабочих местах сотрудников, выявляются проблемы и ошибки, проверяется скорость подключения, подготавливаются файлы презентаций, документы и другие материалы, которые потребуются для отправки/обсуждения).
Назначается дата и время проведения совещания. При необходимости время встречи согласовывается со всеми участниками конференции.
Разрабатывается повестка совещания. Это своего рода план выступлений каждого из участников и одновременно список вопросов, которые нужно обсудить/донести до целевой аудитории.
Заранее назначаются сотрудники, ответственные за отдельные вопросы, например, за протоколирование переговоров, за техническое обеспечение и т.п.
Вся необходимая информация доводится до участников общего сбора. Это может быть внутренняя рассылка, обзвон, объявление на корпоративном портале и т.д. При необходимости собирается обратная связь.

Помимо непосредственно планирования, выделяют также следующие этапы организации онлайн обсуждений:

Проведение конференции (основная часть).
Решение споров (при наличии).
Получение обратной связи по озвученным задачам/проблемам, этап контроля.

Какие форматы онлайн мероприятий внутри компаний бывают

Наиболее частный формат онлайн-совещаний – доведение информации. Обычно используется топология «от одного к многим». На таких мероприятиях объём обсуждений сводится к минимуму, руководитель ставит новые задачи своим подчинённым, сообщает важные новости или иную информацию, которая может потребоваться в рабочем процессе.

Второй формат – форум, то есть общее обсуждение. Здесь могут и должны выступать несколько переговорщиков. Так как одновременно говорить ни у кого не получится, то выступления обычно происходят по заранее определённому плану и по строго обозначенным вопросам. Отклонения допускаются, но незначительные. Даже небольшое увеличение времени выступления каждого из участников может привести к существенному росту общего времени мероприятия.

Общие дискуссии логично подробно протоколировать, чтобы в любой момент можно было восстановить цепь событий и принятых решений. По результатам таких мероприятий обычно разрабатываются важные документы, а также назначаются более предметные совещания для обсуждения поднятых на обсуждении проблем/задач.

Третий формат – онлайн-совещания. Это как собрания у руководителя для подведения итогов и получения/выдачи задач, сдачи отчётов и т.п., только в онлайн-формате. Топология каждый со многими, но активный спикер всегда один. Фактически очень напоминает общие обсуждения, только список вопросов намного меньше, и программа для таких мероприятий обычно короткая или вообще отсутствует, так как такие совещания проводятся на регулярной основе (например, каждую неделю или раз в месяц).

Онлайн-переговоры. Это встречи с представителями других компаний/организаций или деловые встречи между сотрудниками разных отделов внутри предприятия. Например, встреча менеджеров отдела продаж и отдела производства (обычно они не пересекаются лично, а для коммуникации используют формат личной переписки/оперативных звонков). К переговорам с представителями потенциальных или уже состоявшихся партнёров нужно относиться максимально серьёзно. А ещё лучше хранить видеозапись таких встреч в архиве.

Основные принципы проведения/организации онлайн бесед

Вот наиболее важные моменты, соблюдение которых повысит эффективность ваших онлайн-встреч.

Не забывайте о разнице во времени

Россия – большая страна, и взаимодействие сотрудников из разных регионов в разных часовых поясах далеко не редкость. Чтобы исключить недоразумения, указывайте время встреч с привязкой к часовому поясу. Например, если вы укажете, что конференция состоится в 10:00 по московскому времени, остальные участники уже сами смогут определить местное время.

Начинайте совещания/переговоры вовремя

Это всегда было и будет правилом хорошего тона. Чтобы снизить вероятность технических проблем непосредственно в момент старта переговорного мероприятия, начните подготовку заранее. Например, за 10-15 минут. Даже если кто-то из участников подключится раньше, ничего страшного. Достаточно объявить, что вы пока готовитесь, а само мероприятие состоится, как и планировалось, в назначенное время.

У совещания должен быть руководитель

Для форумов даже существуют особые статусы таких участников – председатели и модераторы. Кто-то должен заниматься организационными вопросами и координировать действия остальных. Лучше всего, если этот статус будет закреплён официально.

Подготовьте дополнительные материалы заранее

Часто происходит так, что выступающий упоминает какие-либо показатели или иную информацию, участвующую в обсуждении. Цифры легко забываются, что-то может вылететь из головы. Поэтому подготовьте необходимые данные в удобочитаемом виде. Это могут быть файлы документов, таблицы, изображения, графики и даже презентации. Их гораздо проще и быстрее разослать участникам в исходном виде, чем показывать на видео. В общем потоке такие данные проще будет обсуждать.

Не затягивайте встречу/выступление

Говорите коротко и по делу. Чем больше времени вы занимаете у пользователей, тем меньше они фокусируются на ваших словах. Уже через 10-15 минут монолога собеседники могут потерять нить ваших мыслей.

Отключите уведомления, уединитесь

Будет очень неловко, если на онлайн-совещании вам позвонит кто-то из домочадцев или ещё хуже – будет дефилировать у вас за спиной (если вы работаете на удалёнке). Вернуться к исходной теме разговора будет очень сложно.

Проверьте готовность рабочего места

Посмотрите в настройках системы, не ожидается ли перезагрузка (она может начаться в самый неподходящий момент), проверьте, как работают микрофон и камера, нет ли каких-либо других технических проблем, которые могут помешать вашей онлайн-встрече.

Записывайте видео

Этот пункт будет особо актуален для важных встреч, например, при переговорах с партнёрами или клиентами. Не менее полезным лайфхак будет при устной постановке задач руководителем (если программа встречи определена поверхностно, а задач много, вы рискуете пропустить что-то важное).

Постарайтесь не спорить

В online-формате любые оживлённые споры малопродуктивны и засоряют эфир. По крайней мере, постарайтесь высказывать своё мнение только в те моменты, когда остальные участники встречи молчат (не нужно перебивать, всё равно никто не сможет разобрать речь одновременно двух и более человек).

Программные решения для организации онлайн-переговоров

В настоящее время в сети представлен огромный выбор доступных реализаций для проведения онлайн-встреч и выступлений. Мы намеренно не будем упоминать профильные решения, которые предназначены для массовых мероприятий и для заработка (например, для проведения онлайн-обучения или курсов).

Итак, самые простые и бесплатные программы для онлайн-встреч.

Скайп. Часто клиенты предустановлены на рабочих местах пользователей вместе с офисным пакетом от Microsoft (Skype для бизнеса). Но с задачей вполне может справиться и стандартный клиент для домашних пользователей.

Есть встроенный чат и возможность отправки файлов, запись видеопотока.
Ссылкой на видеовстречу легко поделиться разными способами.
Предоставляются клиенты для всех популярных платформ.
Приложение умеет размывать фон (актуально при удалёнке).
Есть возможность «поднять руку» и быстро отреагировать на сообщение.
Можно демонстрировать рабочий стол (например, с открытой таблицей или другими документами).
До 50 участников на бесплатном тарифе с продолжительностью конференции до 4 часов.

Google Meet. Сервис разрабатывался как инструмент исключительно для бизнеса. Но недавно поисковый гигант открыл доступ к платформе всем желающим.

До 100 участников в бесплатном тарифе.
Для работы нужен только браузер (не нужно устанавливать программу-клиент).
Присутствует функция шумоподавления.
Есть замена фона, демонстрация экрана, запись встреч и общий чат.
Предоставляется интерактивная доска (для мозгового штурма).
Виджет Google Meet отображается внутри Gmail и Календаря Google.

Zoom. Это, наверное, самый популярный софт для проведения онлайн-конференций в период пандемии.

Обеспечивается совместный доступ к файлам.
До 100 участников и до 40 минут на конференцию в бесплатном тарифе.
Локальная запись видео, демонстрация экрана, замена фона и чаты.
Клиенты для всех популярных платформ и расширения для браузеров.
Маркетплейс с готовыми интеграциями для бизнеса.

Чем может помочь Projecto в организации онлайн-переговоров

Все функции, которые могут потребоваться руководителю для проведения онлайн- и офлайн-мероприятий, вынесены в онлайн-календари и события.

События создаются в одно нажатие и легко перемещаются по сетке календаря простым перетаскиванием.

Для них можно определить конкретную дату и время, задать параметры повторения, назначить приоритет и напоминания.
События могут общими или приватными. Их можно связать с выбранными проектами.
К событиям можно добавить любое количество участников. Они автоматически получат соответствующее уведомление.
Вы можете разработать подробную повестку встречи/совещания. Пункты повестки можно отмечать различными статусами или преобразовывать в задачи. К повестке можно прикреплять уже созданные задачи и документы.
Лента активности позволяет обсуждать событие в чате. Здесь можно упоминать сотрудников/пользователей системы, прикреплять файлы, создавать заметки и отслеживать историю событий.

Таким образом, у вас значительно снижается объём работ по протоколированию встреч (если обсуждения будут происходить непосредственно в мероприятии Projecto), а также появляется удобный инструмент для планирования совещаний и постановки новых задач.