Что получится, если каждый в группе преследует свои цели, наглядно продемонстрировал Крылов в своей басне «Лебедь, рак и щука». Подобное может случиться внутри любой коммерческой и даже некоммерческой организации, если отдельно взятая служба или сотрудник будут преследовать исключительно свои цели. Ничего адекватного на выходе ждать не приходится.
Крайне важно, чтобы действия и цели всех структур предприятия, какого бы размера оно ни было, были согласованы и направлены на единый результат. Но стоит отметить, что цели при этом не должны быть одинаковыми, они могут и должны отличаться между собой, так как у каждого отдела, службы и сотрудника свои роли, обязанности и функции.
Идея управления по целям была задокументирована давно, ещё в 1954 году Питером Друкером.
О ней, о системе ключевых показателей и о том, как можно автоматизировать такую систему управления, расскажем ниже.
Определения
Управление по целям – это такой вид менеджмента на предприятиях, при котором каждому структурному подразделению и отдельно взятым сотрудникам устанавливаются цели, согласованные с целями предприятия. При этом каждая цель должна быть достижимой и измеримой, чтобы итоговый результат можно было сравнить с неким эталоном и на основании этого рассчитать вознаграждение за труд (вклад в общее дело).
Как правило, устанавливается небольшое количество целей – не более 3-5 шт. Сами они формулируются в соответствии с критериями SMART-задач (как работать по SMART). То есть они должны быть релевантными, конкретными, достижимыми, с чёткими сроками и, главное, измеримыми.
Понимание «эталона задач» – это основная проблема любого планирования. Чем чётче вы представляете себе результат предстоящей работы, тем правильнее и адекватнее будет итог.
Как измерить эффективность? Варианты могут быть разными, у нас на эту тему есть отдельный материал – Критерии оценки эффективности работы сотрудников.
Но авторы идеи управления по целям сделали ставку на систему KPI.
KPI – это ключевые показатели эффективности, то есть такие критерии оценки труда и действий отдельных сотрудников, отделов, служб и даже предприятий в целом, которые имеют понятное числовое выражение и возможность сравнения с запланированным значением. KPI позволяют с высокой достоверностью определить степень достижения поставленных целей.
Если результат нельзя оценить в конкретных числах, то в качестве условной оценки используются проценты.
В модели KPI могут использоваться разные концепции, оговариваемые в популярных системах менеджмента, таких как показатели EVA, менеджмент качества, управление компетенциями, стратегические карты и прочие.
Что мы имеем в итоге внедрения системы управления по целям и KPI?
Правильно согласованные цели стимулируют рост и развитие предприятий в нужном направлении. Большинство процессов внутри становятся контролируемыми.
Процессы управления становятся более прозрачными, каждый сотрудник и руководитель отдела или службы знает цели своей работы и осознает, как от их достижения зависит его заработок (обычно стимулирующая часть).
Сотрудникам становится выгодно помогать друг другу в достижении целей, в конечном итоге выигрывает каждый.
Есть здесь и личные интересы – а значит, повышается мотивация.
Высшее руководство и владельцы бизнеса получают эффективную систему оценки и мониторинга. Оценить качество работы всей организации или отдельного подразделения становится просто и легко.
Систему управления можно существенно автоматизировать. А автоматизация – это потенциальное снижение расходов и повышение производительности.
Как автоматизировать систему управления по целям и KPI
Здесь важно понять, что сначала компания или предприятие должно созреть к переходу на управление по целям и по ключевым показателям эффективности.
А это серьёзный процесс. Одного только желания недостаточно.
Во-первых, система требует внедрения, а это подразумевает под собой обучение управленцев и рядовых специалистов, на которое нужно потратить время и ресурсы (люди на время обучения будут отсутствовать на рабочих местах, потребуются услуги партнёров по внедрению и прочее). Это серьёзная организаторская работа и глобальный план, согласованный на всех уровнях предприятия. И чем больше компания, тем сложнее будет этот план.
Во-вторых, на местах может потребоваться установка специальных систем и/или программно-аппаратных комплексов, которые будут собирать нужные данные для последующего анализа и оценки — те самые ключевые показатели. Например, подсчёт количества единиц продукции, времени простоя, брака и др. Некоторые действия сотрудников оценить сложнее, например, в отделах маркетинга и продаж или в торговых точках. По ним ключевые показатели могут частично формироваться управленцами первой линии (на местах) вручную.
В-третьих, систему нужно сбалансировать и согласовать с целями предприятия, отдельных служб, подразделений и даже сотрудников.
В-четвёртых, на это должен выделяться бюджет: нужна оплата софта, внедрения, обучения и прочего.
Преимущества автоматизации сбора ключевых показателей
- Снижается количество ошибок при сборе и вводе данных.
- Вероятность подтасовки результатов оценки эффективности (для получения повышенных выплат) снижается. Для этого нужны специальные технические знания.
- Данные можно получать фактически в режиме реального времени.
- Никаких двойственных трактовок и недопониманий. Все оценки объективные.
- Одновременно формируется необходимая доказательная база (на случай обнаружения брака и других фактов нарушений, которые участвуют в оценке).
- Снижается нагрузка на управленческий аппарат. Руководители могут посвятить это время другим более важным задачам.
- Накопленные данные – это серьёзная база для будущей аналитической деятельности. Статистические данные можно использовать для планирования, обоснования выводов и не только.
- Вместе с программным обеспечением для сбора показателей вы можете получить ряд вспомогательных функций для работы с бизнес-процессами: приложение для совместной работы, учёт задач, система контроля и управления доступом и др.
- Управленческая деятельность и многие процессы взаимодействия стандартизируются, то есть приводятся в единый формат.
- Такие системы могут интегрироваться с другим бизнес-софтом на предприятии, например, с бухгалтерским ПО.
Стоит ли самостоятельно разрабатывать и внедрять систему автоматизации управления по целям?
Такие системы контроля, с одной стороны, очень сильно персонализируются при внедрении на конкретном предприятии, но, с другой стороны, самостоятельная их разработка – это огромный пласт работ.
Всё дело в том, что для этого требуется:
- Опыт разработки программных продуктов.
- Опыт интеграции программ с аппаратной частью: датчиками, контроллерами, устройствами ввода на рабочих местах и т.п.
- Большое количество времени и квалифицированных программистов.
- Опыт интеграции на конкретном предприятии (адаптация софта).
- Разработка документации для пользователей и администраторов.
- Время и средства на поддержание работоспособности системы.
Всё это упирается в финансовые и интеллектуальные ресурсы предприятия. Если у компании есть собственный IT-отдел, способный разработать и поддержать такую систему, то внедрение автоматизации управления по целям и KPI может быть оправдано финансово.
Но в большинстве случаев таких ресурсов у российского бизнеса, особенно у малого или среднего, нет. Гораздо проще взять готовую систему управления и внедрить её у себя.
Так вы сэкономите время и стартовые вложения, а нужные вам задачи закроете в формате аутсорсинга. Например, при возникновении проблем и простоев будет с кого спросить, если это попадает под условия договора сопровождения.
Массовые системы легко адаптируются на местах, они уже давно обкатаны в других предприятиях, поэтому вероятность проблем и ошибок крайне низкая, скорее, это будут небольшие шероховатости.
Стоит ли внедрять системы управления по целям на малых предприятиях
Вместо подведения итогов скажем, что стоимость покупки и внедрения готовых программных комплексов для автоматизации управления по KPI и целям такова, что осилить вложения смогут только крупные и средние игроки рынка. Это преимущественно производственные предприятия и концерны.
Для малого бизнеса такие системы будут неоправданно дорогим вложением. Они не дадут той эффективности, которая от них ожидается.
Гораздо проще и дешевле будет внедрить более простые BPM-системы, планировщики, системы управления проектами, например, Projecto.