Мы уже неоднократно отмечали, что управление проектами имеет свои особенности: здесь много неопределённостей, поэтому большинство методологий придерживаются коротких шагов в своих действиях, чтобы быстрее адаптироваться к меняющимся внешним условиям.
Рынок разработки часто внедряет гибкие методологии (из семейства Agile). Но в них масса пробелов, так как их описание фокусируется непосредственно на людях и общих принципах, оставляя за кадром долгосрочное планирование и детальные шаги. Серьёзные фреймворки, такие как PMBOK или PRINCE2, слишком сложны для восприятия и подходят в основном для крупных компаний и очень масштабных проектов.
Малым проектам нужна золотая середина. Именно эту проблему и попытались решить разработчики фреймворка управления P3express.
Что такое P3express
P3.express (официальный сайт) – это бесплатный и открытый фреймворк управления проектами для небольших команд. Его легко освоить и внедрить, в нём описаны все ключевые шаги и действия: от поиска спонсоров до сдачи проекта и последующего сопровождения.
Что интересно, P3express предоставляет оригинальную схему движения по задачам, которая наглядно показывает принципы работы и цикличность процессов внутри.
P3express разбивает работу по проекту на потоки (этапы):
- Запуск (включает 10 стандартных шагов).
- Планирование цикла (5 шагов).
- Еженедельные действия (4 шага).
- Ежедневные действия (2 шага).
- Выход из цикла разработки проекта (3 шага).
- Закрытие проекта (6 шагов).
- Цикл сопровождения проекта после его закрытия (ещё 3 шага).
Итого – 33 шага.
Отдельные потоки — прямолинейные: это запуск, планирование и выход из проекта, его закрытие. Но большинство рутинных задач уходят в специальные циклы и привязываются к ежедневным или к еженедельным действиям.
Фреймворк выглядит весьма логично и действительно охватывает полный цикл разработки проекта.
Это своего рода симбиоз каскадной разработки с Agile-методологией. Собственно, многие проекты как раз и изобретают аналогичные гибриды.
Разработчики P3express были первыми, кто решил задокументировать гибридный подход и сделать это максимально просто – в противовес таким «монстрам», как PMBOK, который в последней версии по объёму описаний превышает 700 страниц.
Существует облегчённая версия micro.P3.express. Этот фреймворк адаптирован специально для микропроектов с командой до 7 человек.
История возникновения P3express
Авторы фреймворка — Надер Кей Рад и Фрэнк Тёрли из Бельгии. Надер Кей Рад принимал участие в разработке 7 версии PMBOK Guide. P3.express родился как попытка облегчить PMBOK, чтобы фреймворком могли пользоваться небольшие команды.
Фрэнк Тёрли – эксперт по PRINCE2, опытный бизнес-тренер и оратор, официальный коуч бельгийского подразделения PMI.
Впервые методология P3express была опубликована в 2016 году. Текущая третья версия была представлена в 2021 году.
В 2022 году впервые была опубликована облегчённая версия micro.P3.express. В 2023 вышла финальная версия.
В 2024 году было принято решение объединить все продукты в одно семейство. Так появилось наименование OMIMO, что означает Open Minimalist Modules. В состав продуктов входят: NUPP (набор универсальных принципов), P3.express, micro.P3.express и P5.express (минималистическая система управления портфолио).
Почему именно P3?
Условно разработчики фреймворка выделяют следующие уровни управления:
- Уровень 1 – индивидуальный таск-менеджмент.
- Уровень 2 – технический менеджмент.
- Уровень 3 – проектный менеджмент (как раз сюда и относятся все методологии управления проектами, включая P3.express и micro.P3.express).
- Уровень 4 – программный менеджмент.
- Уровень 5 – управление портфолио (а тут, как можно догадаться, P5.express).
P3 – это обозначение уровня.
Принципы P3express
Принципы работы были намеренно вынесены отдельным модулем – NUPP.
NUPP (Nearly Universal Principles of Projects) – сборник «почти универсальных принципов проектов». В теории эти принципы должны подходить для любых методологий управления проектами. Они разработаны теми же авторами, что и фреймворк P3.express.
Официальный сайт NUPP на русском.
Коротко рассмотрим сами принципы:
- Выбирай результаты и истину, а не привязанности. Не стоит зацикливаться на чём-то одном, нужно стремиться изучать новое, а действительно эффективное брать на вооружение, игнорируя старые привязанности.
- Береги и оптимизируй энергию и ресурсы. Вспоминаем закон Парето: 20% усилий дают 80% результатов, поэтому важно экономить свои силы и следить за балансом, в том числе между работой и отдыхом.
- Всегда будь проактивен — сначала думай, а потом делай, всегда можно найти время на анализ задачи и на её хотя бы минимальное планирование.
- Помни, что прочность цепи определяется по самому слабому звену. Нужно обязательно выявлять риски и узкие места, чтобы не завалить проект.
- Не делай ничего без четкой цели. Нельзя ничего бездумно копировать, у любого действия должен быть смысл.
- Используй воспроизводимые элементы. Чем больше хаоса вокруг, тем больше расходуется сил и ресурсов. Упорядочивание и систематизация снижают эффект хаоса и позволяют экономить ресурсы.
Что отличает P3.express от других?
Во-первых, фреймворк описывает перечень стандартных шагов и циклов. Мало кто в гибких методологиях в целом говорит о конкретике. Обычно это набор расплывчатых рекомендаций и принципов. Всё остальное нужно додумывать и дорабатывать на месте.
В P3.express, наоборот, шаги даются с запасом. И их уже можно доработать под себя: убрать лишнее, добавить недостающее, поменять периодичность и длительность… Нет никаких запретов. Но самое главное, то есть каркас, вы получаете в готовом виде.
Во-вторых, P3.express сразу предоставляет типовые документы и шаблоны. Что называется «бери и делай». Так, например, во фреймворке есть:
- Резюме проекта (форма, в которой нужно описать цели, выгоды, бюджет, длительность, требования к качеству и перечислить всех стейкхолдеров).
- Карта результатов.
- Реестр действий (содержит причины, следствия, описание влияния их на проект, меры реагирования и прочее).
- Реестр здоровья проекта (готовые чек-листы для ревью перед запуском, для контроля циклов, для закрытия проекта, а также для оценки удовлетворённости команды и заказчиков).
В-третьих, сразу оговариваются наиболее важные инструменты для контроля и ведения проекта. В частности, разработчики фреймворка рекомендуют использовать корпоративный чат, хранилище документов и систему ведения заметок.
Мы, в свою очередь, можем рекомендовать конкретную реализацию «под ключ» – сервис Projecto. Всё, что нужно для ведения проекта по методологии P3.express, уже есть в комплекте: хранилище файлов и документов, заметки (текстовые и голосовые), чаты по каждой задаче, проекту или событию, система делегирования, разные форматы отображения задач, мобильные приложения, напоминания и уведомления по всем востребованным каналам.
Как выглядят шаги по работе с проектами в P3.express
Не видим смысла переписывать все 33 шага фреймворка. Их вполне можно изучить на официальном сайте на русском языке – здесь. Если нужна печатная версия, то можно скачать русифицированный мануал в виде PDF-файла.
В мануале разработчики среди прочего оговаривают наиболее вероятные проблемы (распространённые ошибки) и нюансы по каждому шагу.
Мы опишем только общий алгоритм (цикл P3.express). Его, к слову, можно менять и адаптировать по мере развития проекта.
- На этапе запуска разработчики рекомендуют обозначить или назначить спонсора проекта (как правило, это кто-то из руководителей высшего звена, имеющий достаточные полномочия и опыт), назначить менеджера проекта (тим-лида) и официально закрепить его статус, назначить участников команды, описать сам проект (для этого предоставляется специальный шаблон резюме) и его риски (на основе шаблона для последующих действий). Перед запуском нужно провести ревью и решить: продолжать работу над проектом или не продолжать. Весьма вероятно, что факторы могут сложиться против. И тогда проект закроется, даже не начавшись. Если принято решение о продолжении, все собираются вместе, объявляют проект открытым, обозначают его цели и передают команде важную техническую информацию.
- Далее следует этап, предшествующий запуску общего цикла разработки проекта. Цикл примерно равен месяцу, но сроки не являются жёсткими. Перед входом в цикл происходит стратегическое планирование, а затем планы детализируются. Каждый месяц проводится ревью проекта (для оценки так называемого здоровья и для решения «продолжать/не продолжать»). Перед стартом цикла проводится собрание команды и стейкхолдеров, где доводится наиболее важная информация и отслеживается текущий прогресс (всё, что касается заинтересованных лиц).
- Основная работа происходит в разрезе недели. Еженедельный цикл включает в себя оценку прогресса, создание планов по устранению отклонений (как своевременная реакция на изменения), встречу для постановки задач (общее собрание не должно заниматься планированием, это максимально короткое мероприятие, все планы должны формулироваться на предыдущих шагах).
- Ежедневный цикл предусматривает непосредственно реализацию задач, а также своевременное выявление рисков (проблем, запросов на изменения) и приёмку результатов работы.
- Этап закрытия общего цикла подразумевает оценку удовлетворённости стейкхолдеров, документирование опыта, планирование улучшений и подведение итогов (как вариант направленной коммуникации).
- Когда проект реализован, его нужно закрыть. Этап закрытия включает шаги по передаче проекта заказчикам, по оценке удовлетворённости, проведению анализа и архивированию документации. Само окончание предлагается отметить значимым мероприятием, а не сухим корпоративным подведением итогов. При этом нужно обязательно поблагодарить всех участников.
- Уже после сдачи проекта запускается новый цикл. Он включает оценку результатов закрытого проекта и генерацию новых идей.
Почти все этапы в P3.express заканчиваются фокусированной коммуникацией: сообщениями, напутствиями, выводами, короткими итогами, благодарностями, мотивацией и прочим.
Возможно ли использовать P3.express в своих проектах?
Конечно можно. Это отличный фреймворк, который обеспечивает достаточную гибкость и в то же время привязывается к конкретным шагам, действиям и даже к формам документов.
P3.express изначально создавался для использования в проектах и пережил несколько апдейтов. Он идеален для небольших и средних команд и для работы в условиях неопределённости. А ещё он не такой громоздкий, как его старшие братья, PMBOK или PRINCE2. Поэтому его легко изучить и быстро внедрить.
Но что самое интересное, базовый каркас можно изменять и адаптировать под свою специфику, никто этого не запрещает. Наоборот, разработчики методологии даже открыто призывают к этому.