Визуализация процессов работы существенно повышает концентрацию и эффективность планирования, обеспечивая прозрачный контроль. Существуют различные методы отображения задач: списки, таблицы, майндкарты и прочее. Однако при работе над проектами наилучшие результаты показываю канбан-доски и сетевые графики (диаграммы Ганта). Рассмотрим их более детально и сравним, какой подход стоит выбрать для своего проекта, в каких ситуациях и почему.
Что такое диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта (ее также часто называют сетевым графиком) – это разновидность столбчатой или табличной визуализации, в которой работа над задачами может быть разнесена по шкале времени (она обычно делается горизонтальной).
Каждая строка диаграммы соответствует отдельной задаче проекта, а длина блока показывает продолжительность этой задачи.
Примеры диаграмм Ганта
Самый простой вариант диаграммы Ганта – это когда по вертикальной оси располагаются списки дел. Напротив каждой задачи в горизонтальной строке располагается блок, который визуально соответствует времени, необходимому для ее выполнения. Если задачу сложно оценить, можно указать временные отрезки, основываясь на приблизительном времени начала и дедлайна.
Задачи, имеющие взаимосвязи, по возможности располагаются так, чтобы начало новой совпадало по времени с окончанием предыдущей. Это создает целые потоки из связанных задач.
Примерный вид диаграммы Ганта можно увидеть ниже.
Чем-то напоминает подход Waterfall (водопад), где все задачи выполняются последовательно – по нисходящей.
Диаграмма Ганта может быть и сложнее: часть задач может выполняться параллельно и в несколько потоков.
Поэтому итоговая схема может выглядеть так:
Ещё вариант из нашей системы управления:
Для большего понимания нагрузки внутри каждого временного отрезка на графике могут указываться ответственные лица. Это не только помогает оценить загруженность каждого сотрудника, но и упрощает поиск пересечений задач, когда один человек участвует сразу в нескольких задачах одновременно.
Вместо списка задач можно использовать список сотрудников. В этом случае название задач указывается непосредственно в отрезках времени. Это не самый популярный вариант, но именно он позволяет наглядно отслеживать, кто, чем и когда занят, у кого и когда есть свободные места в расписании.
Как диаграммы Ганта применяются в проектах
Диаграммы Ганта широко используются в управлении проектами благодаря своей наглядности и простоте восприятия. С их помощью легко отслеживать текущие, прошлые и будущие задачи, вехи (переходы на следующие этапы работы по проекту), а также задействованные ресурсы (в первую очередь человеческие).
Самая крутая фишка – возможность отображения связей между задачами. И руководитель, и участники проекта лучше понимают последствия смещения тех или иных сроков.
Подведём итоги. Диаграммы Ганта идеальны для:
- Планирования задач и проектирования нагрузки (даже в очень сложных и масштабных проектах).
- Чёткого и максимально точного управления временем, а также имеющимися рабочими ресурсами.
- Координации действий участников команды, поиска узких мест и отслеживания дедлайнов и вех.
- Визуального отображения связей между задачами.
- Отслеживания общего прогресса проекта.
Плюсы и минусы планирования/управления с помощью диаграмм Ганта
Преимущества сетевых диаграмм очевидны:
- Очень удобное и максимально наглядное отображение задач, ресурсов, связей и загрузки.
- Схема легко воспринимается и читается без пояснений.
- Подходит для долгосрочного планирования (с опорой на вехи или этапы).
- Всегда видно привязку ко времени (что помогает отслеживать приближение к дедлайнам и переходам на новые этапы) и к приоритетам (каскад зависимостей сам по себе расставляет очерёдность исполнения задач).
- При желании можно дополнить схему комментариями и другой информацией (если позволяет используемая программа).
- Диаграмма позволяет быстро выявлять узкие места и лучше координировать действия команды.
К недостаткам можно отнести:
- Высокая сложность составления. Даже если конечный вариант схемы формируется автоматически (например, программой), всегда остаётся другая важная проблема: как распланировать задачи так, чтобы нагрузка была сбалансированной. Ни одна программа не сможет сделать эту работу за человека (только он может знать и понимать контекст).
- Связи между задачами не всегда бывают явными, и это затрудняет поиск узких мест и проблем. И даже визуальное отображение не может помочь в таких ситуациях.
- При большом объёме задач диаграмма становится нечитаемой. Преодолеть этот недостаток частично помогает использование потоков — группировка задач по какому-либо признаку, общей цели и т.п.
- На схеме тяжело отобразить сразу несколько типов временных рамок для одной задачи: плановые, с учётом допусков и рисков, критические и прочие. Можно выбрать только что-то одно.
- Перенос любого из дел может привести к полной переделке всей диаграммы. Поэтому логично хранить данные в электронном виде, чтобы их было проще актуализировать. По этой причине диаграммы Ганта не подходят для оперативного планирования и для работы с динамичными задачами.
- Такую схему сложно распечатать или перенести в любой физический вид, чтобы, например, разместить где-нибудь в офисе.
- Поскольку ручную такую диаграмму не нарисовать, формат отображения сильно зависит от используемого софта. В некоторых программах может быть невозможно указать примечания или отобразить ответственных. Поэтому, если конструктор диаграмм включён в арендованную систему управления проектами, то такие диаграммы будут нефункциональны (необходимо внимательно изучать все имеющиеся возможности и совместимость с вашими бизнес-процессами, о том, как выбрать BPM-систему).
Что такое канбан
Термина “канбан” имеет сразу два значения: метод управления проектом (по аналогии со Scrum) и способ отображения задач. Естественно, в контексте материала будем говорить о последнем.
Канбан-доска – это оригинальный способ визуализации задач с разделением карточек по этапам работы. Карточки задач могут быть как краткими, так и достаточно подробными, в том числе с указанием ответственных лиц и других атрибутов.
Количество этапов может быть любым, их названия и необходимость определяет команда.
Изначально все задачи располагаются в стартовом столбце, и по мере изменения их статуса продвигаются к последнему.
Такой способ визуализации позволяет наглядно понять, какие задачи находятся в списке ожидания, какие сейчас в активной работе, какие завершены.
Что интересно, аналог канбан-доски, используемый в маркетинге и торговле, часто называют воронкой продаж. Только в этом случае вместо задач по столбцам перемещаются карточки клиентов (лиды).
Примеры канбан-досок
Самый простой и распространённый вариант доски для задач выглядит примерно так:
Когда меняется статус задачи, она просто переносится в следующий столбец (этап).
Ещё вариант (из нашего сервиса Projecto):
Что примечательно, формат настолько удобный, что его легко реализовать в физическом виде. Например, так:
Как канбан-доски применяются в проектах
Канбан-доски помогают эффективно распределять большое количества задач без чётких сроков. Система столбцов чем-то напоминает систему из сит, через которые должна пройти каждая карточка. Какие-то могут дойти до конца, а какие-то – нет. Система получается достаточно гибкой и легко воспринимается визуально.
Для того чтобы команда не брала в работу «лишние» задачи сверх своей пропускной способности, применяются так называемые WIP-лимиты. Это количественные ограничения карточек для конкретных этапов работы.
Подведём итог. Канбан-доски идеальны для:
- Управления задачами без чётких сроков (в том числе, когда они оперативно вносятся в список ожидания).
- Балансирования производительности команды (в первую очередь это делается за счёт WIP-лимитов).
- Контроля текущей деятельности (тех задач, над которыми ведётся активная работа).
- Для стимулирования активности (стремления закрыть как можно больше задач из списка ожидания).
- Отслеживания прогресса (в основном, по объёму работ).
- Для создания бизнес-процессов (на основе этапов и состояний).
Плюсы и минусы планирования/управления с помощью канбан-досок
Ключевые преимущества канбан-досок:
- Обеспечение прозрачности работы.
- Возможность управления задачами без чётких сроков (полная совместимость с гибкими методологиями разработки).
- Простота внедрения и освоения.
- Отличная наглядность (можно легко оценить текущую загрузку: что сделано, что в процессе, а что в планах).
Основные недостатки канбан-досок:
- Здесь не учитываются связи между задачами, что может быть критично для некоторых проектов.
- В канбан нет шкалы времени, поэтому непонятно, в какие сроки нужно реализовать конкретную задачу и какой у неё приоритет перед другими.
- Хотя в карточках можно указать все необходимые атрибуты: кто ответственный, какая очерёдность, дедлайны и прочее, это никак не улучшит наглядность. Информативнее доска не станет. Наоборот, лишняя информация только её перегрузит.
- Очень сложно разделить работы на потоки. Технически можно выделить для этого отдельные этапы или состояния (столбцы), но тогда опять-таки будет невозможно отследить важные связи и влияние на другие задачи.
- В канбан неудобно отслеживать загрузку конкретных сотрудников. Формат доски подходит только для контроля общих результатов и усилий.
- Если задач и участников в проекте становится слишком много, канбан-доска превращается в «кашу» и плохо читается.
Что лучше выбрать для своего проекта: канбан или диаграмму Ганта?
Здесь можно ответить вопросом на вопрос: а кто заставляет выбирать?
Оба инструмента могут использоваться в проекте параллельно, не мешая друг другу:
- Канбан-доска позволяет сфокусироваться на состоянии задач (чтобы быстрее доводить их до завершения). Она идеальна для обслуживания текущей активности – на оперативном уровне планирования.
- Диаграмма Ганта фокусируется на времени и связях – это качественный инструмент стратегического планирования.
Технически ничто не мешает объединить оба подхода: задачи могут иметь разные состояния, связи и привязку к датам.
Именно поэтому качественная система управления проектами должна поддерживать разные форматы отображения: канбан, диаграммы Ганта (сетевые графики), календарь, списки, таблицы.
Пытаться сравнить два этих варианта отображения – это все равно что искать отличия между теплым и мягким. У каждого из этих инструментов свои функции и своя сфера применения.
И если в вашем проекте используется только что-то одно, значит, что у вас отсутствует один из уровней планирования.
Итоги и рекомендации
В работе над проектом можно и нужно использовать оба инструмента, поскольку каждый их них выполняет свою уникальную роль.
Диаграммы Ганта нужны для разработки стратегических планов, оценки сроков и планирования действий в рамках вех и дедлайнов. С их помощью можно разработать примерный жизненный цикл продукта, оценить бюджет, общие затраты времени и ресурсов.
Канбан-доски предназначены для наглядного отслеживания прогресса – количества задач на входе, в работе и уже реализованных. Это действительно удобно и практично. Однако долгосрочные планы с помощью канбан не разработать, только если на уровне концепций. А единственной опцией управления остается возможность ограничить количество табличек в столбцах.
Какие бы варианты отображения задач вы не выбрали, команде необходим качественный инструмент контроля. Выбирайте сервис Projecto. В комплекте с ним уже идут все самые востребованные форматы представления задач и готовые мобильные приложения с нативными уведомлениями.