Многие уже сталкивались с концепцией разработки по методологии Канбан. Если нет, вот небольшой мануал о применении Канбан в проектах. Ниже расскажем о таком узком месте этого инструмента, как количество активных задач – о WIP-лимитах.
Правильная балансировка нагрузки поможет команде выйти на максимальную эффективность и достичь плавного, но уверенного движения к поставленным целям.
Что такое WIP-лимит?
WIP – это аббревиатура от слов Work In Progress, то есть дословно «работа или задачи в процессе». Наиболее близкий по значению термин – лимиты незавершённого производства (работы).
Напомним, что в методологии Канбан каждая задача, которая подлежит реализации в рамках проекта, помещается в поток входящих, то есть добавляется в специальный список.
Но очевидно, что все задачи невозможно реализовать прямо сейчас. Это связано в первую очередь с производительностью сотрудников, а также с необходимостью ожидания сдачи работы другими участниками команды, с привязкой к фиксированным датам (точкам отсчёта), различными форс-мажоры, отсутствующими ресурсами и прочими факторами.
Но даже если предположить, что все сопутствующие проблемы решены, все необходимые ресурсы есть в наличии и условно ничто не мешает работе, главная проблема всё равно остаётся – это производительность труда. Пределы возможностей есть как у отдельного сотрудника, так и у команды в целом.
WIP-лимиты – это наиболее эффективный способ управления производительностью команды за счёт установки ограничений на количество задач, находящихся в статусе исполнения, то есть в активной работе.
Установка WIP-лимитов позволяет обойти наиболее вероятные узкие места в рабочих процессах и повысить отдачу каждого отдельного участника команды.
Преимущества применения WIP-лимитов
- Оптимизируется нагрузка. Никому не нравится работать на пределе своих возможностей, тем более что велик риск сорваться и не дойти до финала. Но при этом командам важно сохранять комфортный темп, при котором задачи будут закрываться с достаточной скоростью, устраивающей всех стейкхолдеров.
- Повышается производительность. Эффективная работа всегда способствует повышению производительности труда. Команда может и должна работать с максимальной эффективностью. Важно отметить, что высокая эффективность вполне может идти рука об руку с оптимальной нагрузкой, без перегибов. Этот эффект достигается за счёт правильной балансировки задач – у каждого участника в работе всегда оптимальный объём.
- Снижается количество ошибок. Когда команда работает как часы, нет никакого аврала, каждый знает свои сроки и фронт работ, общий прогресс движется с меньшими шероховатостями. Это приятное следствие сбалансированной нагрузки. Плюс повышается качество конечного продукта.
- Повышается удовлетворённость клиентов и сотрудников. И продукт воспринимается более позитивно, и эмоции, получаемые от самой работы, улучшаются. Всё это положительно сказывается как на климате внутри коллектива, так и на отношениях с заказчиками, поставщиками, на коммуникациях и пр. Немного об оценке уровня удовлетворённости.
Как работают WIP-лимиты
Переходим к самому главному – к сути ограничений для незавершённых задач.
Сначала общее понимание работы по Канбан:
- Все входящие задачи попадают в специальный список «To Do» (возможные варианты альтернативных статусов «Сделать», «На исполнение», «Входящие»).
- Если задача берется в активную работу, она получает статус «В работе» (варианты «Активные», «В процессе»).
- Когда задача готова, она попадает в список «Готово» (варианты статусов «Передача заказчику», «Реализовано», «Сдано»).
- Визуализация продвижения задач по статусам обычно производится на специальной доске. Канбан-доска представляет собой таблицу, где карточки с задачами переносятся между столбцами-статусами, но можно рассмотреть и другие варианты визуализации задач.
Многие маркетологи называют Канбан-доску воронкой продаж. При этом принцип продвижения сделки (который в продажах равен задаче) абсолютно идентичный.
Статусов у задач может быть больше, чем те, которые мы обозначили. Например, команда может добавить колонку для статуса «На согласовании» или «Для передачи клиенту» и не только. Всё будет зависеть от особенностей рабочих процессов внутри конкретного проекта.
Теперь о том, как работают WIP-лимиты:
- Команда оговаривает количество активных задач для каждого этапа работы – то есть для каждой из колонок на Канбан-доске. Превышать заданный лимит никак нельзя. Например, если для активного исполнения решено брать не более 10 задач, то новую задачу в этот статус можно перевести только в том случае, когда из текущих 10 активных задач будет закрыта хотя бы одна. Обратите внимание: у каждого этапа могут быть свои собственные лимиты.
- В процессе работы над задачами отслеживается текущая нагрузка и производительность. Если загрузка оказывается недостаточной, то команда встречается снова и обсуждает адекватное повышение лимитов на отдельных этапах рабочих процессов. Если нагрузка слишком большая и приводит к авралу, то лимиты снижаются.
WIP-лимиты – это не постоянная величина. Ограничения на количество активных задач можно повышать и понижать для того, чтобы оптимизировать нагрузку на команду проекта.
Чем руководствоваться при установке WIP-лимитов в проектах
WIP-лимиты – это в первую очередь инструмент тимлида. Если команда самоорганизующаяся, то решение об ограничениях должны приниматься коллективно. В любом случае даже если решение принимает только тимлид, желательно собраться вместе и обсудить узкие места, потенциально возможную нагрузку для каждого сотрудника, определить общие лимиты по типам процессов.
Просто взять и поставить лимит на количество задач в работе – не самый эффективный подход.
Простой пример: в команде есть отдельные группы тестировщиков, дизайнеров и программистов.
Если поставить лимит на общее количество задач, то легко может нарушиться естественный баланс рабочих процессов. Например, имеем общий лимит 8 задач в статусе «На исполнение». Тогда, если 5 задач будет для программистов, а 3 для дизайнеров, то тестировщикам вообще не достанется ни одной. Они просто не впишутся в общий лимит и будут простаивать.
В связи с этим WIP-лимиты нужно выставлять с учётом следующих принципов:
- Учитывать производительность и нагрузку на всех участников команды, чтобы соблюдать оптимальный баланс.
- Задачи разделить по типам или по исполнителям (если за определённые типы задач у вас отвечают определённые люди).
- Если нужно повысить концентрацию усилий над текущими задачами, то общий WIP-лимит принудительно снижается. Образно, в этом случае часть сотрудников сдаст свои задачи и начнёт помогать другим, так как новые задачи в пул не добавятся, пока не сданы оставшиеся.
- Если в ваших рабочих процессах есть узкое место (так называемое «бутылочное горлышко»), то есть смысл ставить WIP-лимит только для него. А все остальные места оставить на саморегулировании.
- Чтобы тимлид мог поставить адекватные WIP-лимиты и регулировать с их помощью нагрузку на всю команду, логично использовать специальные метрики и отслеживать их в динамике. Тогда, регулируя WIP-лимиты, тимлид сможет в реальности увидеть эффект от их внедрения – положительно они влияют на рабочие процессы или отрицательно.
Если ваша команда справляется с входящими задачами и не допускает проблем со сроками сдачи или с качеством продукта, у сотрудников нет завалов в работе, то WIP-лимиты не нужны.
Что примечательно, при правильном планировании WIP-лимитов по типам задач одновременно можно оптимизировать и штатное расписание – пересмотреть состав команды. Возможно, вы своими глазами увидите, что отдельные сотрудники просто простаивают без нагрузки и их наличие чем-то напоминает пятое колесо у телеги.
Выводы и рекомендации
У любого сотрудника, даже у сверхпроизводительного и эффективного, есть свой предел. Есть такие пределы и у слаженных команд.
Установка ограничений на количество активных задач (WIP-лимитов) позволяет оптимизировать нагрузку и сбалансировать производительность всех рабочих процессов в вашем проекте.
Устанавливать WIP-лимиты следует только в случае необходимости, просто так применять их не стоит. Перед применением логично провести анализ нагрузки по типам задач и в разрезе отдельных сотрудников.
Внедрять WIP-лимиты следует точечно. Причём после установки ограничений нужно отслеживать последствия, иначе без контроля этот инструмент регулировки может привести к печальным последствиям.
Чтобы все рабочие процессы были как на ладони, используйте Projecto. Это удобная, простая и понятная BPM-система, способная хранить документы, обсуждения, задачи и всё остальное, что связано с управлением проектами.