Использование инструментов визуализации данных в проектном управлении

Сами по себе данные безжизненны и ни на что повлиять не могут. Это просто набор сведений о чем-то или о ком-то. Но как только данные наделяются семантикой (смыслом), они могут принести немало пользы. Ведь не зря говорят, что тот, кто владеет информацией, владеет миром.

Правильная визуализация данных обеспечивает лучшее их понимание. Соответственно, на основе правильно скомпонованной информации легче принимать управляющие и другие решения. Ниже — об использовании инструментов визуализации в проектном управлении.

Зачем вообще визуализировать данные?

Одно дело, когда вы видите одинокую цифру в таблице или огромный массив чисел – сами по себе они мало что помогают представить, поскольку сильно оторваны от реальности и от контекста. А чем больше таких данных, тем сложнее их понимать и отслеживать.

Но другое дело, когда перед вами конкретный график, диаграмма, тепловая карта и иной графический формат. Визуализация данных позволяет лучше и правильнее понять контекст и отличия, выявить всплески, узкие места, позволяет оперативнее реагировать на изменения.

Числа приобретают динамический характер – легко можно отследить прогресс или регресс.

Растёт скорость восприятия информации, соответственно, улучшается качество и оперативность принятия решений.

Каких принципов стоит придерживаться при визуализации данных в проектах?

Если визуализация будет оторвана от реальности и показывать абстрактные числа (а также динамику их изменения), то она будет бессмысленна.

Как совместить наглядность, смысл и полезность в одном? Мы предлагаем придерживаться следующих принципов:

• Выбор инструментов и способов визуализации должен опираться на логику. То есть визуализируемые данные должны строго соотноситься с целью проекта (они должны раскрывать KPI и другие параметры проекта, которые действительно нужно контролировать). Цифры и графики не должны составляться просто ради забавы или для красоты (картинка ради картинки). Соответственно, графики и другие показатели должны иметь логичный порядок (по алфавиту, по времени, по возрастанию, по убыванию, по важности/критичности и т.п.). Тип графического отображения должен соотноситься с типом данных. Например, если показывается динамика изменений, то логично использовать график, если сравниваются результаты до/после, то логично показать прирост на столбчатых или на круговых диаграммах и т.п. Мало просто «показать» числа. Их нужно наделить семантикой, поэтому все визуальные значения нужно пояснять и подписывать.
• Визуализация должна быть максимально простой и понятной. Нужно помнить, что задача любой визуализации – облегчение понимания и восприятия сложных числовых данных. Поэтому на графиках и в диаграммах должно быть минимум лишнего шума и мусора (логотипы, сложные декорации, текстуры и пр.). Вместе с тем, значения, которые преобразуются в графики, должны быть хорошо различимы, они не должны вводить в заблуждение, сливаться между собой по цветам и пр. Не нужно использовать слишком много аббревиатур и сложных нечитаемых надписей. Одна визуализация (график, диаграмма) должна решать одну задачу – отвечать на один конкретный вопрос.
• Нужно придерживаться общепринятых норм. Визуализация будет работать ещё быстрее, если выбран правильный формат и цвета. Логично агрессивные цвета (красный, сиреневый, малиновый и пр.) соотносить с негативными явлениями, а например, зелёный и голубой – с позитивным или нейтральными. Если графиков много, их желательно привести к единому цветовому формату и размеру, чтобы информация с них читалась органично.

Основные виды и способы визуализации данных

Профильные аналитики используют более 60 различных способов визуализации. Но наиболее часто применяют следующие инструменты:

• Круговые диаграммы (удобны для восприятия частей чего-то целого). Могут быть сплошными, в виде колец, или с несколькими уровнями иерархии.
• Гистограммы (успешно решают задачи сравнения и отображения точных значений в динамике – с заданным шагом времени).
• Столбчатые диаграммы (аналогичны по формату с гистограммами, но имеют большие пробелы между разными опорными значениями – для лучшего их разделения).
• Линейные диаграммы (фактически представляют собой ломанные прямые, которые неплохо справляются с отображением динамических значений).
• Японские свечи (чаще всего используются для работы в трейдинге – наглядно показывают изменение цен на акции в разрезе торговых периодов).
• Пузырьковые диаграммы (обеспечивают визуализацию наиболее сложных финансовых и других данных, позволяют работать одновременно с 4 разными метриками).
• Схемы и графы (позволяют отслеживать связи между разными объектами).

Какие инструменты и сервисы можно использовать для визуализации в проектах

Наиболее логичными способами визуализации задач являются списки. Но они не всегда информативны. Поэтому в управлении проектами чаще применяются канбан-доски, сетевые графики (диаграммы Ганта) и деревья задач. Для просмотра текущей загрузки конкретного специалиста и для поиска свободного времени используются календари.

Канбан. Представляет собой таблицу или просто вертикальные столбцы, обозначающие этапы или статус задачи (цели, иного объекта), внутри которых расположены отдельные карточки задач (цели или иные объекты). Перемещение отдельно взятой задачи из одного столбца в другой происходит после смены статуса. Соответственно, руководитель и команда проекта легко могут определить, какие задачи есть в работе и на какой они стадии. По аналогии работают воронки продаж в маркетинге, только вместо задач по колонкам двигаются контакты/сделки. Количество колонок должно строго соответствовать количеству статусов задач. Kanban-доски могут быть физическими или виртуальными. Этот инструмент визуализации достаточно часто применяется в Agile-проектах (почти во всех гибких методологиях). Помимо непосредственно самой задачи в карточке может быть любая другая дополнительная информация (ответственное лицо, дедлайны, краткое описание и т.п.).

Сетевой график (диаграмма Ганта). Представляет собой сложную схему связи между всеми задачами проекта (такие фигуры или схемы называются графами). Для лучшего понимания сетевые графики рисуются с привязкой ко времени. Каждая задача имеет время начала и время конца. С помощью дуг или стрелок обозначаются связи – так проще понять какая задача влияет на другие. С помощью сетевого графика проще отслеживать узкие места и планировать общую продолжительность проекта. Диаграммы Ганта – неотъемлемый элемент метода критического пути. При строгой иерархической структуре диаграмма отлично применяется для методологии Waterfall (водопад).

Дерево задач. Ещё один граф, но без привязки ко времени. Наглядно можно отобразить все задачи проекта и взаимосвязи между ними. Основная цель – отслеживание подчинённости и прогресса. Например, можно отобразить как исходная задача дробится и делегируется подчинённым.

Календарь. Это список всех задач, дел, встреч и событий, разнесённых по дням месяца, недели, года, квартала или другого периода времени (возможно в том числе отображение всех задач внутри одного рабочего дня). С помощью календарного вида удобно смотреть текущую загрузку отдельного сотрудника, отдела, службы или всей команды проекта. Свободные слоты можно использовать для планирования общих встреч и новых дел.

Дашборды. Фактически этого готовые или динамически обновляемые отчёты, отображающие в графическом виде изменение или текущее состояние основных показателей бизнеса, команды, отдельных сотрудников и т.п. В качестве опорных значений логично использовать KPI. Но в дашборде могут выводиться и любые другие метрики, помогающие в оценке прогресса проекта. Непосредственно визуализация осуществляется стандартными методами, описанными выше: диаграммы, графики, схемы и т.п.

Вместо выводов

Очень хорошо и удобно, если все самые необходимые форматы визуализации данных по проектам встроены в вашу BPM-систему. В этом случае для визуализации не придётся использовать внешние сервисы и инструменты.

Но тут важно учесть один нюанс – отдельные (внешние) инструменты бизнес-аналитики обычно востребованы при работе с огромными массивами данных. Они выступают в роли своего рода агрегаторов. Встраивать в BPM-систему буквально «всё» бессмысленно. В этом случае инструмент управления и контроля становится слишком сложным, соответственно, его тяжелее внедрять и применять по назначению. Поэтому важен качественный баланс.