Применение Lean-принципов в проектном управлении

Ранее мы уже рассказывали о бережливом производстве и об использовании «бережливых» принципов в управлении проектами.

Lean – в переводе с английского «худой», «тощий», «скудный», в теории управления обычно используются такие значения, как «бережливый» и «экономный».

Идеи бережливой концепции впервые были озвучены Тайити Оно, японским инженером, занимавшимся организацией производственной системы концерна Тойота в 1950-х годах. При этом сама концепция возникла на основе множества выводов и исследований советского опыта индустриализации. Интересно, что опыт японских корпораций позже исследовали уже конкуренты из США. И именно они ввели в обиход термин «Lean production».

Сейчас lean-концепции активно применяются не только в промышленности, но и в других отраслях – от медицины до IT и проектов. Как раз о lean-принципах в проектном управлении мы поговорим в этой статье.

Сначала lean-принципы управления проектами

Концепция бережливого производства не является секретной. Методологию часто объединяют с Канбан и с agile-подходами (гибкая разработка), она часто соотносится со SCRUM-разработкой, с кайдзен-планированием и с методом Value Engineering.

Несмотря на это, lean-принципы не входят ни в один из существующих стандартов ISO и нигде не упоминаются. Но с 2020 года в Болгарии зарегистрирована компания Lean Project Management Foundation, которая официально занимается разработкой фреймворка LeanPM (Lean Project and Portfolio Management Framework), а также обучением и сертификацией специалистов по бережливому управлению проектами.

В указанном выше фреймворке описано шесть основных lean-принципов:

1. Служение людям (тут подразумеваются все стейкхолдеры проекта).
2. Создание ценности и устранение потерь (потери — это «муда», всё то, что не добавляет ценности проекту).
3. Создание знаний и непрерывное совершенствование.
4. Применение системного мышления (мыслить с учётом связей между разными компонентами бизнеса, продукта, проекта и не только).
5. Эффективные коммуникации и сотрудничество (отдельно про коммуникации).
6. Упрощение (например, к основным компонентам простоты относится создание минимально жизнеспособного проекта или продукта и другие инструменты).

Теперь о принципах бережливых стартапов

В отличие от общей теории, принципы lean-стартапов более конкретны. Звучат они так:

1. Создание минимального жизнеспособного продукта (Minimum Viable Product, MVP). MVP предназначен в первую очередь для проверки исходной гипотезы о необходимости создания проекта или бизнеса. С его помощью также можно собрать актуальную обратную связь от целевой аудитории, оценить рентабельность и другие ключевые показатели будущего проекта.
2. Непрерывное развёртывание (внедрение и закрепление изменений). Это прежде всего касается IT-продуктов, но принцип легко адаптируется и к другим отраслям бизнеса. Чем чаще вы обновляете свой продукт, тем ценным он становится для конечных пользователей, а бизнес при этом получает актуальную обратную связь по каждой доработке (нужна она или её следует отменить).
3. Проведение сплит-тестов (они же A/B-тесты). Фактически это эксперименты, позволяющие выбрать лучшую версию продукта на основе различных показателей. Сравнительное тестирование не требует активной обратной связи от клиентов. Производитель может принять решение на основе спроса или, наоборот, его отсутствия.
4. Внедрение KPI. Показатели эффективности обеспечивают получение актуальных данных о работе проекта (а не тех, которые будут восхвалять проект или его создателей) и помогают правильно мотивировать персонал. Они также идеально подходят для непрерывного мониторинга здоровья проекта.
5. Использование поворотов (pivots). Это своевременные корректировки курса развития. Некие опорные точки в жизненном цикле компании, стартапа или проекта.
6. Учёт инноваций. Этот принцип подчеркивает важность накопления и анализа как собственного, так и конкурентного опыта.
7. Цикл «Строить-Изменять-Узнавать». В английском звучит как Build-Measure-Learn (BML). В реальности в нём немного больше фаз: сначала генерируется идея, затем создаётся MVP-продукт и анализируются его показатели (собираются данные, необходимые для принятия решения), принимается решение о необходимости дальнейшей реализации идеи, данные накапливаются в базе (учитываются при работе над другими идеями или над текущей). Затем, когда генерируется новая идея, новый продукт или добавляются новые функции к существующим, цикл повторяется вновь.

Как lean-принципы помогают в управлении проектами и стартапами?

Любой проект, особенно если он сложный и дорогостоящий, всегда сопряжен с большими рисками. Сюда входят риски несоблюдения сроков запуска, банкротства или потери вложений, ошибки в планирование, изменения внешней среды и прочее (топ причин, по которым стартапы терпят неудачи).

Классические «водопадные» или директивные подходы к разработке проектов слабо подходят для таких случаев. Крайне важно, чтобы выделенные деньги осваивались эффективно, чтобы проект и сотрудники, которые над ним трудятся, могли адаптироваться к изменяющимся требованиям и условиям. Все это поможет  как можно раньше принять решение о необходимости продолжения или о закрытии (с целью исключения дальнейших вложений).

В таких условиях должна использоваться методология, позволяющая достигать поставленных целей с учётом обозначенных выше проблем. Она должна максимально снижать и сглаживать все имеющиеся риски.

Lean-принципы созданы специально для гибких проектов. Обратите внимание, как много внимания в lean-стартапах уделено концепциям и их тестированию.

Главным принципом lean-проектов является минимизация затрат. И по этой причине любая идея или концепция должны быть проверены на входе: либо в теории, либо на практике (за счёт MVP и сплит-тестирования).

Все бизнес-планы, составляемые для привлечения инвесторов на длительные сроки, зачастую представляют собой фикцию. Они рисуют идеальную картину мира, которая невозможна по определению. Первая встреча продукта с реальным покупателем (со своей целевой аудиторией) может выявить критические недостатки, и в этом случае длительный цикл разработки окажется напрасным. Кроме того, модернизация такого продукта не всегда возможна.

Компенсировать месяцы теоретической разработки и планирования можно за счёт MVP. Это позволит проверить концепцию с минимальными вложениями и получить актуальную обратную связь.

Именно такой подход наиболее оправдан для малого и микробизнеса, для стартапов и инновационных проектов.

Вместо рискованных непроверенных гипотез вы получаете гипотезы, проверенные на практике.

На основе полученных данных можно принять решение о дальнейшем будущем проекта: внести корректировки или полностью отказаться от идеи или концепции.

Ещё одна важный аспект lean-проектов заключается в том, что они работают «в поле», то есть максимально близко к потребителям. Изучают спрос и потребности не в теории, а на практике, получая обратную связь от живых людей: от клиентов, от поставщиков, от заказчиков и не только.

Соответственно, обладая информацией о текущих потребностях и проблемах конкурентов, lean-проекты могут действовать быстрее и эффективнее.

Этому также способствуют и уменьшенные циклы релизов (апдейтов). Lean-продукт меняется незначительно, но регулярно, что позволяет на каждом новом обновлении легко собирать обратную связь и принимать решение о правильности или неправильности выбранного направления.

Как минимизировать ошибки и уменьшить вложения в этап планирования?

В Lean-методологии для обхода наиболее уязвимых проблем любого проекта или стартапа были разработаны специальные шаблоны – холсты, они же канва, от англ. canvas. Это схемы гипотез:

Business Model Canvas представляет собой таблицу с 9 разделами (сегменты потребителей, ключевые ценности, взаимоотношения с клиентами, каналы, ресурсы, партнёры, структура доходов, структура расходов и ключевые действия). В каждом разделе есть свои вопросы, на которые нужно ответить. Отвечая на них, вы получаете целостную картину и понимание актуальности исходной концепции.

Lean Canvas. Версия Business Model Canvas, адаптированная специально для стартапов.

Value Proposition Canvas. Канва/схема ценностного предложения является дополнением к бизнес-модели, расширяющим понимание отношения между клиентом и продуктом.

Mission Model Canvas. Модифицированная схема для использования в некоммерческих организациях или там, где на проект выделяется строго оговоренный бюджет (нет цели получения прибыли или увеличения доходов).

Как управлять проектами по lean-методике

Технически lean-управление мало чем отличается от других гибких (Agile) подходов.

Поэтому для планирования и контроля задач, для коммуникации, накопления опыта, управления рисками и ресурсами можно использовать привычные многим списки, Канбан-доски, сетевые графики, систему электронных уведомлений и многое другое.

Это означает, что подойдёт практически любая современная BPM-система. Мы рекомендуем свою разработку – облачный сервис Projecto.