Применение Lean-принципов в проектном управлении

Ранее мы уже рассказывали о бережливом производстве и об использовании «бережливых» принципов в управлении проектами.

Lean – в переводе с английского «худой», «тощий», «скудный», в теории управления обычно используются такие значения, как «бережливый» и «экономный».

Идеи бережливой концепции впервые были озвучены Тайити Оно, японским инженером, занимавшимся организацией производственной системы концерна Тойота в 1950-х годах. При этом сама концепция родилась на основе огромного количества выжимок и исследований советского опыта индустриализации. Что интересно, опыт японских корпораций позже исследовали уже конкуренты из США. И именно они ввели в обиход термин «Lean production»

Сейчас lean-концепции активно применяются не только в промышленности, но и в других отраслях – от медицины до IT и проектов. Как раз о lean-принципах в проектном управлении и поговорим ниже.

Сначала lean-принципы управления проектами

Концепция бережливого производства не является секретом. Методологию часто объединяют с канбан и с agile-подходами (гибкая разработка), она часто соотносится со SCRUM-разработкой, с кайдзен-планированием и с методом Value Engineering.

Несмотря на это, lean-принципы не вошли ни в один из существующих стандартов ISO. Они вообще нигде не упоминаются. Но с 2020 года в Болгарии зарегистрирована компания Lean Project Management Foundation, которая официально занимается разработкой фреймворка LeanPM (Lean Project and Portfolio Management Framework). Она же занимается обучением и сертификацией специалистов по бережливому управлению проектами.

В указанном выше фреймворке описано шесть основных lean-принципов:

Служение людям (тут имеются ввиду все стейкхолдеры проекта).
Создание ценности и устранение потерь (потери — это «муда», всё то, что не добавляет ценности проекту).
Создание знаний и непрерывное совершенствование.
Применение системного мышления (мыслить с учётом связей между разными компонентами бизнеса, продукта, проекта и т.п.).
Эффективные коммуникации и сотрудничество (отдельно про коммуникации).
Упрощение (например, к основным компонентам простоты относится создание минимально жизнеспособного проекта/продукта и некоторые другие подходы/инструменты).

Теперь о принципах бережливых стартапов

В отличии от общей теории, принципы lean-стартапов более конкретны. Звучат они так:

Создание минимального жизнеспособного продукта (Minimum Viable Product, MVP). MVP предназначен в первую очередь для проверки исходной гипотезы, касающейся необходимости создания проекта/бизнеса и т.п. С его же помощью можно собрать актуальную обратную связь от целевой аудитории, просчитать рентабельность и другие показатели будущего проекта.
Непрерывное развёртывание (внедрение и закрепление изменений). Касается в первую очередь IT-продуктов. Но принцип легко адаптируется и к другим отраслям бизнеса. Чем чаще вы обновляете свой продукт, тем лучше он становится для конечных потребителей, а бизнес при этом получает актуальную обратную связь по каждой доработке (нужна она или её нужно «откатить»).
Проведение сплит-тестов (они же A/B-тесты). Фактически это эксперименты, позволяющие выбрать лучшую версию продукта на основе различных показателей. Сравнительное тестирование не требует активной обратной связи от клиентов. Производитель сможет принять решение на основе спроса или, наоборот, на основе его отсутствия.
Внедрение KPI. Показатели эффективности позволяют получать актуальные данные о работе проекта (а не те, которые будут прославлять проект или его создателей) и правильно мотивировать персонал. Они же идеально подходят для непрерывного мониторинга здоровья проекта.
Использование поворотов (pivots). Это своевременные корректировки курса развития. Своего рода опорные точки в жизненном цикле компании, стартапа или проекта.
Учёт инноваций. Этот принцип отвечает за необходимость накопления и анализа опыта – своего и опыта конкурентов.
Цикл «Строить-Изменять-Узнавать». В английском звучит как Build-Measure-Learn (BML). В реальности в нём немного больше фаз: сначала генерируется идея, затем создаётся MVP-продукт, анализируются его показатели (собираются данные, необходимые для принятия решения), принимается решение о необходимости дальнейшей реализации идеи, данные накапливаются в базе (учитываются при работе над другими идеями или над текущей). Затем цикл повторяется – когда генерируется новая идея, новый продукт или добавляются новые функции к существующим.

Как lean-принципы помогают в управлении проектами и стартапами?

Любой проект, особенно если он сложный и дорогостоящий, — это всегда большие риски. Риски не попасть в даты запуска, риски обанкротиться или потерять вложения, не рассчитав бюджет, риски неправильного планирования, риски изменения внешней среды и прочее (топ причин, по которым стартапы терпят неудачи).

Классические «водопадные» или директивные подходы к разработке проектов подходят слабо. Крайне важно, чтобы выделенные деньги осваивались эффективно, чтобы проект и сотрудники, которые над ним трудятся, могли адаптироваться к изменяющимся требованиям и среде, чтобы решение о необходимости продолжения или о закрытии могло быть принято как можно раньше (с целью исключения дальнейших вложений).

И именно в таких условиях должна использоваться методология, позволяющая достигать поставленных целей с учётом, обозначенных выше проблем. Она должна максимально снижать и сглаживать все имеющиеся риски.

Lean-принципы созданы специально для гибких проектов.

Заметили, как много внимания в lean-стартапах уделено концепциям и их тестированию/проверке?

Главный принцип lean-проектов – это минимизация затрат. И именно по этой причине любая идея или концепция на входе должна быть проверена: либо в теории, либо на практике (за счёт MVP и сплит-тестирования).

Все бизнес-планы, составляемые для привлечения инвесторов на длительные сроки – обычно фикция. Она показывает идеальную картину мира, которая невозможна по определению. Первая же встреча продукта с реальным покупателем (со своей целевой аудиторией) может выявить критические недостатки. В этом случае длительный цикл разработки может быть пройден впустую. При этом модернизация продукта не всегда возможна.

Компенсировать месяцы теоретической разработки и планирования можно за счёт MVP. Концепцию можно проверить с минимальными вложениями и получить актуальную обратную связь.

Именно такой подход наиболее оправдан для малого и микробизнеса, для стартапов и для инновационных проектов.

Вместо рискованных непроверенных гипотез вы получаете вполне проверенные на практике.

На основе полученных данных можно принять решение о дальнейшем будущем проекта, что-то скорректировать или полностью отказаться от идеи/концепции.

Ещё одна немаловажная деталь lean-проектов — они работают «в поле», то есть максимально близко к потребителям. Изучают спрос и потребности не на бумаге (в теории), а на практике, получая обратную связь от живых людей: от клиентов, от поставщиков, от заказчиков и т.п.

Соответственно, зная текущие потребности и проблемы конкурентов, lean-проекты могут действовать быстрее и эффективнее конкурентов.

Этому же способствуют и уменьшенные циклы релизов (апдейтов). Lean-продукт меняется незначительно, но регулярно. Поэтому на каждом новом апдейте легко собрать ту же самую обратную связь и принять решение о правильности или неправильности выбранного направления.

Как минимизировать ошибки и уменьшить вложения в этап планирования?

Чтобы обойти наиболее уязвимую проблему любого проекта или стартапа, в Lean-методологии были разработаны специальные шаблоны – холсты, они же канва, от англ. canvas. Это схемы гипотез:

Business Model Canvas. Представляет собой таблицу с 9 разделами (сегменты потребителей, ключевые ценности, взаимоотношения с клиентами, каналы, ресурсы, партнёры, структура доходов, структура расходов и ключевые действия). В каждом разделе есть свои вопросы, на которые нужно ответить. Отвечая на них, вы получаете целостную картину и понимание актуальности исходной концепции.
Lean Canvas. Версия Business Model Canvas, адаптированная специально для стартапов.
Value Proposition Canvas. Канва/схема ценностного предложения, является дополнением к бизнес-модели, расширяющим понимание отношения между клиентом и продуктом.
Mission Model Canvas. Модифицированная схема для использования в некоммерческих организациях или там, где на проект выделяется строго оговоренный бюджет (нет цели получения прибыли или увеличения доходов).

Как управлять проектами по lean-методике

Чисто технически lean-управление мало чем отличается от других гибких (Agile) подходов.

Поэтому для планирования и контроля задач, для коммуникации, накопления опыта, для управления рисками и ресурсами можно использовать привычные многим списки, канбан-доски, сетевые графики, систему электронных уведомлений/напоминаний и т.п.

То есть подойдёт практически любая современная BPM-система. Мы рекомендуем свою разработку – облачный сервис Projecto.