Диаграмма Ганта и Канбан: что выбрать для управления проектами

Визуализация процессов работы существенно повышает концентрацию и эффективность планирования, обеспечивая прозрачный контроль. Существуют различные методы отображения задач: списки, таблицы, майндкарты и прочее. Однако при работе над проектами наилучшие результаты показываю канбан-доски и сетевые графики (диаграммы Ганта). Рассмотрим их более детально и сравним, какой подход стоит выбрать для своего проекта, в каких ситуациях и почему.

Что такое диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта (ее также часто называют сетевым графиком) – это разновидность столбчатой или табличной визуализации, в которой работа над задачами может быть разнесена по шкале времени (она обычно делается горизонтальной).

Каждая строка диаграммы соответствует отдельной задаче проекта, а длина блока показывает продолжительность этой задачи.

Примеры диаграмм Ганта

Самый простой вариант диаграммы Ганта – это когда по вертикальной оси располагаются списки дел. Напротив каждой задачи в горизонтальной строке располагается блок, который визуально соответствует времени, необходимому для ее выполнения. Если задачу сложно оценить, можно указать временные отрезки, основываясь на приблизительном времени начала и дедлайна.

Задачи, имеющие взаимосвязи, по возможности располагаются так, чтобы начало новой совпадало по времени с окончанием предыдущей. Это создает целые потоки из связанных задач.

Примерный вид диаграммы Ганта можно увидеть ниже.

Чем-то напоминает подход Waterfall (водопад), где все задачи выполняются последовательно – по нисходящей.

Диаграмма Ганта может быть и сложнее: часть задач может выполняться параллельно и в несколько потоков.

Поэтому итоговая схема может выглядеть так:

Ещё вариант из нашей системы управления:

Для большего понимания нагрузки внутри каждого временного отрезка на графике могут указываться ответственные лица. Это не только помогает оценить загруженность каждого сотрудника, но и упрощает поиск пересечений задач, когда один человек участвует сразу в нескольких задачах одновременно.

Вместо списка задач можно использовать список сотрудников. В этом случае название задач указывается непосредственно в отрезках времени. Это не самый популярный вариант, но именно он позволяет наглядно отслеживать, кто, чем и когда занят, у кого и когда есть свободные места в расписании.

Как диаграммы Ганта применяются в проектах

Диаграммы Ганта широко используются в управлении проектами благодаря своей наглядности и простоте восприятия. С их помощью легко отслеживать текущие, прошлые и будущие задачи, вехи (переходы на следующие этапы работы по проекту), а также задействованные ресурсы (в первую очередь человеческие).

Самая крутая фишка – возможность отображения связей между задачами. И руководитель, и участники проекта лучше понимают последствия смещения тех или иных сроков.

Подведём итоги. Диаграммы Ганта идеальны для:

Планирования задач и проектирования нагрузки (даже в очень сложных и масштабных проектах).
Чёткого и максимально точного управления временем, а также имеющимися рабочими ресурсами.
Координации действий участников команды, поиска узких мест и отслеживания дедлайнов и вех.
Визуального отображения связей между задачами.
Отслеживания общего прогресса проекта.

Плюсы и минусы планирования/управления с помощью диаграмм Ганта

Преимущества сетевых диаграмм очевидны:

Очень удобное и максимально наглядное отображение задач, ресурсов, связей и загрузки.
Схема легко воспринимается и читается без пояснений.
Подходит для долгосрочного планирования (с опорой на вехи или этапы).
Всегда видно привязку ко времени (что помогает отслеживать приближение к дедлайнам и переходам на новые этапы) и к приоритетам (каскад зависимостей сам по себе расставляет очерёдность исполнения задач).
При желании можно дополнить схему комментариями и другой информацией (если позволяет используемая программа).
Диаграмма позволяет быстро выявлять узкие места и лучше координировать действия команды.

К недостаткам можно отнести:

Высокая сложность составления. Даже если конечный вариант схемы формируется автоматически (например, программой), всегда остаётся другая важная проблема: как распланировать задачи так, чтобы нагрузка была сбалансированной. Ни одна программа не сможет сделать эту работу за человека (только он может знать и понимать контекст).
Связи между задачами не всегда бывают явными, и это затрудняет поиск узких мест и проблем. И даже визуальное отображение не может помочь в таких ситуациях.
При большом объёме задач диаграмма становится нечитаемой. Преодолеть этот недостаток частично помогает использование потоков — группировка задач по какому-либо признаку, общей цели и т.п.
На схеме тяжело отобразить сразу несколько типов временных рамок для одной задачи: плановые, с учётом допусков и рисков, критические и прочие. Можно выбрать только что-то одно.
Перенос любого из дел может привести к полной переделке всей диаграммы. Поэтому логично хранить данные в электронном виде, чтобы их было проще актуализировать. По этой причине диаграммы Ганта не подходят для оперативного планирования и для работы с динамичными задачами.
Такую схему сложно распечатать или перенести в любой физический вид, чтобы, например, разместить где-нибудь в офисе.
Поскольку ручную такую диаграмму не нарисовать, формат отображения сильно зависит от используемого софта. В некоторых программах может быть невозможно указать примечания или отобразить ответственных. Поэтому, если конструктор диаграмм включён в арендованную систему управления проектами, то такие диаграммы будут нефункциональны (необходимо внимательно изучать все имеющиеся возможности и совместимость с вашими бизнес-процессами, о том, как выбрать BPM-систему).

Что такое канбан

Термина “канбан” имеет сразу два значения: метод управления проектом (по аналогии со Scrum) и способ отображения задач. Естественно, в контексте материала будем говорить о последнем.

Канбан-доска – это оригинальный способ визуализации задач с разделением карточек по этапам работы. Карточки задач могут быть как краткими, так и достаточно подробными, в том числе с указанием ответственных лиц и других атрибутов.

Количество этапов может быть любым, их названия и необходимость определяет команда.

Изначально все задачи располагаются в стартовом столбце, и по мере изменения их статуса продвигаются к последнему.

Такой способ визуализации позволяет наглядно понять, какие задачи находятся в списке ожидания, какие сейчас в активной работе, какие завершены.

Что интересно, аналог канбан-доски, используемый в маркетинге и торговле, часто называют воронкой продаж. Только в этом случае вместо задач по столбцам перемещаются карточки клиентов (лиды).

Примеры канбан-досок

Самый простой и распространённый вариант доски для задач выглядит примерно так:

Когда меняется статус задачи, она просто переносится в следующий столбец (этап).

Ещё вариант (из нашего сервиса Projecto):

Что примечательно, формат настолько удобный, что его легко реализовать в физическом виде. Например, так:

Как канбан-доски применяются в проектах

Канбан-доски помогают эффективно распределять большое количества задач без чётких сроков. Система столбцов чем-то напоминает систему из сит, через которые должна пройти каждая карточка. Какие-то могут дойти до конца, а какие-то – нет. Система получается достаточно гибкой и легко воспринимается визуально.

Для того чтобы команда не брала в работу «лишние» задачи сверх своей пропускной способности, применяются так называемые WIP-лимиты. Это количественные ограничения карточек для конкретных этапов работы.

Подведём итог. Канбан-доски идеальны для:

Управления задачами без чётких сроков (в том числе, когда они оперативно вносятся в список ожидания).
Балансирования производительности команды (в первую очередь это делается за счёт WIP-лимитов).
Контроля текущей деятельности (тех задач, над которыми ведётся активная работа).
Для стимулирования активности (стремления закрыть как можно больше задач из списка ожидания).
Отслеживания прогресса (в основном, по объёму работ).
Для создания бизнес-процессов (на основе этапов и состояний).

Плюсы и минусы планирования/управления с помощью канбан-досок

Ключевые преимущества канбан-досок:

Обеспечение прозрачности работы.
Возможность управления задачами без чётких сроков (полная совместимость с гибкими методологиями разработки).
Простота внедрения и освоения.
Отличная наглядность (можно легко оценить текущую загрузку: что сделано, что в процессе, а что в планах).

Основные недостатки канбан-досок:

Здесь не учитываются связи между задачами, что может быть критично для некоторых проектов.
В канбан нет шкалы времени, поэтому непонятно, в какие сроки нужно реализовать конкретную задачу и какой у неё приоритет перед другими.
Хотя в карточках можно указать все необходимые атрибуты: кто ответственный, какая очерёдность, дедлайны и прочее, это никак не улучшит наглядность. Информативнее доска не станет. Наоборот, лишняя информация только её перегрузит.
Очень сложно разделить работы на потоки. Технически можно выделить для этого отдельные этапы или состояния (столбцы), но тогда опять-таки будет невозможно отследить важные связи и влияние на другие задачи.
В канбан неудобно отслеживать загрузку конкретных сотрудников. Формат доски подходит только для контроля общих результатов и усилий.
Если задач и участников в проекте становится слишком много, канбан-доска превращается в «кашу» и плохо читается.

Что лучше выбрать для своего проекта: канбан или диаграмму Ганта?

Здесь можно ответить вопросом на вопрос: а кто заставляет выбирать?

Оба инструмента могут использоваться в проекте параллельно, не мешая друг другу:

Канбан-доска позволяет сфокусироваться на состоянии задач (чтобы быстрее доводить их до завершения). Она идеальна для обслуживания текущей активности – на оперативном уровне планирования.
Диаграмма Ганта фокусируется на времени и связях – это качественный инструмент стратегического планирования.

Технически ничто не мешает объединить оба подхода: задачи могут иметь разные состояния, связи и привязку к датам.

Именно поэтому качественная система управления проектами должна поддерживать разные форматы отображения: канбан, диаграммы Ганта (сетевые графики), календарь, списки, таблицы.

Пытаться сравнить два этих варианта отображения – это все равно что искать отличия между теплым и мягким. У каждого из этих инструментов свои функции и своя сфера применения.

И если в вашем проекте используется только что-то одно, значит, что у вас отсутствует один из уровней планирования.

Итоги и рекомендации

В работе над проектом можно и нужно использовать оба инструмента, поскольку каждый их них выполняет свою уникальную роль.

Диаграммы Ганта нужны для разработки стратегических планов, оценки сроков и планирования действий в рамках вех и дедлайнов. С их помощью можно разработать примерный жизненный цикл продукта, оценить бюджет, общие затраты времени и ресурсов.

Канбан-доски предназначены для наглядного отслеживания прогресса – количества задач на входе, в работе и уже реализованных. Это действительно удобно и практично. Однако долгосрочные планы с помощью канбан не разработать, только если на уровне концепций. А единственной опцией управления остается возможность ограничить количество табличек в столбцах.

Какие бы варианты отображения задач вы не выбрали, команде необходим качественный инструмент контроля. Выбирайте сервис Projecto. В комплекте с ним уже идут все самые востребованные форматы представления задач и готовые мобильные приложения с нативными уведомлениями.