Интеллект карта в проекте

Мы уже неоднократно говорили о том, что правильное планирование – это ключ к успеху проекта. Но как планировать правильно? Как всё учесть и ничего не забыть? Как найти те вехи, которые лягут в основу концепции проекта? Что нужно делать в первую очередь, а что оставить на потом? Как вообще должен выглядеть план?

Вопросов по планированию может быть много, но проблема в том, что и ответов на них будет не меньше. Существует множество разных подходов, и у каждого из них будет своя сфера применения, а также свои преимущества и недостатки.

Этот материал расскажет о наиболее эффективном способе визуализации идей и концепций – об интеллект картах, а также об особенностях их применения в проектах.

Что такое интеллект-карта?

Интеллект-карты – это специальный тип диаграмм, на которых легко отследить ключевые задачи (объекты планирования) и связи между ними.

Интеллект-карты имеют массу альтернативных названий:

Ментальные карты (английский вариант Mind-map, русск. Майнд-карты)
Карты связей (диаграммы связей, дерево связей)
Графы (термин из математики)
Ассоциативные карты
Карты для мозговых штурмов

К интеллектуальным картам при определённых условиях можно также отнести тайм-лайны (линии времени), сетевые диаграммы (сетевые графики, они же диаграммы Ганта), генеалогические древа и дракон-схемы (блок-схемы, визуальные схемы программных алгоритмов).

Ключевая особенность любых ментальных (интеллект-) карт – это свободное размещение элементов на холсте и любое количество связей между ними.

Лучше слов всегда практический пример. Вот так может выглядеть интеллект-карта в реальном проекте:

Или так:

Главное, чтобы не получилось вот так:

Общий принцип понятен – идеи, задачи или другие объекты обозначаются в виде узловых точек. Если объект, идею или задачу можно разложить на более мелкие составляющие, то они размещаются рядом, а линиями обозначается связь с корневым элементом. Связи в интеллект-картах необязательно должны быть древовидными. Так, разные задачи и объекты могут иметь несколько параллельных связей между собой.

Степень декомпозиции объектов на mind-картах никак не ограничивается, но нужно понимать, что чем больше объектов на схеме, тем сложнее её визуальное восприятие. «Прочитать» интеллект-карту с большим количеством мелких элементов просто нереально. Весь эффект «наглядности» и «понятности» исчезает.

Как интеллект-карты помогают в работе проектов?

Майнд-карты – это удобный и эффективный способ визуализации идей, а также сложных задач и концепций.

Только на уровне графического изображения можно понять и ключевые задачи, и наиболее важные связи между ними.

Образное мышление примерно так и устроено, поэтому мозг лучше воспринимает и запоминает ментальные карты.

О полезности интеллект-карт написано много, в том числе несколько книг от именитых авторов. Но всё идеальное обычно разбивается о суровую действительность.

Дело в том, что майнд-карты эффективны только в определённых типах планирования. В частности, с их помощью очень удобно разрабатывать:

Стратегические планы компании и отдельные стратегии по направлениям деятельности (например, общую схему адаптации персонала, план кризисных действий, разбивку каналов рекламы для отдела маркетинга и т.п.).
Общие концепции и идеи. Достаточно просто переместить навязчивые мысли на бумагу, визуализировать их, и мозг руководителя существенно разгрузится. Он наконец сможет сконцентрироваться на текущих задачах и погрузиться в процесс исполнения.
Эффективные базы знаний и справочные разделы. Обратите внимание, вся Википедия – как одна сплошная майндкарта (только вместо наглядных связей используются ссылки).
Структуру компании или кадровые расписания отдельных служб/подразделений. В итоге совокупность таких карт можно свести в одну большую схему, описывающую подчинённость и всех задействованных сотрудников.
Структурные схемы проектов и программ, иных сложных продуктов. Наглядно можно выделить наиболее важные элементы и узлы проектируемой системы, а затем распределить усилия команды по их разработке.

С помощью интеллект-карт удобно записывать результаты мозгового штурма. Например, в центре записывается основной вопрос (проблема), а вокруг – идеи по решению, у каждой идеи могут быть дочерние связи, плюсы, минусы и другие элементы.

Майнд-карты точно не подходят для текущего (оперативного) и среднесрочного (тактического) планирования. Здесь гораздо лучше работают списки (с разделами и подразделами, если нужно выделить наиболее крупные узлы или сложные задачи). Неудобно с ними работать и при финансовом планировании.

Преимущества и недостатки интеллект-карт

К плюсам майнд-карт можно отнести следующие пункты:

Качественная и наглядная фокусировка внимания на основных элементах (они обычно располагаются ближе к центру).
Повышается эффект запоминания информации (благодаря наглядности).
С помощью майнд-карт можно обнаружить узкие места проекта или белые области (неосвещённые вопросы, а также задачи и проблемы, оставшиеся без решения).
Древовидная структура обеспечивает правильную декомпозицию задач.
Интеллект-карту легко дополнить и изменить в любой момент.
Для создания диаграммы не нужны специальные инструменты – достаточно бумаги и ручки, офисной доски и т.п. Хотя есть и специализированные программные решения.

К минусам майнд-карт можно отнести:

Диаграмма связей сама по себе не решает никаких проблем и не заменяет процедуру планирования. Если тот, кто составляет интеллект-карту, не владеет нужным опытом и знаниями, то никакая диаграмма ему не поможет.
Эффект наглядности и понятности уходит, если на карте размещается слишком много объектов (и связей между ними). Внимание невозможно сфокусировать, соответственно, нужно применять другие типы визуализации или намеренно уменьшать объём информации на схеме.
На интеллект-карте сложно отобразить дополнительные элементы, такие как ответственные лица, срок реализации, необходимые ресурсы, место проведения и пр. Всё это перегружает карту и делает её нечитаемой.
Интеллект-карты сложно интегрировать с софтом для планирования задач и для управления проектами. Единственный более-менее читаемый вариант майнд-карт – сетевые графики (диаграммы Ганта). Подробнее о визуализации данных.
При преобразовании в To-Do-формат (в плоские списки) нужно приложить много усилий. Какие-то задачи могут быть случайно пропущены.

Как и с помощью чего составлять майнд-карты?

Наиболее простой и доступный инструмент – ручка и лист бумаги. Карту можно просто нарисовать подручными средствами.

Если речь об общем обсуждении, то можно воспользоваться маркером и офисной доской.

Но если вам нужны более удобные инструменты, то для это существуют готовые программы и web-сервисы. Последние обычно распространяются по модели подписки и ограничивают возможности экспорта в бесплатной версии. Достойных оффлайн-программ не так много. Всё из-за того, что их сложно монетизировать. Опенсорс-проекты существуют, но многие из них давно заброшены и не развиваются.

К десктопным (stand-alone) программам можно отнести: FreeMind, Freeplane, TreeSheets, XMind, Obsidian (проприетарное решение) и многие другие.

Основная проблема в том, что визуальные конструкторы, которые помогают в создании майнд-карт, достаточно сложные в разработке. А широкого распространения формат так и не получил.

Наиболее удобным средством проектирования майнд-карт остаются онлайн-сервисы. Их можно использовать эпизодически, они не требуют установки и обновления, обеспечивают все необходимые функции (во многих случаях даже лучше, чем десктопный софт).

С онлайн-конструкторами интеллект-карт другая проблема – крупнейшие сервисы ориентируются на западную аудиторию. Как и многие BMP-системы, ушедшие с российского рынка, они просто не могут принять оплату из РФ. Поэтому российским пользователям остаётся либо довольствоваться бесплатными демо-тарифами, либо искать сервисы, работающие абсолютно бесплатно. И такие есть.

Итак, наиболее адекватные конструкторы интеллект-карт (те, что можно использовать клиентам из РФ).

Obsidian – кроссплатформенная программа, есть даже приложения для мобильных. Для личного использования абсолютно бесплатная. Переход на подписку требуется для коммерческого использования, а также для активации оригинального облака (чтобы можно было работать над созданием графов целыми командами). Интерфейс имеет перевод на русский язык, в наличии встроенный поиск, поддержка плагинов и другие технические фишки. Но вместе с тем, управление не самое интуитивное. Этот софт больше подходит для создания графов знаний. Каждый объект схемы может включать в себя огромные описания, голосовые заметки, файлы, изображения и другой контент. Майнд-карта здесь как вершина айсберга.

Freeplane – полностью бесплатный софт, базируется на кодовой базе заброшенного FreeMind. Активно развивается и поддерживается по настоящее время, предоставляются установочные файлы для всех популярных десктопных платформ – Windows, MacOS, Linux. В наличии система расширений, оперативная смена темы оформления, защита паролем и другие опции. Есть импорт и экспорт в разных форматах, но самое главное – карту можно выгрузить в виде растрового или векторного изображения. Из минусов – нужно предварительно установить Java-машину.

Draw.io – это онлайн-сервис, но сделан он очень оригинально, в виде web-приложения. Если по-простому, что при посещении сайта браузер скачивает исполняемый код и сам работает как конструктор интеллект-карт. На удалённый сервер нагрузки нет, все вычисления производятся на компьютере пользователя. При желании можно скачать установочные файлы и пользоваться конструктором карт без браузера. Все функции Draw.oi полностью бесплатные. В качестве хранилища для диаграмм связей можно использовать личные облачные хранилища в популярных сервисах, хранилища кода (GitHub/GitLab) или жесткий диск устройства. Начать работу можно с одного из готовых шаблонов – их много, на любой вкус и цвет. Если хранить диаграмму на Google-диске, то сервис поддерживает командное редактирование (общий доступ).

Это только несколько из возможных инструментов. В реальности конструкторов диаграмм – десятки, если не сотни.

Каких правил придерживаться при создании интеллект-карт?

Не нагромождайте много элементов. Иначе схема будет нечитаемой и перегружена лишними пунктами.
Старайтесь фокусировать внимание на важном. Главные пункты плана помещайте в центре карты.
Пишите короткие, но максимально ёмкие названия пунктов. Они не должны дублироваться, но должны быть понятными. Желательно использовать не более 3-4 слов.
Чтобы улучшить восприятие, добавляйте к пунктам схемы элементы визуализации – тематические иконки (при наличии соответствующего значка).
Чем ближе элемент в корню (к центру), тем крупнее сделайте текст.
Разные ветки схемы логично раскрасить в разные цвета, чтобы легче отслеживалась подчинённость пунктов.
Если веток вложения становится более 3, то отдельные ветки лучше выделить в отдельные схемы (сделать из подпункта свою самостоятельную майнд-карту).

Нужен эффективный инструмент планирования проектов? Используйте Projecto. Это российский онлайн-сервис, который учитывает все потребности малого, среднего и крупного бизнеса.