Как правильно организовать работу в удаленном режиме

С прошлого года бизнес перевел сотрудников на удаленный формат. Для тех, кто никогда не сталкивался с дистанциДистанционный формат работы — новые реалии нашей жизни, но не каждый сотрудник к ним готов. Одно дело — проводить привычные продуктивные часы на рабочем месте и знать, где начинаются и заканчиваются границы труда и отдыха. Другое — объединять домашние дела с выполнением задач, теряться во времени и не понимать, как же все успеть. 

В этой статье мы рассмотрим плюсы и минусы удаленки и обсудим, какими приложениями пользоваться и как не испортить режим. Например, использование Projecto сократит трату времени на составление плана, организацию деятельности сотрудников и проверку выполненных задач.

Сразу отметим, что организация работы в удаленном режиме применима к тем специалистам, кто не привязан к стационарному месту работы:

  • дизайнер, верстальщик;
  • иллюстратор, художник;
  • копирайтер, редактор, корректор;
  • разработчик, программист;
  • специалист службы поддержки;
  • преподаватель английского, переводчик;
  • оператор колл-центра, онлайн-консультант, менеджер продаж.

Преимущества организации удаленной работы в компании

Возможности интернета позволяют трудиться в любой точке мира. Все необходимые задачи выполняются в приложениях и специальных программах. Однако некоторые до сих пор скептически относятся к такому формату, считая ее “ненастоящей работой”.

Рассмотрим преимущества организации удаленной работы:

  1. Экономия времени
    Работая в удаленном режиме, сотрудник может приступить к своим обязанностям почти сразу после пробуждения, не нужно вставать за 3 часа до начала рабочего дня. Или наоборот, есть возможность уделить время себе и полноценно подготовиться к выполнению задач. А главное — экономия на транспорте, будь то поездка на автобусе или покупка бензина для авто.
  2. Нет территориальных ограничений
    Удаленный формат позволяет не только нанимать сотрудников из разных уголков планеты, но и самим работникам путешествовать и не беспокоиться о сокращении — главное всегда иметь стабильную связь, выполнять свои обязанности и не срывать сроки.
  3. Спокойная обстановка
    В пределах своей квартиры вы можете организовать рабочий процесс в полной тишине или включить музыку для лучшей концентрации. В офисе вы окружены посторонним шумом, разговорами, прочими отвлекающими факторами.
  4. Боязнь заразиться
    Еще один плюс в пользу удаленки. Теперь простое ОРВИ — причина остаться работать из дома. Кто не воспользуется возможностью защитить свое здоровье и не находиться рядом с больными коллегами?

Основные проблемы при переходе на дистанционный формат.

  • Отсутствие навыка грамотно организовывать процесс выполнения поручений 

Сотрудникам, не привыкшим к удаленному формату, бывает сложно сразу перестроиться к самостоятельной организации рабочего процесса;

  • Мешают домашние дела и члены семьи

Семейным людям особенно сложно дается переход на дистант. Домашних порой бывает сложно уговорить не мешать выполнять задачи;

  • Нет необходимой техники

Не каждый сотрудник и не все компании могут позволить себе приобрести необходимую технику;

  • Вероятность потери или утечки данных

Работая из дома, сотрудники могут использовать незащищенные соединения, что грозит утечкой или потерей данных;

  • Неудобный и непонятный интерфейс рабочих программ.

Как сотруднику грамотно организовать свою работу на удаленке

Определить границы

Вы можете начать одновременно выполнять рабочие и домашние обязанности. Важно понять, что вы дома не потому, что начался отдых и можно заниматься бытовыми делами. Вы все еще на своем рабочем месте, но чуть дальше от офиса. Поставьте себе временные рамки, в которых вы обычно работаете, сформируйте график и придерживайтесь его так, словно никакой удаленки нет. В первое время также рекомендуют придерживаться привычной утренней рутины и одеваться согласно корпоративным правилам. Это создаст необходимую атмосферу, и вы морально подготовитесь к деятельности.

Организовать перерывы

Вам может казаться, что перерывы не нужны, ведь вы и так отдыхаете, когда захотите. И это снова вопрос самоорганизации. Подумайте, ведь физически вы не сможете сидеть за столом без движения и перерывов 9 часов. 

Необходимо грамотно распределять время так, чтобы дать своему мозгу необходимый отдых и возможность полноценно погружаться в работу.

Придерживайться установленных часов

Раскачиваться к обеду и завершать работу поздно ночью — плохая идея. Если весь коллектив продолжает работать с 8 до 17 часов, а ваши обязанности пересекаются с другими коллегами, вы нужны команде в определенные часы.

Необходимые программы и техника 

Убедитесь в том, что у вас есть необходимая техника и установлены все программы.  Вам может потребоваться гарнитура для связи, приложения для трекинга выполнения задач и для совместной работы. Техникой и всеми необходимыми приложениями работника должно обеспечить начальство. Корпоративные аккаунты, групповые чаты в Zoom. Если у вас дома стоит один старенький компьютер на всю семью, руководство должно обеспечить вас корпоративным ноутбуком с установленными программами. Так работодатель будет уверен, что сотрудники на связи и могут быстро решать возникающие вопросы. 

Наладить общение в чатах

Бояться общения в мессенджерах не стоит. Вопрос, ради которого собирают всех на планерку, можно решить парой четко сформулированных предложений в чате. Для кого-то такой вид общения может показаться отрицательной чертой, но с его помощью сотрудники научатся ясно выражать свои мысли, передавать задачи быстрей и понятней.

Качество, а не количество

Одна из особенностей организации удаленной работы — это их контроль с помощью трекингов. С помощью специальных программ работодатель может следить за активностью без вторжения в личное пространство, наблюдать за ходом выполнения задач и сразу оставлять комментарии. 

Однако следует помнить, что важно не то, сколько сотрудник просидел на рабочем месте, а сколько сделал за отведенное время. Можно 24 часа подряд быть подключенным к трекеру и делать занятой вид, а можно подключаться периодами и по факту отчитываться о проделанной работе. Планы выполнены — работники вас не ненавидят.

Введите систему отчетности в начале и конце дня. Вместо ежеминутного контроля за работниками позвольте им самим распоряжаться своим временем и выстраивать приоритетность задач. Помните, что все мы взрослые люди и можем нести ответственность за свою работу в любых условиях.

Актуальные программы для организации удаленной работы сотрудников

Трекеры и программы для постановки задач:

  1. Slack — программа для совместной работы онлайн. В ней можно создавать частные и групповые каналы. Интерфейс Slack может на первый взгляд показаться сложным, но если разобраться, можно получить доступ к удобной многопрофильной программе с большим количеством интеграций.  
  2. Все сервисы Google — для работы с таблицами, документами, презентациями. В них можно делать изменения, наблюдать за прогрессом и вносить правки в реальном времени.
  3. Next Cloud — платформа для работы онлайн и трекинга выполнения задач, ее основное преимущество — возможность установки на собственный хостинг и предотвращение утечки данных с рабочих серверов.
  4. Projecto — программа для совместной деятельности. В нее входит набор инструментов, которые пользователь может ставить как ему необходимо.

Программы для общения и видеосвязи:

  1. Discord — позволяет поддерживать общение по видеосвязи, создавать групповые чаты и персональные каналы, настраивать разрешения для участников и распределять их по назначениям. 
  2. Zoom — поддерживает видеосвязь, позволяет транслировать свой экран, в нем удобно проводить конференции и брифинги. 
  3. MSTeams — инструмент для корпоративных видеозвонков, с его помощью можно контролировать весь рабочий процесс и просматривать документы в реальном времени. 
  4. Skype — программа для видеосвязи и обмена файлами.

Как организовать удаленную работу бизнеса онлайн с помощью Projecto:

Для успешного перехода на дистанционный формат установите Projecto на компьютеры и мобильные устройства. Вы можете выбрать два режима: общий и корпоративный. Зарегистрируйте своих сотрудников, создайте рабочие чаты и команды. Начните выполнять задачи и пользоваться всеми преимуществами Projecto:

  • Нестандартная структура
    Располагайте страницы по приоритету и настройте персональный главный экран. 
  • Офлайн режим
    В Projecto есть возможность полного перехода в режим офлайн. При подключении сети все данные синхронизируются. 
  • Интеграция с мобильными устройствами
    Получите доступ к документам и планированию задач с любого устройства. 
  • Безопасность данных
    Ваши персональные данные будут защищены согласно регламенту GDPR, базы копируются каждый час, используются только проверенные соединения.

Важные моменты, которые нельзя упускать при переходе организации на дистанционную работу

Документация и условия работы

Организовывая удаленную работу предприятия, сразу отметим важность правильного оформления трудового договора. Сотрудник на удаленном формате имеет точно такие же права, как и обычный. Командировки, отпуски, полноценная заработная плата. Все это никак не зависит от того, работаете вы в офисе с утра до вечера или выполняете задачи, сидя в домашнем кресле. 

Защита данных

Работодателям стоит учесть и вопрос информационной безопасности. При организации удаленного места работы данные на устройствах работников не подвергаются угрозе утечки так, как это может произойти во время работы в кофейне или библиотеке. Подберите подходящее облачное хранилище, чаще меняйте пароли, используйте корпоративные аккаунты с защитой данных или программы, позволяющие не переносить данные на сторонние хостинги. 

Мы рассмотрели основные правила при переходе на дистант. Придерживаясь всех этих аспектов, вы сможете продолжать работать без снижения показателей и потери прибыли.