Ведение информационного проекта

Опубликовано

Процесс ведения проектной работы с командой — основной элемент менеджмента в компании. С помощью такого метода организации возрастает уровень выполнения и скорость. Эффективное планирование позволяет успешно реализовывать деятельность организации.


Грамотное ведение проекта подразумевает построение плана работы для сотрудников. Различные приложения и расширения браузеров делают этот процесс проще и понятнее для руководителей и исполнителей. Например, в Projecto есть необходимый функционал для постановки задач различной сложности и приоритетности, контроля и их структурирования.

Методы ведения проектов 

Существует две основные методологии: “водопад” и agile. Их основное отличие в линейности продвижения. По “водопаду” этапы осуществляются строго по порядку постановки. При использовании agile возможна гибкость в продвижении по структуре. Если на одном из этапов произошел ступор, то можно откатиться на пару пунктов и выполнять задачу с нужного места, либо одновременно вести с последующими.

“Водопад”

Рассмотрим подробнее первый метод. Это самая распространенная модель, по-другому ее называют “каскадная”, так как задачи решаются друг за другом, в четко прописанном порядке. Для того чтобы работать по такой схеме, необходимо иметь четкий план действий:

  • постановка задачи
  • выполнение 
  • проверка 
  • подтверждение
  • завершение

Такой метод не подразумевает возникновение непредвиденных ситуаций и внезапных изменений в плане проекта. Для них есть agile. 

Ведение проектов по Agile

Как было сказано ранее, по agile деятельность двигается нелинейно. Это подразумевает разделение этапов работы на спринты, продолжительность которых от 2 до 4 недель. 

Состоит agile из двух основных методологий ведения проектов: скрам и Канбан. Под скрамом понимается выполнение определенных задач и проведение регулярных совещаний. Такая методология эффективна в проектах, где требуется разработать конкретный продукт. Канбан опирается на списки, чтобы грамотно распределять работу между сотрудниками, избегать застоев и перегрузки.

Несколько основных концепций agile:

  • Важно адаптироваться к сильным и слабым сторонам исполнителей проекта.
  • Регулярно создавать отчетность на протяжении всего периода реализации. 
  • Выстраивать сотрудничество между исполнителями и с клиентом. 
  • Уметь быстро реагировать на изменения.

Стадии ведения проектов 

Рассмотрим основные стадии проекта: инициация, планирование, выполнение, мониторинг, завершение. 

Инициация

Анализ потенциала проекта и вероятных шагов для его реализации. Если команда готова взяться за работу, далее разрабатывается план. Если — нет, то разрабатывается список проблем, которые необходимо решить для успешной реализации поставленной задачи. 

Планирование 

Когда проект одобрен и команда готова взяться за работу, начинается разработка плана ведения проекта. По нему сотрудники ориентируются, кто в какой последовательности делает свою часть проекта. Прописываются сроки сдачи результатов на каждом этапе для удобства контроля за деятельностью. И ставятся цели, которые необходимо достичь по завершении. 

Выполнение 

Процесс деятельности сотрудников. На этой стадии идет параллельное следование двум этапам: выполнение сотрудниками своих обязанностей и мониторинг менеджерами. 

Мониторинг

Менеджеры следят за процессом реализации проекта и соблюдением сроков, отмечают, какие члены команды перегружены, и распределяют обязанности среди сотрудников с целью создать эффективную рабочую обстановку. Для этого подойдет Projecto — приложение, с помощью которого можно контролировать все этапы ведения проекта с любого устройства.

Завершение 

Последний этап проекта, где команда подводит итоги и составляет отчеты по проделанной работе. По завершении сотрудники могут оценить результат, как каждый выполнил свои обязанности и сколько времени ушло на каждый этап. 

Использование ПО для ведения проектов 

Структурирование работы над проектом — основа успешной деятельности. Чтобы  упростить этот процесс и сделать его более точным, используйте специальные программы. 

Такие программы обладают рядом преимуществ:

  • Все данные по деятельности находятся в одном месте. Вы всегда сможете проверить готовый объем и то, что было сделано на каждом этапе.
  • С их помощью можно четко расписать обязанности каждого сотрудника и контролировать эффективность работы, проверять и устранять трудности. 
  • Каждый этап осуществления проекта наглядно представлен перед всеми участниками. Все сотрудники четко видят свои задачи и цели. 

Существует множество приложений и расширений для систематизации проектной деятельности. Вместо бесструктурного общения в мессенджерах установите ПО для структурирования деятельности, например, Projecto. 

Ведение проектов с помощью Projecto 

Для успешного ведения и завершения проекта необходимо держать все данные в одном месте и всегда под рукой. Projecto позволяет кооперировать работу сотрудников на всех этапах. 

Структурируйте проекты

Проекты в Projecto можно сделать личными и общими, сотрудники видят только те, которые исполняют или наблюдают. С помощью функции структурирования каждый может рассортировать свои задачи по группам, чтобы быстро ориентироваться в потоке информации и не потерять важные дела. 

Не теряйте содержимое проектов 

Все необходимые для работы документы структурированы во вкладках. Их легко найти и использовать в работе с командой. 

Управляйте целями проекта 

Создавайте цели и привязывайте их к задачам, чтобы в процессе работы сотрудники сразу видели, что именно требуется сделать для их достижения. Определяйте реальный и фактический срок достижения целей и их статус — достигнутые, неактуальные и проваленные. 

Сверяйте графики выполнения проектов

Выбирайте любой удобный метод отслеживания прогресса — Канбан-доски, графики Ганта или классический календарь.