Цифровая (или Digital) трансформация – это глобальный процесс. Но всё большое так или иначе начинается с малого. Точно так же и с трансформацией бизнеса. Какого бы размера компания ни была, чтобы сохранить её конкурентоспособность, повысить быстродействие, прозрачность и, главное, эффективность, нужно переходить на «цифровые рельсы».
Ниже расскажем о том, что такое Digital-трансформация, как подходить к внедрению цифровых продуктов и сервисов, а также опишем основные преимущества и риски.
Что это и зачем
Если говорить о глобальных тенденциях, то цифровизация или Digital-трансформация – это всеобъемлющая концепция, в рамках которой в экономике стран (всех или отдельно взятых) деятельность основных участников рынка максимально автоматизируется, везде, где это возможно внедряются цифровые технологии (сервисы и продукты).
С одной стороны, повышается технологичность и снижаются риски ошибок, а с другой стороны – повышается прозрачность и доступность всех (или большинства) процессов.
Но если цифровая трансформация экономики – это скорее глобальный процесс, зачастую связанный с так называемыми Big-Data (большими данными), то внутри конкретных компаний и бизнеса цифровизация происходит менее масштабно и сводится к внедрению отдельных бизнес-приложений или сервисов.
Ранее мы уже рассказывали о положительных сторонах автоматизации бизнеса и рабочих процессов. Автоматизация и цифровизация тесно связаны между собой, так как фактически приводят к одним и тем же результатам (поскольку имеют одни и те же цели).
Цифровая трансформация в системах управления – это внедрение технологических решений, повышающих автоматизацию бизнес-процессов и облегчающих механизм управления.
К примерам цифровизации можно отнести переход на безбумажный (цифровой) документооборот, внедрение специальных систем учёта и мониторинга (например, СКУД с биометрическими данными или бесконтактными ключами), создание единых информационных и справочных систем (CMS, CRM, Wiki-системы, бухгалтерия и т.п.), использование бизнес-аналитики, учёт и управление ресурсами предприятия (BPM-системы, ERP и т.п.), создание корпоративных сайтов и интранет-порталов, внедрение систем видеонаблюдения и фиксации, и т.д.
Всё это цифровые сервисы или специальные программно-аппаратные комплексы, повышающие эффективность работы предприятия или отдельных специалистов.
И даже если внутри бизнеса/компании уже используются отдельные цифровые инструменты и продукты, то всегда остаются «тёмные» пятна, которые можно ещё «оцифровать» или оптимизировать за счёт внедрения новых и более эффективных digital-решений. Процесс цифровой трансформации может не останавливаться никогда.
Но возникает логичный вопрос, для чего терпеть все эти лишения? Ведь любое внедрение – это ломка уже устоявшихся процессов, дополнительные расходы, трата времени и сил, которые не всегда быстро окупаются.
Преимущества от внедрения цифровых продуктов и от digital-трансформации
- Возможность оставаться в актуальном тренде и сохранять конкурентоспособность.
- Получение ещё большего контроля и наиболее полных (достоверных) данных обо всем, происходящем в компании, включая информацию о доступных ресурсах.
- Так можно повысить скорость реакции на инциденты и улучшить качество планирования.
- Возможность автоматизации многих рутинных процессов. Чем больше степень автоматизации, тем ниже вероятность ошибки.
- Повышение выживаемости бизнеса, в том числе за счёт использования удалённых рабочих мест (немного про удалёнку).
- Систематизация и накопление единой информационной базы – для поиска и обращений в соответствующих ситуациях.
- Снижение расходов на оплату труда (некоторые должности легко могут быть устранены после внедрения специализированных информационных систем).
- Обеспечивается задел для качественного масштабирования (особенно актуально для быстрорастущих компаний).
- Повышение эффективности труда и качества продукции.
- Расширяются каналы связи с потенциальными клиентами – проще и быстрее собирается обратная связь по своим продуктам и оказываемым услугам.
Минусы внедрения цифровых продуктов
Инновации не всегда несут исключительно благо.
- Так как многие данные концентрируются в одном месте, повышается их уязвимость. Нужно особенно озаботиться их безопасностью. В противном случае могут возникать утечки, удаление и т.п. Всё это может крайне негативно отразиться на доходах и на бизнесе.
- Цифровую информацию и базы данных легко подделать. Любая ошибка в алгоритме, уязвимость или бэкдор может использоваться против вас. Намеренно и непреднамеренно.
- У любого внедрения есть цена. Обычно вложений требует не только покупка профильного софта, но ещё и услуги специалистов, которые будут устанавливать и настраивать продукт.
- Необходимость обучения и привыкания. Любой новый инструмент начинает работать не сразу. Если у рядовых специалистов нет опыта взаимодействия с новой информационной системой, то их нужно обучить. А это, опять же, потеря времени и сил.
- Ряд сотрудников может отказаться от переучивания для работы с новым софтом и просто уволиться. Тогда у вас может возникнуть кадровый голод. Некоторых специалистов крайне сложно заменить (из-за их опыта и профильных знаний).
- Внедряемый инструмент может оказаться неэффективным. Тогда вложения не окупятся. Что хуже, могут пострадать ранее существовавшие бизнес-процессы (нарушится баланс системы, может возникнуть простой).
- Цифровые системы могут оказаться несовместимы между собой. В этом случае потребуются дополнительные затраты на замену или на обеспечение правильного взаимодействия.
- Если некоторые инструменты цифровизации окажутся слишком дорогими, это может сказаться на рентабельности бизнеса или на конечных ценах для клиентов/потребителей.
Отдельные «подводные камни» могут возникать уже в процессе внедрения. Например, может выясниться, что вендор, отвечавший за поддержку цифрового продукта, разорился или ушёл из РФ. В результате программы формируют нестандартный поток данных, поэтому будут несовместимы с имеющимся софтом; для обслуживания решений могут потребоваться дополнительные сотрудники с соответствующей квалификацией; при очередном обновлении могут исчезнуть или измениться важные функции и т.д.
Всё это риски. А если цифровая трансформация происходит на высоком уровне, где в обработке участвуют чувствительные для бизнеса данные, то риски особенно высоки.
Как правильно внедрять цифровые продукты и сервисы (проводить Digital-трансформацию) в бизнесе
Нужно отнестись к внедрению как к любому другому бизнес-процессу:
- Разработать концепцию внедрения и обосновать пользу от внедрения нового цифрового продукта на предприятии. Цель трансформации должна полностью совпадать с целями бизнеса.
- Если польза превышает потенциальные минусы, нужно переходить к детальному планированию процесса.
- Обязательно нужно составить подробный план внедрения с разбивкой на этапы. Желательно отдельно составить реестр рисков и планы по их минимизации.
- Назначить ответственного и наделить его необходимыми полномочиями. Если нужно, переформатируются существующие бизнес-процессы и руководящие документы.
- Далее нужно провести подготовительные работы и тестирование/анализ.
- Желательно сохранить уже имеющийся бизнес-инструмент (если он был) до тех пор, пока не будет обкатан и окончательно внедрён новый программный продукт.
- Провести обучение персонала и обкатку нового цифрового решения в наиболее безопасной (желательно изолированной) среде. Например, в одном из офисов или только на рабочих местах отдельных сотрудников.
- При выявлении проблем решить их или обойти. Желательно собрать собственную техническую команду, способную сопровождать новый продукт внутри компании. Если таковой нет, то этот момент нужно предусмотреть в соглашении с компанией, отвечающей за внедрение.
- Только после обкатки нового решения сворачивается работа с устаревшей версией инструмента (если такой был).
Этап планирования должен включать этап финансового обоснования.
В обязательном порядке задумайтесь о формате сопровождения и поддержания работоспособности нового программного продукта. Если у вас некому заняться поддержкой, то лучше отдать предпочтение облачному формату, тогда за поддержку будет отвечать команда соответствующего сервиса. Например, как это происходит с Projecto.
По итогу желательно проанализировать результаты: с чем пришлось столкнуться, удалось ли решить проблемы и на какие компромиссы пришлось пойти, достигли ли вы своих целей, насколько успешным оказалось внедрение, как изменились показатели бизнеса и т.п.