Одно дело, когда сотрудник в прямой доступности руководителя, а другое – когда персонал работает из дома, на «удалёнке».
Ниже обо всех особенностях и проблемах взаимодействия с удалёнщиками, а также о том, какие именно решения существуют для повышения продуктивности и контроля работы.
В чём заключаются основные сложности контроля сотрудников на удалёнке
Во-первых, дома слишком много отвлекающих факторов. Когда сотрудник приходит в офис или в цех, на своё законное рабочее место (даже если он работает в составе выездной бригады), ему гораздо проще настроиться на рабочий лад. Отбросить большую часть бытовых проблем и сосредоточится исключительно на выполнении своих обязанностей.
Никто не отменял эффект «делай как другие». Если все вокруг заняты делом, то срабатывает «стадный инстинкт». Ты начинаешь трудиться, как и все вокруг – это социология в действии.
Могут быть и другие психологические факторы: нужна смена обстановки, требуется соблюдение определённых ритуалов (например, планёрка по утрам и/или подведение итогов рабочего дня в конце), графика (стабильный режим работы, понятное расписание перекуров) и т.п.
Но самая большая проблема – самоконтроль. Если на рабочем месте, когда ты отвлекаешься на что-то постороннее, тебя может взбодрить непосредственный руководитель, то дома сотрудник подчиняется только самому себе.
Чтобы восполнить недостаток такого контроля, руководителю нужны специальные средства – программные и аппаратные, а ещё – согласие удалёнщика фактически на вмешательство в его личную жизнь, особенно в случае с видеофиксацией действий. Для организации таких систем может потребоваться специальное оборудование (видеокамеры, ноутбуки/персональные компьютеры, широкий канал доступа в Интернет и т.д.).
Но обо всё по порядку.
Пандемия и вынужденный переход на удалённый формат работы выявила много узких мест и проблем. Все они требуют выработки специальных мер противодействия прокрастинации.
Обратная сторона медали – повышение контроля сверх нормы, которое приводит к тому, что у работников на удалёнке растёт тревожность, может появляться агрессия по отношению к коллегам, домочадцам или к представителям руководства.
Если продуктивность сотрудника падает, общая стоимость труда увеличиваются (нужно нанимать новых сотрудников для обеспечения того же объёма работы, что и раньше), могут появляться задержки и проблемы с соблюдением сроков/дедлайнов и т.д.
Ещё одна важная проблема – разграничение доступа. Из-за того, что сотрудников переводят на удалёнку в экстренном порядке, не продумав все детали взаимодействия с ними, часто случается так, что работникам выдают доступ сразу «ко всему» функционалу IT-систем без надлежащего контроля данных. И это может быть большой проблемой: утечка клиентских баз, переманивание клиентов, раскрытие персональных данных и т.п. Всё это может обернуться существенными убытками.
Какие средства обеспечивают контроль работника на удалёнке
Вот тут самое интересное.
Самый идеальный для руководителя, но не самый комфортный для сотрудника – вариант полного аудио- и видеоконтроля рабочего места подчинённого.
Подходит он только для персонала с низкой мотивацией, нуждающегося в регулярном «взбадривании» и «толкании» в нужном направлении.
Системы непрерывного мониторинга
Существуют комплексные системы мониторинга рабочего времени, которые умеют:
- Отслеживать местоположение удалённого сотрудника с привязкой к GPS-меткам.
- Фиксировать на видео рабочий процесс (в том числе с возможностью выявления точек концентрации внимания).
- Сохранять историю взаимодействия с информационными системами компании и с клиентами (сайты, CRM-системы, ERP, IP-телефония/call-центр и т.п.).
- Сопоставлять активность в соответствии с графиком работы и стоящими задачами (командировки, перемещение на транспорте и т.п.).
- Выявлять нарушителей и оповещать руководство и необходимости принятия карательных мер.
- Автоматически формировать табель учёта времени работы (для моделей с почасовой оплатой).
- И т.д.
Конечно, сотрудник будет чувствовать себя под колпаком, ведь «Большой брат» всегда будет следить за ним.
Плюсы и минусы систем постоянного мониторинга
К преимуществам подхода можно отнести следующие моменты:
- Максимальная автоматизация процесса контроля.
- Количество руководящего состава (а соответственно, и фонд оплаты труда) можно сократить. Или освободившееся время управленцев можно направить на решение других, более важных задач.
- Собранные системой данные могут использоваться для оптимизации труда и пересмотра кадровой политики.
- Всегда есть предметная доказательная база.
- Легко выявляется реальная эффективность подчинённых сотрудников.
Минусов тоже немало:
- Внедрение такого ПО обычно связано с крупными разовыми вложениями (на покупку лицензий и необходимого оборудования для установки/использования на рабочих местах сотрудников, сюда же можно отнести повышение расходов на корпоративную связь и на мобильные устройства для удалённого персонала, не связанного с сидячей работой).
- Программные комплексы предполагают установку на устройства пользователей специального ПО, отслеживающего их действия (ввод с клавиатуры, история посещаемых сайтов, скриншоты рабочего стола, запись видео с вебкамер, доступ к микрофону и т.п.). Может страдать конфиденциальность, так как система будет следить за сотрудником в любой момент времени (даже в нерабочее время).
- Сложные процессы интеграции с используемым корпоративным софтом.
- Непрерывный контроль может снижать мотивацию персонала.
- Любые системы автоматизации можно обмануть. Для этого существуют другие специализированные программы, которые могут имитировать действия пользователя или намеренно повышать его показатели эффективности (используются для «накрутки» коэффициентов, участвующих в расчёте оплаты труда).
Вместо комплексных систем могут применяться более узкоспециализированные инструменты. Например, разговоры и переписки с клиентами всегда можно отследить в облачных CRM-системах.
BPM-системы и точечный контроль
Для постановки и менее тщательного контроля задач можно применять таск-менеджеры и BPM системы. Это специализированное ПО для планирования работы сотрудников, ведения корпоративной переписки, хранения рабочих файлов и документов, получения своевременных уведомлений (например, о новых задачах или о подходящих к окончанию сроков для уже полученных).
Контроль времени работы для удалёнщиков легко можно внести в задачи непосредственного руководителя. Он может не просто учитывать график, но и выявлять проблемы, проводить мотивирующие беседы, организовывать групповые встречи в онлайн-формате (как элемент социализации), лично обозначать наиболее приоритетные задачи и т.п.
Такой формат с уменьшением контроля будет предпочтительнее для команд и коллективов, в которых сотрудники не нуждаются в постоянном мониторинге.
Плюсы и минусы точечного контроля удалённых сотрудников
К преимуществам более демократичного подхода в контроле можно отнести такие моменты:
- Контролируется только та деятельность персонала, которая связана непосредственно с работой. Никакого вмешательства в личную жизнь и тотальной слежки.
- Более доверительные отношения, больше личного общения, лучше рабочая атмосфера. Как следствие – выше мотивация.
- Уровень стресса ниже.
- Расходы на профильные BMP-системы существенно ниже, обычно это облачные сервисы с недорогой подпиской, привязанной к количеству сотрудников. Никакого дополнительного оборудования не требуется. Канал доступа в сеть Интернет не обязательно должен быть широким (видео-контент не передаётся).
- Интеграция ПО и его внедрение на предприятии практически не нужны.
Недостатки есть, и они могут стать решающими при принятии окончательного решения вышестоящими руководителями.
- Степень контроля значительно ниже. Ни непосредственные, ни вышестоящие руководители не могут контролировать в полной мере действия своих сотрудников. Только ставить задачи и ждать их исполнения.
- Расходов на оплату задействованных сервисов и ПО всё равно не избежать.
- Возможность подтасовки результатов эффективности сотрудников значительно выше, чем в случае с комплексными системами мониторинга.
- Разные данные о деятельности сотрудника будут храниться в разных источниках и сервисах (отдельно — видеоконференции, отдельно — CRM, отдельно — CMS-системы и т.д.).
Какой именно подход будет актуален для вашего предприятия, сказать со 100% вероятностью нельзя. Это будет зависеть от множества различных факторов, таких как степень материальной ответственности персонала, важность реализуемых задач, используемые нормы управляемости, текущая организационная структура, индивидуальные особенности сотрудников и т.д. Любой из этих пунктов может преклонить чашу весов в ту или иную сторону.