Сервисы для совместной работы – ТОП-15 полезных инструментов для применения в проектных командах

Хотя команды бывают разными, основные принципы их работы в большинстве случаев схожи: всем нужно общаться, обмениваться документами, управлять задачами и проводить мозговые штурмы. Для каждой категории мы подобрали либо исключительно российские сервисы (чтобы не думать о блокировках и не искать судорожно альтернативы при неблагоприятном стечении обстоятельств), либо решения, которые можно интегрировать в свою инфраструктуру.

Итак, начнём со списка систем управления проектами.

Сервисы для управления проектами и задачами

Ниже представим три наиболее удачных, на наш взгляд, решения. Более полный список систем управления смотрите здесь – Рейтинг лучших таск-трекеров на российском рынке.

Projecto – простое и доступное решение для малых и средних команд

Projecto – российский проект. Задумывался как внутреннее решение для группы своих компаний. Сейчас оформлен как полноценный коммерческий сервис. Позволяет работать не только с задачами, но и с документами, деловыми письмами, контактами контрагентов, рабочими файлами, карточками членов команды. Сотрудники могут параллельно учитывать свои личные дела и вести заметки.

Ключевые особенности и преимущества:

• Гибкая настройка стартовых экранов, которая реализуется за счёт системы виджетов. Каждый сотрудник сам выбирает, на чём фокусировать внимание.
• Внутренняя система объявлений и новостей.
• Личные чаты и чаты по задачам, проектам и другим сущностям.
• Мастер миграции для распределения дел на случай увольнения или болезни сотрудника.
• Большое количество стандартных атрибутов у задач (теги, места, контрагенты, исполнители, наблюдательный комитет, приоритет, статус, чеклисты, предшествующие и зависимые задачи, повторение, напоминания и прочее). Не нужно ничего добавлять и настраивать вручную.
• Календарный вид, диаграмма Ганта, настраиваемый Канбан и другие варианты отображения задач.
• Безлимитное хранилище файлов и документов.
• Возможность организовать учёт руководящих документов, инструкций и важных писем. Причём набор атрибутов для таких документов можно настроить по своим правилам в специальном конструкторе.
• Импорт и экспорт задач.
• Удобный поиск с фильтрацией.
• Конструктор оргструктуры.
• Управление портфелями проектов и объединение их в группы.
• Система аудио- и текстовых заметок.
• Информативные карточки сотрудников содержат не только контакты и дни рождения, но и массу другой информации, необходимой кадровым работникам и руководителям.
• Готовые полнофункциональные мобильные приложения с доступом к нативным уведомлениям.
• Учёт времени, затраченного на задачи.
• Система делегирования и построение схемы зависимостей.

На что обратить внимание:

• Нет On-premise реализации (или коробки).
• Нет API или интеграций.
• Нет бесплатных тарифов, только триал или демоверсия.

Стоимость:

Оплата рассчитывается строго по количеству рабочих мест – от 288 до 400 руб./месяц за сотрудника.

Битрикс 24 – для управления «всем»

Изначально Битрикс 24 позиционировался как CRM-система (система управления взаимоотношениями с клиентами), но позднее концепция изменилась. Сейчас это программа для управления бизнесом. Технически «под капотом» действительно много всего: облачное хранилище (диск), корпоративный портал (интранет), корпоративная почта, календари, задачи, тайм-трекинг, сайты и магазины (есть специальный встроенный онлайн-конструктор), средства коммуникации (видеоконференции, чаты, своя соцсеть, очередь для заявок клиентов) и многое другое. Если чего-то не хватает, всегда можно поискать на маркетплейсе. Недавно в систему интегрировали ещё и нейросети.

Такой «монстр» не может обойтись без проблем. Обсудим их немного позже. 

Ключевые особенности и преимущества:

• Бесплатный стартовый тариф (подходит для небольших команд и DIY-проектов).
• Встроенный мессенджер и агрегация всех каналов коммуникации (в том числе с чатом онлайн-консультанта на сайте).
• Полноценная CRM-система.
• Всё для совместной работы: календари, задачи, база знаний, облачное хранилище.
• Всё для создания сайтов и интернет-магазинов (в том числе поддерживается обслуживание больших и сложных товарных каталогов).
• Хранилище документов.
• КЭДО + Госключ.
• Инструменты автоматизации и ИИ-ассистент. 
• Маршрутизация по сотрудникам и создание задач на основе шаблонов.
• Мобильные приложения.
• Учёт времени по задачам, разные форматы отображения: диаграммы Ганта, Канбан, календарь, списки).
• Система пользовательских полей.

На что обратить внимание:

• Высокая сложность процедур внедрения и обучения.
• Интерфейс сильно перегружен, разобраться в нем на лету  не получится.
• Крайне дорого (фактически вы будете платить за неиспользуемый функционал).
• Продажа осуществляется пакетами, а значит, часть рабочих мест будет покупаться про запас.
• Часть расширений из каталога требует доплаты (вместо этого можно покупать ещё одну подписку с бустами).
• Мобильные приложения сильно урезаны по функционалу.
• Коробочная версия продаётся фактически по подписке (лицензию нужно продлевать каждый год). Стоимость зависит от количества рабочих мест.

Стоимость:

Минимальный пакет на 5 рабочих мест – от 1990 до 2490 руб./месяц (каждое рабочее место примерно по 500 руб./месяц).

Максимальный пакет на 100 рабочих мест – от 11190 до 13990 руб./месяц.

Сюда могут добавиться бусты и платные расширения из маркета.

Коробочная редакция – от 109000 до 1299000 руб./год.

OpenProject – сервис на вашем корпоративном сервере

OpenProject – это удачный симбиоз коммерческого продукта в готовом облаке с On-premise-решением на базе открытого исходного кода. Любой желающий может скачать и установить OpenProject на своём сервере. Оплатить коммерческую версию из России всё равно не получится, а вот Open-Source-решение вполне доступно. Более того, оно неплохо переведено на русский язык.

Ключевые особенности и преимущества:

• Бесплатное ПО для управления проектами с гибкими настройками: есть разные форматы отображения, возможность управления портфелями проектов, шаблоны, отчёты, иерархические связи и многое другое.
• Открытый код и возможность доработки под себя, в наличии готовый API-интерфейс.
• Готовые образы для сред Kubernetes и Docker + классические пакеты для популярных Linux-дистрибутивов.
• Полный контроль над данными проекта. Высокая конфиденциальность.
• В любой момент можно сменить или проапгрейдить хостинг для расширения доступных ресурсы, в том числе хранилища данных.
• Готовая интеграция с Nextcloud (ещё одно решение на базе открытого исходного кода для организации своего личного облачного хранилища, к нему же можно подключать облачный офис для работы с документами и другие инструменты).
• Имеется встроенный тайм-трекер и ряд готовых отчётов по затратам времени.
• Задачи можно ставить по почте.
• Система пользовательских полей.
• Всё для управления правами доступа.
• Сервис отлично адаптирован для работы на мобильных гаджетах.
• Есть встроенные чаты по задачам.

На что обратить внимание:

• Нет готовых мобильных приложений, а значит, недоступны нативные Push-уведомления о новых задачах (при желании можно задействовать API и написать что-нибудь своё).
• Фактически отсутствует техподдержка. Всеми техническими проблемами придется заниматься самостоятельно. При этом стоит учесть, что стартовая настройка в OpenProject далеко не самая дружелюбная.
• Бесплатно распространяется только ПО, это не избавляет от необходимости покупки сервера и расходов на организацию сетевой инфраструктуры. А это крупные разовые вложения либо расходы на хостинг, сопоставимые с покупкой подписок в готовых облачных сервисах.
• Часть функций и расширений недоступны в бесплатной версии OpenProject (они есть только в готовой облачной реализации либо в платном On-premise решении).
• Интерфейс OpenProject сложно назвать интуитивным.
• Уведомления отправляются только на email (если сможете настроить) или в Slack (мало кто пользуется в России).

Стоимость:

Бесплатно распространяется только Community-версия. Но у OpenProject есть также готовое облако (от 7,25 $/месяц за пользователя, минимум 5 рабочих мест) и On-premise с официальной техподдержкой (тоже от 7,25 $/месяц за рабочее место).

При выборе Community-сборки не стоит забывать о необходимости аренды хостинга или покупки своего корпоративного сервера (+аренда статичных IP и организация интернет-канала).

Сервисы для видеоконференций и созвонов

В этой части статьи рассмотрим наиболее удобные решения для корпоративных созвонов.  

Яндекс.Телемост – простые видеоконференции от крупнейшей IT-компании

Яндекс.Телемост входит в пакет сервисов для бизнеса «Яндекс 360». Для подключения к видеовстрече не требуется Яндекс аккаунт (он необходим только инициатору конференции). Технически Телемост выдерживает одновременную трансляцию на 1000 пользователей (и до 10000 зрителей), но в реальности тарифы «Яндекс 360» устанавливают другие ограничения – от 100 до 500 человек. «Тысячу» можно получить только по отдельному запросу.

Ключевые особенности и преимущества:

• Полностью российский сервис (можно не бояться блокировок, все расчёты проводятся в рублях).
• Конференции можно проводить как через браузер, так и с использованием нативных клиентов (есть пакеты для всех популярных ОС – для мобильных и десктопов).
• Нет ограничений на время проведения встреч.
• Телемост можно запланировать на конкретную дату и время.
• Для доступа к трансляции нужна только ссылка или номер встречи.
• Поддерживается трансляция экрана (рабочего стола).
• Есть встроенный чат и опросы (на базе Яндекс.Мессенджера).
• В наличии открытый API-интерфейс.
• Подписка «Яндекс 360» открывает доступ и к другим инструментам для бизнеса: облачное хранилище, корпоративная почта, онлайн-редакторы документов, трекер задач (требует доплаты).
• Круглосуточная техподдержка.

На что обратить внимание:

• Записывать видео конференции можно только в браузерах. Причём ограничения по времени отсутствуют только в Яндекс.Браузере.
• Бесплатно организовать трансляцию можно только на 40 человек.

Стоимость:

Если не устраивают условия бесплатного использования, необходимо подключить одну из бизнес-подписок – от 249 до 1399 руб./месяц за пользователя. Оплатить только Телемост не получится.

Контур Толк – комплексный сервис с бесплатным тарифом

Группа компаний СКБ Контур стала особо известна благодаря своим бухгалтерским сервисам (Эльба, Диадок). Но по факту в портфеле группы более 70 продуктов и сервисов для бизнеса, один из которых – Контур Толк. Здесь есть полностью бесплатный тариф, готовая облачная инфраструктура и возможность установки на свой сервер (On-premise). В конференциях может участвовать до 400 пользователей. Помимо конференций предлагается решение для вебинаров и трансляций.

Ключевые особенности и преимущества:

• Бесплатные конференции до 50 участников.
• Веб-сервис и приложения для всех популярных платформ (включая Linux).
• Встроенный чат и голосования.
• Онлайн-доски и трансляция экрана.
• Автоматический лендинг для зрителей.
• Виртуальные комнаты и переговорные.
• Публичные и приватные каналы.
• Распределение ролей пользователей и модерация.
• Возможность интеграции с ВАТС. Есть API для любых нестандартных задач.
• Безлимитный диск для хранения записей (не во всех тарифах).
• Виртуальные фоны и шумоподавление.
• Брендированные ссылки.
• Автоматическая расшифровка записей.
• On-premise и SaaS- модель.

На что обратить внимание:

• В бесплатной версии многие функции недоступны, например, можно запустить только одну конференцию. В платных тарифах количество конференций зависит от числа лицензий или не ограничено.
• Отдельные тарифы для конференций и для трансляций (вебинаров).
• В видеовстречах могут принимать участие не более 400 участников.

Стоимость:

Подписки на видеовстречи – от 750-1100 руб./месяц до 2500 руб./месяц.

Тарифы на вебинары – от 34000 руб./год (примерно 2833 руб./месяц).

TrueConf – «коробка» и «облако» для клиентов любого размера

TrueConf – это не совсем сервис, это целая связка из профильных инструментов. Здесь есть и готовые программные решения для организации корпоративных серверов, и аппаратные реализации, и своя реализация защищённого корпоративного мессенджера, и даже готовые отраслевые решения (телемедицина, видеобанкинг, онлайн-консультации для ритейла и прочее.). 

Но что особенно приятно, полноценный сервер можно развернуть в своей инфраструктуре, и это может быть бесплатно. Максимальное количество участников – до 1500 человек.

Ключевые особенности и преимущества:

• С помощью TrueConf можно проводить аудио- и видеозвонки, селекторные совещания, онлайн-уроки (с трансляцией), групповые видеоконференции и вебинары.
• Видеопоток поддерживается в разрешении вплоть до 4K.
• Встроенный корпоративный мессенджер подходит для обмена файлами, сообщениями, презентациями и документами, есть возможность создания групп.
• Отдельная адресная книга для хранения контактных данных.
• Возможность интеграции с SIP и ВАТС.
• Режим демонстрации экрана и контента.
• Онлайн-доска (с рисованием и аннотациями).
• Шумоподавление и замена фона, синхронный перевод.
• Приложения для десктопных и мобильных ОС.
• Масштабирование и балансировка нагрузки для крупных компаний.
• Профессиональная поддержка и внедрение.
• Есть бессрочные лицензии (с покупкой «навсегда»).

На что обратить внимание:

• Бесплатная версия предоставляется только для установки на свой сервер (требуется покупка оборудования или аренда сервер, все технические детали и обслуживание – на вашей совести). Предполагается не более 10 участников в конференциях и до 50 человек в видеосозвонах/мессенджере.
• Есть бесплатная облачная редакция TrueConf Online, но в ней ограничений ещё больше: до 40 участников, только 2 спикера, трансляция не более 60 минут.
• Готовое облачное решение разворачивается под клиента, поэтому цены на подписки обсуждаются индивидуально.
• При расчёте стоимости лицензий есть ряд платных опций – SIP-шлюз, публичные трансляции и прочее.

Стоимость:

Облачная реализация TrueConf Online – от 900 руб./месяц за организатора.

On-premise-реализация TrueConf Server – от 26200 руб./год (это на 2 пользователей, без техподдержки и дополнительных опций).

Бессрочная лицензия – от 80000 руб. (тоже привязывается к числу пользователей).

Корпоративные мессенджеры

Оперативная связь является одним из важных аспектов работы в команде. Ниже представим 4 мессенджера, подходящих  для корпоративного использования.

Compass – как Telegram, только на вашем сервере или в оригинальном облаке

Отечественный корпоративный мессенджер, рассчитанный на бизнес любого размера (с возможностью подключения до 100 000 сотрудников). Есть облачная и коробочная версии, бесплатный гостевой доступ для любого количества внешних подрядчиков и исполнителей. Работает на любых устройствах и может интегрироваться с внешними сервисами, доступен как в десктопной, так и мобильной версии.

Ключевые особенности и преимущества:

• Сервера на территории России.
• Всё как в привычном мессенджере: группы, голосовые сообщения, реакции, текст, звонки, отображение непрочитанных, отправка файлов и прочее.
• Можно установить на собственный сервер.
• Есть нативные версии для Windows, Linux, MacOS, iOS и Android.
• Нет лимитов на хранение истории сообщений.
• Можно разделить чаты разных отделов и команд.
• Видеоконференции с количеством участников 500+ и функцией размытия или смены фона. 
• Демонстрация экрана и запись встречи. Функция записи звонков.
• Поддержка чат-ботов – с их помощью можно интегрировать практически любые внешние сервисы (как в Telegram).
• Контроль настроек доступа и приватности.
• Встроенные напоминания и удобный поиск по чатам и сообщениям.
• Данные звонков и видеоконференций зашифрованы протоколами SRTP/DTLS и TLS.
• Оплата любой банковской картой, для юрлица автоматически формируется счет.
• Онлайн-поддержка 24/7 и персональный менеджер (на максимальном тарифе).
• Бесплатный тариф для небольших команд и тестирования.

На что обратить внимание:

• Бесплатный тариф до 10 человек, нет возможности совершать групповые видеозвонки.
• Видеоконференции на 1000+ человек можно организовать только на базе своего сервера (при условии достаточной производительности).
• Настройка своего сервера (по модели On-premise) не для слабонервных. По факту необходимо иметь в штате опытного сисадмина, хорошо знающего Linux.

Стоимость:

Бесплатный тариф рассчитан на команду до 10 участников. Готовое облако для команд до 30 000 человек – по 299 рублей за сотрудника в месяц (первые 10 рабочих мест всегда бесплатные).

On-premise подходит для команд до 100 000 человек, оплата – по 399 рублей за сотрудника в месяц.

Telegram – мессенджер для бизнеса и личного общения

Телеграм смог заменить собой все остальные способы общения. Он успешно замещает соцсети, мессенджеры, VoIP-приложения, телефон, конференцсвязь и многое другое. А с того момента, как в нём появились мини-приложения и чат-боты, он может заменить собой браузер. Клиентам даже не нужно покидать Telegram для проведения оплат. Неудивительно, что многие используют его для рабочего общения.

Ключевые особенности и преимущества:

• Все самые важные функции мессенджера доступны бесплатно (и это, пожалуй, решающий фактор).
• Нет необходимости заботиться о занимаемом месте на диске – все ваши файлы и документы хранятся на серверах Telegram. Никаких лимитов нет, кроме как на размер одного файла.
• Нет ограничений на сроки хранения истории переписки.
• Сообщения можно редактировать и удалять в любой момент.
• Внутренние платёжные шлюзы (через Телеграм можно организовать полноценную торговлю товарами и услугами).
• Каналы, групповые и личные чаты. Например, групповые чаты могут вмещать до 200 тыс. участников.
• Обмен текстовыми и голосовыми сообщениями, видео- и аудиозвонки.
• Клиенты для всех платформ – десктопы и мобильные, браузерная версия. Масса официальных и неофициальных сборок.
• Сквозное шифрование.
• Мультиаккаунты.
• Открытый исходный код и API на все случаи жизни (особенно интересны чат-боты).
• Возможность расшифровки голосовых сообщений.
• Система закрепления чатов и отправка самому себе («Избранное»).

На что обратить внимание:

• Смешивание личных и рабочих чатов приводит к прокрастинации: сотрудники отвлекаются от работы и их продуктивность падает.
• В Telegram не получится обсудить определённую задачу или проект отдельной веткой. Вся переписка будет общей простынёй, что затрудняет поиск и выделение чего-то важного.
• Telegram не является российским сервисом. В любой момент он может покинуть РФ и всех заблокировать. Периодически он сам сталкивается с блокировками. Возможность потери рабочих чатов и контактов может оказаться критической для любого бизнеса.

Стоимость:

Мессенджер можно использовать совершенно бесплатно. Подписка требуется для расширения функционала, для отключения рекламы, а также для доступа к определённым бизнес-возможностям (в основном для продаж). Цены – от 166 руб. в месяц.

Rocket.Chat – open-source решение для установки на свой сервер

Западный корпоративный мессенджер, разработанный в 2015 году, имеет открытый исходный код, что даёт возможность доработать и настроить его под свои задачи. Скачать и установить на свой сервер можно бесплатно. Есть функции совместной работы, такие как чат в режиме реального времени, обмен файлами и видеоконференции. Работает на любых устройствах.

Ключевые особенности и преимущества:

• Возможность развернуть в облаке или на своём сервере (в том числе на базе мультисервисной архитектуры).
• Совместимость с другими программными клиентами для общения через Matrix-протокол. Полный набор оригинальных приложений – для десктопов и мобильных.
• Возможность интеграции с электронной почтой, WhatsApp *, Telegram и др.
• Настройка контроля доступа.
• Защита данных.
• Возможность разделения общения на каналы и темы.
• Функция совместных видеозвонков и конференций.
• Полный контроль над данными в случае хранения их на своём корпоративном сервере.
• Магазин расширений и API.
• Бесплатный тариф для небольших команд и тестирования.
• Чат можно встроить в сайт – для онлайн-консультирования и коммуникации с клиентами.

На что обратить внимание:

• Пользователи иногда жалуются на баги, поскольку база тестировщиков не такая уж большая.
• Оплатить подписку оригинального облака из России не получится, но можно найти официальных партнёров-посредников (как правило, это крупные хостеры).
• Сложность первичной настройки на собственном сервере.
• Self-hosted решение рассчитано на 25 пользователей.

Стоимость:

На собственных серверах развернуть мессенджер можно бесплатно. Есть тарифы для тех, кто хочет сделать это в оригинальном облаке Rocket.Chat. Цены формируются индивидуально, но для российских пользователей они всё равно не имеют смысла, так как оплатить подписки Rocket.Chat из России невозможно.

Если вам интересны и другие опенсорсные мессенджеры, посмотрите в сторону развёртывания своего сервера Matrix Synapse и интерфейса администрирования к нему. Клиенты можно использовать любые, лишь бы они были совместимы с протоколом Matrix. Из комплексных альтернатив это Element (до 200 участников бесплатно) и Revolt.Chat (полностью бесплатный и с открытым кодом).

Пачка – корпоративный мессенджер со встроенными напоминаниями

Мессенджер создан командой из Санкт-Петербурга. Изначально это была CRM-система и агрегатор каналов коммуникации с клиентами. Со временем концепция пересылки событий в виде сообщений в WhatsApp * и Telegram превратилась в собственный мессенджер. Из бонусов: внутри Пачки есть не только каналы и чаты, но и своя система напоминаний (по аналогии с задачами), теги (для удобного поиска и фильтрации), а также готовые интеграции с бизнес-инструментами.

Ключевые особенности и преимущества:

• Разделение на несколько рабочих пространств с возможностью участвовать в каждом из них.
• Возможность группировки чатов по папкам и закрепление самых важных.
• Возможность делать чаты и беседы открытыми или закрытыми.
• Неограниченные по времени видеозвонки до 100 человек. 
• Участие в созвоне внешних гостей по ссылке.
• Функция демонстрации экрана и записи звонка.
• Создание чат-ботов и скриптов автоматизации.
• Есть готовые интеграции со сторонними сервисами. Для нестандартных ситуаций есть API и вебхуки.
• Гибкая настройка доступа.
• Удобный список контактов.
• Отдельные ветки комментариев под каждым сообщением.
• Раздел с напоминаниями о важных событиях.
• Сообщение можно закрепить, отметить как важное или непрочитанное.
• Обмен файлами.
• Функции для управления большими командами.
• Приложения для всех популярных платформ.
• Аналитика и статистика.

На что обратить внимание:

• Пользователи жалуются на сложный интерфейс и периодически появляющиеся баги.
• Нет on-premise версии.
• Бесплатный тариф ограничен числом сообщений.
• В платных тарифах есть лимиты на объём хранилища.

Стоимость:

Мессенджер можно опробовать бесплатно команде с любым количеством сотрудников, но будет установлено ограничение на количество сообщений в месяц – не более 2000. Платные подписки – от 159 руб. в месяц за сотрудника (250 ГБ хранилища + бесплатные гостевые аккаунты). Максимальный тариф – от 399 руб./мес. за одного сотрудника (1 ТБ хранилища, единый вход и некоторые особо сложные корпоративные интеграции).

Хранилища файлов и документации

Хранилище файлов облегчает совместную работу и повышает эффективность команд за счет централизованного доступа к документам и данным. Далее рассмотрим сервисы, которые можно использовать для хранения корпоративной информации.

Документы в Projecto – встроенная DMS-система

В Projecto есть не просто облачное хранилище файлов, возможность обмена ими в рабочих чатах или прикрепления к задачам. Всё это по умолчанию можно получить в любых мессенджерах и таск-менеджерах. У Проджекто реализована полноценная ECM-система (корпоративное хранилище знаний и руководящих документов), которая обеспечивает версионирование и контроль, возможность доведения документов до сотрудников, учёт правок и их согласование с руководством или ответственными лицами. Всего это отсутствует во многих классических облачных дисках.

Ключевые особенности и преимущества:

• Полноценная DMS/ECM-система.
• Каждый корпоративный документ закрепляется за своей карточкой. Поэтому легко отследить всю историю изменений, согласований и других действий.
• В карточке уже есть название и описание, но есть возможность добавить свои заметки, теги, статус и прочее.
• Карточки документов гибко настраиваются в специальном конструкторе. У каждого документа может быть свой набор обязательных полей и атрибутов.
• По аналогии с документами можно учитывать важную входящую корреспонденцию (письма от поставщиков и партнёров).
• Доступ к карточкам (и документам в них) можно выдавать в индивидуальном порядке или на основе привязки к отделам и службам (оргструктуры).
• Можно назначать ответственных и следить за доведением документа до ответственных.
• На основе документа можно быстро создать связанную задачу.
• Встроенный чат по документу и лог событий.
• Файловое хранилище не ограничено по размеру.
• Удобный сквозной поиск.

На что обратить внимание:

• Нет встроенных онлайн-редакторов (только режим просмотра).
• Поиск не работает по содержимому документов, только по содержимому карточек (название, описания, теги).
• Размер одного файла не должен превышать 100 МБ.
• Нет интеграций с внешними облачными хранилищами (вместо этого можно использовать прямые ссылки).
• Решение не работает с цифровыми подписями, соответственно, не подходит для полноценного электронного документооборота.

Стоимость:

Функционал включён в общую подписку системы управления проектами – от 288 до 400 руб./месяц за сотрудника.

Яндекс.Диск – диск для команд в надёжном облаке

Технически у Яндекса несколько версий облачных хранилищ: бесплатное и платное для личного использования, а также полноценное корпоративное облачное хранилище. Последнее нельзя арендовать отдельно, оно поставляется только вместе с комплексной подпиской для бизнеса – «Яндекс 360 для бизнеса».

Ключевые особенности и преимущества:

• В одну подписку входит доступ сразу к нескольким полезным интернет-сервисам – корпоративная почта (+DNS-хостинг), массовые рассылки, видеовстречи (описывали выше), корпоративный мессенджер, заметки, календарь и хранилище контактов. Есть даже особая версия корпоративного Яндекс.Браузера.
• У каждого сотрудника свой лимит на диске. Объёмы исчерпывающие – от 100 ГБ до 3 ТБ на пользователя.
• Документы можно редактировать прямо в браузере благодаря встроенному офисному пакету приложений.
• Максимально надёжные и производительные дата-центры. Все на территории РФ.
• Удобная панель управления для администраторов.
• Круглосуточная поддержка.

На что обратить внимание:

• Купить отдельно облачный диск нельзя, только в комплекте с другими сервисами.
• Нет системы версионирования, согласования и доведения. Это просто хранилище файлов.
• Чтобы предоставить доступ к файлу, автор должен его расшарить для остальных, что не совсем удобно при работе с большим количеством файлов и каталогов.
• Реальное общее хранилище (вдобавок к личным у каждого сотрудника) покупается отдельно.

Стоимость:

Базовые подписки (с личными хранилищами сотрудников) – от 249 до 1399 руб./месяц за каждого пользователя в команде.

Общее хранилище всегда фиксированное – 1 ТБ. Его обязательно нужно подключать отдельно – за 1500 руб. в месяц. Если требуется больше пространства, необходимо подключать дополнительное хранилище.

VK WorkDisk – ещё один облачный диск корпоративных клиентов

Корпоративное облачное хранилище для бизнеса с возможностями гибкого администрирования. Доступно для развертывания на собственных или арендованных серверах, а также в готовом облачном формате. Входит в пакет сервисов для совместной работы VK WorkSpace (корпоративная почта, мессенджер, календарь, видеоконференции, таск-менеджер и онлайн-редакторы документов). 

Ключевые особенности и преимущества:

• Разработка от крупного российского вендора – VK (ранее Mail.ru).
• Встроенные редакторы для совместного редактирования текстов, презентаций и таблиц.
• Гибкое распределение объема квот на диске между сотрудниками.
• Диск изначально общий (не как в Яндексе). При желании объём можно нарастить отдельно.
• Супер-приложение для мобильных (включает в себя возможности всех сервисов из подписки, не нужно устанавливать целый перечень отдельных приложений).
• Возможность восстановления удаленных файлов.
• Просмотр истории изменений в документах.
• Удобное разграничение прав доступа.
• Возможность установки срока действия общих ссылок (для общедоступных файлов).
• Пакет связанных сервисов для бизнеса: мессенджер, корпоративная почта и прочее.
• В наличии On-premise решение (для крупных клиентов).

На что обратить внимание:

• Частые проблемы с техподдержкой: вместо живых людей доступен чат-бот и портал с документацией.
• On-premise доступен только при размере команды 2000+ пользователей.
• Облачный диск нельзя купить как самостоятельное решение, только в комплекте с другими сервисами.
• Конференции – не более 300 участников, задачи реализованы максимально просто (To-Do списки).
• Внутри нет системы согласования и доведения документов. Версионирование реализовано только за счёт встроенных онлайн-редакторов.

Стоимость:

Стартовый тариф для облачного решения – от 159 руб. в месяц за каждое рабочее место. Общий диск считается по 100 ГБ за каждую лицензию. Тариф «Индивидуальный» без ограничений на размер диска, но и цены в нём формируются тоже индивидуально.

Цену на On-premise решение можно узнать только по запросу.

Конструкторы майнд-карт

У нас есть отдельный материал на тему, что такое интеллект-карты и как их использовать в своих проектах. Ниже приведем тройку лучших инструментов.

Draw.io (diagrams.net)

Полностью бесплатный онлайн-сервис для моделирования бизнес-процессов, создания инфографики, UML-диаграмм, разработки прототипов и блок-схем. Основные его функции: визуализация данных, системное проектирование и моделирование процессов. Разработчики зарабатывают на продаже подписок, интегрированных в Atlassian Jira (ушёл из России). Рисовальщик Draw можно скачать в виде десктопного приложения или работать прямо в браузере. Приложение имеет открытый исходный код.

Ключевые особенности и преимущества:

• Есть интеграция с популярными облачными хранилищами и хранилищами кода.
• Можно сохранять файлы локально (на диске ПК).
• Поддерживается совместная работа.
• Начать можно с готового шаблона. Шаблонов нереально много.
• Есть интеграция генеративного ИИ: достаточно описать свою будущую схему, и нейросеть предложит свой вариант шаблона.
• В наличии есть система плагинов, можно активировать предустановленные системные или добавлять свои расширения.
• Открытый исходный код.
• Большое количество вариантов экспорта – HTML, XML, PDF, изображения и прочее.

На что обратить внимание:

• Сервис работает без каких-либо гарантий и ответственности (AS-IS).
• У него нет оригинального облачного хранилища, поэтому необходимо настраивать работу с внешними.
• Нет мобильной версии и мобильных приложений.

Стоимость:

Всё бесплатно.

Obsidian – бесплатное ПО с открытым исходным кодом

Обсидиан в целом – это своего рода хранилище знаний, по аналогии с корпоративной Wiki-системой. Но за счёт системы плагинов его можно превратить во что угодно. В частности, есть бесплатные расширения, позволяющие в один клик конвертировать простой текст в графические диаграммы связей — майндкарты.

Ключевые особенности и преимущества:

• Obsidian не требует хостинга или аппаратного сервера. Приложения работают на ПК пользователей.
• Если требуется расшарить контент или синхронизировать его на всех устройствах пользователей, можно воспользоваться внешними облачными хранилищами.
• В наличии большой каталог расширений.
• Из коробки Obsidian умеет автоматически визуализировать связи между записями (получается аналог майндкарт).
• Базовое ПО распространяется бесплатно и с открытым исходным кодом.

На что обратить внимание:

• Лицензия запрещает использование ПО в коммерческих целях.
• Фирменная синхронизация с облаком Obsidian предполагает платную подписку.
• Есть доплата за публикацию wiki-порталов.
• Из России нельзя оплатить ни лицензии, ни подписки.
• Если вам нужен именно конструктор майндкарт, этот вариант не подойдёт. В Obsidian есть только автоматические рисовальщики схем. Тут нет библиотеки иконок, красивых стрелок и т.п.
• Отрисовка карт на основе списка внутри записи реализуется специальным плагином. Его необходимо предварительно установить и разобраться в синтаксисе.

Стоимость:

Личное использование приложения – бесплатно. Коммерческое использование (хотя кто его проверит?) – 50 $/год за пользователя. Подписка на облачную синхронизацию – от 4 $/месяц. Вместо официального расширения можно воспользоваться бесплатными плагинами и внешними облачными хранилищами.

WiseMapping

Полностью бесплатный онлайн-сервис с общим редактированием и разными форматами выгрузки. Свои проекты можно хранить прямо в облаке WiseMapping, но следует помнить, что при длительном бездействии аккаунты и их содержимое периодически удаляются, поскольку сервис полностью бесплатный.

При желании на базе WiseMapping можно развернуть свой собственный веб-сервис или установить его на локальном сервере. Исходный код открыт и никак не ограничивается для коммерческого использования.

Ключевые особенности и преимущества:

• Полностью бесплатный онлайн-конструктор.
• Есть личный кабинет и свой формат выгрузки проектов.
• Поддерживается экспорт в растровых или векторных форматах, в виде документов (с разметкой или без), freemind.
• Есть готовые docker-контейнеры для развёртывания на своём сервере.
• Поддерживается быстрая смена тем и точечная стилизация элементов.
• К работе над диаграммой можно подключить других пользователей или опубликовать её в общем доступе.

На что обратить внимание:

• Сервис работает «как есть» без гарантий и обязательств.
• Русификация интерфейса есть, но сильно хромает.

Стоимость:

Всё бесплатно – и веб-сервис, и готовые образы для установки на свой сервер.

Вместо заключения

Ситуация так сложилась, что многие зарубежные сервисы покинули российский рынок. Их место постепенно занимают отечественные решения. Но (пока ещё) не всегда и не везде можно найти достойные альтернативы.

Надеемся, что наш список поможет вам найти для себя что-то действительно полезное и начать использовать в своих проектах.

Со временем постараемся расширить и дополнить список новыми сервисами.

* Мессенджер WhatsApp принадлежит Meta — организации, деятельность которой признана экстремистской и запрещена на территории РФ