Истёк срок декларации соответствия: что делать с партиями в проекте поставки

Если срок декларации соответствия истёк, проверьте статус записи и отдельно разберите документы остатков и новой поставки. Закупки согласовали поставку, склад готовит приёмку, а специалист по документам замечает, что декларация закончилась. Если вопрос попадает в проект только накануне отгрузки, команде сложно понять, какие позиции можно передавать на дальнейшее решение и по каким ещё не хватает сведений.

Опишите предмет проверки до выбора задачи

Соберите название товара, модели, изготовителя, маркировку, номер декларации и документы поставки. Проверьте реестровую запись, срок и статус. Если действие приостановлено или прекращено досрочно, причина и дальнейшие действия могут отличаться от обычного истечения срока.

Не считайте совпадение бренда достаточным: похожие упаковки могут относиться к разным моделям или изготовителям. Если информация расходится, поставьте вопрос поставщику с конкретной ссылкой на расхождение.

Создайте отдельные задачи для двух групп

Для ранее выпущенной в обращение партии истечение срока декларации само по себе не означает автоматического запрета каждой единицы. Но и общего разрешения на любые остатки нет. Специалисту нужны применимый регламент, сведения о партии и подтверждающие документы.

Для новой продукции, которая ещё не выпущена в обращение, истёкшая декларация не заменяет действующее обязательное подтверждение, когда оно требуется. Момент выпуска в обращение не сводится к дате изготовления; понятие разъясняет Евразийская экономическая комиссия.

Назначьте результат каждой задачи

Закупки получают от поставщика номер актуальной декларации и сведения о моделях. Склад сопоставляет маркировку с документами конкретной поставки. Специалист по подтверждению соответствия проверяет применимый регламент и фиксирует открытые вопросы. Руководитель проекта следит, чтобы решение по каждой позиции дошло до тех, кто оформляет заказ и приёмку.

Такая схема — управленческая рекомендация, а не обязательная форма. Роли могут отличаться в зависимости от компании.

Если декларацию оформляет сама компания

Продавец не всегда должен оформлять декларацию на себя: сначала определите, кто вправе быть заявителем в конкретной ситуации. Старые протоколы испытаний не переносятся автоматически: возможность их использования проверяют отдельно. Порядок декларирования ТР ТС и ЕАЭС поможет подготовить вопросы до старта.

Когда готовить новую декларацию

До следующего выпуска продукции в обращение заявитель определяет применимый регламент и схему, собирает сведения об изделии и доказательства, затем регистрирует декларацию. План зависит от товара и готовности материалов, поэтому задачу стоит поставить до оформления поставки.

Контрольная точка перед отгрузкой

В карточке проекта достаточно записать: товар и модель, изготовитель, номер записи, партия, результат проверки, незакрытый вопрос, ответственный и дата следующего шага. Не называйте задачу завершённой только потому, что новый PDF загружен в общую папку: сначала убедитесь, что он относится к нужной продукции.