Системы автоматизации – это всегда отличный способ повысить производительность труда, а также улучшить качество своей продукции. Но современные IT-решения обычно закрывают лишь определённый круг задач. Например, это может быть менеджмент качества, управление безопасностью, контроль экологичности производства и прочее.
Каждая из этих систем – это отдельное внедрение, свой пул сопроводительных документов и свои нюансы работы. Но что, если таких систем на предприятии становится много? Как ими управлять, как настраивать их взаимодействие? Как исключить дублирование документации? И еще огромное количество вопросов.
Наиболее логичный ответ – использование интегрированных систем, которые могут взаимодействовать между собой напрямую или через специальную подсистему, выступающую в роли посредника.
Расскажем подробнее об интегрированных системах управления/менеджмента (ИСУ/ИСМ).
Что такое интегрированная система управления – простыми словами
Интегрированные системы управления – это две или более системы управления и автоматизации предприятия, которые тесно связаны между собой, благодаря чему они могут работать как единое целое.
Системы управления, входящие в единую интегрированную среду, могут иметь полностью или частично общие элементы. Например, это могут быть общие базы данных, определённые подсистемы.
Чтобы обеспечить такой подход, системы управления, используемые на предприятиях, должны соответствовать единым стандартам.
В частности, стандарт, регламентирующий требования и условия применения ИСУ, обозначен в ГОСТ Р 53893-2010 (последний был дополнен в 2012 году). Часть требований можно также найти в правилах РусРегистра НД № 006.00–134.
Для чего нужна ИСМ
Современные предприятия могут использовать массу различных систем управления:
- Менеджмент качества (+ деление по отраслям, например, автомобилестроение, медицина, пищевые продукты и пр.).
- Экологический менеджмент.
- Менеджмент профессиональной безопасности и охраны труда.
- Управление информационной безопасностью.
- Сервисный менеджмент.
- И т.д.
Каждая из этих систем ориентируется на взаимодействие с определёнными заинтересованными сторонами и контролирующими органами.
Заинтересованные стороны могут быть как внешними, так и внутренними, например, разные службы или филиалы.
Как итог – сложность осуществления контроля растёт. Управляющий орган вынужден тратить больше времени на работу с каждой из этих подсистем и учитывать нюансы каждой из них.
Наиболее логичный вывод – использовать специальные IT-продукты и программные решения, способные объединять функционал управления отдельными системами и подсистемами.
В этом случае общий контроль становится значительно проще, а при работе систем будут видны их общие элементы и взаимосвязанные структуры данных.
Помимо этого, снижаются риски, возникающие из-за дублирования функционала и документации, из-за параллельной работы над одними и теми же задачами и процессами и т.п. Получается более комплексный подход к управлению предприятием в целом.
Принципы интеграции нескольких независимых бизнес-систем
Самое главное – это баланс заинтересованных сторон. Ведь каждая из систем менеджмента рассчитана на своих определённых заинтересованных пользователей. Но если речь идёт об их интеграции и объединении, то нельзя сделать приоритетной только какую-то одну конкретную сторону. Деятельность предприятия, её менеджеров (управленцев) и всех подсистем должна учитывать интересы сразу всех.
Такой подход очень похож на управление ожиданиями стейкхолдеров (кто это и как ими можно управлять в своих проектах, читайте в отдельном материале).
Второй важный принцип – единство стратегических и тактических (оперативных) целей. Единство легко достигается, если внутри предприятия грамотное и авторитетное руководство, которое может учитывать все возможные нюансы и риски при планировании, а топ-менеджмент может повести за собой и добиться результата в срок.
Вовлечённость персонала. Важная составляющая, когда компания внедряет любые системы управления и/или автоматизации. Если сотрудники будут противиться внедрению или использовать составляющие систем менеджмента неправильно (подделывать данные, отступать от норм и прочее), то ничего не получится.
Полное соответствие нормам. Под нормами подразумевается сразу всё: и законодательная база, и требования к безопасности, и важные внутренние требования (в том числе миссия, корпоративные принципы и т.п.).
Учет рисков. Нужно трезво понимать, что системы автоматизации существенно повышают вероятность получения ожидаемого качества продукции или услуг. Но они не исключают вероятность ошибок (например, брака) совсем. Всегда может быть слабое звено, никто и никогда не должен исключать человеческий фактор. Собственно, как и любые другие факторы – внутренние и внешние.
Использование процессного подхода. Почти все бизнес-системы, особенно системы управления, ориентируются на определённую модель деятельности предприятия. И это почти всегда модель, основанная на процессах.
Непрерывное улучшение. Феномен японского подхода мы рассмотрели в отдельном материале – Кайдзен-планирование. Чтобы обеспечить непрерывное развитие, компании и топ-менеджменту нужно придерживаться тех же принципов: в работе опираться только на факты и достоверные данные, постоянно анализировать свою деятельность и внешние факторы, внедрять инновации и не только. Всё как в основном цикле Кайдзен: планируй, реализуй, контролируй и улучшай.
Какие элементы может включать в себя ИСМ
Наиболее часто интегрируют между собой:
- системы менеджмента качества,
- системы охраны труда,
- системы экологического менеджмента.
Но перечень может быть и другим. Список всех потенциальных систем мы приводили в самом начале статьи.
Соответственно, единая ИСМ будет состоять из тех модулей и компонентов, которые присутствуют в объединяемых системах. Помимо этого, могут добавиться некоторые дополнительные элементы, например, единая база данных, модули интеграции и прочее.
Преимущества от внедрения ИСМ
- Повышение фокусировки на бизнесе в целом.
- Получение целостного виденья, единый подход к управлению всеми системами предприятия, управление рисками.
- Снижение конфликтов и противоречий между отдельными системами менеджмента.
- Уменьшение уровня бюрократических процедур, их оптимизация.
- Эффективный и более комплексный внутренний аудит (+ более точный мониторинг за счёт систем автоматизации).
- Упрощение контроля над отдельными компонентами.
- Более системный подход управления.
Кто ответственный за внедрение ИСМ
Конкретный список ответственных может зависеть от разных факторов. Конечно, итоговая ответственность всегда остаётся за руководителем предприятия или за её управляющим органом, если компанией управляет совет директоров или иной коллегиальный орган.
Но руководитель может назначить специальную группу, например, отдел или службу ИСМ, а также распределить часть ответственности между руководителями других отделов и служб (в той части, которая касается системы ИСМ).
Если будет создана специальная служба ИСМ, то она будет координировать деятельность других служб, способствуя внедрению новой единой системы менеджмента.
В любом случае этапы внедрения ИСМ будут во многом аналогичны процессам внедрения других бизнес-систем:
- Инициирование — принятие решения.
- Аудит текущего состояния.
- Планирование внедрения ИСМ.
- Разработка требований к ИСМ и создание системы (если нет готового решения).
- Непосредственно внедрение.
- Анализ результатов.
- Сертификация.
Чтобы ничего не забыть и не пропустить при планировании, лучше всего использовать специализированные решения и сервисы, например, как BPM-система Projecto.
Стоит ли внедрять ИСМ?
Необходимость внедрения более комплексной системы менеджмента должна назреть. Должны сложиться все предпосылки и факторы. Если работа компании, её показатели и динамика роста соответствуют ожиданиям высшего руководства и держателей акций (иных стейкхолдеров), то переход на более сложную и дорогую систему управления принесёт только дополнительные расходы и ничего более.
Внедрять ИСМ стоит только в тех случаях, когда текущая система менеджмента не справляется со своими задачами, когда нужно повысить эффективность управления (например, из-за разросшейся структуры) и когда того хотят инвесторы.