Рассказываем о примерах и стратегиях использования систем управления проектами для стабильного соблюдения сроков и выполнения задач.
Зачем нужно управление проектами
Вокруг очень много хаоса, рисков и непредсказуемых вариантов развития событий. Но человеческое сознание за миллионы лет эволюции научилось моделировать наиболее вероятные сценарии. Как раз виденье ситуаций наперёд является сильнейшим инструментом нашего выживания.
И чтобы побороть хаос вокруг себя, мы строим планы. План – это то идеальное состояние, в которое мы хотим попасть. И чем правильнее мы выстроим список задач и других мелких действий, обеспечиваем себя ресурсами, тем ближе к планируемому будет реальное (фактическое) состояние по итогу.
Но одно дело управлять собой, а другое – посторонними людьми. Управление организациями и коллективами – это целая наука.
В рамках этого материала сузим управление только до уровня проектных команд. В отличие от управления предприятиями, в проектах значительно больше свобода действий, больше рисков и неопределённостей, цели периодически могут меняться (буквально на ходу), но всегда есть ограничения по ресурсам и/или по срокам.
Из-за этого управление проектами имеет свои уникальные особенности.
Зачем нужно управление проектами:
- Проекты позволяют разработать и протестировать что-то новое. Обычно это делается параллельно с имеющимися отработанными процессами и сценариями внутри компании, что называется «без отрыва от производства».
- А так как при разработке и внедрении всего нового возникают новые риски и неопределённости, нет отработанных механик, нет никаких показателей деятельности, нет чётких задач и т.п., то достижение результата всегда стремится к нулю.
- Чтобы обеспечить адекватный баланс между рисками, расходом бюджета и временем на реализацию, применяется управление. Оно позволяет снизить уровень хаоса и неопределённости.
Ключевые преимущества системы управления проектами
Условно: проект – это некий пул входных задач, поступающих от стейкхолдеров (от материнской компании, от инвесторов, от пользователей и т.п.), которые нужно реализовать в отведённое время.
Чтобы задачи не потерялись и были всегда на виду, применяется специальный софт – системы управления проектами. Они же ИСУП, «И» означает «информационные». Реже используется аббревиатура КСУП, то есть «корпоративные системы управления проектами».
Основные преимущества систем управления проектами мы уже рассматривали отдельно – здесь.
Коротко о главных плюсах внедрения ИСУП:
- Учёт и детальный контроль всех задач по проекту – от тех, что находятся в очереди на обработку (в том числе в статусе идей), до тех, которые уже давно завершены.
- Мониторинг и понимание общего прогресса.
- Хранение документов и файлов по проекту.
- Взаимодействие участников между собой, даже если все работают по разным графикам и формам занятости (например, вне офиса в постоянных разъездах, на удалёнке и т.п.).
- Синхронизация времени и балансировка рабочей нагрузки (на каждого отдельного участника или на команду/группу).
- Координация параллельной работы над разными проектами.
- Учёт ресурсов и их распределение между проектами.
- Обеспечение сохранности данных, их конфиденциальность (на основе правильного распределения прав доступа).
- Рассылка напоминаний и уведомлений.
- Подсчёт KPI и других показателей. Формирование другие отчётов и аналитики.
Всё вместе это и приводит к лучшему достижению целей, к оптимизации расхода ресурсов и к соблюдению сроков. Если упростить ещё больше, то благодаря ИСУП повышается управляемость.
На всякий случай материал о том, что должна уметь делать современная ИСУП.
Эффективные стратегии использования систем управления проектами
Так как ИСУП – это лишь рабочий инструмент, то он адаптируется к тем стратегиям управления, которые используются внутри проекта/проектного офиса.
Перед непосредственных использованием систему управления ещё нужно выбрать, протестировать и внедрить.
Наша команда пока сталкивалась только со следующими стратегиями использования ИСУП:
- Система управления в качестве средства учёта. Как и любая информационная система, ИСУП умеет собирать и хранить определённую информацию, в данном случае: информацию о делах, задачах, планах, идеях, обсуждениях и т.п. Получается этакий безмолвный статист-секретарь, который всегда под рукой и может показать, что там у вас на повестке дня, на каком сейчас этапе отдельная задача, что конкретно ещё намечается в будущем.
- ИСУП как средство коммуникации. Обсуждение деталей по задачам и планам дорогого стоит. В споре рождается истина, а в рабочих чатах и обсуждениях рождаются новые требования, планы, задачи, идеи и прочее. Всё это ещё нужно согласовать на всех уровнях управления, вернуть обратно в виде распоряжений и показателей. ИСУП подходит для этого как нельзя лучше.
- Система управления как средство координации разных проектов. Часто случается так, что внутри одной компании параллельно ведётся сразу несколько проектов. В чём-то они независимы друг от друга, в чём-то нет. Плюс, всегда может потребоваться согласование отдельных шагов и стратегий. В этом случае информационная система позволяет держать руку на пульсе у всех проектов и подпроектов, оперативно уделять внимание наиболее приоритетным проблемам на текущий момент.
- ИСУП как средство контроля в одной команде. Контроль – это очень абстрактная категория. При этом в проектах контроль необходим как воздух, ведь в любой момент всё может пойти не туда и не так. Одна простейшая задача внезапно может разрастись и потребовать много ресурсов, перетянуть на себя всё внимание и свободное время. Чтобы лучше контролировать текущую деятельность по проекту, ПМ использует ИСУП. Такая система помогает с организацией дел и с распределением ресурсов, точнее с их справедливой балансировкой.
- ИСУП в роли хранилища знаний и документов. Тоже вполне популярный вариант, но только, если у информационной системы есть соответствующий функционал. Всё дело в том, что классические системы документооборота обеспечивают только возможности учёта, согласования и актуализации документов предприятия/проекта. Они не могут обслуживать точечные семантические связи: какой документ и для чего нужен, с какими задачами и проектами связан. ИСУП в этом контексте заметно эффективнее, так как всё бесшовно интегрировано между собой: и дела, и документы, и контакты. На выходе получается самое организованное облако связей и информации.
Примеры работы ИСУП для соблюдения сроков и выполнения задач
Простейший пример, который можно встретить сейчас почти в каждом городе – строительство многоквартирных домов. В отдельных случаях застройщики всё ещё работают по старинке, то есть с массой раздельных таблиц, разрозненных задач и бюджетов по каждой статье расходов. Почти всегда сроки стройки срываются, единая методология отсутствует, контроль слабый и бессвязный.
Но чем больше стройка, тем больше нужно предусмотреть и запомнить.
Как раз тут и спасает система управления проектами. Она же будет идеальна, если один и тот же застройщик ведёт стройку параллельно на нескольких объектах. У каждого дома могут быть свои подрядчики и субподрядчики, кто-то из проектной команды участвует во всех проектах, а кто-то только в определённых, соответственно, состав участников может совпадать, не совпадать или перекликаться.
Внедрение ИСУП обеспечивает сквозную отчётность и учёт, контроль сроков на разных этапах и полную связность задач по одному или сразу по нескольким проектам.
Ещё пример кейса, пусть и не такой амбициозный – фотоагентство (его легко можно заменить веб-агентством или аналогичными по структуре предприятиями услуг). ИСУП здесь служит единым рабочим пространством, в котором есть список входящих задач, распределение карточек по статусам и по сотрудникам (классический канбан, без донастроек) и средство для коммуникации. Без ИСУП работа будет хаотичной. Отследить текущий статус просто нереально.
Попытка поставить всё на поток быстро приведёт к провалу. ИСУП позволяет выстроить отлаженный конвейер и сбалансировать нагрузку по сотрудникам: кто-то принимает заявки, кто-то ездит на съёмки/фотосессии, кто-то занимается ретушированием и т.п.
Задачи и сроки их реализации строго контролируются. Любое отклонение легко перекрывается свободными силами (пусть даже силами руководителя агентства, который с самого начала тянул этот бизнес в одиночку, поэтому легко может выполнять обязанности любого своего подчинённого).
Выводы и рекомендации
Система управления проектами не заменяет людей, в том числе управленцев разного уровня, она повышает эффективность их работы.
Благодаря правильному внедрению и использованию информационные системы могут обеспечивать всесторонний контроль работы над задачами и проектами, отслеживать нагрузку и приближающиеся сроки, обмениваться мнениями и идеями, хранить документы и другую важную информацию.
Мы разрабатываем универсальную систему управления проектами Projecto. Это готовый облачный сервис, совместимый с многими методологиями.